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商務(wù)英語(yǔ)應用文寫(xiě)作技巧
商務(wù)英語(yǔ)應用文寫(xiě)作應以提高國際商務(wù)人員的英語(yǔ)書(shū)面溝通能力為目標。下面是小編分享的商務(wù)英語(yǔ)應用文寫(xiě)作技巧，歡迎大家閱讀！
1 . 商務(wù)英語(yǔ)應用文的特點(diǎn)
應用文的范圍很廣泛，包括通知、信件、備忘錄、報告等等。它的主要特點(diǎn)是實(shí)用。因此應用文既不同于文學(xué)創(chuàng )作，也不同于日�？陬^的交際用語(yǔ)。簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)它有以下三個(gè)主要特點(diǎn)：
1 . 1 格式規范
應用文的格式，也是一種語(yǔ)言，一種文化的表現形式，是使用這一語(yǔ)言的人們在長(cháng)期的社會(huì )活動(dòng)中形成的。下面以商務(wù)信函為例。一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)信函有齊頭式、混合式兩種。齊頭式：信的所有內容都靠左，段與段之間空一行�；旌鲜剑好恳欢蔚氖仔锌s進(jìn)兩格，落款在信末中間靠右下的位置。商務(wù)信函一般由信頭、日期、信內地址、稱(chēng)謂、正文、結束語(yǔ)和簽名組成。通常情況下，公司都會(huì )專(zhuān)門(mén)印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話(huà)，傳真等。當我們撰寫(xiě)傳統信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。收信人地址要寫(xiě)在左上角，寄信人地址要寫(xiě)在右上角，寄信人地址也可以不寫(xiě)，姓名寫(xiě)在地址上面，地址排列順序依次為門(mén)牌號、街區名、城市和國名。在信的開(kāi)頭人名前一定要加Mr.， Mrs.， Dear等比較尊敬的稱(chēng)呼，無(wú)具體收信人姓名用Dear Sir or Madam稱(chēng)呼收信者。英文商業(yè)信函的結尾是寫(xiě)信人的謙稱(chēng)，相當于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱(chēng)則常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者為個(gè)人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結尾的謙稱(chēng)后必須加逗號。在結束語(yǔ)下面應是寫(xiě)信人的簽名，是英語(yǔ)寫(xiě)作中必不可少的一個(gè)環(huán)節。結束語(yǔ)的姓名格式應與稱(chēng)呼相對應。值得注意的是寫(xiě)給團體機構的信，結束語(yǔ)就應當是全名。也就是結束語(yǔ)處就不能用Jim這種形式，必須寫(xiě)Jim Smith。
1 . 2 文體樸實(shí)
應用文是要解決實(shí)際問(wèn)題的，不是為了以情動(dòng)人。因此，在文字表達上注重客觀(guān)表述，并且句法和用詞都要很樸實(shí)。例如：在表達“火”這個(gè)詞語(yǔ)時(shí)，要選擇通俗易懂的詞語(yǔ)“fire”，而不是用生僻難懂的詞語(yǔ)“conflagration”。
1 . 3 簡(jiǎn)明扼要
應用文的實(shí)用性決定了它必須簡(jiǎn)明扼要。因為現代社會(huì )生活節奏的加快，人們越來(lái)越注重效率，節約時(shí)間。用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言把事物表述清楚，也是應用文的一個(gè)重要特點(diǎn)。如“As what you have requested， we are sending you our latest price list.”這句話(huà)改成“As requested， we are sending you our latest price list.”則更簡(jiǎn)潔。
2 . 商務(wù)英語(yǔ)應用文的寫(xiě)作原則
商務(wù)英語(yǔ)應用文寫(xiě)作的目的是要實(shí)現溝通的交流功能，必須遵循五個(gè)原則，即正確、清晰、簡(jiǎn)潔、禮貌體貼和完整。
2 . 1 內容正確
正確是指信中所談的事情要準確、具體，不用含糊抽象的詞如：at an early date，soon等詞匯。在商業(yè)信函寫(xiě)作時(shí)，表達的用詞用語(yǔ)及標點(diǎn)符號必須正確無(wú)誤，因為商務(wù)函電的內容大多涉及商業(yè)交往中雙方的權利、義務(wù)以及利害關(guān)系，如果出錯將會(huì )造成一些不必要的麻煩。另外，除了避免語(yǔ)法、拼寫(xiě)、標點(diǎn)錯誤外，所引用的史料、數據等也宜準確無(wú)誤。在這樣一個(gè)信息鋪天蓋地的時(shí)代，信息多得真假難辨，如果信函所傳遞的信息不準確，含糊不清可能會(huì )帶來(lái)無(wú)法預料的損失。在商務(wù)函件中有許多的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、縮略詞的頻繁使用是英語(yǔ)商務(wù)信函寫(xiě)作的一大特點(diǎn)。例如：insurance policy（保單），letter of credit或L/C（信用證），CIF（到岸價(jià)），FOB（離岸價(jià)）等。正確使用這些術(shù)語(yǔ)才能避免出錯造成嚴重的損失。
