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秘書(shū)處理好事務(wù)性工作的要點(diǎn)
秘書(shū)事務(wù)性工作的內容十分廣泛，從處理日常具體事務(wù)、輔助決策到重大活動(dòng)的組織協(xié)調、領(lǐng)導交辦的各類(lèi)復雜問(wèn)題的處理都需要秘書(shū)靈活掌握，可謂面面俱到、事無(wú)巨細，特別是對其中一些刺手事務(wù)的處理，更需要秘書(shū)具有冷靜的頭腦、科學(xué)的方法、高超的協(xié)調能力和靈活的人際關(guān)系處理技巧。
為此，秘書(shū)首先必須了解事務(wù)性工作的主要特點(diǎn)。
一、多樣瑣碎性。從接聽(tīng)電話(huà)、接待來(lái)訪(fǎng)、車(chē)輛安排、福利發(fā)放、文件處理、檔案管理到承辦領(lǐng)導交辦的其它事項，所有這些都屬于秘書(shū)事務(wù)性工作內容，可謂面放量大、千頭萬(wàn)緒，秘書(shū)不得不埋首于“事務(wù)堆”里，花費大量的時(shí)間、精力去應對。這些事務(wù)性工作往往又是具體瑣碎的，而且很容易出錯，完成了這類(lèi)事務(wù)性工作常常不為人所知，難見(jiàn)成績(jì)，而一旦處理不好就可能使領(lǐng)導工作甚至整個(gè)部門(mén)的正常運行受到影響。
二、隨機突發(fā)性。一個(gè)部門(mén)通常按照既定的工作計劃和工作步驟開(kāi)展日常工作。但是，秘書(shū)部門(mén)即使將計劃制定得很完美，考慮得很細致，也常常會(huì )因突發(fā)事件的出現而打亂整個(gè)工作部署，秘書(shū)不得不充當“滅火員”的角色，迅速調整策略，處置臨時(shí)性、突發(fā)性事件。
三、領(lǐng)導指派性。秘書(shū)工作的核心就是為領(lǐng)導服務(wù)，這決定了秘書(shū)工作必須緊跟領(lǐng)導的需要。作為領(lǐng)導的參謀和助手，秘書(shū)除了要高質(zhì)量地完作成各項分內工作外，還必須完成好領(lǐng)導交辦的其他事務(wù)，甚至對領(lǐng)導委托辦理的個(gè)人私事也必須全力以赴。
四、保密性。秘書(shū)工作具有很強的機密性，因此秘書(shū)處理各類(lèi)事務(wù)必須嚴守保密紀律，知而不言，做而不做，謹慎從事。秘書(shū)事務(wù)性工作的以上幾個(gè)特點(diǎn)往往是相互交織在一起的。因此，秘書(shū)只有掌握了處理事務(wù)性工作的多種方法和途徑，增強處理的藝術(shù)性，才能充分發(fā)揮參謀助手作用，履行好秘書(shū)的職責。
下面，筆者結合工作實(shí)際，簡(jiǎn)要介紹幾種常的處理方法。
1、建立臺賬法。
秘書(shū)在工作中建立必要的臺賬，使雜亂無(wú)章的事務(wù)性工作從無(wú)序走向有序，是處理好各類(lèi)事務(wù)的一種有效手段和基本方法。目前，隨著(zhù)計算機的普及和推廣，可運用辦公自動(dòng)化手段，借助數據庫管理軟件，分門(mén)別類(lèi)地建立人事檔案、工資福利、車(chē)輛管理、值班記錄等多種臺賬，用于秘書(shū)事務(wù)性工作管理。當一次性錄入數據后，只要平時(shí)做好數據的管理、維護和更新，就能在需要時(shí)及時(shí)調用，做到有備無(wú)患、高效快捷。
2、追根溯源法。
此法主要適用于對領(lǐng)導交辦的各類(lèi)突發(fā)事件的處理。因處理此類(lèi)事件往往不屬于秘書(shū)的職責范圍，作為下屬也不便追問(wèn)領(lǐng)導，這在一定程度上增加了處理的難度。例如，有一次某局新任局長(cháng)交給秘書(shū)一項“重新推薦一名局領(lǐng)導擔任市里某委員會(huì )領(lǐng)導小組成員”的任務(wù)，因此項工作并非秘書(shū)的職責范圍，秘書(shū)對許多情況并不了解。秘書(shū)接受任務(wù)后，采用了追根溯源的方法：他先與辦公室取得聯(lián)系，摸清參加該委員會(huì )上一屆領(lǐng)導小組的局領(lǐng)導是誰(shuí)，又查到了該委員會(huì )的電話(huà)號碼，直接與該委員會(huì )聯(lián)系，弄清了該委員會(huì )對新組成人員的有關(guān)資格要求，然后結合局領(lǐng)導的分工，向新任局長(cháng)提交了人選建議名單，獲得了局長(cháng)批準，圓滿(mǎn)完成了此項任務(wù)。
3、觸類(lèi)旁通法。
秘書(shū)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是為了更好地為領(lǐng)導服務(wù)，因此秘書(shū)不僅要做好事務(wù)性工作，更要通過(guò)對具體瑣碎事務(wù)的處理見(jiàn)微知著(zhù)、舉一反三，為領(lǐng)導提供理更高層次的服務(wù)。比如，秘書(shū)通過(guò)處理來(lái)信、來(lái)訪(fǎng)進(jìn)行綜合分析，查找工作中存在的不足和薄弱環(huán)節，及時(shí)向領(lǐng)導提出建設性的意見(jiàn)，就會(huì )使領(lǐng)導取得更多的工作主動(dòng)權。
4、個(gè)人日志法。
作為一名秘書(shū)，每天都要處理大量的事務(wù)性工作，只有安排好自己的時(shí)間，用有限的時(shí)間和精力集中處理重要事務(wù)，才能避免在瑣事上糾纏，收到事半功倍的效果。本人在工作中十分注意運用個(gè)人信息管理軟件處理日常事務(wù)，大大提高了工作效率。目前，運用較廣的是微軟Office辦公軟件中的Outlook Express和中國人自己設計的友情強檔WINPIM軟件。借助此類(lèi)軟件可以妥善地管理個(gè)人的通訊錄、名片、聯(lián)系人等信息，還可以管理個(gè)人日記、日程安排、待辦任務(wù)以及備忘錄信息，特別是對待辦事務(wù)具有定時(shí)提醒功能，使用后可以極大地增加工作的計劃性、條理性。
5、綜合處理法。
在日常工作中，將事務(wù)性工作按照輕重緩急進(jìn)行排列，優(yōu)先處理重要的事和急事，對一些不重要、不緊急但又必須辦的事務(wù)，采取合并同類(lèi)項的方法有計劃地進(jìn)行指處理，可以收到事半功倍之效。比如，在處理文件時(shí)可暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文件來(lái)時(shí)一并送給領(lǐng)導，這樣既節省了來(lái)回送文的時(shí)間，又可避免因瑣事而頻繁地打攪領(lǐng)導。
6、授權委托法。
秘書(shū)在特殊的情況下也可將一些常規性事務(wù)工作委托其他人員處理，以集中精力處理難事。比如，可把文件復印、裝訂等簡(jiǎn)單的操作性事務(wù)交打字員完成，等等。
總之，只要秘書(shū)在平時(shí)工作中多積累、善總結，遇事沉著(zhù)冷靜、膽大心細，就能不斷提高處理事務(wù)性工作的藝術(shù)，履行好秘書(shū)職責，贏(yíng)得領(lǐng)導和同事們的認可。
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