office辦公軟件使用技巧
office辦公軟件的使用技巧有哪些?下面YJBYS小編為大家介紹!
1.同時(shí)保存所有打開(kāi)的Word文檔
有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí)，每個(gè)文件要逐一保存，既費時(shí)又費力，有沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí)，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令，這可就方便多了
2.巧妙設置文檔保護
在用Word2000/XP打印一份文件時(shí)，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時(shí)離開(kāi)一下，關(guān)閉文件吧，既費事又沒(méi)必要，但又不想辛辛苦苦寫(xiě)的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然后設上密碼。怎么樣，光標跑到了文件頭，任你怎么移動(dòng)鼠標、敲擊鍵盤(pán)就是無(wú)法編輯了，不錯吧。等回來(lái)時(shí)，執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。
3.編輯長(cháng)文件更輕松
相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長(cháng)文檔時(shí)，有時(shí)需要將文章開(kāi)始的多處內容復制到文章末尾。但通過(guò)拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)回移動(dòng)非常麻煩，還會(huì )出錯。其實(shí)只要將鼠標移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當位置，發(fā)現鼠標指針變成雙箭頭，此時(shí)按住鼠標左鍵向下拖動(dòng)，文檔編輯區會(huì )被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開(kāi)頭的內容，在下面編輯區找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復制內容了，而不必來(lái)回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內容。
4.在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時(shí)，常常會(huì )遇到十分孤僻的字，但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音注釋的表格，打開(kāi)Excel的菜單欄中的“格式”菜單，選中“拼音信息/設置”項，在彈出的對話(huà)框中的“設置”和“字體”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字體，最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音，可通過(guò)“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示注釋的拼音。
5.取消“自作聰明”的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候，Word會(huì )自動(dòng)為我們轉換為超級鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會(huì )啟動(dòng)IE進(jìn)入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會(huì )覺(jué)得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項”，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會(huì )轉變?yōu)槌夋溄恿恕?/p>
6.巧設Word啟動(dòng)后的默認文件夾
Word啟動(dòng)后，默認打開(kāi)的文件夾總是“我的文檔”。通過(guò)設置，我們可以自定義Word啟動(dòng)后的默認文件夾，步驟如下：(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令，程序將會(huì )彈出“選項”的對話(huà)框;(2)在對話(huà)框中，選擇“文件位置”標簽，同時(shí)選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕，打開(kāi)“更改位置”對話(huà)框，在“查找范圍”下拉框中，選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕，此后Word的默認文件夾就是用戶(hù)自己設定的文件夾。
7.在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語(yǔ)文老師，在用Word編制練習時(shí)，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令，打開(kāi)“符號”對話(huà)框，在“符號”標簽下，將字體選定為“標準字體”，“子集”選定為“CJK統一漢字”，你就會(huì )發(fā)現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類(lèi)漢字都是以該類(lèi)漢字的偏旁部首開(kāi)始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。
8.改變WPSOffice2000啟動(dòng)后的默認紙張和字號
1.進(jìn)入WPSOffice2000，選擇“文件→頁(yè)面設置”，將“紙張規格”設置為16開(kāi)或B5，并根據需要設置好紙張邊距，回車(chē)確定。
2.字體字號可根據自己的寫(xiě)作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。
3.選擇“文件→存為模板”，在左面模板類(lèi)型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱(chēng)，單擊“確定”。然后退出WPSOffice。
4.再次進(jìn)入WPSOffice，選擇“文件→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱(chēng)，單擊對話(huà)框右下角的“設為默認模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進(jìn)入WPSOffice后，紙張就變?yōu)?6開(kāi)或B5、字體字號也變?yōu)槟闼枰牧恕?/p>
9.將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先打開(kāi)帶表格的Word文件，接著(zhù)選中整個(gè)表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角會(huì )出現一個(gè)帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì )變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開(kāi)Excel，再單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現的對話(huà)框中有6項菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。
10.巧存Word文檔中的圖片
有時(shí)候收到朋友寄來(lái)的一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來(lái)做：打開(kāi)該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁(yè)”，指定一個(gè)新的文件名，按下“保存”按鈕，你會(huì )發(fā)現在保存的目錄下，多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開(kāi)該文件夾，你會(huì )驚喜地發(fā)現，Word文檔中的所有圖片，都在這個(gè)目錄里保存著(zhù)。
11.在金山表格2002中為數值自動(dòng)添加單位
在使用金山表格2002時(shí)，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實(shí)只要稍加設置一下，就可以讓系統自動(dòng)添加：選中相應的單元格(區域)，打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框，在“格式”標簽中，選中“格式類(lèi)別”下面的“數值擴展”選項，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數字，按下“Enter”鍵后，即可將數字后面自動(dòng)加上所設置的單位。
12.PowerPoint的特殊播放模式
在實(shí)際使用Powerpoint演示文稿的過(guò)程中，往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時(shí)，一般會(huì )處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。
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