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office辦公軟件Word文檔打印技巧
無(wú)紙化辦公喊了很多年，但事實(shí)上，很多時(shí)候我們的文檔還是需要打印出來(lái)。那作為辦公軟件中的Word有哪些值得使用的打印技巧呢?你會(huì )哪些技巧呢?下面跟yjbys小編一起來(lái)看看吧!
打印指定頁(yè)
選擇“文件→打印”，在“頁(yè)面范圍”部分中選擇“當前頁(yè)”項，則Word會(huì )打印出當前光標所在頁(yè)的內容。如果選擇了“頁(yè)碼范圍”項，就可以在這里鍵入指定的頁(yè)碼或頁(yè)碼范圍，如“1-1”可以打印第1頁(yè)內容，“1-3”可以打印出第1頁(yè)至第3頁(yè)的全部?jì)热�。如果想打印一些某連續頁(yè)碼的內容，必須依次鍵入頁(yè)碼，并以逗號相隔，連續頁(yè)碼可以鍵入該范圍的起始頁(yè)碼和終止頁(yè)碼，并以連字符相連，例如“2，4-6，8”就可以打印第2.4.5.6和第8頁(yè)。
打印指定部分
如果只想打印出某一頁(yè)的部分文件，請首先在文件當前窗口中選定需要打印的部分內容，選擇“文件→打印”，再在“打印”窗口中選擇“頁(yè)面范圍”下的“所選內容”即可。
無(wú)麻點(diǎn)打印圖片
有時(shí)在Word中嵌入一幅圖片，用針式打印機打出來(lái)后，圖片中的白色部分總有一些麻點(diǎn)，非常難看，其實(shí)，可以將這些麻點(diǎn)去除：導入一張圖片后，右擊選擇“設置圖片格式”，并在打開(kāi)的“設置圖片格式”對話(huà)框中單擊“圖片”選項卡，選擇“顏色”下拉列表框中的“灰色”選項，接上打印機，打印出來(lái)的圖片就不會(huì )出現麻點(diǎn)了。
黑白打印
單擊“文件→打印”，在“打印”窗口選中一打印機后，按下“屬性”按鈕，選擇灰色或黑色打印方式，也可以使圖片中的麻點(diǎn)消失掉。
只打印奇數頁(yè)或偶數頁(yè)
如果某些情況下只想打印文件的奇數頁(yè)或偶數頁(yè)，那么可以在“打印”對話(huà)框的“打印”下拉列表框中選擇“奇數頁(yè)”或“偶數頁(yè)”。
用不同的格式打印文件
在“新建”對話(huà)框中，Word可以根據不同的要求，打印出不同格式的文件，如草稿、打印到文件等，這樣就可以大大方便用戶(hù)的辦公需要。
打印指定的節
Word可以打印指定的一個(gè)或多個(gè)節、或多個(gè)節的若干頁(yè)。如果想打印一節內的多頁(yè)，可以鍵入“p頁(yè)碼s節號”，例如打印第3節的第5頁(yè)到第7頁(yè)，只要鍵入“p5s3-p7s3”即可;如果打印整節，只要鍵入“s節號”，如“s3”;如果想打印不連續的節，可以依次鍵入節號，并以逗號分隔，如“s3，s5”;如果想打印跨越多節的若干節，只要鍵入此范圍的起始頁(yè)碼和終止頁(yè)碼以及包含此頁(yè)碼的節號，并以連字符分隔，如“p2s2-p3s5”。
打印草稿
為了加快文件的打印速度，可單擊“打印”窗口中的“選項”按鈕，再在打開(kāi)的“打印”選項卡的“打印選項”下選中“草稿輸出”復選框，這樣就能實(shí)現以草稿質(zhì)量打印文件，但此時(shí)無(wú)法打印格式或圖形。不過(guò)，需要注意的是，該選項需要打印機的支持，某些打印機可能不支持此選項，請認真查閱有關(guān)說(shuō)明文件。
逆頁(yè)序打印
在打印一個(gè)文件時(shí)，經(jīng)常把最前面一頁(yè)放在最下面，而把最后一頁(yè)放在最上面，然后再一張一張地重新翻過(guò)來(lái)，文件不長(cháng)倒也好，如果長(cháng)了，一張一張重新手工排序會(huì )相當麻煩。其實(shí)，只要在Word中單擊打印對話(huà)框中的“選項”按鈕，并在打開(kāi)的“打印”對話(huà)框中選中“逆頁(yè)序打印”選項并確定，以后Word就會(huì )把文件從最后面一頁(yè)開(kāi)始打起，直至第一頁(yè)，這樣就可以直接一頁(yè)一頁(yè)地整齊地把它們放在一起了。
按紙型縮放打印
在Word的打印對話(huà)框的右下方有一個(gè)“縮放”選項區域，只要用鼠標單擊“按紙型縮放”下拉列表框，再選擇所使用的紙張即可實(shí)現縮印。如在編輯文件時(shí)所設的頁(yè)面為A4大小，而你卻想使用16開(kāi)紙打印，那只要選擇16開(kāi)紙型，Word會(huì )通過(guò)縮小整篇文件的字體和圖形的尺寸將文件打印到16開(kāi)紙上，完全不需重新設置頁(yè)面并重新排版。
