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商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的基本要求
在商務(wù)的寫(xiě)作過(guò)程中，大家都必須遵循6C原則，6C原則分別是準確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡(jiǎn)明(Conciseness)、具體(Concreteness)、完整(Completeness)、和禮貌(Courtesy)，下面小編就來(lái)為大家詳細介紹一下吧!
第一條原則：準確(correctness)
從廣義上講，商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的準確性原則包括四層意義：閱讀人能理解、接受的英語(yǔ)水平;使用精確措詞，傳達準確信息;正確地使用語(yǔ)法和標點(diǎn)符號;拼寫(xiě)正確。
1.恰當的語(yǔ)言風(fēng)格
我們在撰寫(xiě)正式的商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作時(shí)，應盡量使用正規的語(yǔ)言;而當起草非正式的商務(wù)便條、商務(wù)便函及商務(wù)書(shū)信時(shí)，可使用較通俗的口語(yǔ)。
2.準確的措詞和信息
商務(wù)寫(xiě)作離不開(kāi)商務(wù)術(shù)語(yǔ)，一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作應該特別注意措詞和信息的正確性。
3.正確的語(yǔ)法和標點(diǎn)符號
常見(jiàn)的標點(diǎn)符號錯誤主要出現在逗號、冒號、省字號等。
常見(jiàn)的語(yǔ)法錯誤一般出現在以下幾個(gè)方面：
(1)主謂之間的一致關(guān)系
(2)代詞與先行詞之間的一致關(guān)系
(3)懸垂句
(4)修飾語(yǔ)與被修飾語(yǔ)之間的一致關(guān)系
(5)狀語(yǔ)的位置
4.正確的拼寫(xiě)
第二條原則：清楚(Clarity)
寫(xiě)作中要合理安排要點(diǎn)，運用正確的句型句法，突出重點(diǎn)，層次分明。
1.邏輯布局(Logical Organization)
常用的邏輯布局方法包括：
(1)因果關(guān)系(Cause & Effect)
(2)時(shí)間順序(Chronological Development)
(3)序列順序(Sequential Development)
(4)比較(Comparison)
(5)一般到特殊(From General to Specific)
(6)特殊到一般(From Specific to General)
2.合理構架句群與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，應該合理安排句子和段落的結構與長(cháng)度，把各種長(cháng)句、短句、簡(jiǎn)句、復雜句等最佳組合成長(cháng)度恰當的段落。請看例句：
Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )
3.統一性與一致性(Unity and Coherence)
一篇商務(wù)寫(xiě)作的每一個(gè)段落都要圍繞一個(gè)論點(diǎn)從不同方面進(jìn)行論證，而在每一個(gè)段落中又都有一個(gè)主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞著(zhù)它進(jìn)行論證，全文就這樣一步進(jìn)一步，一環(huán)扣一環(huán)地統一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前后呼應，首尾連貫。
4.強調(Emphasis)
在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，有時(shí)需要強調某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以采用一些技巧手段，如下加橫線(xiàn)，大寫(xiě)，或不同的字體、顏色等。
5.避免采用模糊的語(yǔ)句(ambiguous sentence)
注意將句中關(guān)系緊密的詞盡量靠近
第三條原則：簡(jiǎn)潔(Conciseness)
簡(jiǎn)潔是現代商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的發(fā)展趨勢，是在保證內容完整無(wú)損的前提下用盡可能少的詞句來(lái)闡明主題。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。
1.用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言(Use simple language)
2.少用陳詞濫調(Omit trite expressions)
下表列出的是一些常見(jiàn)的陳詞濫調：
in the near future
it has come to my attention
at your earliest possible convenience
avail yourself of this opportunity
don t hesitate
3.避免冗長(cháng)的表達方式和不必要的重復(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)
4.刪改無(wú)關(guān)緊要的成份(Remove unneeded facts)
如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意，那么就應該毫不猶豫地把它們刪改掉。
5.多使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句子結構以明確表達意思
請比較下面兩個(gè)句子:
Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.
Johnsons will pay their accounts next week.