2 . 2 內容清晰
要做到內容清晰，首先寫(xiě)信者在擬文前要清楚地知道自己要寫(xiě)什么，其次為了保證對方收到信函時(shí)可以完全了解寫(xiě)信者要表達的意思，不會(huì )產(chǎn)生誤解，寫(xiě)信者要條理清晰、表達準確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞匯。
2 . 3 語(yǔ)言簡(jiǎn)潔
行文流暢、言簡(jiǎn)意賅、避免冗長(cháng)，即寫(xiě)信者應用盡可能少的文字表達必須傳遞的信息，并且不影響信函的禮貌性。不僅英語(yǔ)商務(wù)信函的格式要簡(jiǎn)明扼要，而且信函的語(yǔ)言要通俗易懂，內容要精煉豐富。寫(xiě)信者在行文過(guò)程中應該盡量選用簡(jiǎn)單、易懂、樸素的詞匯，采用簡(jiǎn)短、直接的句式。如：small in size，就可以直接用small一詞來(lái)表達。 2 . 4 禮貌體貼
為了建立、保持友好的貿易伙伴關(guān)系，英語(yǔ)商務(wù)信函往來(lái)一般要注重禮貌原則，以禮待人。在信函中宜多用“It will be highly appreciated that”“It is our pleasure to”“We regret that”等禮貌用語(yǔ)。但同時(shí)也要遵循國際貿易原則，做到不卑不亢、得體大方。另一方面，要想達到使用禮貌語(yǔ)言這一目的，就要使用試探性的語(yǔ)言，這樣即可以避免表達的絕對化又可以表現禮貌修養，如在表示拒絕邀請時(shí)，不生硬無(wú)理地說(shuō)“I cannot accept your invitation”而是要婉轉拒絕“I’d love to but I’m afraid I couldn’t accept your invitation”。體貼指的是寫(xiě)信者應設身處地地想到對方，尊重對方的風(fēng)俗習慣，同時(shí)還應該考慮到收信者的文化程度、宗教信仰、性別等方面的因素，措辭上多選用些禮貌婉轉的詞語(yǔ)。例如表達“拒絕”這一概念時(shí)，可以用“refuse，decline”，“refuse”一詞的語(yǔ)氣較為強烈，而“decline”的語(yǔ)氣較為舒緩。在進(jìn)行投訴時(shí)可以用這樣的句型： I must complain about... /I am not satisfied with…/I feel something should be done about...
2 . 5 完整
完整是指信息具體翔實(shí)、豐富生動(dòng)，強調信息的完整性。在信函中所說(shuō)的信息，必須有頭有尾，不能說(shuō)半截，留半截。比如邀請函，邀請的時(shí)間、地點(diǎn)、內容，活動(dòng)要求都要一次性說(shuō)清楚，不能有所偏差。信息的完整性原則尤其體現在對信函的回復，寫(xiě)信者必須將對方詢(xún)問(wèn)的具體事項回答清楚，不能有所遺漏。如，對詢(xún)盤(pán)的回復。如對方問(wèn)及產(chǎn)品的尺寸大小、顏色、材質(zhì)，價(jià)格，那么在回復時(shí)必須要對相關(guān)問(wèn)題一一解答，讓對方一目了然。
3 . 商務(wù)英語(yǔ)應用文寫(xiě)作技巧
3 . 1 社交信函
社交信函主要涉及日常生活和工作中經(jīng)常使用到的英文信函。如求職信、辭職信、個(gè)人簡(jiǎn)歷、介紹信、感謝信、祝賀信、邀請信、通知、電子郵件、投訴信、推薦信、慰問(wèn)信和建議信。
下面以祝賀信為例。祝賀信是向對方道喜或表示祝賀的信件，一般用于對方有什么喜事或取得了什么成績(jì)，還用于節日壽誕等。祝賀信的主要內容包括表達聽(tīng)到喜悅的心情，對喜訊進(jìn)行積極評價(jià)，以及自己的希望和美好祝福。寫(xiě)祝賀信應注意以下幾點(diǎn)：
�。�1）要充滿(mǎn)熱情喜悅，使對方確實(shí)感到溫暖和振奮；
�。�2）贊美要做到實(shí)事求是、恰如其分，不要過(guò)分拔高甚至獻媚；
�。�3）祝賀信應該及時(shí)，用詞要簡(jiǎn)練，篇幅不宜過(guò)長(cháng)。
Sample：
November 2， 2013
Dear Mr. Alright，
Congratulations on being named this year’s Outstanding Manager. I once visited one of your branches and was very much impressed. I am sure you deserve this honor， and I feel so happy for you.
