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Office2010的自動(dòng)保存和恢復功能詳述
當你在埋頭辛苦編輯Excel、Word或PPT文檔的時(shí)候，如果突然發(fā)生斷電、系統崩潰、意外誤操作，這時(shí)候你一定很崩潰。下面小編將以Excel2010為例詳細闡述其中自動(dòng)保存功能的工作機理和恢復文件的訪(fǎng)問(wèn)方法，Word和PPT的功能與此類(lèi)似，可以相形參照。
【設置方法】
首先，要讓Excel能夠自動(dòng)進(jìn)行后臺的定時(shí)保存，需要在Excel選項中開(kāi)啟這一功能，如下圖所示：
如上圖所示，勾選“保存自動(dòng)恢復信息時(shí)間間隔”的復選框可以開(kāi)啟“自動(dòng)定時(shí)保存”的功能，右側數值調節框中可以設置自動(dòng)保存的時(shí)間間隔，最短為1分鐘，最長(cháng)為120分鐘。
下側“自動(dòng)恢復文件位置”則是自動(dòng)保存的臨時(shí)文件存放路徑，
在Win7系統下默認為：C:\Users\<用戶(hù)名>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel，
WinXP系統下則默認為：C:\Documents and Settings\<用戶(hù)名>\Application Data\Microsoft\Excel。
還有一個(gè)選項，名字很長(cháng)“如果我沒(méi)保存就關(guān)閉，請保留上次自動(dòng)保留的版本”，這個(gè)選項關(guān)系到您的工作在意外關(guān)閉時(shí)是否仍可以找到自動(dòng)保存的備份文檔，是充分享受這個(gè)自動(dòng)保存功能所帶來(lái)的好處的關(guān)鍵所在，務(wù)必勾選!
【運作機理】
自動(dòng)保存的運作機理如下：
1，要讓自動(dòng)保存起作用的文檔必須是至少保存過(guò)一次的文檔(也就是硬盤(pán)中存在的文檔)，如果是在程序中直接新建的空白文檔，需要先保存為硬盤(pán)中的某個(gè)文檔以后才可以啟用此功能。
2，在前一次保存(包括手動(dòng)保存或自動(dòng)保存)后，在文檔發(fā)生新的修改后，系統內部的計時(shí)器開(kāi)始啟動(dòng)，到達指定的時(shí)間間隔后發(fā)生一次自動(dòng)保存動(dòng)作。相反，如果在前一次保存后，文檔中并沒(méi)有發(fā)生過(guò)新的修改變化，則不會(huì )激活計時(shí)器，也不會(huì )激發(fā)定時(shí)保存的動(dòng)作。
3，只有在Excel程序窗口被激活的狀態(tài)下，計時(shí)器才會(huì )工作。假設我打開(kāi)了Excel，并進(jìn)行了修改，但我又切換到IE里面去瀏覽網(wǎng)頁(yè)了，此時(shí)計時(shí)器將停止工作，即使過(guò)上一個(gè)小時(shí)，也不會(huì )發(fā)生自動(dòng)保存的動(dòng)作。
4，在計時(shí)器工作過(guò)程之中，如果提前發(fā)生了手動(dòng)存檔事件，計時(shí)器將清零停止工作。這一點(diǎn)很好理解，因為根據第一點(diǎn)，只有在前一次保存后發(fā)生新的修改時(shí)才會(huì )開(kāi)始計時(shí)器的工作，因此當進(jìn)行手動(dòng)保存時(shí)，就相當于一次歸零操作，所有修改被即時(shí)保存，沒(méi)有產(chǎn)生新的未保存的修改項目。
5，在一次自動(dòng)保存事件發(fā)生過(guò)后，如果文檔沒(méi)有新的編輯動(dòng)作產(chǎn)生，計時(shí)器也不會(huì )開(kāi)始工作。其原因與上面第3點(diǎn)相同。
【功能作用效果】
如何體現自動(dòng)保存功能正在發(fā)生作用?
