大型word文檔處理技巧詳解

　　Word給用戶(hù)提供了用于創(chuàng )建專(zhuān)業(yè)而優(yōu)雅的文檔工具，幫助用戶(hù)節省時(shí)間，并得到優(yōu)雅美觀(guān)的結果。那么下面小編來(lái)談?wù)劥笮蛍ord文檔處理技巧。

　　1、Word打印設置技巧六則

　　一.逆頁(yè)序打印

　　如果你有一篇很多頁(yè)的文檔需要打印，按照Word中的默認設置總是從第一頁(yè)打印到最后一頁(yè)，所以整篇文檔打印完后是最后一頁(yè)在最上面，第一頁(yè)在最下面，這樣我們又要手工將所有的頁(yè)逆序整理一邊，十分麻煩。其實(shí)我們在打印前只要先在“工具”—>“選項”—>“打印”選項卡中選中“逆頁(yè)序打印”，即可在打印時(shí)按逆序從最后一頁(yè)打印到第一頁(yè)，從而打印完后所有的頁(yè)是順序排列的。

　　二.打印同一文檔時(shí)使用不同的頁(yè)面方向

　　如果要在一篇文檔中同時(shí)使用豎向和橫向兩種不同的頁(yè)面方向，我們可先選中需要改變方向的文檔內容，然后選擇“文件”?gt;“頁(yè)面設置”命令，在彈出的“頁(yè)面設置”對話(huà)框中的“紙型”選項卡中設置所需的頁(yè)面方向，并在“應用”選項欄中選中“所選文字”即可。其實(shí)Word是在所選內容的前后各插入一個(gè)分節符，并僅對這一節中的內容進(jìn)行頁(yè)面方向更改，從而實(shí)現了在同一文檔中使用不同的頁(yè)面方向。

　　三.避免打印出不必要的附加信息

　　有時(shí)在打印一篇文當時(shí)會(huì )莫名其妙的打印出一些附加信息，如批注、隱藏文字、域代碼等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前在“工具”—>“選項”—>“打印”選項卡中的“打印文檔的附加信息”下不選中相應的項即可。

　　四.打印含窗體的格式化文檔

　　利用Word中的窗體可以創(chuàng )建諸如統計表格之類(lèi)的格式化的文檔，其他用戶(hù)可在文檔中特定的地方填寫(xiě)相關(guān)的信息，而不能更改其他處于非填寫(xiě)區的內容。如果要利用已事先打印好的含窗體的空白文檔(即在填寫(xiě)區還沒(méi)有填寫(xiě)內容)來(lái)打印多份不同的統計信息，我們可以在“工具”—>“選項”—>“打印”選項卡中選中“僅打印窗體域內容”，這樣當在窗體中填寫(xiě)完信息后，打印出來(lái)的將僅僅是所填寫(xiě)的信息，而不是將整個(gè)統計表格文檔打印出來(lái)。

　　五.打印到文檔

　　如果需要將一篇用Word編輯好的文檔進(jìn)行打印，而正好這臺電腦又沒(méi)有配備打印機，我們可以在“打印”對話(huà)框中選中“打印到文檔”選項，在輸入文件名后即可生成一個(gè)后綴名為prn的打印機文件，在其他配備打印機的電腦上用這個(gè)打印機文件即可將文檔進(jìn)行打印，即使那臺電腦上沒(méi)有安裝Word也行。

　　六.在打印預覽界面下編輯文檔

　　我們一般在打印預覽界面中通過(guò)放大和縮小來(lái)預覽文檔最終的打印效果，其實(shí)只要點(diǎn)擊打印預覽工具條中的“放大鏡”按鈕(使按鈕處于不按下的狀態(tài))，就可以在打印預覽界面中直接編輯文檔了，而不用關(guān)閉打印預覽。

　　2、巧用Word分節符

　　在Word的6.0至Word 2002版本中，我們每次開(kāi)啟一個(gè)新的空白文檔時(shí)，都可以在Word窗口的左下角發(fā)現"1頁(yè) 1節"的字樣。由此我們可以知道，在此文檔中，只包含一個(gè)"節"。那么，什么是"節"呢?

