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商務(wù)秘書(shū)資格考試技巧心得
商務(wù)洽談
商務(wù)洽談是一種有目的的人際交往活動(dòng),利益雙方通過(guò)洽談就共同關(guān)心或感興趣的商業(yè)事務(wù)交換意見(jiàn),達成共識或交易,或者聯(lián)絡(luò )感情增進(jìn)友誼。
一、洽談形式
商務(wù)洽談分為雙邊和多邊兩種,按照社交禮儀,這兩種洽談的位置安排有所不同。
雙邊洽談時(shí)賓主相對而坐,以正門(mén)為準,主人方占背門(mén)一側,客人方占面門(mén)一側;或以入門(mén)方向為準,主左客右各占一側,中間應設長(cháng)桌分隔,正式洽談應在桌上放置席位牌,涉外洽談增設小型國旗以示區別。秘書(shū)或隨行人員席位分設兩邊,秘書(shū)如做記錄或翻譯,可在上司后面設座或直接坐在上司右側席位。
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多邊洽談通常以圓形桌或直接以沙發(fā)圍成圓圈,按禮賓次序就座;如人數較少,也可依照會(huì )見(jiàn)方式安排。
無(wú)論雙邊還是多邊洽談,面對門(mén)口的座位均為“上座”,背朝門(mén)口的座位則為 “下座”。從心理感覺(jué)而言,上座具有一種現場(chǎng)的影響力和權力感,后者則只有從屬感,如果不是為了達到某種暗示或影響,應該盡量避開(kāi)這個(gè)忌諱。
除了商務(wù)洽談之外,會(huì )見(jiàn)也是主客雙方之間彼此約定見(jiàn)面的禮節性談話(huà)儀式,以門(mén)為界,會(huì )見(jiàn)雙方左右分邊而坐,主賓坐在主人右側,其他客人按序在主賓右側就座,主方陪同按序在主人左側就座。秘書(shū)或翻譯一般坐在主賓與主人后面。
二、洽談準備
在洽談之前,如能對對手有所了解,并就此有所準備,那么在洽談之中,你就能夠揚長(cháng)避短、避實(shí)就虛,取得更好的成績(jì)。
對洽談對手的了解應集中在如下幾個(gè)方面:
在洽談對手中,誰(shuí)是真正的決策者或負責人;
洽談對手的個(gè)人資訊、談判風(fēng)格和談判經(jīng)歷;
洽談對手在政治、經(jīng)濟及人際關(guān)系方面的背景情況;
洽談對手的談判方案;
洽談對手的主要商務(wù)伙伴及他們彼此之間相互關(guān)系的演化,等等。
三、洽談程序
洽淡的過(guò)程有六個(gè)環(huán)節,一環(huán)扣一環(huán),一氣呵成,即探詢(xún)、準備、磋商、小結、再磋商、最終成功。每個(gè)環(huán)節都有具體的“起、承、轉、合”,都有一系列的臺前幕后的準備,并需要你在談判過(guò)程中隨機應變。
四、洽談座次
舉行雙邊洽淡時(shí),應使用長(cháng)桌或橢圓形桌子,賓主應分坐于桌子兩側。
若桌子橫放,則面對正門(mén)的一方為上,應屬于客方;背門(mén)一側為下,屬于主方。
在進(jìn)行洽談時(shí),各方的主談人員應在自己一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則,依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側就座。假如需要譯員,則應安排其就座在僅次于主談人員的位置,即主談人員之右。
舉行多邊洽淡時(shí),為了避免失禮,應遵循國際慣例。一般以圓桌形式來(lái)舉行圓桌會(huì )議。這樣可淡化雙方的尊卑感。
具體就座時(shí),有關(guān)各方的與會(huì )人員應同時(shí)入場(chǎng)同時(shí)就座,這樣顯出雙方對對方的尊重和對洽談的重視,但出于禮節,主方人員也不應在客方人員之前就座。
五、洽談原則
尊重對方,就是要求洽談?wù)咴谇⒄剷?huì )的整個(gè)進(jìn)程中,要排除一切干擾,始終如一地對自己的洽談對手講究禮貌,時(shí)時(shí)、處處、事事表現出對對方真誠的敬意。
●依法辦事
在商務(wù)洽談中,利益是各方關(guān)注的核心。對任何一方來(lái)說(shuō),大家講究的都是“趨利避害”。在不得已的情況下,則會(huì )“兩利相權取其重,兩害相權取其輕”。但無(wú)淪如何,也不能為了利益而觸犯法律,哪怕對方對此執迷不悟,如果真的出現這種情況,唯一的對策就是放棄。
●平等協(xié)商
洽談各方在地位上應平等一致、相互尊重。不允許仗勢壓人、以大欺小,洽談各方在洽淡中通過(guò)協(xié)商求得諒解,而不是通過(guò)強制或欺騙來(lái)達成一致。洽談就是互相講道理。
●適當妥協(xié)
在任何一次商務(wù)洽談中,都沒(méi)有絕對的勝利者和絕對的失敗者。相反,有關(guān)各方通過(guò)洽談,多多少少總會(huì )獲得或維護自身的利益,也就是說(shuō),大家在某種程度上通過(guò)彼此妥協(xié)互相讓步來(lái)達到雙方都可以接受的結果。
●互利互惠
在商務(wù)交往中,洽談一直被視為一種合作或為合作而進(jìn)行的準備。因此,商務(wù)洽談最圓滿(mǎn)的結局,應當是洽談的所有參與方都能各取所需各償所愿,同時(shí)也都照顧到其他各方的實(shí)際利益,是一種多贏(yíng)的局面。
●就事論事
過(guò)程中的重要原則是就事論事,無(wú)論雙方為了維護各自的利益爭論多么激烈;不管討價(jià)還價(jià)是多么苛刻地斤斤計較,重要的是,對對方的態(tài)度仍然以禮相待,絕對不能話(huà)不投機,惡言相向,甚至報以老拳,進(jìn)行人身攻擊,“買(mǎi)賣(mài)不成情義在”,沒(méi)必要為了爭點(diǎn)蠅頭小利而失去了應有的風(fēng)度。
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