word格式類(lèi)技巧

　　Word文檔快速變?yōu)镻PT許多場(chǎng)合我們需要把在Word中編輯好的文檔制作成PPT演示文稿，用復制、粘貼的方法就顯得有些麻煩了，特別是對于很長(cháng)的Word文檔更是如此。這里有更為簡(jiǎn)便的辦法可以做到：依次單擊“文件→發(fā)送到→Microsoft Office PowerPoint”即可，最后再在PPT中對發(fā)送過(guò)來(lái)的文檔進(jìn)行適當的排版，這種方法十分快捷。

　　Word文檔轉為PPT演示文檔的兩種方法

　　許多人都習慣在PowerPoint環(huán)境中制作幻燈片。如果你手頭有一個(gè)現成的Word文稿講義，就能變成PowerPoint演示文稿，而不用打開(kāi)PowerPoint重新輸入文字。因為Word和PowerPoint兩個(gè)軟件早為你考慮周到了，只需幾下簡(jiǎn)單的操作，你的一篇Word文檔即可輕松轉換為PowerPoint演示文稿。其轉換方法有二：

　　1、導入Word文檔先在Word的大綱視圖下，創(chuàng )建一個(gè)Word大綱文件，存盤(pán);然后打開(kāi)PowerPoint程序，單擊菜單欄上的“插入”，選“幻燈片(從大綱)”，在打開(kāi)的插入大綱對話(huà)框中選中剛才存盤(pán)的Word大綱文檔，單擊[插入]，這樣，Word大綱文檔就變成了PowerPoint演示文稿。二者的對應關(guān)系是：Word大綱文檔的一級標題變?yōu)镻owerPoint演示文稿頁(yè)面的標題，Word大綱文檔的二級標題變?yōu)镻owerPoint演示文稿頁(yè)面的第一級正文，Word大綱文檔的三級標題變?yōu)镻owerPoint演示文稿頁(yè)面第一級正文下的主要內容，其余依次類(lèi)推。這種轉換方法要求在Word大綱視圖下編輯文檔，對于習慣于Word頁(yè)面視圖的朋友來(lái)說(shuō)有些不太方便，那么可使用下面的轉換方法。

　　2、直接創(chuàng )建演示文稿如果在Word的頁(yè)面視圖下已寫(xiě)好了內容或者是以前用Word編的一篇文章，想把它們制成幻燈片，就可以在Word中應用“樣式”和快捷鍵來(lái)直接創(chuàng )建演示文稿。先解釋一下什么是樣式：樣式是Word中早就有的功能，只不過(guò)我們很少用到它，使用樣式功能可以使文檔的創(chuàng )建和管理易如反掌。樣式工具欄就在操作界面的左上端，通常都寫(xiě)著(zhù)“正文”兩個(gè)字。點(diǎn)擊右側的向下箭頭，會(huì )出現“標題1、標題2、標題3……正文”等內容。您還可以按住“Shift”鍵的同時(shí)點(diǎn)擊向下箭頭，看看會(huì )出現什么情況? 請先把你認為要作為一張幻燈片標題的地方選中，然后選擇“標題1”，其他也依次類(lèi)推。然后在菜單欄上選擇“工具/自定義”，再在彈出的對話(huà)框中選“命令”選項卡，從左窗口中選“所有命令”，從右窗口中找到“Present It”命令。用鼠標左鍵按住并拖動(dòng)“Present It”至Word的菜單欄或工具欄均可。用此快捷鍵可直接調用PowerPoint程序，并把當前的Word文檔直接轉換為PowerPoint演示文稿，以大綱視圖顯示。點(diǎn)擊“PresentIt”后你會(huì )發(fā)現，用標題1樣式定義過(guò)的標題全都作為獨立的一頁(yè)幻燈片。如果你沒(méi)給Word文檔定義樣式，點(diǎn)擊[Present It]后，PowerPoint會(huì )把文檔的每一段落作為一張幻燈片，是不是很簡(jiǎn)單啊?以后你盡可以在你習慣的Word下編排文章，然后輕松地轉為PowerPoint演示文稿。當然，你也可以把任何以前的Word文檔或你找來(lái)的文章轉換為你需要的PowerPoint演示文稿。文稿轉換好了以后，剩下的修飾想必你肯定自己會(huì )料理了。