　　所謂的"節"，就是Word用來(lái)劃分文檔的一種方式。之所以引入"節"的概念，是因為我們在編輯文檔的時(shí)候，有時(shí)并不是從頭到尾所有的頁(yè)面都采用相同的外觀(guān)。例如，在某些文檔中，可能會(huì )使用較寬的表格，這時(shí)我們就希望這個(gè)帶有表格文檔的頁(yè)面可以進(jìn)行"旋轉"，以便能夠取得更好的顯示效果。這時(shí)候就需要利用"分節"的技術(shù)，來(lái)控制某個(gè)特定頁(yè)面的版式屬性。本文就以Word的最新版本W(wǎng)ord 2002為例，跟大家討論一下有關(guān)"節"的方方面面。

　　分節符所包含的信息

　　分節符可以包含以下信息: 頁(yè)面方向(橫向或縱向)、頁(yè)邊距、分欄狀態(tài)、縱向對齊方式、行號、頁(yè)眉和頁(yè)腳樣式、頁(yè)碼、紙型大小及紙張來(lái)源。

　　一、插入分節符

　　插入分節符的辦法為，選擇"插入"*"分隔符"，彈出"分節符"對話(huà)框(如圖1所示)。然后選擇合適的分節符類(lèi)型，點(diǎn)擊"確定"按鈕即可。注意: 我們可以把分節符當作一種隱藏的代碼，它包含了所在的位置之前頁(yè)面的各種信息(注意:一定是其所在位置之前的，用戶(hù)在刪除分節符的時(shí)候，了解這一概念非常必要)。

　　二、讓分節符現形

　　插入了分節符之后，您很可能看不到它。因為在我們最常用的"頁(yè)面"視圖模式下，通常是看不到分節符的。這時(shí)，我們可以單擊"常用"工具欄上的"顯示/隱藏編輯標記"按鈕，讓分節符現出原形。

　　三、了解分節符的類(lèi)型

　　在Word 2002中有4種分節符可供選擇，它們分別是"下一頁(yè)"、"連續"、"奇數頁(yè)"和"偶數頁(yè)"選項。下面就一一介紹各個(gè)分節符的具體作用。

　　下一頁(yè)

　　在插入此分節符的地方，Word會(huì )強制分頁(yè)，新的"節"從下一頁(yè)開(kāi)始。如果要在不同頁(yè)面上分別應用不同的頁(yè)碼樣式、頁(yè)眉和頁(yè)腳文字，以及想改變頁(yè)面的紙張方向、縱向對齊方式或者紙型，應該使用這種分節符。

　　連續

　　插入"連續"分節符后，文檔不會(huì )被強制分頁(yè)。但是，如果"連續"分節符前后的頁(yè)面設置不同，例如紙型和紙張走向等，即使選擇使用"連續"分節符，Word也會(huì )在分節符處強制文檔分頁(yè)。而"連續"分節符的作用，主要是幫助用戶(hù)在同一頁(yè)面上創(chuàng )建不同的分欄樣式或不同的頁(yè)邊距大小。尤其是當我們要創(chuàng )建報紙樣式的分欄時(shí)，更需要連續分節符的幫助。

　　當然，使用Word 6.0到Word 2002版本的用戶(hù)在設置報紙分欄時(shí)，并不需要手工插入分節符。用戶(hù)只需選定需要分欄的段落，然后選擇合適的分欄數量即可，Word會(huì )自動(dòng)在這些段落的前后插入連續分節符。如果需要取消分欄，可以直接刪除相關(guān)分節符，這比重新設置分欄要容易得多。

　　奇數頁(yè)

