2017年小額貸款公司檔案管理制度

　　貸后管理可以分為檔案管理、跟蹤檢查、年審、動(dòng)態(tài)管理等業(yè)務(wù)類(lèi)型，其中檔案管理工作貫穿信貸業(yè)務(wù)始終，是保證信貸業(yè)務(wù)制度化、規范化，信貸資產(chǎn)安全性的基礎工作。下面是應屆畢業(yè)生小編為大家搜集整理出來(lái)的有關(guān)于2017年小額貸款公司檔案管理制度，歡迎閱讀!

　　加強信貸檔案管理，做到妥善歸檔、資料完整，可以有效防范信貸風(fēng)險。實(shí)務(wù)中，制度化的信貸業(yè)務(wù)檔案管理，不僅可以在理念上面向核心業(yè)務(wù)，保護企業(yè)資信權益，樹(shù)立和傳承企業(yè)文化，更可以在架構上適應小貸公司業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)管理技術(shù)創(chuàng )新，充分發(fā)揮檔案信息效用，完善信貸業(yè)務(wù)流程。

　　一、概念解析

　　信貸檔案指本公司在信貸業(yè)務(wù)的受理、調查評價(jià)、審批、發(fā)放和貸后管理過(guò)程中形成的具有法律意義、史料價(jià)值及查考利用價(jià)值的資料，檔案資料有紙質(zhì)、實(shí)物、圖文印象等多樣化存在，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤(pán)等各類(lèi)信貸業(yè)務(wù)的檔案資料范圍。

　　按照是否具備法律要素可以分為法律要件檔案和業(yè)務(wù)管理檔案兩類(lèi)：

　　1法律要素檔案

　　法律要件檔案是約定雙方權利義務(wù)的各類(lèi)合約和收執以備主張權利所需的各種憑證依據。主要是合同書(shū)、重要物權和權利憑證、證明書(shū)、通知書(shū)、申請書(shū)、承諾書(shū) 等。

　　(1)初步接觸階段：企業(yè)提交的各類(lèi)主體資質(zhì)證明文件和填寫(xiě)的貸款擔保申請書(shū);

　　(2)調查評審階段：調查評審協(xié)議和企業(yè)提交的相關(guān)業(yè)務(wù)、財務(wù)證明文件;

　　(3)擔保階段：擔保流程審批文件、擔保協(xié)議、各類(lèi)反擔保合同及其附件等、記錄和合約簽署行為真實(shí)合法的證明資料;與銀行簽署的保證合同和放款憑證等;應當收執的`各項物權、權利憑證以及承諾書(shū)等;

　　(4)監控階段：新增和變更權利義務(wù)的相關(guān)合約文本和輔助資料等，有利于保證公司權益的新證據。

　　2業(yè)務(wù)管理檔案

　　業(yè)務(wù)管理檔案是記錄反映業(yè)務(wù)過(guò)程的各種報告、記錄、說(shuō)明、表格等圖文資料。包括調查報告、評估報告、檢查報告，統計、記錄、情況說(shuō)明等。

　　(1)初步接觸階段：擔保申請企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照、企業(yè)章程、企業(yè)情況介紹等原件和復印件，企業(yè)上年度年報、上月月報等;(注重合法性細節)

　　(2)調查評審階段：申請企業(yè)具體的資金需要用途、還款計劃、項目可行性分析、調查評審報告及其附件、各種價(jià)值評估報告;(注重真實(shí)性細節)

　　(3)擔保期間：保后監控檢查報告、企業(yè)補充的其他相關(guān)資料等。

　　二、信貸檔案管理

　　信貸檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過(guò)程。

　　1信貸檔案管理原則首先，信貸檔案管理應該遵循“統一領(lǐng)導、專(zhuān)人專(zhuān)管”的主要原則，所謂統一領(lǐng)導，就是對本公司所有檔案工作實(shí)行全面規劃和統籌安排，制定統一檔案管理辦法和業(yè)務(wù)標準，實(shí)行統一的指導、監督和檢查。所謂專(zhuān)人專(zhuān)管，安排專(zhuān)人負責管理。

　　其次，信貸檔案管理還應遵循以下原則：

　　(一)真實(shí)性原則。

　　借款人的證件應該真實(shí)有效;信貸檔案材料原則上應為正本、原稿，不得另行編寫(xiě)與修改。對只能收集復印件的重要檔案，收集人員與原件核對后，在加蓋客戶(hù)公章的復印件上注明“與原件核對一致”并簽章確認。如：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證、法人代表身份證明等;

