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office辦公軟件實(shí)用小技巧匯總「最全版」
office辦公軟件的實(shí)用技巧有哪些呢?下面YJBYS小編為你盤(pán)點(diǎn)匯總如下!歡迎大家閱讀學(xué)習!
1. 同時(shí)保存所有打開(kāi)的Word文檔
有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí)，每個(gè)文件要逐一保存，既費時(shí)又費力，有沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí)，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令，這可就方便多了
2. 巧妙設置文檔保護
在用Word 2000/XP打印一份文件時(shí)，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時(shí)離開(kāi)一下，關(guān)閉文件吧，既費事又沒(méi)必要，但又不想辛辛苦苦寫(xiě)的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然后設上密碼。怎么樣，光標跑到了文件頭，任你怎么移動(dòng)鼠標、敲擊鍵盤(pán)就是無(wú)法編輯了，不錯吧。等回來(lái)時(shí)，執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。
3. 編輯長(cháng)文件更輕松
相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長(cháng)文檔時(shí)，有時(shí)需要將文章開(kāi)始的多處內容復制到文章末尾。但通過(guò)拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)回移動(dòng)非常麻煩，還會(huì )出錯。其實(shí)只要將鼠標移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當位置，發(fā)現鼠標指針變成雙箭頭，此時(shí)按住鼠標左鍵向下拖動(dòng)，文檔編輯區會(huì )被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開(kāi)頭的內容，在下面編輯區找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復制內容了，而不必來(lái)回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內容。
4. 給WPS文檔添加水印
先用作圖軟件(畫(huà)筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來(lái)也行)，然后打開(kāi)需要添加水印的WPS文檔，執行“格式→頁(yè)面背景→設置”命令，打開(kāi)“設置背景”對話(huà)框，切換到“圖片”標簽下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才制作的圖片，并進(jìn)行適當設置后確定，就可以為文檔設置上水印了。
5. 在金山文字中快速打開(kāi)“頁(yè)面設置”
在用金山文字2002處理文檔時(shí)，一個(gè)最常用的操作就是設置頁(yè)面。先執行“視圖→標尺→水平(垂直)標尺”命令，展開(kāi)“水平(垂直)標尺”打開(kāi)，然后用鼠標在水平(垂直)標尺上雙擊，即可快速打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框，對頁(yè)面進(jìn)行設置了。
6. 在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時(shí)，常常會(huì )遇到十分孤僻的字，但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音注釋的表格，打開(kāi)Excel的菜單欄中的“格式”菜單，選中“拼音信息/設置”項，在彈出的對話(huà)框中的“設置”和“字體”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字體，最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音，可通過(guò)“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示注釋的拼音。
7. 取消“自作聰明”的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候，Word會(huì )自動(dòng)為我們轉換為超級鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會(huì )啟動(dòng)IE進(jìn)入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會(huì )覺(jué)得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項”，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會(huì )轉變?yōu)槌夋溄恿恕?/p>
8. 巧設Word啟動(dòng)后的默認文件夾
Word啟動(dòng)后，默認打開(kāi)的文件夾總是“我的文檔”。通過(guò)設置，我們可以自定義Word啟動(dòng)后的默認文件夾，步驟如下：(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令，程序將會(huì )彈出“選項”的對話(huà)框;(2)在對話(huà)框中，選擇“文件位置”標簽，同時(shí)選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕，打開(kāi)“更改位置”對話(huà)框，在“查找范圍”下拉框中，選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕，此后Word的默認文件夾就是用戶(hù)自己設定的文件夾。
9. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語(yǔ)文老師，在用Word編制練習時(shí)，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令，打開(kāi)“符號”對話(huà)框，在“符號”標簽下，將字體選定為“標準字體”，“子集”選定為“CJK統一漢字”，你就會(huì )發(fā)現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類(lèi)漢字都是以該類(lèi)漢字的偏旁部首開(kāi)始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。