　　在插入"奇數頁(yè)"分節符之后，新的一節會(huì )從其后的第一個(gè)奇數頁(yè)面開(kāi)始(以頁(yè)碼編號為準)。在編輯長(cháng)篇文稿，尤其是書(shū)稿時(shí)，人們一般習慣將新的章節題目排在奇數頁(yè)，此時(shí)即可使用"奇數頁(yè)"分節符。注意: 如果上一章節結束的位置是一個(gè)奇數頁(yè)，也不必強制插入一個(gè)空白頁(yè)。在插入"奇數頁(yè)"分節符后，Word會(huì )自動(dòng)在相應位置留出空白頁(yè)。

　　偶數頁(yè)

　　"偶數頁(yè)"分節符的功能與奇數頁(yè)的類(lèi)似，只不過(guò)是后面的一節從偶數頁(yè)開(kāi)始，在此不再贅述。

　　改變分節符屬性

　　插入分節符之后，如果需要改變其屬性，無(wú)需刪除該分節符并重新插入新的分節符。您可以把光標放置在需要改變分節符屬性的"節"中(即分節符前面的任意位置)，然后選擇"文件"*"頁(yè)面設置"，在"頁(yè)面設置"對話(huà)框中選擇"版式"選項卡，在"節的起始位置"選項中，選擇新的起始位置即可。

　　四、刪除分節符

　　在需要對分節符進(jìn)行刪除的時(shí)候，要注意分節符中所保存的版式信息影響的是其前面的文字，而不是后面的。這一點(diǎn)請大家一定要記牢，不然在刪除時(shí)容易選錯刪除對象，而把編輯好的文檔弄得面目全非。

　　如果需要一次性刪除文檔中所有的分節符，可以使用Word 2002的"查找替換"功能。在"查找和替換"對話(huà)框中的"查找內容"選項中填寫(xiě)"^b"(這2個(gè)字符代表分節符)，也可以單擊"高級"按鈕，在"特殊字符"列表中選取"分節符"選項，并替換為空，然后點(diǎn)擊"全部替換"按鈕，文檔中所有的分節符即可全部刪除(如圖5所示)。

　　值得注意的是，在刪除分節符時(shí)，該分節符前面的文字會(huì )依照分節符后面的文字版式進(jìn)行重新排版。例如，如果把一篇文檔分為兩個(gè)小節，第一小節分兩欄，第二小節分三欄。此時(shí)如果刪除它們之間的分節符，那么整篇文檔就會(huì )變成三欄版式。

　　五、利用分節符進(jìn)行快速排版

　　分節符是排版的好幫手，不過(guò)它的作用可能并不局限于我們通常所想象的那些。例如，用戶(hù)可以把設定好版式的分節符保存在自動(dòng)圖文集中，這樣在以后使用時(shí)，直接插入該自動(dòng)條目即可，省去了許多繁瑣的排版工作。另外，如果需要在一個(gè)新的小節運用前面某個(gè)小節的版式(例如紙型及紙張方向等)，可以進(jìn)入"普通"視圖模式，復制包含前面小節排版信息的分節符，然后把它粘貼到需要設定同樣版式的段落后。這樣，新分節符上方的文字也自動(dòng)遵循同樣的版式。還有一點(diǎn)要提醒大家，如果您使用復制粘貼的方式復制或移動(dòng)文字，而復制的文字中包含分節符，那么當該段文字被粘貼后，文檔中位于新粘貼文字前面的文字也將按新粘貼文字中分節符所規定的版式進(jìn)行排列。另外，由于在Word文檔中，最后一小節的版式信息保存在文檔的最后一個(gè)回車(chē)符中，所以當把最后一段連同回車(chē)符復制粘貼到文檔的其他小節中時(shí)，最后一小節的版式同樣會(huì )影響所粘貼文字前面的內容。

