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如何做才能讓OA系統達到預期效果
在國內領(lǐng)先的OA系統品牌華天動(dòng)力的項目總監萬(wàn)先生看來(lái)，OA系統的使用是一項系統工程，項目失敗往往是一系列原因疊加的結果。從項目的生命周期來(lái)梳理，企業(yè)需要在每一個(gè)階段認真、細致的做好每一項工作，才能確保項目的成功。
1、 預期是什么?
既然說(shuō)要達到預期效果，那么首先需要清楚的就是：預期目標是什么?
這個(gè)目標必須是清晰、細致、量化的，而不是籠統、模糊、龐大的。如果說(shuō)你的目標是提升辦公效率，那么就要清楚是提升哪些工作的效率，提升到什么程度;
如果說(shuō)你的目標是規范辦公流程，那么就要清楚是規范哪些辦公流程，這些流程現存的問(wèn)題是什么，要如何實(shí)現規范和效率的統一;
如果說(shuō)你的目標是實(shí)現知識管理，那么就要清楚什么是知識管理，隱形知識怎么管理，顯性知識怎么管理，知識管理的體系、文化、目標是什么……
需要注意的是，OA系統只是一個(gè)管理工具，制定目標時(shí)不能太理想化，而要結合企業(yè)的實(shí)際，制定可行的目標。
2、 產(chǎn)品要對路
任何美好的愿望，都要落實(shí)在產(chǎn)品上。選對了產(chǎn)品，就是成功的一半，選錯了產(chǎn)品，就會(huì )繞很多彎路，甚至完全迷路。
目前市場(chǎng)上的OA系統產(chǎn)品雖然很多，但是成熟、專(zhuān)業(yè)的卻只有幾家而已，包括華天動(dòng)力、泛微、致遠等。這些產(chǎn)品都有自己的特點(diǎn)，有的適合你，有的卻并不適合你，企業(yè)要根據自己的需求、預算、實(shí)力來(lái)選擇對路的產(chǎn)品，才能在后期的實(shí)施、使用、服務(wù)等工作中事半功倍。
3、 實(shí)施要講政治
OA系統的實(shí)施是一項非常講究方法和策略的工作，最要不得的就是眉毛胡子一把抓，不分輕重緩解，把實(shí)施周期搞得很長(cháng)，弄得人人怨聲載道。
所以項目主管必須設置清晰的階段目標，先易后難，循序漸進(jìn)，重點(diǎn)突破，要能夠讓企業(yè)的管理者和員工在最短的時(shí)間內了解系統，感受到系統帶來(lái)的便利性，而不是感到麻煩，為后續使用打好基礎。
4、 軟硬兼施的保障
OA系統實(shí)施后，需要企業(yè)制定相應的規章制度來(lái)保障落實(shí)，而不只是口頭上的鼓動(dòng)和約束，也不是發(fā)一則通知了事。
這項制度應該是“軟硬兼施”的，對OA系統的主要功能、使用方法、使用規范，以及相關(guān)責任人都應該有明確的規定。對好的行為給予獎勵，對不遵守規定的行為進(jìn)行處罰，核心目的在于培養員工使用OA系統辦公的習慣和氛圍。
5、 動(dòng)車(chē)效應
OA系統的使用和動(dòng)車(chē)的運行如出一轍，我們稱(chēng)之為“動(dòng)車(chē)效應”。
首先，最高管理者就像火車(chē)頭一樣，要帶動(dòng)整個(gè)列車(chē)的前進(jìn)，以前有句老話(huà)叫“火車(chē)跑得快，就靠車(chē)頭帶”。OA系統是否能否用好，最高管理者的帶頭作用非常關(guān)鍵。
其次，中層管理者就像車(chē)廂之間的動(dòng)力一樣，連接起各個(gè)車(chē)廂(員工)，并為列車(chē)增加多重持續動(dòng)力，讓列車(chē)跑得更快。
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