10. 改變WPS Office 2000啟動(dòng)后的默認紙張和字號
1.進(jìn)入WPS Office 2000，選擇“文件→頁(yè)面設置”，將“紙張規格”設置為16開(kāi)或B5，并根據需要設置好紙張邊距，回車(chē)確定。
2.字體字號可根據自己的寫(xiě)作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。
3.選擇“文件→存為模板”，在左面模板類(lèi)型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱(chēng)，單擊“確定”。然后退出WPS Office。
4.再次進(jìn)入WPS Office，選擇“文件→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱(chēng)，單擊對話(huà)框右下角的“設為默認模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進(jìn)入WPS Office后，紙張就變?yōu)?6開(kāi)或B5、字體字號也變?yōu)槟闼枰牧恕?/p>
11. 將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先打開(kāi)帶表格的Word文件，接著(zhù)選中整個(gè)表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角會(huì )出現一個(gè)帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì )變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開(kāi)Excel，再單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現的對話(huà)框中有6項菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。
12. 巧存Word文檔中的圖片
有時(shí)候收到朋友寄來(lái)的一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來(lái)做：打開(kāi)該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁(yè)”，指定一個(gè)新的文件名，按下“保存”按鈕，你會(huì )發(fā)現在保存的目錄下，多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開(kāi)該文件夾，你會(huì )驚喜地發(fā)現，Word文檔中的所有圖片，都在這個(gè)目錄里保存著(zhù)。
13. 在金山表格2002中為數值自動(dòng)添加單位
在使用金山表格2002時(shí)，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實(shí)只要稍加設置一下，就可以讓系統自動(dòng)添加：選中相應的單元格(區域)，打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框，在“格式”標簽中，選中“格式類(lèi)別”下面的“數值擴展”選項，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數字，按下“Enter”鍵后，即可將數字后面自動(dòng)加上所設置的單位。
14. PowerPoint的特殊播放模式
在實(shí)際使用Powerpoint演示文稿的過(guò)程中，往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時(shí)，一般會(huì )處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。
15. 在Word XP中巧輸分數
啟動(dòng)Word XP，選擇“插入”菜單下的“域”命令，出現“域”對話(huà)框，在“請選擇域類(lèi)別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項選中“Eq”，然后單擊“域代碼”按鈕，單擊“選項”按鈕，在“開(kāi)關(guān)”中選擇“\F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代碼”中添加上分子和分母，如EQ \F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯窗口，這樣分數制作就完成了。
16. 快速輸入大寫(xiě)數字
由于工作需要，經(jīng)常要輸入一些大寫(xiě)的金額數字(特別是財務(wù)人員)，但由于大寫(xiě)數字筆畫(huà)大都比較復雜，無(wú)論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來(lái)偶然發(fā)現，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫(xiě)數字如“123456”，選中后從“插入”菜單中選擇“數字”命令，接著(zhù)會(huì )出現如圖所示的對話(huà)框，選擇“壹，貳，叁”項，點(diǎn)擊“確定”即可，或者你也可以直接在“數字”對話(huà)框中輸入數字。
17. 巧設WPS Office的表單域外形
WPS Office中的表單域雖然可以自由設置填充色和邊線(xiàn)，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個(gè)方法，可以對幾種表單域外形進(jìn)行設置，只是方法略為麻煩了一點(diǎn)。
插入一個(gè)單行文字型表單域，點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護文檔圖標，確定使文檔處于保護狀態(tài)，單擊該表單域使它進(jìn)入輸入狀態(tài)，可以看到文字輸入的光標在表單域中閃爍，然后點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護文檔圖標解除保護狀態(tài)。請注意此時(shí)文字輸入的光標仍處于表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵菜單中就會(huì )有一個(gè)外形選擇項�，F在只要在外形選擇項中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。
當然并不是所有的表單域都可以采用以上方法設置。經(jīng)筆者試驗，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設置外形。
