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2017年短期游學(xué)項目申請材料準備指南
出國游學(xué)交流交換項目的申請材料一般包括：學(xué)校申請單(Application Form)、個(gè)人陳述(Personal Statement or Study Plan)、簡(jiǎn)歷(Curriculum Vitae or Resume)、推薦信(Recommendation Letters)、經(jīng)濟證明、在讀證明(Study Certification)、成績(jì)單(Transcript)，具體以項目要求為準。
一、個(gè)人陳述(Personal Statement or Study Plan)
個(gè)人陳述內容一般包括：
1)為什么要選擇這個(gè)學(xué)校和專(zhuān)業(yè)(項目);
2)有什么優(yōu)勢、潛力或業(yè)績(jì)使你符合對方錄取標準;
3)交流的打算、計劃和目標。
該文寫(xiě)作要真實(shí)、誠懇、具體、語(yǔ)言要流暢、邏輯要清晰、內容要有血有肉，富有感染力和說(shuō)服力。一般以1～2頁(yè)600～800字為佳，太長(cháng)則令人沒(méi)有耐心仔細讀完。另外，不要把文章寫(xiě)成炫耀你詞匯量和語(yǔ)法的“GRE閱讀文章”。
值得強調的是，你在申請文件中一般需要重點(diǎn)展示你的專(zhuān)業(yè)水平和志向，再恰當涉及你的品德和個(gè)性。在描繪你的獨特性時(shí)，應注意盡量不要脫離你的專(zhuān)業(yè);你應當利用你獨特的經(jīng)歷和背景來(lái)加強你的專(zhuān)業(yè)能力、潛力和志向的說(shuō)明。
如何開(kāi)頭?
想法再好，如果不能被充分地表達出來(lái)也是枉然。國外的教授一般只能從書(shū)面材料對你的學(xué)識、人品和語(yǔ)言能力進(jìn)行判斷，而你也只能以書(shū)面的形式來(lái)表現自己和證明自己。你和他們之間惟一的媒介就是寫(xiě)在紙上的文字。由于洋教授一般不愛(ài)讀長(cháng)篇大論，你的留學(xué)申請篇幅有限，所以就必須使用一些寫(xiě)作技巧。
經(jīng)常聽(tīng)同學(xué)們抱怨寫(xiě)作沒(méi)有思路，往往寫(xiě)了很長(cháng)時(shí)間都沒(méi)有什么進(jìn)展。也許湯姆森出版社的這段指南對你有幫助，下面是中文譯文的節選：
全面構思留學(xué)文書(shū)的主題
主題是你的短文最重要的部分。你得花費一到兩周的時(shí)間來(lái)構思主題。在構思主題之前，請先考慮清楚以下幾點(diǎn)。在構思的過(guò)程中，你可能會(huì )找到一個(gè)起初你連想也沒(méi)有想過(guò)的主題。
★你取得了哪些成就，以及為什么你認為它們是你的成就?不要認為得到了正式認可的才算你的個(gè)人成就，因為最好的短文經(jīng)常寫(xiě)的就是那些在當時(shí)看來(lái)平淡無(wú)奇、而一旦放開(kāi)到你生活的大背景中時(shí)就顯得非常關(guān)鍵了的成就。
★你具體有什么與眾不同的特征、品質(zhì)或技能嗎?你是如何發(fā)展這些特長(cháng)的?
★思考一下你最喜愛(ài)的書(shū)籍、電影、工藝品等等。這些東西對你的生活產(chǎn)生過(guò)有意義的影響嗎?為什么你最喜歡它們?
★你生活中最艱難的時(shí)刻是什么?為什么?這段苦難的經(jīng)歷導致了你的人生觀(guān)發(fā)生了怎樣的變化?
★你曾經(jīng)為某種東西拼搏過(guò)并取得了成功嗎?是什么使你取得了成功?
★你曾經(jīng)為某種東西拼搏卻以失敗告終嗎?你當時(shí)作何反應?
★你現在最想做的事情是什么?最想去哪里?在所有已經(jīng)逝去的人和尚活著(zhù)的人當中，你最想與誰(shuí)在一起?這些問(wèn)題會(huì )幫助你認識到什么是自己最熱愛(ài)的。
★你有過(guò)頓悟的體驗嗎，仿佛突然之間看到了自己以前從未看到過(guò)的東西?
★你最優(yōu)秀、最不可動(dòng)搖的性格特征是什么? 你是否對某種哲學(xué)深信不疑或堅決支持它?你的朋友們會(huì )如何形容你的性格特征? 如果由他們來(lái)替你寫(xiě)短文，他們會(huì )寫(xiě)些什么?