　　Word也能實(shí)現“條件格式”

　　我們知道，Excel提供了一個(gè)非常實(shí)用的“條件格式”功能，可以為某些符合特定條件的單元格設置特殊的格式，但遺憾的是Word中卻并未提供這一功能。對于尚未完成的文檔，操作起來(lái)并不困難，但如果是已經(jīng)編輯完成的文檔，可能就不是那么簡(jiǎn)單的事情了。下面就教大家具體的實(shí)現方法。

　　解決任務(wù)的思路是借助“查找和替換”來(lái)間接實(shí)現條件格式功能，操作步驟如下：

　　第1步：調出“查找和替換”對話(huà)框

　　這里要說(shuō)明的是，我們從“格式”菜單下是找不到設置條件格式相關(guān)選項的，Word畢竟與Excel有所不同。正確的步驟是從“編輯”菜單的格式菜單下選擇“查找”或“替換”命令，這兩條命令都可以打開(kāi)“查找和替換”對話(huà)框，前者是默認顯示“查找”標簽頁(yè)，后者是默認顯示“替換”標簽頁(yè)，操作更方便一些。

　　第2步：設置條件

　　如果整篇文檔中只有很少的幾個(gè)英文單詞，那么設置起來(lái)并不復雜，最多手工設置后通過(guò)“格式刷”的功能復制一下就可以了。但現在我們的目的是為文檔中的所有英文內容設置特定的格式，而且文檔中的英文內容非常繁復，手工操作顯然并不現實(shí)。

　　仍舊按照常規的方法進(jìn)行操作，首先將光標定位在“查找內容”框，然后在“特殊字符”下拉菜單中選擇“任意字母”，也可以手工輸入“^$”。接下來(lái)，將光標定位在“替換為”框，然后在“格式”下拉菜單中選擇“字體”或其他選項進(jìn)行設置，例如筆者在這里將所有英文內容的格式設置為Arial Unicode MS字體、大小11磅、不加粗、不傾斜、字體顏色為藍色，目的是為了便于與中文內容區別開(kāi)來(lái)。

　　第3步：確認替換

　　完成上述設置后，單擊“全部替換”按鈕即可將文檔中的所有英文內容設置為特定的格式，現在看起來(lái)就清晰多了。當然，如果你不滿(mǎn)意，可以重新打開(kāi)“查找和替換”對話(huà)框進(jìn)行設置，這里就不再多介紹，感興趣的朋友不妨自行試驗。

　　小提示：使用通配符實(shí)現“條件格式”

　　上述功能我們還可以使用通配符來(lái)實(shí)現，在“查找內容”框中輸入“[a-z,A-Z]”，這行代碼的含義是查找所有英文字符，“a-z”表示所有小寫(xiě)的英文字符，“A-Z”表示所有大寫(xiě)的英文字符，“替換為”仍舊按照前面的格式進(jìn)行設置，但關(guān)鍵是要將搜索選項中的“使用通配符”復選框選中，最后單擊“全部替換”按鈕即可完成。

　　去掉分頁(yè)符

　　怎么把Word文檔里已經(jīng)有的分頁(yè)符去掉?先在工具–>選項–>視圖–>格式標記，選中全部，然后就能夠看到分頁(yè)符，delete就ok了。

　　巧用“替換”功能，刪除Word文檔多余的空行

　　有時(shí)候需要刪除Word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復制過(guò)來(lái)的純文本形式的法規文件)，一行一行的刪除費時(shí)費力，這時(shí)我們可用“替換”功能來(lái)輕松解決，主要方法：