18. 在Excel中快速輸入特殊符號
報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實(shí)這都是不正確的，“00”是數字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫(xiě)，“零零”是中文數字的大寫(xiě)，而“二”是中文數字的小寫(xiě)，它們之間都不匹配。經(jīng)過(guò)仔細摸索，筆者發(fā)現被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤(pán)”可以輕松地輸入常用符號。打開(kāi)中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態(tài)下，用鼠標右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤(pán)”標志，這里選“單位符號”，這樣輸入法的軟鍵盤(pán)就被打開(kāi)且定位到中文數字上，按鍵盤(pán)上的Q鍵或用鼠標點(diǎn)擊“軟鍵盤(pán)”上的Q鍵，中文小寫(xiě)的“○”便被錄入進(jìn)來(lái)。
19. WPS Office中用文字框巧分欄
在工作中，經(jīng)常會(huì )用到頁(yè)面分欄設置，WPS Office能夠將欄間距設為0～100mm之間的任何數值，基本上能滿(mǎn)足工作的需要。但有的時(shí)候可能需要將欄間距再加大或左右不對稱(chēng)，這時(shí)系統設置就無(wú)能為力了。其實(shí)利用文字框就能解決這個(gè)問(wèn)題。
1.首先設置好分欄數，然后打開(kāi)“插入”下的“文字框”，這時(shí)鼠標變?yōu)槭中�，用鼠標在分欄的中間拖出一個(gè)文字框。
2.用右鍵點(diǎn)擊文字框，在彈出的菜單中選擇“對象屬性”，然后在“邊線(xiàn)端點(diǎn)”中將“邊線(xiàn)風(fēng)格”設為空線(xiàn)。
3.再到“位置尺寸”框中根據需要設定好文字框的大小與位置。這里需要注意的是，文字框應該與欄中的文字等高。
4.最后將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設為“左右繞排”。
20. 幻燈片播放速度隨意設
用PowerPoint2002制作幻燈片時(shí)，“自定義動(dòng)畫(huà)”的“速度”只有5個(gè)選項，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時(shí)播放動(dòng)畫(huà)需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么辦呢?這時(shí)可以先在“自定義”動(dòng)畫(huà)的任務(wù)窗口中選中所定義的動(dòng)畫(huà)，點(diǎn)擊右側的小三角，選中“計時(shí)”項，然后在彈出的對話(huà)框中找到“速度”項，將它修改為合適的速度即可(最長(cháng)不能超過(guò)60小時(shí))。
21. 在Excel中快速輸入大寫(xiě)數字
在“智能ABC輸入法”狀態(tài)下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，松開(kāi)Shift鍵，然后輸入任一數字鍵，就得到相對應的大寫(xiě)數字了。另外，財會(huì )人員常用的單位詞，如“個(gè)、拾、佰、仟、萬(wàn)”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對應的漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。
22. 在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫(huà)”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開(kāi)Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開(kāi)的“對象”對話(huà)框中，選擇“由文件創(chuàng )建”活頁(yè)卡片，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，從打開(kāi)的“瀏覽”對話(huà)框中找到準備插入的MP3文件，并確定。當“瀏覽”對話(huà)框自動(dòng)關(guān)閉后，點(diǎn)擊“由文件創(chuàng )建”活頁(yè)卡片中的“確定”按鈕，稍等一會(huì )兒，插入點(diǎn)就會(huì )出現MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須說(shuō)明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。
23. 讓Excel啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)打開(kāi)工作簿
用戶(hù)可自定義默認工作簿，以便每次啟動(dòng)Excel時(shí)，均可自動(dòng)打開(kāi)此工作簿。方法是：自定義一個(gè)新工作簿，然后將它保存在XLStart文件夾下。在C:\Documents and Settings\用戶(hù)名\Application Data\Microsoft\Excel或C:\Program Files\Microsoft Office\Office10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統安裝盤(pán)符而定。
24. 在英文狀態(tài)下快速輸入中文標點(diǎn)符號
在輸入中文過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )遇到一些英文單詞或句子，此時(shí)許多人會(huì )將中文輸入法切換為英文輸入法來(lái)輸入英文。這樣一來(lái)，標點(diǎn)符號也成英文的了，輸入標點(diǎn)符號時(shí)，還要再將輸入法轉為中文，十分麻煩。有沒(méi)有簡(jiǎn)便的方法呢?當然有。Office2000為用戶(hù)提供了12組輸入中文標點(diǎn)符號的快捷鍵(詳見(jiàn)附表)，不管在任何輸入法狀態(tài)下(當然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標點(diǎn)符號，省去了來(lái)回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標點(diǎn)符號的中英文方式看似一樣，其實(shí)是有區別的。
25. 為Word添加小助手
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