　　3、Word文檔超級鏈接知多少

　　許多人可能發(fā)現，在使用Word編輯文檔的時(shí)候，有些輸入的內容會(huì )被自動(dòng)變成藍色的帶有下劃線(xiàn)的"超級鏈接"，或稱(chēng)作"超鏈接"，這是一種帶有顏色和下劃線(xiàn)的文字或圖形，單擊后可以轉向Internet中的文件、文件的位置或HTML網(wǎng)頁(yè)，或是Intranet上的HTML網(wǎng)頁(yè)。超鏈接還可以轉到新聞組或Gopher、Telnet和FTP站點(diǎn)。由此看來(lái)，在一般情況下，Word的這種自動(dòng)功能無(wú)疑給我們編輯文檔帶來(lái)了不少便利。但是有時(shí)候，我們可能并不需要Word的這些"熱心"舉動(dòng)，該怎樣靈活處理這些不同的情況呢?本文將與大家探討一下使用Word時(shí)有關(guān)超級鏈接的技巧。本文所依據的Word版本是Word XP，Word 2000或者Word 97的用戶(hù)也可以參考本文討論的方法，只是個(gè)別菜單和對話(huà)框的設置可能有少許不同。

　　一、關(guān)閉和開(kāi)啟自動(dòng)超級鏈接

　　有時(shí)候，在處理某類(lèi)文檔時(shí)，不希望Word自動(dòng)把Internet和E-mail地址自動(dòng)轉換為超級鏈接，這時(shí)應選擇暫時(shí)關(guān)閉自動(dòng)超級鏈接功能。您可以選擇"工具"*"自動(dòng)更正選項"，在"鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式"選項卡中取消"Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接"復選框，單擊"確定"按鈕。

　　二、取消超級鏈接

　　當我們只是想取消某段特定文字或圖像的超級鏈接，并不想徹底刪除文字或圖像時(shí)，可以用鼠標右鍵單擊該超級鏈接，并在彈出的快捷菜單中選擇"取消超級鏈接"選項即可。

　　如果想一次取消文檔中所有的超級鏈接，則可以選擇"編輯"*"全選"(也可以使用組合鍵Ctrl+A)，選中文檔中的所有內容，然后按Ctrl+Shift+F9。不過(guò)需要注意的是，這個(gè)快捷鍵的功能是將所有的"域"，其中包括超級鏈接，轉換為普通文本。所以，使用時(shí)要慎重，確保需要轉換的文檔中不包含重要的域。因為一旦域被轉換成了普通文本，就無(wú)法自動(dòng)被更新，并會(huì )因此產(chǎn)生錯誤。有關(guān)域的知識，可以參閱Word的幫助文件。

　　三、避免不完整的超級鏈接

　　有時(shí)，我們輸入的超級鏈接包含空格。結果是，一個(gè)地址還沒(méi)有輸入完整，剛一按下空格鍵，Word就把前半部分自動(dòng)轉換成了超級鏈接。應該如何避免這種情況呢?

　　遇到這種網(wǎng)絡(luò )地址，我們在輸入的時(shí)候，應該用雙引號把地址引起來(lái)，這樣，當輸入完尾部的雙引號，再按下空格鍵時(shí)，這個(gè)中間帶有空格的網(wǎng)絡(luò )地址就能夠被正確地轉換了。需要注意的是，這里使用的雙引號應該是英文字符，而不是漢字的全角雙引號。

　　四、編輯、跟蹤超級鏈接

　　如果需要改變文檔中超級鏈接所顯示的內容，可以使用鼠標右鍵單擊該鏈接，選擇"編輯超鏈接"選項，打開(kāi)"編輯超級鏈接"對話(huà)框。在"要顯示的文字"選項的文本框中輸入新的文字，單擊"確定"按鈕即可。

　　在"編輯超級鏈接"對話(huà)框中，我們還可以改變超級鏈接的地址，使它指向另外的網(wǎng)絡(luò )地址或本地文件。跟蹤超級鏈接的辦法是按住Ctrl鍵，同時(shí)用鼠標單擊該鏈接。

　　五、創(chuàng )建文檔內部的超級鏈接

　　當需要在一個(gè)文檔內部創(chuàng )建超級鏈接，以實(shí)現閱讀中的跳轉時(shí)，可以選擇以下3種方法:

