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office辦公軟件使用的技巧

時(shí)間:2023-09-06 22:15:52 賽賽 office辦公 我要投稿
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office辦公軟件使用的技巧

  辦公軟件看似簡(jiǎn)單,其實(shí)花樣很多,尤其Word和Excel表格。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于office辦公軟件使用的技巧,供大家參考閱讀,希望對你有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!

  1、妙用Alt鍵—鍵盤(pán)之王

  Alt是單詞“Alter”的縮寫(xiě),意思為“改變”。

  在Windows操作平臺下,Alt鍵可謂是鍵盤(pán)之王。熟練運用該鍵,能極大提高工作效率。

  按住Alt,可以選擇文章的矩形塊文檔,然后Ctrl+C就可以復制,或你可直接修改這部分文字。

  Alt鍵在Office里的秘密還遠不止如此:

  按住Alt鍵(或同時(shí)按住鼠標上的兩個(gè)按鈕)再拖動(dòng)左右(上下)邊距,可精確調整其值(在標尺上會(huì )顯示具體值)。

  用Shift+Alt+上(或下)方向鍵能夠調整文檔中段落的順序,也可以調整Word表格中的行序。

  此外,Alt+F8 可顯示用于運行、編輯或刪除宏的“宏”對話(huà)框。

  2、F4鍵—Word里的大神器

  很多人都不知道,其實(shí)F4鍵是Office中的大殺器! Office中的“F4” - 重復上一步操作。什么意思呢?

  比如我輸入abc,按一下F4, 就會(huì )自動(dòng)再輸入一遍abc;

  比如我剛剛為某一段文本設置好字體、顏色、縮進(jìn)、格式。選擇另一段文本,再按F4,就自動(dòng)把剛剛設置的動(dòng)作再重復一遍,應用到現在新選擇;

  還可以干什么?做表格時(shí)候,“在下方添加新行”這樣的命令,全部都可以用F4重復!

  最后,F4在PowerPoint也是同樣的,可以干好多事!

  3、Ctrl加字母—快捷鍵閃瞎雙眼

  Word是當之無(wú)愧的文字編輯神器,一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達人。

  其實(shí),絕大多數的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關(guān)的,Ctrl+C就是Copy,P就是Paste,B就是Bold,S就是Save…

  最基本的快捷鍵,shift+上下左右?梢杂面I盤(pán)從當前光標位置選擇文本。當然可以配合各種其他導航鍵,比如ctrl+上下左右,Home, End, PageUp/Down。此條對其他應用程序也有效!

  知道了如何用鍵盤(pán)選擇,那接下來(lái)一定要知道F2的妙用!選擇好一片文本之后,按F2,光標會(huì )自動(dòng)變成虛線(xiàn),讓你可以不用按住鼠標左鍵拖動(dòng),而是用鍵盤(pán)的方式,將文本移動(dòng)到任意位置!

  如何快速放大縮小字體呢? Ctrl + Alt + < 就是縮小, Ctrl + Alt + > 就是放大,很直觀(guān)吧!如果還想更詳細的調整字體,Ctrl + D調出字體欄,配合Tab+Enter全鍵盤(pán)操作吧:)

  Ctrl + L 左對齊, Ctrl + R 右對齊, Ctrl + E 居中

  Ctrl + F查找, Ctrl + H 替換。然后關(guān)于替換,里面又大有學(xué)問(wèn)!巧用替換,可以幫你節省大把大把時(shí)間!

  Ctrl + Z是撤銷(xiāo),那還原呢?就是Ctrl + Y,撤銷(xiāo)上一步撤銷(xiāo)!

  Shift+F3,英文全部大寫(xiě),英文全部小寫(xiě),首字母大寫(xiě)切換。

  Ctrl + Shift + C 粘貼格式,再用Ctrl + Shift + V將對應的格式粘貼到另一端文字里。

  Ctrl+Shift+Home/End,選中光標前后的所有文本

  當插入點(diǎn)位于公式中某個(gè)函數名稱(chēng)的右邊時(shí),則會(huì )顯示“函數參數”對話(huà)框。

  Ctrl+B 應用或取消加粗格式設置,Ctrl+I 應用或取消傾斜格式設置

  Ctrl+V 在插入點(diǎn)處插入剪貼板的內容,并替換任何選定內容。只有在剪切或復制了對象、文本或單元格內容后,才能使用此快捷鍵。

  Ctrl+W 關(guān)閉選定的工作簿窗口。

  Ctrl+Y 重復上一個(gè)命令或操作(如有可能)。

  Ctrl+Z 使用“撤消”命令來(lái)撤消上一個(gè)命令或刪除最后鍵入的條目。

  顯示了自動(dòng)更正智能標記時(shí),按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重復”命令撤消或恢復上一次自動(dòng)更正操作。