★除了課堂學(xué)習以外，你還做過(guò)些什么事情所表現出來(lái)的品質(zhì)正是大學(xué)所尋求的?其中哪件事對你來(lái)說(shuō)最重要?
★你參加的最重要的課外活動(dòng)或社區活動(dòng)是什么?是什么使得你參加了這些活動(dòng)?又是什么使得你繼續為它們貢獻力量呢?
★你未來(lái)的夢(mèng)想是什么?三十年后當你回顧自己走過(guò)的人生道路之時(shí)，又會(huì )是什么讓你認為自己的生活是成功的?什么人、事和成就是你需要的?
常犯的錯誤
避免一下錯誤，力爭寫(xiě)出引人入勝的文章，下面是在招生專(zhuān)刊中羅列出申請者最容易犯的幾種錯誤，值得大家留意：
1)寫(xiě)作粗心，充滿(mǎn)拼寫(xiě)語(yǔ)法錯誤，給人的第一印象很糟糕
There is really no excuse for careless errors, and having even one in your application can affect the way you are perceived. You have more than enough time to proofread and have others look over your essay .If an error slips through your readers may assume that you are careless, disorganized , or not serious enough about your application.
2)泛泛而談，缺乏實(shí)證，句子放之四海而皆準
The most egregious generalizations are the ones that have been used so many times that they have become clichés. For example, “I learned the value of hard work.” That statement has been said so many times as to become meaningless.
修改前：In the first project I managed, I learned many valuable lessons about the importance of teamwork.
修改后：In the first project I managed, I made an effort to incorporate all my colleagues as equal members of a team, soliciting their feedback and deferring to their expertise as needed.
The revised version explains the team dynamic in more detail, showing specifically how the applicant exercised teamwork principles. The passage should go on to include even more detail, perhaps by naming a particular colleague and discussing his interaction with that person.
3)過(guò)多的涉及敏感的宗教及政治話(huà)題，或者過(guò)于對有些事件抱打不平
Don’t get on a soapbox and preach to the reader; while expressing your values and options is fine, avoid coming across as fanatical or extreme. Religion and politics normally don’t belong, unless you were a member of a political committee or club. Personal political views usually are not appropriate for personal statements. Any views that might be interpreted as strange or unconventional should also be omitted. You want to avoid offending individuals in whose hands the fate of your graduate school application rests.
4)耍小聰明，不要試圖用花哨的文體
Don’t use a gimmicky style or format .Your “clever” or “original” idea for style probably isn’t, and it may not be appreciated.
“Avoid cuteness; we’ve had people who have done career statements in the form of a mini-play, for example. You want to sound like a professional.”——The Woodrow Wilson School of Public and International Affairs
5)像老太婆的裹腳布又臭又長(cháng)，令人沒(méi)有仔細閱讀的欲望
Sometimes the same writer who relies too heavily on generalizations will also provide too many irrelevant details. The problem is that writers often don’t consider what is actually necessary to include, or they repeat points freely.
Example of irrelevant detail: “After a meeting with my adviser, I returned home to think over the matter more carefully. Ultimately, I came to the conclusion that my interests in physical properties and mental life would best be explored in a double major of biology and psychology.”
In this example, we learn nothing about the applicant from the mention of his meeting with an adviser. What’s relevant are his interests and the decision he made based on them.
Example of redundancy: “The class taught me a great deal about the value of literature. I learned that literature can both instruct and inspire, and this understanding has changed the way I read every text.”
You also have to watch out for wordy writing. Short sentences are more forceful because they are direct and to the point.
修改前：“My recognition of the fact that the project was finally over was a deeply satisfying moment that will forever linger in my memory.”
修改后 ：“Completing the project at last gave me an enduring sense of fulfillment.”
