利用Excel分析銷(xiāo)貨記錄的方法

　　利用Excel分析銷(xiāo)貨記錄

　　對于一個(gè)生產(chǎn)或貿易型企業(yè)，銷(xiāo)貨記錄是必不可少的，記錄的具體內容包括銷(xiāo)售產(chǎn)品的名稱(chēng)及品種、銷(xiāo)售毛利、購貨商、銷(xiāo)往地區等。財務(wù)部通過(guò)對這些銷(xiāo)貨記錄進(jìn)行分析，給企業(yè)管理者提供生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要信息：哪些產(chǎn)品暢銷(xiāo)及在什么地區受歡迎，哪些產(chǎn)品毛利率高，哪些購貨商需求量大及其他信息。而上述信息在Excel的幫助下，將能很輕松地得到，特別是在企業(yè)的銷(xiāo)貨記錄偏多（每月幾萬(wàn)條等），與手工相比，電算化將顯示出極大的優(yōu)越性，下面舉例說(shuō)明。

　　我們以一家食品加工企業(yè)為例，該公司銷(xiāo)售部在與客戶(hù)達成銷(xiāo)售協(xié)議后，根據客戶(hù)的要求開(kāi)出銷(xiāo)貨清單，銷(xiāo)貨清單按順序編號，記載日期、銷(xiāo)售的產(chǎn)品名稱(chēng)、數量、銷(xiāo)售單價(jià)、銷(xiāo)售金額、購貨商、銷(xiāo)貨地區等內容，銷(xiāo)貨清單的其中一聯(lián)送往財務(wù)部，財務(wù)部據此開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票。財務(wù)部因此擁有銷(xiāo)貨清單、銷(xiāo)售發(fā)票等銷(xiāo)貨記錄的原始單據，再利用手中掌握的其他資料，財務(wù)部可將綜合的銷(xiāo)貨記錄輸入電腦，作為分析的數據源。輸入時(shí)間根據業(yè)務(wù)量的大小，可選擇每天、每隔幾天或月末一次輸入。下面便是該公司2000年3月已輸入電腦的綜合銷(xiāo)貨記錄，因篇幅所限，且不影響Excel功能的演示，此處數據作了簡(jiǎn)化處理，實(shí)務(wù)中的銷(xiāo)貨記錄可能遠不止這些。

　　接下來(lái)利用Excel中的數據分析功能對該公司2000年3月的數據進(jìn)行分析。

　　一、排序

　　單擊Excel中的“數據”，在下拉菜單單擊“排序”，屏幕上出現對話(huà)框，根據需要選擇首要關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字及第三關(guān)鍵字或只選擇首要關(guān)鍵字。如首要關(guān)鍵字選擇銷(xiāo)售額，次要關(guān)鍵字選擇品種，第三關(guān)鍵字選擇購貨商，數據順序均選擇遞增，然后單擊“確定”，則上面所示的綜合銷(xiāo)貨記錄將會(huì )按你的需要進(jìn)行排列：第一順序按銷(xiāo)售金額由小到大列示，同一銷(xiāo)售額按品種列示，而銷(xiāo)售金額、品種都相同的情況下，計算機會(huì )選擇按購貨商順序列示。對于字符型的關(guān)鍵字，可在對話(huà)框中的“選項”選擇按字母排序還 按筆畫(huà)排序。如果只選擇首要關(guān)鍵字，電腦將按首要關(guān)鍵字排序，對于首要關(guān)鍵字相同的記錄，電腦按默認的方式排列。

　　Excel的這一功能使我們即便是面對雜亂無(wú)章的銷(xiāo)貨記錄，也能讓它變得有條不紊，而且可以隨時(shí)獲得一些有用的信息。例如，管理層想獲悉本月哪些產(chǎn)品的毛利率較高，則可選擇按毛利率排序，立刻可以看到牛肉的毛利率最高（19％～20％），其次為家禽（15％～18％），熟食的毛利率最低僅有5％～6％。這一信息能幫管理層了解企業(yè)的現狀，多生產(chǎn)毛利率高的產(chǎn)品，更好地完成利潤最大化的目標。還有一些信息需要結合“分類(lèi)匯總”功能一起使用才能獲得，將在后面說(shuō)明。