Best wishes for even greater success to you and your company in the coming new year！
Sincerely yours，
John Black
例文的贊美很好地做到了實(shí)事求是，I once visited one of your branches and was very much impressed.（我曾經(jīng)參觀(guān)過(guò)您公司的一個(gè)分部，留下了非常深刻的印象）。作者在文中用到這樣一句，既讓對方感到振奮，又顯示出自己祝賀的真誠，而非虛情假意的錦上添花。但同時(shí)作者又僅僅用了這么一句話(huà)帶過(guò)，而又沒(méi)有用太多的語(yǔ)句來(lái)形容自己參觀(guān)的見(jiàn)聞感受，使祝賀信的主題很明確、不嗦。
3 . 2 商務(wù)信函
商務(wù)信函包括商業(yè)廣告、建立業(yè)務(wù)關(guān)系信函、詢(xún)價(jià)函與回復、促銷(xiāo)函、報價(jià)函與回復、還價(jià)與訂購、合同、索賠與理賠、催款與還款、報告、會(huì )議紀要及日程安排、招標與投標、代理。
商務(wù)信函的寫(xiě)作可以說(shuō)很簡(jiǎn)單，因為它和文學(xué)寫(xiě)作不同，商務(wù)信函寫(xiě)作有其固定的寫(xiě)作模式。也就是說(shuō)，你只要掌握了其中的套路，便可以寫(xiě)出一篇最起碼格式正確、主題明確的商務(wù)信函。下面以詢(xún)盤(pán)enquiry信函為例。
交易磋商是國際貿易中非常重要的一個(gè)部分，由詢(xún)盤(pán)、報盤(pán)、還盤(pán)和接受這四個(gè)部分構成，詢(xún)盤(pán)既要具體地說(shuō)明你所需要的商品、目錄、價(jià)格單、樣品等，又要簡(jiǎn)潔、抓住要點(diǎn)。詢(xún)盤(pán)信函一般由三個(gè)部分組成：
�。�1）開(kāi)頭，提交如何獲悉對方的姓名地址、寫(xiě)信目的。如：We have seen your advisement at… and are interested in your…（我方在xx看到你方廣告，對xx產(chǎn)品感興趣）
�。�2）具體陳述你方要求。如：C o u l d you please send me a copy of your latest catalogue？（可否寄一份最新的產(chǎn)品目錄給我們？）
�。�3）結尾部分，致謝并期望早日收到回復。如：we look forward to your early reply.（期待您的回復）。
商務(wù)信函基本都可以按照固定的套路去寫(xiě)，所以顯得很容易。但同時(shí)商務(wù)信函的寫(xiě)作又非常困難，它困難之處在于，寫(xiě)作時(shí)必須小心使用文字――既要使用恰當的文字，以便可以和對方保持友好合作關(guān)系，又要使用有力度的詞匯以達到你的商業(yè)目的。因為商務(wù)活動(dòng)中企業(yè)追求利益是第一位的。因此與其他寫(xiě)作不同，英語(yǔ)商務(wù)信函寫(xiě)作強調的是信息溝通的有效性，不僅要關(guān)心內容的正確與完整，還必須重視對方的反應。在起草商務(wù)信函時(shí)，只有站在對方的立場(chǎng)上思考和處理問(wèn)題，才能獲得滿(mǎn)意的溝通效果。 下面以催款（collection）為例。
催款信的寫(xiě)作要領(lǐng)是提醒對方貸款未付；寫(xiě)明欠款金額和逾期時(shí)間；希望對方及時(shí)回復，按時(shí)還款。催款信要求文字有說(shuō)服力，但還必須語(yǔ)氣友好，給雙方都留有余地。
Sample
Dear Sir or Madam，
I am writing to remind you that your bill for$1，500 is now 30 days past due.