　　1、點(diǎn)擊“開(kāi)始——替換”;

　　2、把光標定位在“查找內容”輸入框中，單擊“更多”按鈕，在出現的下拉選項框中的“段落標記(P)”兩次，在輸入框中會(huì )顯示 “^P^P”;

　　3、將光標放在“替換為”輸入框中，選擇“特殊字符”插入一個(gè)“段落標記(P)”(一個(gè)“^P”);

　　4、按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會(huì )被刪除。如果發(fā)現還有一些空行去不掉，可再重復一下即可。

　　如果是在處理復制網(wǎng)頁(yè)文章時(shí)還會(huì )出現段落標記后有一些空格，可在查找中的“^P”加個(gè)空格，再加上“^P”，替換為“^P”，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現的空行太多使得行數居高不下問(wèn)題就自然解決了。

　　批量刪除Word文檔中的軟回車(chē)符號

　　有時(shí)候我們從網(wǎng)頁(yè)上復制一些文章到word中時(shí)，往往會(huì )帶有好多向下箭頭的符號，這就是軟回車(chē)符號(Word中軟回車(chē)是同時(shí)按住shift+enter得來(lái)的)，這些軟回車(chē)占用了Word很多的空間，如果手動(dòng)一個(gè)一個(gè)刪實(shí)在太麻煩了，怎樣才能快速批量刪除這些軟回車(chē)符號呢?

　　1、快速批量刪除軟回車(chē)

　　點(diǎn)擊菜單欄中的“編輯”→“替換” ，在“查找內容”里面輸入^l， “替換為”里面不輸入任何字符，然后點(diǎn)“全部替換” ，就可以刪除整個(gè)文檔里面的軟回車(chē)了。

　　2、把軟回車(chē)替換成硬回車(chē)

　　上面的方法只是把所有的軟回車(chē)都給刪了，可是必要的段落換行還是需要的，所以下面介紹如何把軟回車(chē)替換成硬回車(chē)。點(diǎn)擊菜單欄中的“編輯”→“替換” ，在“查找內容”里面輸入^l， “替換為”里面輸入^p，然后點(diǎn)“全部替換” 就OK了。

　　其實(shí)知道了軟回車(chē)是^l，硬回車(chē)是^p，那么我們就可以靈活運用了。比如我們經(jīng)常會(huì )遇到一篇要打印的文檔很長(cháng)，中間有很多回車(chē)，如果遇到段與段之間有兩個(gè)回車(chē)，我們就可以利用替換成一個(gè)回車(chē)。這樣就節省了很多空間。

　　刪除Word中空格的辦法：

　　1、清除多余的空格(點(diǎn)一下顯示比例旁邊的一個(gè)按鈕即可顯示，下同)

　　空格可以全部替換為空(去掉)

　　1)注意有兩種空格，英文的小點(diǎn)和中文的方框將其復制，

　　2)然后編輯-查找，用Ctrl+V粘貼到查找后面

　　替換中的內容為空

　　3)“全部替換”

　　2、清除多余的回車(chē)鍵(即段落標記)

　　首先看一下規律，一個(gè)段落后有幾個(gè)回車(chē)鍵以?xún)蓚�(gè)回車(chē)鍵為例，

　　1)編輯-查找，輸入^p^p

　　2) 點(diǎn)“替換”，輸入^p

　　3)點(diǎn)“全部替換”

　　3、將人工換行符(即向下的箭頭)變?yōu)槎温錁擞?/p>

　　1)編輯-查找，輸入^l

　　2) 點(diǎn)“替換”，輸入^p

　　3)點(diǎn)“全部替換”

　　4、修改段落格式

　　1)選中相應文字，格式-段落

　　2)特殊格式，首行縮進(jìn) 2字符

　　3)段前 段后 0行

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