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高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作技巧
在高級商務(wù)英語(yǔ)中，寫(xiě)作是進(jìn)行涉外貿易、在外企就職必須掌握的技能。下面是小編分享的高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作技巧，歡迎大家閱讀！
一、高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作概述
1.學(xué)習高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的實(shí)際意義
在商務(wù)英語(yǔ)能力的實(shí)際應用中，口語(yǔ)是交流的最直接方式，聽(tīng)力是溝通的必要能力，而大多數時(shí)候，涉外貿易需要通過(guò)文字的方式表達雙方的需求，求職、入職及調換工作等也需求要書(shū)面報告，因此，寫(xiě)作的應用范圍是最廣的。
2.商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中常見(jiàn)的問(wèn)題
通過(guò)對學(xué)習商務(wù)英語(yǔ)的學(xué)生進(jìn)行寫(xiě)作能力的調查和涉外貿易工作人員對商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的態(tài)度調查，我們發(fā)現，大多數學(xué)生在高級商務(wù)英語(yǔ)學(xué)習階段存在“可以寫(xiě)，但寫(xiě)不出好文章”的問(wèn)題，涉外貿易工作人員也認為寫(xiě)作需要技巧。下面就高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作技巧方面進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。
二、高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作技巧
1.明確寫(xiě)作目的
在高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，寫(xiě)作的內容比初級、中級更為復雜，電子郵件、信函等體裁仍是應該熟悉掌握的寫(xiě)作內容，除此之外，擬定合同、撰寫(xiě)商務(wù)報告和工作報告，也是高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的重要內容。因此，高級商務(wù)英語(yǔ)的寫(xiě)作在內容上呈現出文體更復雜、涵義更具體、目的更廣泛的特點(diǎn)，需要寫(xiě)作者在行文之前對寫(xiě)作目的進(jìn)行合理的剖析，作為寫(xiě)作的基礎。
很多學(xué)生在進(jìn)行商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作時(shí)經(jīng)常出現“詞窮”、“能寫(xiě)，但是寫(xiě)不好”的問(wèn)題，包括已經(jīng)參加工作的涉外商務(wù)貿易的員工，在撰寫(xiě)商務(wù)信函和商務(wù)報告時(shí)，也為詞不達意的問(wèn)題而苦惱，這是由于對寫(xiě)作目的分析的不明確造成的。一般BEC考試中都將寫(xiě)作的目的以中文的形式呈現在考卷上，實(shí)際工作中所接到的任務(wù)也是“撰寫(xiě)一份合同”、“出具本年度對外貿易報告”、“給某公司工作人員發(fā)送一份邀請函”等，看似寫(xiě)作的目的一目了然，但只有對寫(xiě)作目的進(jìn)行深刻的分析，才能夠使行文更加準確，語(yǔ)言更加豐富。這里的對寫(xiě)作目的的分析，不僅是對寫(xiě)給誰(shuí)，寫(xiě)什么內容的確定，還包括寫(xiě)作的態(tài)度和希望達到的目的確定。以商務(wù)洽談中關(guān)于合同意見(jiàn)的交流信函為例，同樣是寫(xiě)一封信函表達公司對合同的意見(jiàn)，存在著(zhù)“我公司處于主導地位，合同談成與否由我公司決定”和“我公司在盡力談成這一合同”兩種態(tài)度，在寫(xiě)作過(guò)程中，就合同可能存在的分歧，因為洽談態(tài)度的不同，存在兩種表達方式：“Let us imagine a hypothetical case where we disagree.”所表達的字面意思是“讓我們假設一個(gè)我們不同意的狀況�！边@種表達實(shí)際的涵義是表示我方可能存在不同意某個(gè)合同條款，而你方需要接受我們的“不同意”的態(tài)度，這是我公司處于主導地位時(shí)可以使用的表達方式；“Just for arguments sake， suppose wedisagree.”所表達的字面意思是“為了討論各種情形，讓我們假設我方不同意時(shí)的處理方法�！倍谟迷~“Just”的時(shí)候，實(shí)際上表示了態(tài)度上的更加誠懇和謹慎，這種表達方式適合我公司在盡力談成合同的情況，能夠明確地傳達態(tài)度。通過(guò)對寫(xiě)作目的的深入分析，能夠更加準確地使用詞匯和短語(yǔ)，從而避免“詞不達意”、“寫(xiě)出來(lái)的文章感覺(jué)不對”的問(wèn)題。
2.熟悉商務(wù)文化
在高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，另外一個(gè)嚴重影響文章水平的原因是中外的文化差異，這種文化差異不僅存在于日常用語(yǔ)的表達當中，也存在于對某件事情的行為和態(tài)度上。文化差異的產(chǎn)生是由中外政治、經(jīng)濟環(huán)境差異決定的，由于文化差異的存在，可能導致寫(xiě)作中不能確切表達寫(xiě)作的初衷的問(wèn)題，這些問(wèn)題體現在文章給讀者的感覺(jué)上，落到實(shí)處，就是作者對寫(xiě)作內容的靈活性的掌控不足，導致行文生澀的問(wèn)題。