　　(二)完整性原則。

　　完整記錄信貸業(yè)務(wù)流程，有利于明確信 貸經(jīng)營(yíng)責任和信貸管理責任;維護檔案的完整，有兩方面的含義：

　　1、從數量上要保證檔案的齊全，保證應該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。保證借款申請書(shū)、合同、協(xié)議、承諾書(shū)、征信查詢(xún)報告、資信調查表、授權書(shū)、身份核實(shí)證明、審批表、相關(guān)復印件等資料齊全;

　　2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統性方面要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。例如，檔案資料上的要素填寫(xiě)要完整、規范;相關(guān)人員要全部簽章;資信調查表信息與評級表信息要銜接，符合邏輯;

　　(三)時(shí)間性原則。

　　1、及時(shí)性原則。整個(gè)信貸管理流程中形成的檔案須按要 求及時(shí)更新，按時(shí)歸檔;

　　2、順序性順序。資料時(shí)間順序應嚴格按照：資信調查表→授信評級審批表→征信查詢(xún)報告→相關(guān)合同文本→借據→貸后跟蹤檢查表→年審表→ 催收回執，若發(fā)現上述資料日期未按時(shí)間順序的，屬逆程序操作。

　　(四)保密性原則。

　　對涉及國家機密、公司和客戶(hù)商業(yè)機密的信貸檔案均須嚴格執行保密制度。

　　(五)安全性原則。

　　在信貸檔案管理過(guò)程中，要力求保證檔案本身不受損壞，保證檔案管理物質(zhì)安全，延長(cháng)檔案壽命。此外，要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。

　　2管理部門(mén)在貸款本息結清或信貸業(yè)務(wù)執行完畢前，由風(fēng)險管理部指定專(zhuān)(兼)職信貸檔案管理人員負責信貸檔案管理，并負責本公司信貸檔案的收集、整理、保管和移交歸檔工作。在貸款本息結清或信貸業(yè)務(wù)執行完畢以后，統一移交綜合管理部歸檔。3檔案管理流程

　　步驟1、移交歸檔

　　(1)各類(lèi)信貸業(yè)務(wù)檔案材料均應在放貸時(shí)由信貸業(yè)務(wù)員收集齊全填寫(xiě)檔案移交清單一并移交風(fēng)險部檔案管理人員，經(jīng)雙方核對無(wú)誤后，雙方在移交清單上簽字，由檔案管理人員整理歸檔。移交清單一式二份，一份業(yè)務(wù)部留存，一份隨資料進(jìn)入檔案。

　　(2)對貸款本息結清或信貸業(yè)務(wù)執行完畢的信貸檔案每月整理一次。信貸檔案管理員應于次月10日前，將上月執行完畢的信貸業(yè)務(wù)檔案整理完畢，移交綜合管理部。

　　步驟2、整理立卷

　　每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦人員應及時(shí)將信貸檔案材料向風(fēng)險部指定的檔案管理人員移交并辦理交接手續，風(fēng)險部對本公司執行中信貸業(yè)務(wù)檔案集中管理，貸款本息結清或信貸業(yè)務(wù)執行完畢的信貸檔案材料，風(fēng)險管理部在規定的時(shí)間內整理，移交到綜合管理部檔案管理員處。

　　信貸檔案的.整理立卷要求如下：

　　(1)信貸檔案以每筆業(yè)務(wù)為單位組卷，材料多的可組成多個(gè)卷。卷內資料按信貸業(yè)務(wù)管理和操作順序進(jìn)行排列。

　　(2)每個(gè)案卷，均應編制《信貸檔案卷內目錄》(見(jiàn)附件2)。

　　(3)將案卷按照“信貸項目—客戶(hù)—信貸業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間”的順序進(jìn)行分類(lèi)排列。即首先將全部信貸檔案按不同的信貸項目分開(kāi)，然后區分不同的客戶(hù)，再按照信貸業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進(jìn)行排列。

　　(4)按以下要求逐卷填寫(xiě)卷盒脊背各項目：

　�、佟『贤�編號。

　�、凇№椖款�(lèi)別。

　�、邸】蛻�(hù)名稱(chēng)。小企業(yè)類(lèi)客戶(hù)填寫(xiě)單位全稱(chēng)，個(gè)人類(lèi)客戶(hù)填寫(xiě)姓名。

　　立卷完成后，對于信貸業(yè)務(wù)從發(fā)放至貸款本息結清或信貸業(yè)務(wù)執行完畢期間形成的后續歸檔材料，信貸檔案管理員應隨時(shí)進(jìn)行補充歸檔。

　　信貸檔案管理人員對信貸檔案資料的齊全完整負責。發(fā)現缺件，信貸檔案管理人員有權要求信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員按規定補齊。因特殊情況不能補齊的，信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應對缺件原因作出書(shū)面說(shuō)明。