  WORD中輸入三個(gè)等號然后回車(chē),出來(lái)就是雙橫線(xiàn)

  “顯示/隱藏編輯標記”按鈕,會(huì )顯示段落標記和其他隱藏的格式符號

  Ctrl+1 設置當前段落行距為1倍,Ctrl+2 設置當前段落行距為2倍,Ctrl+5 設置當前段落行距為1.5倍

  如何將PPT 的文字拷入WORD 里面:只要以.rtf 格式另存即可。

  4、巧用“文檔比較”—解放你的雙手

  Word中的“審閱”功能大家可能都知道了。通過(guò)點(diǎn)擊“修訂”按鈕,別人做的任何修改,都會(huì )留下痕跡。

  如果對修改的內容無(wú)異議,即可選擇“接受所有修訂”,一鍵搞定。

  然而很多時(shí)候對一份word文檔進(jìn)行多次修改,且很多人不善于使用“審閱”中的“修訂”功能,導致文檔被修改過(guò)很多次后想查找對哪些細節進(jìn)行過(guò)修改比較麻煩。

  當然word視圖功能中有“并排查看”功能,但是比起“比較”功能還是遜色很多。

  有一次審閱合同,對合同的很多處細節做了修改,修改的過(guò)程沒(méi)有做任何標記,很多天后合同發(fā)給對方簽署,對方要求將之前合同(word版)所有有過(guò)變動(dòng)的地方都標記出來(lái),以方便對方審核。

  可是時(shí)間過(guò)去很久了,對方又要的急,所以就用到了“審閱”下的“比較”功能,很快的查找出了做過(guò)修改的各個(gè)細節,大大提升了工作效率。

  這是“比較”功能的位置。

  圖二:分別選擇原文檔和經(jīng)過(guò)修改過(guò)的文檔:

  圖三:舉一個(gè)簡(jiǎn)單的小例子,很快就檢索出兩份文檔的任何區別。

  5、巧用“通配符”—Wildcard

  有時(shí)候Word文檔中有許多多余的空行需要刪除,這個(gè)時(shí)候我們可以完全可以用“查找替換”來(lái)輕松解決。

  打開(kāi)“編輯”菜單中的“替換”對話(huà)框,把光標定位在“查找內容”輸入框中,單擊“高級”按鈕,選擇“特殊字符”中的“段落標記”兩次,在輸入框中會(huì )顯示“^p^p”,然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個(gè)“段落標記”(一個(gè)“^p”),再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會(huì )被刪除。

  這個(gè)替換的意思就是,將所有空兩行的地方,替換為空一行。

  類(lèi)似地,你還可以多種通配符交叉使用,比如將所有的分行(^p)替換為制表符(^t),如此一來(lái),所有段落將變成一行,并且能直接粘貼進(jìn)Excel的一行內,自動(dòng)分為不同的列。

  其他的通配符還有很多,可以使用通配符來(lái)搜索多個(gè)單詞。

  例如,使用星號 (*) 通配符來(lái)搜索字符串(例如,輸入 s*d 會(huì )得出“sad”、“started”和“some other day”)。

  如何使用通配符查找文本?

  在“編輯”菜單上,指向“查找”,再單擊“高級查找和替換”

  選中“使用通配符”復選框

  在“特殊”彈出菜單上,單擊通配符,然后在“查找內容”框中鍵入任何附加文字

  單擊“查找下一個(gè)”

  注意選中上方的“Use wildcard”(使用通配符)。

  掌握了這些通配符,幾乎可以搜索查找替換word里任意條件的內容。

  比如,找所有句子與句子之間只有一個(gè)空格的地方(兩個(gè)空格為正常)。

  輸入:[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]

  6、雙擊分屏—炫酷小技巧

  雙擊Word中右上角的小橫杠,輕松將頁(yè)面分為兩屏!