學(xué)習高級商務(wù)英語(yǔ)的人一般目的在于進(jìn)外企工作或者在涉外貿易方面發(fā)揮自己的能力，與外企接觸，有效地進(jìn)行商務(wù)溝通是商務(wù)英語(yǔ)“學(xué)以致用”的最好表現。然而商務(wù)寫(xiě)作能力實(shí)際的應用過(guò)程中，很多由于商務(wù)文化不同造成的溝通不良的情況浮出水面。在中國企業(yè)里，商務(wù)文化與社會(huì )文化相通，企業(yè)制度與國家公共管理制度類(lèi)似，具有明顯的層級性和基于集體利益的“公利性”。而在外企當中，由于個(gè)人主義大背景的熏陶，除了員工必要的職業(yè)道德、責任心和忠誠度外，更重視員工個(gè)人的生活態(tài)度、自我實(shí)現和自由意志的表達。因此，在撰寫(xiě)商務(wù)信函的時(shí)候，應注意表達的內容符合外企的企業(yè)文化氛圍，使閱讀者印象深刻，務(wù)必避免中國式的刻板的表達方式造成的行文死板、內容枯燥的問(wèn)題。以求職信函為例，如BEC考試中出題是撰寫(xiě)一封求職信函，表達想要入職某企業(yè)的產(chǎn)品策劃部門(mén)的意愿。那么在信函的行文不僅應該符合求職信的基本規范，在內容的闡述中，除了以簡(jiǎn)潔、明確的語(yǔ)句闡述自己的來(lái)歷、教育背景和工作經(jīng)驗之外，在工作能力方面可以列舉以往工作中取得的成就，適當地用“It's my proud”（這是我所自豪的）、“I can prove”（我能夠證明）等表達，加強個(gè)人對工作的自我肯定方面的表述；或者可以介紹自己在業(yè)余愛(ài)好中的成果，使用“Allow me to share my...”（請允許我分享……）等比較開(kāi)放、活潑的表達，或對情緒的描述。這種內容是與外企商務(wù)文化相符合的，能夠使信函的閱讀者對來(lái)信者的狀況有更為具體的理解而且更容易接受。這些基于對商務(wù)文化的理解使用的技巧，不僅能夠豐富文章內容，還能夠使文章閱讀者耳目一新，印象深刻。 3.巧用行文手法
在高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，行文手法是能夠區別寫(xiě)作能力的要點(diǎn)。高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作訓練不同于初級、中級商務(wù)英語(yǔ)的寫(xiě)作訓練，不僅在寫(xiě)作內容上更為復雜，而且要求學(xué)生對詞語(yǔ)的靈活運用、句子結構的掌握和語(yǔ)言表達的態(tài)度的分析能力上更上一層樓。學(xué)生在寫(xiě)作中存在“詞不達意”、“越寫(xiě)越亂”的問(wèn)題和因為單詞不能拼寫(xiě)導致意思不能表達的問(wèn)題，可以通過(guò)巧妙地運用行文手法解決。
行文手法包括文章的結構安排、每段的句子邏輯關(guān)系、句法的使用、詞語(yǔ)的使用等。在撰寫(xiě)商務(wù)文章當中，存在著(zhù)兩種基本的態(tài)度，即正式的和非正式的。在確定寫(xiě)作目的的情況下，根據兩種基本寫(xiě)作態(tài)度，靈活的使用行文手法，能夠為文章增色。正式的商務(wù)文章一般有固定的寫(xiě)作模式，要求句子邏輯嚴密、因果關(guān)系明確、條理清晰，句法多以復句使用為上，詞語(yǔ)的運用也力求準確、專(zhuān)業(yè)；而非正式的商務(wù)文章則可以靈活調整文章的結構，句子的邏輯表達方式更輕松，可以多使用短句子，如果出現不能準確表達的詞語(yǔ)，可以用其他短語(yǔ)替代。如在正式的商務(wù)文章中，某幾個(gè)因果關(guān)系應并列闡述，以“因——果、因——果、因——果，總結”邏輯體現，而在非正式的商務(wù)文章中，因果關(guān)系也許并不是所要表達的重點(diǎn)內容，可以“因1、因2、因3——總結”的邏輯簡(jiǎn)略體現。在詞語(yǔ)使用上，由于文章態(tài)度主導著(zhù)不同的語(yǔ)言風(fēng)格，不同的詞語(yǔ)表達同一個(gè)意思，是提高文章水平必要的技巧，如“關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量的問(wèn)題，可以咨詢(xún)售后服務(wù)部門(mén)，我們將盡快找到問(wèn)題的原因，并提供幫助”，是正式的商務(wù)文章中的內容，其中“關(guān)于”、“咨詢(xún)”、“找到”、“幫助”應使用“approximately”，“inquire”，“ascertain”，“assist”來(lái)表達；而“關(guān)于您來(lái)參觀(guān)的機票問(wèn)題，可以詢(xún)問(wèn)行政部門(mén)，他們會(huì )找到最快的解決方法并幫您買(mǎi)到機票”，是非正式的商務(wù)文章中的內容，其中“關(guān)于”、“詢(xún)問(wèn)”、“找到”、“幫助”可以使用“about”，“ask”，“find out”，“help”來(lái)表達。
三、高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的注意事項
1.遵循“6C”原則
6C原則是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的基本原則，即準確（Correctness）、清楚（Clarity）、簡(jiǎn)明（Conciseness）、具體（Concreteness）、完整（Completeness）和禮貌（Courtesy）。在寫(xiě)作中時(shí)刻注意6C原則，寫(xiě)出的文章就能夠保證最基本的質(zhì)量。
2.重視細節
細節是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作能力高低的指標之一。細節包括詞語(yǔ)的使用、句法的排列和行文的邏輯性以及在寫(xiě)作目的基礎上的文章潤色。同樣一封郵件，高級商務(wù)英語(yǔ)學(xué)習者寫(xiě)出來(lái)的與初級、中級學(xué)習者體現在行文的流暢性、語(yǔ)詞的豐富性上的差別，就是重視細節之后的能力的提升。
四、結論