按每頁(yè)版數縮印
注意一下Word打印對話(huà)框的右下方“縮放”選項區域，單擊“每頁(yè)的版數”下拉列表框，從中選擇版數，即可把內容打印到相應的版數上了。通過(guò)此技術(shù)，可以把一頁(yè)紙的內容，打印成16個(gè)版，真正實(shí)現縮印。
打印副本
打印多份同一個(gè)文件，沒(méi)必要按幾次“打印”按鈕，只要在“打印”對話(huà)框中在“副本”選項區域下的“份數”框中輸入要打印的份數，即可同時(shí)打印出幾份同一個(gè)文件的內容。
如果選中“逐份打印”選項，則Word會(huì )按打印完一份再順序打印文件的另一份，這樣就不用在打印完后再分類(lèi)。如果不選“逐份打印”則會(huì )將所有份數的第一頁(yè)打印完之后，再打印以后各頁(yè)。
打印批注或屬性
有時(shí)文件一多，想在打印完整篇文章的所有正文之后再打印出它的批注或屬性，這樣便于歸檔和管理。要打印批注或屬性非常容易，只要在Word打印對話(huà)框中用鼠標單擊“打印內容”下拉列表框，然后選擇想打印的某項內容(如“文件屬性”、“批注”和“樣式”等)，按下“確定”后即可打印。
橫向打印
在編制試卷時(shí)經(jīng)常需要使用8開(kāi)紙打印，而Word的頁(yè)面設置中僅提供了16開(kāi)紙型，于是很多人可能在打印時(shí)將8開(kāi)紙對折分兩次打印。其實(shí)，沒(méi)有必要這么麻煩：選擇“文件→頁(yè)面設置”，單擊“紙型”標簽，選擇“紙型”為“自定義大小”，并把“高度”設為26厘米，“寬度”設為36.8厘米，再把“方向”選為“橫向”，這樣就做出了一個(gè)8開(kāi)紙了，編輯完成后直接打印出來(lái)就可以了。
異地打印方案
如果你家里沒(méi)有打印機，只要在自己的電腦上安裝公司或朋友家的打印機的驅動(dòng)程序，然后在Word打印對話(huà)框中選擇“打印到文件”選項，接下來(lái)把打印內容保存到軟盤(pán)的一個(gè)文件上，如a:\output.prn，最后到公司或朋友的電腦，進(jìn)入Windows的DOS窗口，并輸入：copya:\output.prn/bprn(注意一定要有/b參數，否則會(huì )出錯)，再接通打印機，裝上紙即可打印出來(lái)了。
取消無(wú)法繼續的打印任務(wù)
有時(shí)在打印Word文件中間，會(huì )遇到打印機卡紙等中斷情況，關(guān)閉打印機電源取出紙后再打開(kāi)電源打印，卻會(huì )發(fā)現無(wú)法繼續進(jìn)行了。這時(shí)，無(wú)需重新啟動(dòng)系統，只要雙擊任務(wù)欄上的打印機圖標，再取消打印工作即可。
防止Word打印信封時(shí)打偏
在使用Word打印信封時(shí)，經(jīng)常會(huì )將信封打偏。其實(shí)可以通過(guò)修改打印機的送紙方式，使信封能夠對齊打印機手動(dòng)送紙盒某一條邊即可：選擇“工具→信封和標簽”，單擊“選項”，在“選項”對話(huà)框中選擇“打印選項”，選擇一種用戶(hù)認為是合適的貼邊送信封方式，單擊“確定”即可。
嵌入TrueType字體
單擊“工具→選項”，選中“嵌入TrueType字體”，這樣可以把創(chuàng )建此文件所用的TrueType字體與文件保存在一起，當在另一臺機器上打開(kāi)此文件時(shí)，即使這臺機器沒(méi)有安裝創(chuàng )建此文件的字體，仍可用這些字體來(lái)查看和打印文件，而不會(huì )使用默認的字體來(lái)代替。不過(guò)，要注意的是，創(chuàng )建文件的字體必須是TrueType字體，否則無(wú)法被嵌入。
當采用的系統默認以外的某種TrueType字體不超過(guò)32個(gè)字符時(shí)，為減小文件的體積，可同時(shí)選中“只嵌入所用字符”復選框。
在打印預覽窗口編輯文件
編輯好文件后，選擇“文件→打印預覽”命令進(jìn)入預覽狀態(tài)，在預覽狀態(tài)下，鼠標變成一個(gè)放大鏡的形狀，單擊左鍵可以對窗口進(jìn)行縮放，如果想要編輯文件時(shí)，只要單擊預覽快捷工具欄上的“放大鏡”命令即可。
讓打印文字不再重疊
有時(shí)用Word編輯文件時(shí)，明明覺(jué)得設置得很正常，而且打印預覽時(shí)文字也排列得非常整齊，但用打印機打印后發(fā)現偏偏部分文字重疊在了一起。這時(shí)可以選擇“文件→頁(yè)面設置”命令，對頁(yè)面的紙張大小，紙張類(lèi)型，按照用戶(hù)所使用的紙張進(jìn)行設置，并且對行距、字間距等參數進(jìn)行適當調整或直接還原為默認值就可以了。