　　二、篩選

　　單擊Excel中的“數據”，選擇“篩選”，篩選分為自動(dòng)篩選和高級篩選。單擊自動(dòng)篩選，標題欄將出現下拉框，你可以根據需要選擇希望看到的記錄。例如，你想知道本月銷(xiāo)售額最大的五條記錄，則可在下 “前10個(gè)”，并在接下來(lái)的對話(huà)框將10改為5，單擊確定，屏幕上會(huì )按你的要求只顯示本月銷(xiāo)售金額最大的前五條記錄。你也可以自定義顯示的條件，例如，你想了解華星公司本月的購貨記錄，則可在購貨商的'下拉框選擇“自定義”，接下來(lái)的對話(huà)框選擇“等于”“華星”即可。高級篩選類(lèi)似于自動(dòng)篩選的自定義，但更自由和靈活，在此不再詳述。

　　由上述可知，排序和篩選都能按我們的要求對數據進(jìn)行排列和挑選，在銷(xiāo)貨記錄的分析中很有作用，但如果我們將其與“分類(lèi)匯總”結合起來(lái)，將能得到一些更有價(jià)值的信息。

　　三、分類(lèi)匯總

　　先將本月的銷(xiāo)貨記錄按“類(lèi)別”排序，再單擊“數據”下的“分類(lèi)匯總”，屏幕上出現對話(huà)框，分類(lèi)字段選擇“類(lèi)別”，匯總方式選擇“求和”，匯總項選擇“銷(xiāo)售金額”和“銷(xiāo)售毛利”，單擊確定，則銷(xiāo)貨記錄會(huì )按不同的類(lèi)別匯總銷(xiāo)售額和銷(xiāo)售毛利，如表2示這樣，企業(yè)可以知道哪種產(chǎn)品最暢銷(xiāo)，哪種產(chǎn)品對公司的毛利貢獻最大。如果類(lèi)別很多，難以一眼識別，可將上圖的分級顯示折疊即單擊表格左邊的級別按鈕“2”，再按銷(xiāo)售額或銷(xiāo)售毛利排序。

　　有時(shí)候，企業(yè)需要了解哪些購貨商或哪些地區的需求量比較大，操作方法同上，只需在選擇“類(lèi)別”的時(shí)候相應的改為選擇“購貨商”或“銷(xiāo)貨地區”即可，如果只想看到某一個(gè)購貨商或某一個(gè)地區的銷(xiāo)售情況，可以先作篩選，再按上述步驟進(jìn)行，再此不再贅述。

　　四、數據透視表

　　分類(lèi)匯總的功能也可由數據透視表來(lái)完成，區別在于分類(lèi)匯總可以分級顯示，還可以進(jìn)一步進(jìn)行排序篩選等其他處理。但數據透視表可以表現更為復雜的關(guān)系，且很直觀(guān)，這是排序、篩選和分類(lèi)匯總所無(wú)法做到的。例如，我們想同時(shí)看到該公司的產(chǎn)品在不同地區的銷(xiāo)售和毛利情況，則可單擊“數據”下的“數據透視表”，進(jìn)入數據透視表向導，在第三個(gè)步驟時(shí)選擇“銷(xiāo)貨地區”作為行，選擇“品名”作為列，數據選擇“銷(xiāo)售金額”和“銷(xiāo)售毛利”，再在第四步驟單擊確定，就可得到表3：這個(gè)表能讓我們一目了然地看到各地區、各品種的銷(xiāo)售和毛利情況，如上海的銷(xiāo)售業(yè)績(jì)最好，海鮮C的銷(xiāo)量最大，家禽T的毛利最高，海鮮在南京較受歡迎等，這些信息無(wú)論是對財務(wù)部的財務(wù)預測，還是銷(xiāo)售部的促銷(xiāo)活動(dòng)以及公司管理層的宏觀(guān)決策都將有所幫助，這也正是利用Excel分析銷(xiāo)貨記錄的意義所在。

　　Excel有很多能為企業(yè)服務(wù)的功能，而財務(wù)人員也大多并不陌生，問(wèn)題在于是否花時(shí)間去思考如何將Excel運用到實(shí)務(wù)當中，只要做個(gè)有心人，就會(huì )有所發(fā)現。

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