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如何利用Word制作常用公文
第一步，進(jìn)入Word界面
第二步，頁(yè)面設置
從“文件”欄中單擊“頁(yè)面設置”，彈出選項，在“頁(yè)邊距”欄中選擇“上：37mm;下：35mm;左：28mm;右：26mm”。在“紙張”欄中選擇“紙型：A4;寬度：210mm;高度：297mm”。在“版式”欄選擇“奇偶頁(yè)不同：√;頁(yè)眉：15mm;頁(yè)腳：28mm”。
第三步，發(fā)文字號
如果是下行文，則將光標移至頁(yè)面103mm位置(在word界面的下面顯示有“位置：X X”字樣，光標上下移動(dòng)，“位置”數據會(huì )跟著(zhù)變化)，用3號仿宋輸入內容居中即可;如果是上行文，則將光標移至頁(yè)面158mm位置，左空1字用3號仿宋輸入發(fā)文字號，然后右空1字用3號仿宋輸入“簽發(fā)人”加全角冒號，后用3號楷體輸入簽發(fā)人姓名;如果是平行文，則將光標移至55 mm處，對齊頁(yè)面右邊輸入發(fā)文字號。下行文、上行文、平行文(函)發(fā)文字號位置是由《國家行政機關(guān)公文格式》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規定決定的，公文用紙為A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm。因發(fā)文字號位于發(fā)文機關(guān)標識下空2行位置(按3號仿宋字高度約為20mm)，加之下行文和上行文要留出天頭37mm，下行文發(fā)文機關(guān)標識距版心上邊緣25 mm(上行文為80 mm)，發(fā)文機關(guān)標識高度21mm(高限22mm)，故下行文發(fā)文字號的位置應為37+25+21+20=103mm處，上行文發(fā)文字號的位置應為37+80+21+20=158mm處;而平行文(函)按規定發(fā)文機關(guān)上邊緣距上頁(yè)邊30mm，發(fā)文機關(guān)標識高度21mm，發(fā)文機關(guān)標識下邊緣4mm處有武文線(xiàn)(上粗下細)，故平行文(函)發(fā)文字號的位置應為30+21+4=55mm處。
第四步，標題
在發(fā)文字號后空兩行位置用2號小標宋簡(jiǎn)體字輸入內容，并進(jìn)行段落調整�？蛇x定標題后，點(diǎn)擊鼠標右鍵，彈出對話(huà)框，單擊“段落”，再彈出一個(gè)對話(huà)框，選擇“行距：固定值;設置值：40磅”(即以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行)。
第五步，主送機關(guān)
標題后下空一行位置頂格，用3號仿宋字輸入主送機關(guān)內容。如果主送機關(guān)不止一行則第二行同樣頂格。
第六步，正文
在主送機關(guān)下一行空2個(gè)字位置，用3號仿宋輸入正文內容。
第七步，附件
公文如有附件，則在正文之后空一行并空2個(gè)字位置用3號仿宋字標識附件，后標全角冒號和名稱(chēng)。附件如有序號使用阿拉伯數碼。如“附件：1.X X X X”。附件名稱(chēng)后不用標點(diǎn)符號。裝訂在正文中的附件還應在左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時(shí)標識序號，這里的“附件”后不能用冒號。
第八步，成文日期。
在附件后(無(wú)附件則在正文后)空3行位置(如果是辦公室文件則空2行即可)輸入成文日期，但須右空4個(gè)字�？刹捎貌迦朕k法，單擊word“插入”，選擇并點(diǎn)擊“日期和時(shí)間”，彈出對話(huà)框，選擇“語(yǔ)言：中文(中國);可用格式：二〇〇六年X月X日”。
第九步，附注
在成文日期下一行空2字位置，用3號仿宋輸入附注內容，同時(shí)將附注內容用小括號“()”括上。如回復提案、議案、人大代表建議，以及請求等，需采用附注方式標注聯(lián)系人及聯(lián)系電話(huà)，中間空1個(gè)字但不用標點(diǎn)符號。
第十步，正文段落調整
將全部正文選定，用調整標題行距的辦法進(jìn)行正文段落調整，但正文的設置值為28磅(即以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行)。
第十一步，印刷版記
位于公文的最后，且在最后一頁(yè)的底端。首先用3號黑體輸入“主題詞”，并加全角冒號，然后用3號小標宋簡(jiǎn)體輸入詞目，每個(gè)詞目間空1個(gè)字的位置。在主題詞下一行左空1個(gè)字位置用3號仿宋輸入“抄送”，后加全角冒號，然后輸入抄送單位，抄送單位之間用逗號隔開(kāi)，最后用句號結束，如果抄送單位不只一行，則對齊第一個(gè)抄送單位的位置排列。在抄送機關(guān)下一行空1字位置用3號仿宋輸入印發(fā)機關(guān);在同一行右空1字用3號仿宋輸入阿拉伯印刷日期。每項內容之間用反線(xiàn)隔開(kāi)，最后一項內容下面同時(shí)要加上反線(xiàn)，反線(xiàn)的長(cháng)度同版心寬度。
第十二步，設定頁(yè)碼
首先從“插入”欄中單項擊“頁(yè)碼”，彈出選項，選擇“位置：頁(yè)面底端;首頁(yè)顯示頁(yè)碼：√”。然后，單擊“格式”，彈出“頁(yè)碼格式”對話(huà)框，在“數字格式”欄選擇“- 1 -”格式。最后，雙擊顯示的頁(yè)碼，選定后選4號白體字，同時(shí)，將奇數頁(yè)右空1個(gè)字的位置，將偶數頁(yè)左空1個(gè)字的位置。
還要注意一點(diǎn)，在每個(gè)對話(huà)框結束之后須點(diǎn)擊“確定”，否則選項無(wú)效。
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