折頁(yè)打印
如果想制作實(shí)驗報告、編制試卷之類(lèi)的折頁(yè)文件。利用Word完全可以做出：選擇“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”，而后切換至第一頁(yè)的頁(yè)腳(或頁(yè)眉)。對兩分欄來(lái)說(shuō)，可在與左欄對應的合適位置輸入“第{={PAGE｝*2-1｝頁(yè)”，在與右欄對應的合適位置輸入“第{={PAGE｝*2｝頁(yè)”。輸入時(shí)先輸“第頁(yè)”，再將光標插在兩者中間，連續按兩下Ctrl+F9鍵，輸入大括號“{｝”。然后在大括號“{｝”內外輸入其他字符，完成后，分別選中“{={PAGE｝*2-1｝”和“{={PAGE｝*2｝”，單擊鼠標右鍵，選擇快捷菜單中的“更新域”，即可顯示每頁(yè)左右兩欄的正確頁(yè)碼。
此方法可以進(jìn)一步擴展，如對三分欄文字來(lái)說(shuō)，必須將每欄“第頁(yè)”之間的域代碼修改為“{={PAGE｝*3-2｝”、“{={PAGE｝*3-1｝”和“{={PAGE｝*3｝”。再按上面介紹的方法更新即可。N分欄則是“{={PAGE｝*N-(N-1)｝”、“{={PAGE｝*N-(N-2)｝”……“{={PAGE｝*N｝”，并要注意通過(guò)先將其選中，然后右擊鼠標，選擇快捷菜單中的“切換域代碼”命令來(lái)更新域。
反片輸出文件
利用WPS2000/Office中的打印輸出窗口中的“反片輸出”功能可以制作出反片效果。其實(shí)，在Word中也能實(shí)現：按下Ctrl+P打印對話(huà)框，然后單擊打印機的“屬性”按鈕，在打開(kāi)的打印機屬性設置對話(huà)框中單擊“高級”按鈕，然后選擇“打印機功能”中“MirrorPrint”下拉框中“True”項(視不同打印機會(huì )有不同選項)，然后連續按下“確定”三次即可把文件反片輸出來(lái)了。
避免打印出不必要的附加信息
有時(shí)在打印一篇文當時(shí)會(huì )英名其妙地打印出一些附加信息，如批注、隱藏文字域代碼等。通過(guò)下面的技巧可以避免打印出這些不必要的附加信息：在打印前選擇“工具→選項”，單擊“打印”標簽，然后取消“打印文件的附加信息”下所有復選框即可。
打印含窗體的格式化文件
利用Word中的窗體可以創(chuàng )建諸如統計表格之類(lèi)的格式化的文件，方便其他用戶(hù)在文件中特定的地方填寫(xiě)相關(guān)的信息。如果想利用已事先打印好的含窗體的空白文件(即在填寫(xiě)區還沒(méi)有填寫(xiě)內容)打印多份不同的統計信息，只要選擇“工具→選項”，再選擇“打印”標簽，選中“只用于當前文檔的選項”下的“僅打印窗體城內容”復選框，這樣當在窗體中填寫(xiě)完信息后，打印出來(lái)的將僅僅是所填寫(xiě)的信息，而不是將整個(gè)統計表格文件打印出來(lái)。
快速打印Word快捷鍵
使用Word快捷鍵，確實(shí)可以給帶來(lái)很多方便。不過(guò)，通過(guò)下面的技巧，可以把Word中的所有快捷鍵打印出來(lái)的方法：?jiǎn)?dòng)Word，再選擇“工具→宏”，再單擊“宏的位置”下拉列表框，選擇“Word命令”。然后在“宏名”框中，選擇ListCommands命令，單擊“運行”按鈕。接著(zhù)在出現的“命令列表”對話(huà)框中，選擇“當前菜單和快捷鍵設置”，單擊“確定”按鈕。此時(shí)Word會(huì )生成當前所有菜單和快捷鍵的列表。最后要做的只是選擇“文件→打印”命令即可打印出Word中的所有快捷鍵。
快速取消后臺打印任務(wù)
當給打印機發(fā)出打印任務(wù)后，會(huì )在Word的狀態(tài)欄上出現打印機圖標，說(shuō)明Word正在后臺打印文件，而打印機圖標旁邊的數字顯示的是正在打印頁(yè)的頁(yè)碼。雙擊打印機圖標可取消打印任務(wù)，不過(guò)你的動(dòng)作可要快一些，否則將無(wú)法取消打印任務(wù)。
一般在默認狀態(tài)下，Word會(huì )顯示狀態(tài)欄。如果沒(méi)有顯示，請執行“工具”菜單中的“選項”，再選擇“視圖”選項卡，然后選中“顯示”下的“狀態(tài)欄”復選框，按“確定”按鈕即可顯示狀態(tài)欄。
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