  寫(xiě)文章時(shí)同時(shí)看前面的內容,完全無(wú)壓力。

  其實(shí),小編覺(jué)得:Word里你會(huì )準確地設置字體段落頁(yè)面,會(huì )用頁(yè)眉頁(yè)腳,會(huì )分節,打印之前知道預覽,知道怎么用宏,會(huì )生成目錄,你已經(jīng)打敗了超過(guò)90%的人。

  辦公軟件小技巧

  Word

  1、快速插入當前日期或時(shí)間

  有時(shí)寫(xiě)完一篇文章,覺(jué)得有必要在文章末尾插入系統的當前日期或時(shí)間,一般人是通過(guò)選擇菜單來(lái)實(shí)現的。其實(shí)我們可以按ALT+Shift+D鍵來(lái)插入系統日期,而按下ALT+Shift+T組合鍵則插入系統當前時(shí)間,很快!

  2、快速分頁(yè)

  按CTRL+Enter,可以快速插入分頁(yè)符,新增一個(gè)空白頁(yè)。

  3、快速調整文字的大小

  選中文字,按Ctrl+Shift+>組合鍵,加大文字字號

  按Ctrl+Shift+<組合鍵,縮小文字字號

  再也不用鼠標操作那么麻煩了~

  4、快速輸入上下標

  輸入23,選中“3”,按Ctrl+Shift++。則3會(huì )變成上標。如果是Ctrl++,則變成下標。

  Excel

  1、用斜線(xiàn)分割單個(gè)單元格

  選中對象插入形狀(直線(xiàn))ALT+鼠標快速定位單元格邊角F4重復動(dòng)作,添加分割線(xiàn)插入文本框調整字體

  2、隱藏不需要顯示區域

  選中對象Ctrl+1點(diǎn)擊自定義輸入;

  3、數據以萬(wàn)為單位顯示

  選中對象Ctrl+1點(diǎn)擊自定義輸入0!.0,"萬(wàn)"

  4、對個(gè)案百分比排序

  選中對象排序取消勾選數據包含標題選擇序列

  5、插入帶音調的拼音

  標注帶音調的拼音插入-符號拉丁語(yǔ)擴充-B輸入帶音調的拼音(備注:動(dòng)態(tài)圖中“們”應為第二聲。)

  Word辦公軟件應用技巧

  1.定位到最后三次編輯的位置

  其實(shí)Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置,即Word會(huì )記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置,可以重復按下Shift+F5鍵,并在三次編輯位置之間循環(huán),當然按一下Shift+F5就會(huì )定位到上一次編輯時(shí)的位置了。

  2.快速插入當前日期或時(shí)間

  有時(shí)寫(xiě)完一篇文章,覺(jué)得有必要在文章的末尾插入系統的當前日期或時(shí)間,一般人是通過(guò)選擇菜單來(lái)實(shí)現的。其實(shí)我們可以按Alt+Shift+D鍵來(lái)插入系統日期,而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統當前時(shí)間,很快!

  3.快速多次使用格式刷

  Word中提供了快速多次復制格式的方法:雙擊格式刷,你可以將選定格式復制到多個(gè)位置,再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關(guān)閉格式刷。

  4.快速打印多頁(yè)表格標題

  選中表格的主題行,選擇“表格”菜單下的“標題行重復”復選框,當你預覽或打印文件時(shí),你就會(huì )發(fā)現每一頁(yè)的表格都有標題了,當然使用這個(gè)技巧的前提是表格必須是自動(dòng)分頁(yè)的。

  5.快速將文本提升為標題

  首先將光標定位至待提升為標題的文本,當按Alt+Shift+←鍵,可把文本提升為標題,且樣式為標題1,再連續按Alt+Shift+→鍵,可將標題1降低為標題2、標題3……標題9。

  6.快速改變文本字號

  Word的字號下拉菜單中,中文字號為八號到初號,英文字號為5磅到72磅,這對于一般的辦公人員來(lái)說(shuō),當然已經(jīng)綽綽有余了。但在一些特殊情況下,比如打印海報或機關(guān)宣傳墻報時(shí)常常要用到更大的字體,操作起來(lái)就有些麻煩了。其實(shí),我們完全也可以快速改變文本的字號:先在Word中選中相關(guān)漢字,然后用鼠標單擊一下工具欄上的字號下拉列表框,直接鍵入數值,即可快速改變您的字體大小。而且這個(gè)技巧在Excel和WPS2000/Office中同樣適用。