綜上所述，高級商務(wù)英語(yǔ)的寫(xiě)作是高級商務(wù)英語(yǔ)學(xué)習中最常使用到的技能之一，是每個(gè)學(xué)習高級商務(wù)英語(yǔ)并希望在涉外貿易方面和外企工作的學(xué)生必須并且應該熟練掌握的一門(mén)知識。高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際是學(xué)生詞匯掌握量、英語(yǔ)文化知識、邏輯分析能力和行文能力的綜合體現。明確寫(xiě)作目的、靈活運用自己的商務(wù)文化知識，重視行為手法的練習是出色完成高級商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的基本技巧。同時(shí)，應時(shí)刻牢記“6C”原則，從細節方面檢查和反思寫(xiě)作的結果，將對寫(xiě)作能力的提高大有益處。
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作技巧精選
1. State your conclusion first.
1.先陳述結論。
People today are simply too busy to ponder your thought processes. They need you to get to the point of the email within the first two sentences.
現在人們沒(méi)有時(shí)間去斟酌你的思考過(guò)程。他們需要你在前兩句話(huà)中直接點(diǎn)明郵件的主旨。
Wrong: In this white paper, we will investigate the potential impact of remedial sales training in our buyer/seller relationships. First, let us discuss the initial conditions which precipitated our inquiry.
錯誤示例：在這本白皮書(shū)中，我們將調查補救銷(xiāo)售培訓對顧客和銷(xiāo)售員關(guān)系的潛在影響。首先，在開(kāi)始調查之前，讓我們討論一下初始條件。
Right: If we dont fund the ABC sales training program, our sales will plummet.
正確示例：如果我們不投資ABC銷(xiāo)售培訓項目，我們的銷(xiāo)售額會(huì )大幅降低。
2. Be personal rather than impersonal.
2.使用第一人稱(chēng)而不用無(wú)人稱(chēng)句子。
Strong business writing strengthens relationships. But how can you have a relationship with somebody you dont know or who hides behind biz-blab?
有力的商務(wù)寫(xiě)作能鞏固關(guān)系。但是如何和陌生人或是滿(mǎn)口術(shù)語(yǔ)行話(huà)的人建立關(guān)系呢?
Wrong: "The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall jobsatisfaction."
錯誤示例：這個(gè)組織的運作目標包括鼓舞士氣和提高工作滿(mǎn)意度。
Right: "I want to enjoy working here. Ill bet you do, too."
正確示例：我想要享受在這兒工作。我相信你也是。
3. Give concrete examples rather than abstract concepts.
3.舉實(shí)例而不是談抽象的概念。
While abstract concepts have value, theyre difficult to understand when not anchored by an actual example.
雖然抽象概念有一定價(jià)值，但是如果沒(méi)有實(shí)例加以解釋就很難理解。
Wrong: "The ability for sales and marketing to cooperate on sales opportunities is crucial to sustainable revenue growth."
錯誤示例：通過(guò)銷(xiāo)售和營(yíng)銷(xiāo)能力提高銷(xiāo)售幾率對可持續的銷(xiāo)售增長(cháng)至關(guān)重要。
Right: "The other day, we lost the Acme account because our sales message and our marketing message didnt jibe."
正確示例：因為銷(xiāo)售信息和營(yíng)銷(xiāo)信息不匹配，我們失去了重要客戶(hù)。
4. Appeal to emotion as well as intellect.
4.兼顧情感和理性
Human beings make decisions based on their emotions and then find intellectual reasons to defend the decision.
人們根據情感做決定，然后再為決定找智力方面的理由。
Wrong: "Our records indicate that 10% of our sales opportunities are lost without any sustained effort in the area of competitive analysis and comparison."
錯誤示例：我們的記錄顯示我們因為缺乏在競爭分析和比較方面的持續努力而喪失了10%的銷(xiāo)售機會(huì )。
Right: "Everyone around here loves winning deals so much that we get skittish when it comes to finding out why we lost a de
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