大型戶(hù)外活動(dòng)策劃

要有效地進(jìn)行大型活動(dòng)策劃與實(shí)施，就需要有一個(gè)完善的合作體系，來(lái)控制活動(dòng)的協(xié)調一致，因此在活動(dòng)設計、活動(dòng)組織、活動(dòng)實(shí)施等方面，都要提前做出大量的工作，制定出細致的活動(dòng)方案，這就是我們這堂課要討論的內容。

　　我們先從以下四個(gè)方面來(lái)分析，即大型活動(dòng)的定義;大型活動(dòng)的特點(diǎn);大型活動(dòng)策劃技巧與方法;操作實(shí)施過(guò)程應注意的問(wèn)題

　　一、大型活動(dòng)的定義

　　首先弄清大型活動(dòng)的界定，按照治安管理條例的相關(guān)規定，百人以上的集會(huì )都要報當地相關(guān)部門(mén)批準。本人認為，在多種多樣戶(hù)外活動(dòng)中，以一種多城市、多俱樂(lè )部、多人數，集中于一個(gè)活動(dòng)地進(jìn)行同一個(gè)活動(dòng)，可稱(chēng)為大型活動(dòng)，諸如8264戶(hù)外節、露營(yíng)大會(huì )，巔峰戶(hù)外運動(dòng)學(xué)校第一屆年會(huì )以及各地自己組織的登山節等都屬于大型活動(dòng)。

　　而單次性的徒步和登山活動(dòng)，不應屬于大型活動(dòng)，也沒(méi)必要去報批，否則組織者麻煩，管理部門(mén)也會(huì )很麻煩，這一點(diǎn)不知道各位先鋒是怎么理解的

　　那么，如何去策劃合作性大型戶(hù)外活動(dòng)呢?

　　首先要弄清楚，合作性大型戶(hù)外活動(dòng)是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多群體的人員，共同參與的協(xié)調性戶(hù)外活動(dòng)。這一定義要把握三個(gè)重要概念：

　　1、要有鮮明的目的性。

　　大型活動(dòng)往往耗費很多資源，包括人力、物力。單從人員來(lái)講，不是幾個(gè)人能完成的，需要一個(gè)管理團隊來(lái)完成，相信組辦過(guò)這種活動(dòng)的先鋒們，都會(huì )深有感觸。我們以8264戶(hù)外節或露營(yíng)大會(huì )來(lái)講，每次活動(dòng)的實(shí)施，都會(huì )有很多承辦方、協(xié)辦方和志愿者的參與，他們都會(huì )付出很多的辛勞，所有這些付出，目的就是能使參加的驢友們，更好地認識和欣賞活動(dòng)地點(diǎn)的風(fēng)土人情，讓參加者有快樂(lè )感、幸福感，讓提供贊助的商家達到滿(mǎn)意的預期，讓主辦方績(jì)效卓卓。

　　2、 要有計劃性。

　　凡事都應有計劃，大型活動(dòng)更不例外，而且更要求有詳細的計劃。詳細的計劃包括秩序性，安全性和圓滿(mǎn)性。詳細的計劃，對部署活動(dòng)的進(jìn)程，隊伍的分解管理，準備衣食住行，使活動(dòng)順利、安全、圓滿(mǎn)的完成起到了重要的指導作用。

　　3、眾多俱樂(lè )部參與，多元素是大型活動(dòng)重要的概念。

　　既然是大型活動(dòng)，就應該有多個(gè)俱樂(lè )部，不同地區的群體內眾多的人參與，但并不是參與人數多就是大型活動(dòng)。一個(gè)萬(wàn)人企業(yè)的職工全體大會(huì )，也是眾多人參與，但不能說(shuō)成是大型活動(dòng);一個(gè)普通爬小山活動(dòng)，即使超過(guò)百人參加，也算不上是大型活動(dòng)。

　　大型活動(dòng)和小型活動(dòng)的根本區別不僅在于參與人的數量，而是在于活動(dòng)的社會(huì )化程度，多個(gè)不同地區的俱樂(lè )部在一起活動(dòng)，活動(dòng)涵蓋多種元素，也就是社會(huì )化的綜合體現，所以組辦者要把活動(dòng)提升到社會(huì )的高度來(lái)設計和對待，以求達到更好的社會(huì )效應

　　二、合作性大型活動(dòng)的特點(diǎn)

　　1、必須有鮮明的目的性

　　不是一般的目的，活動(dòng)組織的好壞，對于主辦方的組織形象策略有著(zhù)必然的關(guān)系。一個(gè)主辦方的形象只有永遠與社會(huì )(驢友圈)協(xié)調同步，才有可能在這個(gè)環(huán)境中樹(shù)立起它的良好組織形象，如果辦不好，即使一時(shí)在戶(hù)外界有了一定的占有率，但最終還是要退出這個(gè)環(huán)境的。因此任何一項大型活動(dòng)的舉辦，都要給承辦方帶來(lái)政治、商業(yè)開(kāi)發(fā)的積極影響，也要給參加者帶來(lái)正能量和一些實(shí)惠才行。

　　目前國內各地都在組辦相類(lèi)似的大型露營(yíng)活動(dòng)，有的是依照并參與當地的固定的節日(少數民族節日、音樂(lè )節、登山節等)來(lái)舉辦的，目的性很強，還有一些是為了打造企業(yè)形象和影響而舉辦的，有些商家則可利用這樣的機會(huì )，來(lái)宣傳自己產(chǎn)品，這些也是融入活動(dòng)資金的途徑。