在滿(mǎn)足前述條件，發(fā)生自動(dòng)保存的事件后，可以在Excel功能區上依次單擊“文件”→“信息”，打開(kāi)當前文檔的信息面板，可以在“管理版本”的區域中看到當前文檔自動(dòng)保存所生成的歷史版本，例如下圖中顯示了這個(gè)文檔在16:35、16:41和16:44分別發(fā)生過(guò)三次自動(dòng)保存事件，生成了三個(gè)歷史文檔。這里的三個(gè)文檔的時(shí)間間隔與您所設置的自動(dòng)保存間隔并不一致，根據前面所述的運作機理可以知道，這個(gè)時(shí)間所反映的只是您的編輯動(dòng)作所發(fā)生的時(shí)間與設定的保存間隔綜合作用的結果。
同樣在這個(gè)界面中，您可以選擇打開(kāi)和恢復某個(gè)歷史版本，也可以選擇刪除這些歷史版本。當你沒(méi)辦法使用Ctrl+Z來(lái)撤銷(xiāo)返回到十幾分鐘前的某個(gè)文檔狀態(tài)時(shí)，可以使用這個(gè)功能恢復到某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的歷史版本，對許多人來(lái)說(shuō)這是一個(gè)不錯的選擇。
【臨時(shí)文件】
自動(dòng)保存功能會(huì )產(chǎn)生臨時(shí)文件，在哪里可以找到這些臨時(shí)文件對于發(fā)生意外以后的恢復至關(guān)重要。
那么上圖中所謂的歷史版本文件到底在哪里呢?在第一張附圖中，顯示了選項設置時(shí)的文件存放路徑，在Win7系統下默認為：C:\Users\<用戶(hù)名>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel，WinXP系統下則默認為：C:\Documents and Settings\<用戶(hù)名>\Application Data\Microsoft\Excel。
在這個(gè)路徑下會(huì )有一個(gè)<文檔文件名>+隨機數字組成的文件夾，如下圖所示。在這個(gè)文件夾里面，每發(fā)生一次自動(dòng)保存事件，都會(huì )生成一個(gè)名為“<文檔文件名>((Autosaved-隨機數字)).xlsb”的文件，有過(guò)幾次自動(dòng)保存，就會(huì )生成幾個(gè)文件�？梢钥吹轿募男薷臅r(shí)間與之前在“版本信息”中所看到相一致。
這個(gè)文件夾中的臨時(shí)文件可以直接用Excel打開(kāi)，打開(kāi)時(shí)會(huì )在信息欄(編輯欄上方)顯示此文檔是“自動(dòng)保存的版本”，而且是只讀方式，在“信息”面板中也會(huì )顯示相同信息，如下圖所示。點(diǎn)擊“還原”按鈕就可以把臨時(shí)文件的內容和狀態(tài)覆蓋為此文檔的最新?tīng)顟B(tài)。
【意外恢復】
如果文檔沒(méi)有保存就關(guān)閉，究竟會(huì )發(fā)生些什么?
如果在關(guān)閉Excel之前，對當前編輯的Excel文檔進(jìn)行了手動(dòng)保存，那么之前所提到的臨時(shí)文件夾就會(huì )自動(dòng)消失。如果在關(guān)閉的之前沒(méi)有進(jìn)行手動(dòng)保存，分兩種情況進(jìn)行討論：
1，關(guān)閉文檔時(shí)系統詢(xún)問(wèn)是否保存時(shí)點(diǎn)了“否”。這個(gè)要命的“否”啊也許就會(huì )讓你一個(gè)晚上的工作白費，但是在Excel2010里面還是有救!之前所提到那個(gè)自動(dòng)保存路徑下面以這個(gè)文檔命名的文件夾還是會(huì )存在，并在其中保留著(zhù)所有歷史版本。最近的一個(gè)自動(dòng)保存版本會(huì )以“<文檔文件名>((Unsaved-隨機數字)).xlsb”來(lái)命名。
這個(gè)時(shí)候，如果您直接打開(kāi)之前未保存的文檔，看到的就是一晚工作白干的慘狀。不要急，依次單擊【文件】——【信息】，在信息面板里面可以看到所有歷史版本，還有最近一次的版本的補充信息為”當我沒(méi)保存就關(guān)閉時(shí)“，如下圖所示。點(diǎn)擊這個(gè)版本就能讓你有地獄到天堂的感覺(jué)。
除了上面的辦法，也可以直接到前面所說(shuō)的臨時(shí)文件夾里打開(kāi)Unsaved文件，里面的狀態(tài)就是最近一次自動(dòng)保存時(shí)的狀態(tài)。這個(gè)文件打開(kāi)時(shí)會(huì )在信息欄(編輯欄上方)顯示此文檔是“已恢復未保存的文件”，而且是只讀方式，在“信息”面板中也會(huì )顯示相同信息，如下圖所示。點(diǎn)擊“還原”按鈕就可以把臨時(shí)文件的內容和狀態(tài)覆蓋為此文檔的最新?tīng)顟B(tài)。
當然，保留這些臨時(shí)文件的前提條件是，在第一張圖的Excel選項中勾選了“如果我沒(méi)保存就關(guān)閉，請保留上次自動(dòng)保留的文件”復選框，這個(gè)選項是默認勾選的。
2，Excel進(jìn)程意外退出。這也是很常見(jiàn)的崩潰情況，這種情況下臨時(shí)文件也都還是老樣子存在，并且在您直接打開(kāi)原先未保存的文檔時(shí)，會(huì )在窗口中自動(dòng)出現“文檔恢復”面板，在其中顯示歷史版本，您可以選擇任意一個(gè)版本進(jìn)行恢復。
【其他補充】
這個(gè)版本的自動(dòng)保存功能能夠避免很多意外情況下的文檔未保存所造成的后果了，但您還是需要注意一條，千萬(wàn)不要在發(fā)生錯誤以后還再點(diǎn)擊“保存”按鈕，一旦您按了保存并關(guān)了文檔，一切臨時(shí)文件就全都成浮云了。
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