第四條原則：具體(Concreteness)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作要求內容書(shū)寫(xiě)得具體和明確，因此，盡量使用確定、具體的語(yǔ)言，直接了當地傳遞信息，說(shuō)明問(wèn)題，切忌籠統模糊。
1.盡可能地提供明確、具體的信息。
2.使用具體詞匯 避免使用抽象的詞匯，因為抽象的詞匯往往令人感覺(jué)模糊籠統。
第五條原則：完整(Completeness)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的內容務(wù)必完整周密，任何要點(diǎn)的遺漏都可能導致重大損失。
第六條原則：禮貌(Courtesy)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的禮貌原則，并不是指采用一些客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對方的態(tài)度
以下是幾條有助于禮貌的寫(xiě)作方法：
1.使用禮貌友好的詞匯
2.體諒對方的寫(xiě)作態(tài)度(You-Attitude)
3.措辭得體(Appropriate Wording)
4.避免使用有性別歧視之嫌的詞語(yǔ)
5.及時(shí)答復(Timely Response)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的基本要求
1.清楚(clarity)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作要求，在動(dòng)筆前必須有一個(gè)明確的目的(purPose),首先清楚自己想說(shuō)什么，再用別人易于理解的文字表述出來(lái)。為了使內容清楚易懂,必須使用正確的句型結構，選擇恰當的詞匯，避免采用模糊不清的語(yǔ)句(ambiguoussentences)來(lái)表達思想。
2.簡(jiǎn)潔(Conciseness)
簡(jiǎn)潔即意味著(zhù)用盡可能少的詞句來(lái)表達某種思想。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作要求既要簡(jiǎn)短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。要做到這一點(diǎn)，就必須避免字句冗長(cháng)累贅(Wordinessandredundancy)。
3.完整(Completeness)
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的內容要力求完整。比如商務(wù)書(shū)信，它必須包括寫(xiě)信人希望收信人作出積極反應的一切情況及問(wèn)題，或是回答來(lái)信所提出的全部問(wèn)題或要求。例如:接受對方的報盤(pán)時(shí)，比較好把條件全部陳述清楚或具體說(shuō)明所接受的報盤(pán)的根據是什么(如報價(jià)單，信件等等)，因為這種信實(shí)際上已是成交合同，一旦發(fā)出，即對雙方都具有約束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的糾紛。
4.正確(Correctness)
正確不僅僅是指英語(yǔ)語(yǔ)法，標點(diǎn)符號和拼寫(xiě)，文字內容也要書(shū)寫(xiě)正確。商務(wù)寫(xiě)作中，數字的正確性要特別加以注意，有時(shí)“失之毫厘，謬以千里”，如￡65,000與￡650,000就相差585,000英鎊。商務(wù)寫(xiě)作離不開(kāi)商務(wù)術(shù)語(yǔ)，一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔，意義明確，但如使用不正確，就會(huì )引起混亂、誤解，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運用商務(wù)術(shù)語(yǔ)。
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的基本要求
1、信頭
信頭是指印制或打印在信頭上的企業(yè)名稱(chēng)、地址、電話(huà)號碼、傳真號碼、電子郵件、公司網(wǎng)站等。
2、日期
日期通常印在信紙的右下方，或發(fā)件人姓名和地址的下方。日期在英式書(shū)寫(xiě)為日、月、年;在美式書(shū)寫(xiě)為月、日、年。
為了避免誤解，日期和年份用數字表示，而月份則用英文表示，第一個(gè)字母大寫(xiě)，也可使用縮寫(xiě)。例如：May 1,1998(美式書(shū)寫(xiě));1，May ,,1998(英式書(shū)寫(xiě))。
3、收信人的姓名和地址
在書(shū)寫(xiě)收信人姓名時(shí)，應特別尊重對方的習慣，不要在公司名稱(chēng)前加或刪去前綴The，也不要改用傳統的寫(xiě)法和縮寫(xiě)，如Company和Co.不能互換，否則會(huì )被視為不禮貌的行為。
如果收件人是個(gè)人，應在收件人姓名前加稱(chēng)謂，如Mr.(先生)、Mrs.(夫人)、小姐(Miss)、Hon(用于稱(chēng)呼市長(cháng)、部長(cháng)、大使等)、Pres.(總經(jīng)理、總裁、社長(cháng)等)、Prof.(教授)等。收件人的地址寫(xiě)法與信封的格式相同。
4、稱(chēng)謂
在商務(wù)英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類(lèi)禮貌性稱(chēng)謂，常用Dear sirs;稱(chēng)呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無(wú)具體收信人姓名用Dear Sir稱(chēng)呼收信者。
5、正文
正文的地位和內容與中文信函相同。在英文商務(wù)信函中，信文從標題下面兩行開(kāi)始寫(xiě)，行與行之間有一行，段與段之間有兩行。
信件正文以占信紙的四分之三為宜，周?chē)粲幸欢ǖ目瞻�，每行的第一個(gè)字從左邊取全，右邊的第一個(gè)字不必取全，但要盡量考慮到整齊和美觀(guān)。
6、結尾
英文商務(wù)信函的結尾是寫(xiě)信人的謙稱(chēng)，相當于"敬上"的意思。
如果收信人是一家公司，則常用謙稱(chēng)：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等等;如果收信人是個(gè)人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等等。需要注意的是，結束語(yǔ)的方式后面必須有一個(gè)逗號。
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