　　但是要始終記住一點(diǎn)，真正要得到實(shí)惠的是廣大驢友，沒(méi)有了廣大驢友的支持，也就談不上什么大型小型了

　　2、廣泛的社會(huì )傳播性

　　大型活動(dòng)本身就是一個(gè)傳播媒體，其作用像一個(gè)大眾傳播媒介，只不過(guò)這個(gè)傳播媒介在大型活動(dòng)沒(méi)有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個(gè)活動(dòng)開(kāi)展起來(lái)，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，因此，大型活動(dòng)的信息是通過(guò)媒介或者是通過(guò)驢友傳播的，這有助于活動(dòng)延續的生命力，我認為驢友的正面傳播比媒體傳播更具有生命力，這是我們在策劃大型活動(dòng)的過(guò)程中必須考慮到一個(gè)很重要的特點(diǎn)，所以上面說(shuō)的目的性有了，要考慮這個(gè)目的而產(chǎn)生的后續傳播，傳播好了可以繼續，傳播不好就會(huì )影響以后的形象

　　3、周密的操作性

　　在組織大型活動(dòng)的過(guò)程中，給我們成功與失敗的機會(huì )只有一次，因為大型活動(dòng)時(shí)效性是很強的，每一次都是現場(chǎng)直播，一旦出現失誤就無(wú)法彌補了

　　三、大型活動(dòng)策劃技巧與方法

　　從程序上說(shuō)，大型活動(dòng)策劃和實(shí)施，要按照以下步驟來(lái)完成

　　1、活動(dòng)的確定

　　就是要把活動(dòng)作為一個(gè)項目確定下來(lái)，這個(gè)活動(dòng)要不要做?為什么做?一定要很清晰。

　　除了個(gè)人創(chuàng )意外，我們要特別強調團隊創(chuàng )意的概念。沒(méi)有誰(shuí)能夠自己完成一個(gè)大型活動(dòng)的策劃，而是靠不同特長(cháng)的組合群體策劃。

　　2、進(jìn)行實(shí)地調查和可行性研究

　　大型活動(dòng)策劃調查有其特殊性，必須要去實(shí)地進(jìn)行可行性調查研究，例如調查的內容：遵照國家關(guān)于大型活動(dòng)方面的政策和法規、地方性法規，不破壞自然環(huán)境、尊重民俗民風(fēng)、場(chǎng)地狀況和時(shí)間的選擇性，都是調查的內容，這是一個(gè)十分重要的工作步驟。

　　可行性研究，研究范圍包括大型活動(dòng)的社會(huì )適應性，包括自然環(huán)境和社會(huì )環(huán)境，參加驢友的喜歡度，活動(dòng)資金來(lái)源，還有社會(huì )物質(zhì)水平的適應性，大型活動(dòng)需要動(dòng)用許多社會(huì )物質(zhì)，許多創(chuàng )意也需要物質(zhì)的支持，野外活動(dòng)考慮更多的是安全設施問(wèn)題，應急應變預案，如交通和天氣的情況，這些都是我們要進(jìn)行可行性研究的范疇

　　3、洽談

　　洽談就是帶著(zhù)活動(dòng)設想與草案，去尋求某當地政府或相關(guān)管理部門(mén)的支持，或者某景區的支持，要把活動(dòng)在這里開(kāi)展的意義和能給地方帶來(lái)的優(yōu)越性夸大其詞的談出來(lái)，要讓他們覺(jué)得我們在這搞活動(dòng)對當地的旅游經(jīng)濟開(kāi)發(fā)能起到一個(gè)推動(dòng)作用，涉及到門(mén)票等還需要討價(jià)還價(jià)，這是一個(gè)艱難而又至關(guān)重要的環(huán)節，談好了活動(dòng)可以順利開(kāi)始進(jìn)行，談不好就要多次往返于之間

　　4、實(shí)施操作程序的管理。

　　組成一個(gè)團隊，來(lái)進(jìn)行活動(dòng)的程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有實(shí)施程序化管理，活動(dòng)才會(huì )做到從策劃設計到實(shí)施的有序化進(jìn)行。因為參與活動(dòng)的群體不同，很多來(lái)自于不同城市的陌生隊伍，要想形成步調一致，就必須做好管理。我們的經(jīng)驗是分解與監督相結合的管理模式，就是把責任和義務(wù)分解開(kāi)來(lái)，由各個(gè)俱樂(lè )部負責，按照活動(dòng)的部署，管理好自己隊員的吃住行，特別是安全方面，只有這樣才能更好地完成活動(dòng)的實(shí)施

　　5、上崗培訓。

　　在大型活動(dòng)里，有很多管理人員和志愿者，這些人員建議來(lái)自于承辦方比較好，首先要相信這些管理者和志愿者，不能夠把這些志愿者像民工一樣，吆五喝六的干這干那，要求這些人員提前對活動(dòng)全局進(jìn)行了解和熟悉，規定崗位來(lái)輔助管理活動(dòng)的實(shí)施，否則，他們就不能為大型活動(dòng)策略實(shí)施提供建設性的勞動(dòng)，也容易造成活動(dòng)的秩序混亂，這樣會(huì )使主辦方非常疲憊。

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