  7.快速設置上下標注

  首先選中需要做上標文字,然后按下組合鍵Ctrl+Shift+=就可將文字設為上標,再按一次又恢復到原始狀態(tài);按Ctrl+=可以將文字設為下標,再按一次也恢復到原始狀態(tài)。

  8.快速取消自動(dòng)編號

  雖然Word中的自動(dòng)編號功能較強大,但是據筆者試用,發(fā)現自動(dòng)編號命令常常出現錯亂現象。其實(shí),我們可以通過(guò)下面的方法來(lái)快速取消自動(dòng)編號。

  (1)當Word為其自動(dòng)加上編號時(shí),您只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作,此時(shí)自動(dòng)編號會(huì )消失,而且再次鍵入數字時(shí),該功能就會(huì )被禁止了;

  (2)選擇“工具”→“自動(dòng)更正選項”命令,在打開(kāi)的“自動(dòng)更正”對話(huà)框中,單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項卡,然后取消選擇“自動(dòng)編號列表”復選框(如圖1),最后單擊“確定”按鈕完成即可;

  9.快速選擇字體

  為了達到快速選擇字體的目的,我們可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。首先右擊Word工具欄,選擇“自定義“命令,打開(kāi)“自定義”對話(huà)框,在“自定義”對話(huà)框中選擇“命令”選項卡,并移動(dòng)光標條到類(lèi)別欄中的“字體”項,看到平時(shí)經(jīng)常使用的字體,把它拖到工具欄成為按鈕,以后要快速選擇字體,只要先選中文本,再按下工具欄上字體按鈕即可,省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。

  10.快速去除Word頁(yè)眉下橫線(xiàn)

  快速去除Word頁(yè)眉下的那條橫線(xiàn)可以用下面的四種方法:一是可以將橫線(xiàn)顏色設置成“白色”;二是在進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí),設置表格和邊框為“無(wú)”;第三種方法是進(jìn)入頁(yè)眉編輯,然后選中段落標記并刪除它;最后一種方法是將“樣式”圖標欄里面的“頁(yè)眉”換成“正文”就行了。

  Word辦公軟件應用技巧

  1.同時(shí)保存所有打開(kāi)的Word文檔

  有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí),每個(gè)文件要逐一保存,既費時(shí)又費力,有沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí),單擊“文件”菜單,大家看,已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令,這可就方便多了。

  2.巧妙設置文檔保護

  在用Word2000/XP打印一份文件時(shí),忽然頭兒有要事吩咐,要暫時(shí)離開(kāi)一下,關(guān)閉文件吧,既費事又沒(méi)必要,但又不想辛辛苦苦寫(xiě)的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令,在彈出的窗口中選擇“保護窗體”,然后設上密碼。怎么樣,光標跑到了文件頭,任你怎么移動(dòng)鼠標、敲擊鍵盤(pán)就是無(wú)法編輯了,不錯吧。等回來(lái)時(shí),執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令,一切又正常了。

  3.編輯長(cháng)文件更輕松

  相信大家都有這樣的經(jīng)歷:在使用Excel、Word編輯長(cháng)文檔時(shí),有時(shí)需要將文章開(kāi)始的多處內容復制到文章末尾。但通過(guò)拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)回移動(dòng)非常麻煩,還會(huì )出錯。其實(shí)只要將鼠標移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當位置,發(fā)現鼠標指針變成雙箭頭,此時(shí)按住鼠標左鍵

  向下拖動(dòng),文檔編輯區會(huì )被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開(kāi)頭的內容,在下面編輯區找到需要粘貼的位置,這樣你就可以復制內容了,而不必來(lái)回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內容。

  4.給WPS文檔添加水印

  先用作圖軟件(畫(huà)筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來(lái)也行),然后打開(kāi)需要添加水印的WPS文檔,執行“格式→頁(yè)面背景→設置”命令,打開(kāi)“設置背景”對話(huà)框,切換到“圖片”標簽下,按“選擇圖片”按鈕,選中剛才制作的圖片,并進(jìn)行適當設置后確定,就可以為文檔設置上水印了。

  5.在金山文字中快速打開(kāi)“頁(yè)面設置”

  在用金山文字2002處理文檔時(shí),一個(gè)最常用的操作就是設置頁(yè)面。先執行“視圖→標尺→水平(垂直)標尺”命令,展開(kāi)“水平(垂直)標尺”打開(kāi),然后用鼠標在水平(垂直)標尺上雙擊,即可快速打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框,對頁(yè)面進(jìn)行設置了。