二、簡(jiǎn)歷(Curriculum Vitae or Resume)
簡(jiǎn)歷主要是用來(lái)說(shuō)明申請人的一些情況，是接受申請人了解申請人實(shí)際情況的一份重要材料。個(gè)人履歷一般需要英文書(shū)寫(xiě)，并打印在A(yíng)4紙上。
個(gè)人履歷應包括以下內容：
1)個(gè)人情況：包括姓名(中、英文)、性別、國籍、出生日期、聯(lián)系地址、電話(huà)、Email等;
2)工作經(jīng)歷：包括起訖時(shí)間、單位名稱(chēng)、擔任職務(wù)等;
3)教育背景：包括就讀時(shí)間、學(xué)校(或學(xué)院名稱(chēng))、是否畢業(yè)等，一般從高中寫(xiě)起;
4)公共考試成績(jì)：如TOEFL、高考等，包括考試時(shí)間、考試名稱(chēng)、考試成績(jì)等;
5)課外活動(dòng)或志愿服務(wù)：包括時(shí)間、活動(dòng)/服務(wù)名稱(chēng)等;
6)獲獎情況：包括時(shí)間、獎項名稱(chēng)、等級等：
7)個(gè)人論文或著(zhù)作發(fā)表：包括作者、論文/著(zhù)作名、雜志/出版社、時(shí)間、頁(yè)碼等;
8)語(yǔ)言及其他技能。
一般說(shuō)來(lái)，個(gè)人履歷并沒(méi)有固定的格式，但在內容上要實(shí)事求是，力求以說(shuō)明問(wèn)題，體現個(gè)人實(shí)際情況為主。
三、推薦信的格式(Recommendation Letters)
交流交換項目中，學(xué)校通常會(huì )要求2～3封來(lái)自由申請工作主管或任課老師/教授的推薦信函，其目的在藉由申請人外的第三者，就申請人的特質(zhì)、能力和態(tài)度做評估，以作為學(xué)校審核申請者的一種參考。
寫(xiě)推薦信，最重要的是，我們首先必須了解對方院系的特色(為避免千篇一律，不同的推薦信內容可強調不同的特色);各校對推薦信內容的不同要求也需要留意，有的學(xué)�？粗貙W(xué)術(shù)研究潛力和學(xué)生的創(chuàng )造力，有的還有一些特殊要求，比如外語(yǔ)能力或者對研究領(lǐng)域的適應度。這些都應該反映在你的推薦信中。
接下來(lái)分析自己的優(yōu)缺點(diǎn)，在校成績(jì)及工作表現，有無(wú)特殊經(jīng)歷可展現自己在此領(lǐng)域研究發(fā)展的潛力，或擁有那些特殊的能力(計算機、語(yǔ)言等)，并以明確具體的證據來(lái)支持證明自己的特殊能力和個(gè)人特質(zhì)(例如：實(shí)驗成果、研究計劃、學(xué)術(shù)出版品、課外活動(dòng)等)。
推薦信應當避免出現的問(wèn)題：
網(wǎng)上論壇的網(wǎng)友生動(dòng)地總結出三個(gè)學(xué)生在代替老師擬定推薦信時(shí)經(jīng)常出現的問(wèn)題：
1、老師太神了，不但知道你早起晚睡，還知道你做的任何事情，比父母還厲害。這樣的推薦有人信么?
2、肉麻的夸獎。僅僅一門(mén)功課考得很好就把學(xué)生吹上天是不可能的!說(shuō)這個(gè)學(xué)生簡(jiǎn)直是“天才”這類(lèi)的表達要當心。不過(guò)插一句：博弈論作者納什當年得到的推薦信就是一句話(huà)：這個(gè)學(xué)生是天才。
3、古怪的邏輯。
“一個(gè)學(xué)生在其他學(xué)生不來(lái)的時(shí)候都來(lái)聽(tīng)我的課，她學(xué)習很認真。”
“一個(gè)學(xué)生認真記筆記，每頁(yè)都很清楚，所以我很欣賞他。”“這個(gè)學(xué)生每天都到辦公室問(wèn)問(wèn)題，我很喜歡回答。”看的人可能感到莫名其妙。凡是中國學(xué)生寫(xiě)的推薦信，很少能夠不犯上面的錯誤的。真正站在閱讀者的角度上想一想，這樣一封推薦信可以有幾十個(gè)漏洞。
總之，推薦信是要花工夫的，絕對不要使用那些廣為流傳的模版�？吹椒瓉�(lái)覆去、千篇一律的推薦信馬上失去了對申請人的任何好感。推薦信不要寫(xiě)得太長(cháng)，一般300～500詞比較適合，即能排在一張A4信紙，并上下留出寫(xiě)抬頭、地址和簽名的充足空間。推薦信最好用印有推薦人單位(學(xué)校、公司)名稱(chēng)的信封和信紙，并用激光打印機打印。