　　(1). 拖放式編輯法

　　首先保存文檔，然后選擇特定的詞、句或圖像作為超級鏈接的目標，按下鼠標右鍵，把選定的目標拖到需要鏈接到的位置，釋放鼠標按鍵，在快捷菜單中選擇"在此創(chuàng )建超級鏈接"選項即可。

　　(2). 拷貝、粘貼法

　　有時(shí)，超級鏈接的起點(diǎn)和終點(diǎn)在文檔中相距較遠，使用拖放式編輯很不方便。這時(shí)，可以使用下面的步驟來(lái)創(chuàng )建超級鏈接。選擇超級鏈接的目標詞、句或圖像，按Ctrl+C拷貝選定內容，把光標移動(dòng)到需要加入鏈接的位置，選擇"編輯"*"粘貼為超鏈接"即可。

　　(3). 書(shū)簽法

　　首先保存文檔，選擇特定的詞、句或圖像作為超級鏈接的目標，選擇"插入"*"書(shū)簽"，插入書(shū)簽時(shí)，需要為書(shū)簽命名，注意書(shū)簽名不能重復。命名后單擊"添加"按鈕，把光標移到需要添加超級鏈接的位置，選擇"插入"*"超級鏈接"，在"編輯超鏈接"對話(huà)框中單擊"書(shū)簽"按鈕，并在"在文檔中選擇位置"對話(huà)框中選擇特定的書(shū)簽，單擊"確定"按鈕即可。

　　4、處理大型Word文檔的命令和技巧一

　　在處理一般的Word文檔時(shí)，我們并不會(huì )特別注意到頁(yè)眉頁(yè)腳等功能。但是，對于大型文檔來(lái)說(shuō)它們可都是無(wú)價(jià)之寶。好幾十頁(yè)的一篇東西，如果你把它打印出來(lái)之后搞亂了各頁(yè)的次序......天!想想后果吧。但要是有了頁(yè)眉和頁(yè)腳，重新按次序整理將非常Easy。

　　本文介紹Word 2000中一些對大型文檔特別有用的命令和技巧。這里討論的大部分內容同樣適用于Word 97，非Word的其他字處理軟件也提供類(lèi)似的工具。

　　頁(yè)眉和頁(yè)腳

　　頁(yè)眉和頁(yè)腳允許我們把文檔標題和頁(yè)號自動(dòng)加入到每一個(gè)頁(yè)。設置文檔的頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，你只需一次性輸入文字信息，這些文字信息就會(huì )出現在文檔的每一頁(yè)中。通常我們總是把文檔的標題放入頁(yè)眉(頁(yè)面頂端)，把頁(yè)號放入頁(yè)腳(頁(yè)面底部)。要訪(fǎng)問(wèn)有關(guān)頁(yè)眉和頁(yè)腳的命令，請先選擇菜單"視圖/頁(yè)面"，此時(shí)文檔就顯示為打印輸出的分頁(yè)效果。

　　選擇菜單"視圖/頁(yè)眉和頁(yè)腳"，屏幕上就出現"頁(yè)眉和頁(yè)腳"工具條(如圖1)。開(kāi)始時(shí)光標位于頁(yè)眉區域，它是一個(gè)帶虛線(xiàn)邊框的區域。要切換到頁(yè)腳區域，請點(diǎn)擊"頁(yè)眉和頁(yè)腳"工具條上的"在頁(yè)眉和頁(yè)腳之間切換"按鈕。再次點(diǎn)擊同一按鈕你將返回頁(yè)眉區域。

　　要為頁(yè)腳加上頁(yè)號，首先請切換到頁(yè)腳設置模式，然后雙擊插入頁(yè)號的位置，再點(diǎn)擊"頁(yè)眉和頁(yè)腳"工具條上的"插入頁(yè)碼"按鈕把頁(yè)號的域代碼插入文檔——此舉告訴Word頁(yè)號應該出現在指定的位置。如果你在應該顯示頁(yè)號的地方看到了域代碼{page}，這是因為你開(kāi)啟了域代碼顯示，按下"Alt+F9"可以關(guān)閉域代碼。