If you have any problem， we’ll be willing to help. We should， however， appreciate hearing from you so we can work out a mutually agreeable payment schedule.
Please use the enclosed envelope or call me at 6809-1123.
Yours sincerely，
Susan Yan.
在這篇例文中，有這樣一些典型的例句：
A. I am writing to remind you that your bill$1，500 is now 30 days past due.（現來(lái)函提醒貴方1，500美元的貸款已逾期30天）
B. Appreciate hearing from you.（我方希望得到你方的回復）
C. Please use the enclosed envelope or call me at…（請使用隨函附上的信封或撥打我的電話(huà)……）這些句子就屬于商業(yè)“八股文”，在實(shí)際運用時(shí)，完全可以用這個(gè)套路寫(xiě)給任何一個(gè)欠你錢(qián)的單位。如果學(xué)生將這些句子記住了，那么一個(gè)催款信就完成3/4了。當然，對方的欠款數目以及你的電話(huà)根據實(shí)際情況改一下就成了。那么這個(gè)催款信的1/4怎么辦呢？這就要看寫(xiě)信的作者會(huì )不會(huì )“做人”了。換句話(huà)說(shuō)，催款信要讓看信的人感覺(jué)好接受。例如：If you have any problem， we’ll be willing to help.（如果貴方有任何問(wèn)題，我方樂(lè )于提供幫助）。這樣的句子就顯得有人情味多了。那他們在看了這樣的句子后也可以順勢給自己找個(gè)為何拖欠款項的臺階下了。這對雙方以后的合作關(guān)系是很重要的。當然這不是唯一的說(shuō)法，但需要注意的是：用友好的語(yǔ)氣給雙方留有余地。
3 . 3 商旅信函
商旅人士出差、旅行和參加公共活動(dòng)時(shí)常常面對選擇賓館、酒店、旅行安排和交通工具問(wèn)題，也會(huì )碰到形形色色的表格和票據。專(zhuān)門(mén)從事這方面工作的人員要懂得這些信息的英文基本表達方法才有利于工作的進(jìn)行。其中旅行廣告、旅行計劃、商旅票據是商旅人士必須要熟悉的。旅游廣告是商旅人士獲得住所的主要信息來(lái)源，其用詞簡(jiǎn)潔達意、生動(dòng)活潑、注重廣告效應，不完全按照句子體例編排，主要構成元素是詞匯。例如，No. of Nights（逗留天數），suit（套間），reservation form（旅客預訂單據）。旅行計劃主要涉及用英語(yǔ)來(lái)描述整個(gè)行程安排，其中必不可少的包括人物、聯(lián)系方式、地點(diǎn)和行動(dòng)路線(xiàn)。例如：
Firstly， from Monday to Friday， we will have a group discussion with Professors from different departments about Chinese culture and philosophy in the morning.
�。ㄊ紫�，從周一到周五的每天上午，我們將與來(lái)自不同系的教授就中國文化和哲學(xué)進(jìn)行小組討論。）
至于商旅票據和表格的填寫(xiě)也是一項必會(huì )的商務(wù)技能。當然這些票據表格不一定要寫(xiě)作者親自去制作，但從學(xué)習的角度講，還是要熟悉相關(guān)詞匯的意思，否則拿著(zhù)一堆英文表格就會(huì )無(wú)從下手。例如hotel records（旅館記錄），to be confirmed（需要確認），quarantine（檢疫單）等等。
4 . 結論
由于英語(yǔ)目前在國際商務(wù)活動(dòng)中仍然占重要地位，英語(yǔ)應用文寫(xiě)作也是國際商務(wù)人員必備的能力。古人云：“讀書(shū)破萬(wàn)卷，下筆如有神�！逼綍r(shí)要大量閱讀，背誦大量的優(yōu)秀范文，這樣寫(xiě)作時(shí)就可以脫口而出，隨心所欲地支配。當然商務(wù)英語(yǔ)應用文寫(xiě)作能力的提高必須經(jīng)過(guò)長(cháng)期的實(shí)踐鍛煉才行。
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