　　步驟3、清退銷(xiāo)毀

　　對于保管期滿(mǎn)的信貸檔案，應由綜合管理部、風(fēng)險管理部、信貸業(yè)務(wù)部共同組成的鑒定小組進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。對經(jīng)鑒定需銷(xiāo)毀的信貸檔案，應經(jīng)分管副總簽批后方可銷(xiāo)毀;對保管期滿(mǎn)但仍具有一定查考利用價(jià)值的信貸檔案，應視情況繼續保管二年以上，確無(wú)保存價(jià)值時(shí)方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　注意各類(lèi)信貸檔案的管理期限有所差別，大體分為貸款本息結清或信貸業(yè)務(wù)執行完畢前后二種。各類(lèi)信貸檔案的保管期限如下：

　　1、正在執行中的小企業(yè)流動(dòng)資金貸款、個(gè)人貸款及其它信貸項目的檔案材料，應按照五級分類(lèi)管理辦法及時(shí)調整進(jìn)行管理。

　　2、對貸款本息結清或信貸業(yè)務(wù)已經(jīng)執行完畢的信貸檔案的保管期限為3年(從貸款本息結清或信貸業(yè)務(wù)執行完畢的下一年開(kāi)始計算)。

　　步驟4、檔案借閱

　　辦理檔案借閱時(shí)，應嚴格按借閱范圍查閱、借用并辦理借閱手續，檔案管理人員負責登記借閱人員姓名、時(shí)間、借閱內容和借閱用途，借閱人簽字確認并按要求履行審批手續，保證檔案的完整和安全。

　　1、公司內部人員借閱信貸檔案資料。借閱本人經(jīng)辦的業(yè)務(wù)資料須經(jīng)風(fēng)險部負責人批準。公司其他人員因工作需要借閱信貸檔案的，須借閱人出具借條，經(jīng)主管副總批準后方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，用完必須及時(shí)歸還。

　　2、公司外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。本公司保存的各類(lèi)信貸檔案主要是供本公司內部使用，原則上不對外借閱，若遇特殊情況，如出現經(jīng)濟糾紛、案件等，法律、法規明確規定的有權機關(guān)依法需查閱、影印時(shí)，必須持有協(xié)助查詢(xún)通知書(shū)或其它有效法律文書(shū)，以及查閱人的工作證明，并經(jīng)分管副總批準。查閱時(shí)，本公司人員在場(chǎng)陪同，嚴禁將原件借出。

　　五、企業(yè)自查

　　小貸公司可以本章的`內容完成自檢、完善和新舊標準對接工作。具體說(shuō)來(lái)，根據規范要求自行對照檢查，找出差距和不足;按照標準進(jìn)行自我完善;在適當時(shí)候，由檔案行政管理部門(mén)實(shí)施效果的認證(或評估、認定)辦法。

　　附件1信貸檔案的歸檔范圍

　　基本材料

　　1.營(yíng)業(yè)執照或事業(yè)、社會(huì )團體等機構證明(復印件)

　　2.法定代表人身份證明或法人授權委托證明書(shū)(原件或復印件)、簽字樣本(原件)，法人代表更換文件，董事簽字樣本(原件)

　　3.法人(組織機構)代碼證(復印件)、稅務(wù)登記證明(復印件)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證(復印件)、產(chǎn)品質(zhì)量認證書(shū)(復印件)等

　　4.貸款卡(證)(復印件)、最近貸款卡查詢(xún)記錄和企業(yè)信用等級認定書(shū)

　　5.公司合同或章程(復印件)、成立文件

　　6.會(huì )計事務(wù)所出具的驗資報告，企業(yè)主要資產(chǎn)明細材料

　　7.客戶(hù)近3年及近期的財務(wù)報告(原件或復印件)，以及有權部門(mén)對年度財務(wù)報表的審查證明、

　　8.信貸業(yè)務(wù)申報書(shū)

　　9.開(kāi)戶(hù)證明(復印件)

　　10.有權部門(mén)批準成立事業(yè)單位機構設置的文件(復印件)

　　13.信貸資產(chǎn)風(fēng)險分類(lèi)認定工作底稿和客戶(hù)背景材料

　　14.與本公司簽定的信貸業(yè)務(wù)合作協(xié)議

　　15.企業(yè)分立、合并、轉制(全套材料)、更名等文件

　　16.企業(yè)主要資產(chǎn)的.權屬證明材料

　　17.建筑安裝企業(yè)另需材料：承建資格證書(shū)(復印件)、資質(zhì)等級證書(shū)(復印件)、建筑安裝企業(yè)施工安全資質(zhì)證(復印件)

　　18.房地產(chǎn)企業(yè)另需材料：資質(zhì)等級證書(shū)(復印件)、土地使用權證或土地使用出讓合同、建設工程規劃許可證、建設用地規劃許可證、建設工程開(kāi)工許可證、商品房(預)銷(xiāo)售許可證(如有)