　　高級頁(yè)號設置

　　在頁(yè)號旁邊加上文字和符號可以修飾頁(yè)腳中顯示的頁(yè)號。例如，你可以把頁(yè)號設置成"--第2頁(yè)--"這種形式。為此，你只需把文本加入到Word插入的頁(yè)號域代碼旁邊即可。另外，你還可以用鼠標選中頁(yè)號，然后任意為頁(yè)號設置文本格式，比如不同的字體大小和字體類(lèi)型。

　　在單獨使用頁(yè)號的情況下，你可以把頁(yè)號調整為"第X頁(yè)共Y頁(yè)"這種形式。要實(shí)現這一點(diǎn)，請選擇菜單"視圖/頁(yè)眉和頁(yè)腳"，然后切換到頁(yè)腳區域。接下來(lái)不要點(diǎn)擊"插入頁(yè)碼"，而是選擇"插入自動(dòng)圖文集/第X頁(yè)共Y頁(yè)"，"第X頁(yè)共Y頁(yè)"的域代碼就會(huì )出現在頁(yè)腳之中。

　　對于大型文檔(實(shí)際上是任何文檔)，我們還可以把文檔的文件名字插入到頁(yè)腳。具體方法是：選擇菜單"視圖/頁(yè)眉和頁(yè)腳"，切換到頁(yè)腳，選擇"插入自動(dòng)圖文集"，然后從菜單選擇"文件名"。如果你希望文件路徑也一同出現，請用"文件名字和路徑"代替"文件"。

　　如果你覺(jué)得頻繁地選擇"視圖/頁(yè)眉和頁(yè)腳"菜單太麻煩，可以從Word的"頁(yè)面"視圖直接轉入頁(yè)眉或頁(yè)腳，從而跳過(guò)菜單選擇。方法是雙擊頁(yè)面的頁(yè)眉或者頁(yè)腳，頁(yè)眉或頁(yè)腳就立即處于編輯狀態(tài)。類(lèi)似地，要返回文檔正文，你只需雙擊頁(yè)眉和頁(yè)腳之外的任意位置。

　　頁(yè)眉和頁(yè)腳的顯示分別由"頁(yè)眉"、"頁(yè)腳"這兩個(gè)樣式格式化。如果你想要為頁(yè)眉和頁(yè)腳設置自己的樣式，請選擇菜單"格式/樣式"，選擇你想要修改的樣式，然后依次選擇"更改/格式/字體"。修改字體樣式，完成后點(diǎn)擊"確定"。

　　對于大型Word文檔，我們常常希望取消第一頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳(比如制作封面)。你可以按照如下步驟輕松地達到這一目的：在"頁(yè)眉和頁(yè)腳"工具條上點(diǎn)擊"頁(yè)面設置"按鈕，選擇"版式"選項卡，啟用"首頁(yè)不同"選項，然后點(diǎn)擊"確定"。要為文檔的剩余部分創(chuàng )建頁(yè)眉和頁(yè)腳，請移到第二頁(yè)，然后按照前面介紹的方法進(jìn)行設置。

　　取消首頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳之后，我們往往還要讓頁(yè)號從第二頁(yè)開(kāi)始編號，即讓第二頁(yè)的頁(yè)號顯示為第1頁(yè)，徹底取消首頁(yè)或封面頁(yè)對頁(yè)號的影響。要實(shí)現這一點(diǎn)，請選擇頁(yè)腳，然后用鼠標選中頁(yè)號，再點(diǎn)擊"設置頁(yè)碼格式"按鈕。把起始頁(yè)號設置成0，然后點(diǎn)擊"確定"。這樣，文檔第二頁(yè)的頁(yè)號就變成了1。

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