  6.在Excel中插入拼音

  在我們使用Excel時(shí),常常會(huì )遇到十分孤僻的字,但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是:選中想要加入拼音注釋的表格,打開(kāi)Excel的菜單欄中的“格式”菜單,選中“拼音信息/設置”

  項,在彈出的對話(huà)框中的“設置”和“字體”選項中,分別選擇拼音的對齊方式和字體,最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”,即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音,可通過(guò)“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示注釋的拼音。

  7.取消“自作聰明”的超級鏈接

  當我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候,Word會(huì )自動(dòng)為我們轉換為超級鏈接,如果不小心在網(wǎng)址上按一下,就會(huì )啟動(dòng)IE進(jìn)入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能,就會(huì )覺(jué)得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項”,單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項,將“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項,將“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣,以后再輸入網(wǎng)址后,就不會(huì )轉變?yōu)槌夋溄恿恕?/p>

  8.巧設Word啟動(dòng)后的默認文件夾

  Word啟動(dòng)后,默認打開(kāi)的文件夾總是“我的文檔”。通過(guò)設置,我們可以自定義Word啟動(dòng)后的默認文件夾,步驟如下:(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令,程序將會(huì )彈出“選項”的對話(huà)框;(2)在對話(huà)框中,選擇“文件位置”標簽,同時(shí)選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕,打開(kāi)“更改位置”對話(huà)框,在“查找范圍”下拉框中,選擇你希望設置為

  默認文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕,此后Word的默認文件夾就是用戶(hù)自己設定的文件夾。

  9.在Word中快速輸入漢字偏旁部首

  作為語(yǔ)文老師,在用Word編制練習時(shí),常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令,打開(kāi)“符號”對話(huà)框,在“符號”標簽下,將字體選定為“標準字體”,“子集”選定為“CJK統一漢字”,你就會(huì )發(fā)現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類(lèi)漢字都是以該類(lèi)漢字的偏旁部首開(kāi)始的,選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按“插入”按鈕就行了。

  10.改變WPS Office2000啟動(dòng)后的默認紙張和字號

  1.進(jìn)入WPS Office2000,選擇“文件→頁(yè)面設置”,將“紙張規格”設置為16開(kāi)或B5,并根據需要設置好紙張邊距,回車(chē)確定。

  2.字體字號可根據自己的寫(xiě)作習慣定義一下,比如“宋體、四號”。

  3.選擇“文件→存為模板”,在左面模板類(lèi)型中選擇“通用”型,在右面“模板名”中輸入模板名稱(chēng),單擊“確定”。然后退出WPS Office。

  4.再次進(jìn)入WPS Office,選擇“文件→新建”,單擊“通用”模板,單擊你剛才輸入的模板名稱(chēng),單擊對話(huà)框右下角的“設為默認模板”,單擊“確定”,大功告成。這樣,當你每次進(jìn)入WPS Office后,紙張就變?yōu)?6開(kāi)或B5、字體字號也變?yōu)槟闼枰牧恕?/p>

  11.將Word表格巧妙轉換為Excel表格

  先打開(kāi)帶表格的Word文件,接著(zhù)選中整個(gè)表格,先將光標放在表格的任一單元,在整個(gè)表格的左上角會(huì )出現一個(gè)帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊,整個(gè)表格的字會(huì )變黑表示全部選中,單擊右鍵,在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開(kāi)Excel,再單擊右鍵,在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”,在出現的對話(huà)框中有6項菜單可選,選擇“文本”并確定就行了。

  12.巧存Word文檔中的圖片

  有時(shí)候收到朋友寄來(lái)的一篇圖文并茂的Word文檔,想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里,可以按照下面的方法來(lái)做:打開(kāi)該文檔,選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁(yè)”,指定一個(gè)新的文件名,按下“保存”按鈕,你會(huì )發(fā)現在保存的目錄下,多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開(kāi)該文件夾,你會(huì )驚喜地發(fā)現,Word文檔中的所有圖片,都在這個(gè)目錄里保存著(zhù)。

  13.在金山表格2002中為數值自動(dòng)添加單位

  在使用金山表格2002時(shí),因工作需要,筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實(shí)只要稍加設置一下,就可以讓系統自動(dòng)添加:選中相應的單元格(區域),打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框,在“格式”標簽中,選中“格式類(lèi)別”下面的“數值擴

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