　　21.信貸業(yè)務(wù)申請書(shū)及附件(原件)，有效的商品購銷(xiāo)合同

　　22.董事會(huì )等同意申請信貸的證明或具有同等效力的證明(原件)

　　23.第三方提供保證所需文件：

　　(1)同意保證意向書(shū)(原件)

　　(2)董事會(huì )同意提供擔保的決議或具有同等效力的證明(原件)

　　(3)保證人基本情況材料，包括：營(yíng)業(yè)執照(復印件)、 法定代表人身份證明(原件或復印件)、簽字樣本(原件)、 法人組織機構代碼證(復印件)、 貸款證(卡)(復印件)、 公司合同或章程(復印件)、 客戶(hù)近3年及近期財會(huì )報告(原件或復印件)、 有權部門(mén)批準成立事業(yè)單位機構設置的文件(復印件)、 擔保評價(jià)報告(原件)、履行保證責任通知書(shū)

　　24.抵押或質(zhì)押方式所需文件：

　　(1)同意抵、質(zhì)押意向書(shū)(原件)

　　(2)抵押(質(zhì))物評估報告(原件)

　　(3)評估單位資格證明(復印件)

　　(4)抵押物(質(zhì)物)權利證書(shū)，如土地使用權證、房屋產(chǎn)權使用證(復印件)

　　(5)有處分權人同意抵押(質(zhì)押)的證明文件，包括：董事會(huì )同意抵(質(zhì))押的決議或具有同等效力的證明(原件)、 第三人同意提供抵(質(zhì))押的書(shū)面申明(原件)、 全體共有人同意抵(質(zhì))押的證明(原件)、 海關(guān)同意抵(質(zhì))押的聲明等(原件)、 國有資產(chǎn)管理部門(mén)對企業(yè)關(guān)鍵設備同意抵押的證明(原件)、其它有權機構同意抵(質(zhì))押的證明(原件)

　　(6)抵(質(zhì))押人有關(guān)身份證明(原件或復印件)

　　(7)抵(質(zhì))押物保險單據(原件或復印件)

　　(8)抵(質(zhì))押登記證明(原件)

　　(9)質(zhì)物不予掛失的登記證明(原件)

　　25.信貸業(yè)務(wù)評價(jià)報告(原件)

　　26.信貸審批決策文件(原件)

　　27.各類(lèi)信貸合同(原件)

　　28.各類(lèi)保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同(原件)

　　29.核定貸款指標通知單(放款通知書(shū))

　　30.貸款轉存憑證(提款通知單)

　　31.信貸業(yè)務(wù)發(fā)放(辦理)后至回收期間

　　(1)歷次信貸資產(chǎn)檢查報告及信貸后評價(jià)報告(原件)

　　(2)提前還款申請書(shū)

　　(3)調整利率通知書(shū)

　　(4)信貸到期通知書(shū)

　　(5)提前歸還貸款通知書(shū)

　　(6)催收利息通知書(shū)

　　(7)逾期貸款(墊款)催收通知書(shū)及回執

　　(8)貸款展期申請書(shū)及調查評價(jià)報告(原件)

　　(9)展期還款協(xié)議書(shū)及擔保文件(原件)

　　(10)貸款還款憑證.

　　(11)不良資產(chǎn)化解專(zhuān)題報告(原件)

　　(12)擔保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書(shū)(原件)

　　(13)起訴通知書(shū)回執(原件)

　　(14)涉及訴訟、仲裁等法律文件(原件)，包括委托代理協(xié)議、起訴狀、立案通知書(shū)、答辯狀、判決書(shū)、調解書(shū)、上訴狀、撤訴申請書(shū)、財產(chǎn)保全申請書(shū)、支付保全申請書(shū)、破產(chǎn)清償申請書(shū)、強制執行申請書(shū)、財產(chǎn)處理情況、裁定書(shū)及資產(chǎn)管理報告等文件材料

　　(15)還款記錄、收回本息結清憑證(復印件)

　　(16)其他需要歸檔的材料

　　33.企業(yè)歷次重大投資、經(jīng)營(yíng)決策、資產(chǎn)重組、兼并等事項對本公司信貸資產(chǎn)質(zhì)量影響分析報告

　　34.有權部門(mén)下達的下年度投資框架計劃或建設單位提出的下年度投資建議計劃(復印件)

　　35.設備、材料訂貨合同清單

　　二、保證業(yè)務(wù)另需材料

　　1.交存保證金的會(huì )計憑證(原件)

　　2.出具保函協(xié)議書(shū)(原件)

　　3.反擔保函

　　4.墊款通知單

　　5.收回并注銷(xiāo)的保函(原件)

　　6.企業(yè)存款帳戶(hù)對賬單(復印件)

　　7.其它有關(guān)材料如投標須知、中標通知、邀請投標通知等

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