四、經(jīng)濟證明(Certificate of Economy )
經(jīng)濟證明一般是指各大銀行出具的存款證明(一般要求3個(gè)月期限以上的)：可憑定、活期存單/折至開(kāi)戶(hù)銀行辦理�；钇诖嬲壑邢嚓P(guān)金額需按規定凍結。
如果所持經(jīng)濟證明材料并非申請人本人所有，必須由證明材料所有人提供親筆簽名的書(shū)面聲明。說(shuō)明與申請人的關(guān)系，并聲明愿意承擔申請人在交流期間的學(xué)習生活費用。
五、在讀證明(Study Certification ) 和成績(jì)單(Transcript)
如果對方學(xué)校的申請材料中不要求提供在讀證明和成績(jì)單，最好也辦理一份，基本上你辦理簽證的時(shí)候都用的到。
在讀證明的辦理
辦理時(shí)間：工作日上午八時(shí)至下午四時(shí)
辦理地點(diǎn)：學(xué)生工作處(東院四舍313)
辦理方法：帶好學(xué)生證或校園卡，委托別人代理的需要出具委托書(shū)。
取件：正常為當天取，如遇特殊情況另約。
成績(jì)單的辦理
辦理時(shí)間：周二、周四下午一時(shí)三十分至四時(shí)三十分
辦理地點(diǎn)：教務(wù)處(科教樓517)
辦理方法：寫(xiě)好申請，請輔導員簽名并帶好學(xué)生證，委托別人代理的需要出具委托書(shū)。
取件：正常為當天取，如遇特殊情況另約，需要翻譯成英文的要再到醫學(xué)院檔案館辦理。
六、戶(hù)籍證明
戶(hù)籍已經(jīng)遷入醫學(xué)院集體戶(hù)口的同學(xué)，請至淮海派出所(普安路，近曙光醫院)辦理戶(hù)籍證明;戶(hù)籍在交大本部的同學(xué)請與交大派出所聯(lián)系;戶(hù)籍未遷入醫學(xué)院的同學(xué)，請準備好戶(hù)口原件和復印件，包括：戶(hù)口本第一頁(yè)(即含有家庭地址頁(yè))、本人信息頁(yè)及信息更改頁(yè)的復印件。
七、護照(Passport)
護照(Passport)是正式的證明文件或證書(shū)，由政府頒發(fā)，用來(lái)證明持有者作為特定國家的國民。必須擁有護照才能出國，而護照的辦理，時(shí)間上不能太晚，因為預約簽證的時(shí)候就需要護照號碼了，而辦理護照需要一定的周期，另外少數學(xué)校在申請的時(shí)候就要求申請者提供護照首頁(yè)復印件。所以早些辦理為好。辦理護照過(guò)程較為簡(jiǎn)單，只需要到辦理地點(diǎn)一到兩次，花費RMB200元左右，以及兩周(10個(gè)工作日)的等待。
因私護照的辦理
所需材料：身份證及復印件，戶(hù)籍證明，三張護照照片。護照照片規格為小二寸(40mm×30mm)，要求足夠清晰、白色背景、正坐、 臉部至少占畫(huà)面的50%、雙耳可見(jiàn)、非宗教信仰原因不能戴帽子或者其他飾物。
辦理時(shí)間：周一至周五9:00～16:30;周六9:00～11:00、13:30～16:30
辦理地點(diǎn)：
1)上海市公安局出入境管理處，地址：民生路1500號，電話(huà)：28951900
2)各區辦理點(diǎn)，地址：請咨詢(xún)市公安局出入境管理處
辦理流程：
1)領(lǐng)取護照申請表表格，填寫(xiě)中可直接參考樣本;
2)填寫(xiě)表格時(shí)，可以選擇是快遞送護照上門(mén)或自己領(lǐng)取。前者需支付30元快遞費。護照申請辦理需要一到兩星期，為省時(shí)省力，可以申請快遞(在填表示時(shí)需在郵遞項前打勾，一份30元，可多人同寄);
3)領(lǐng)取護照時(shí)需繳納200元護照辦理費/本。郵寄的價(jià)格與自取的價(jià)格一致;
4)拿到護照后，持照人應在“持照人簽名”欄內用正楷簽上自己的中文簽名(與常用簽名必須一致)，簽名時(shí)用毛筆、鋼筆或專(zhuān)用簽字筆，不得用圓珠筆或鉛筆，不得涂改。
護照延期：
如果在申請項目時(shí)已經(jīng)有護照，應注意護照的有效期能夠涵蓋在對方學(xué)校的期限(有些國家不僅要求護照有效期要涵蓋停留期，還要超出停留期至少半年)，如果不能涵蓋，應至民生路1500號上海市公安局出入境管理處辦理延期。
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