公司采購合同管理制度范本

　　為規范公司經(jīng)濟合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效維護公司的合法權益，制定公司采購合同管理制度范本。

　　公司采購合同管理制度范本篇一

　　1、合同簽訂必須包含以下內容：合同簽訂前必須完成對供貨商的資格審查工作，業(yè)主有要求時(shí)，對產(chǎn)品樣本和資格確認應有業(yè)主或監理代表的文字確認。

　　1) 產(chǎn)品的規格型號

　　2)產(chǎn)品數量

　　3)產(chǎn)品的質(zhì)量標準

　　4)產(chǎn)品價(jià)格和支付方式

　　5)產(chǎn)品供貨日期

　　6)雙方違約責任

　　2、合同必須按項目和編號進(jìn)行管理

　　編號管理原則：XXX(采購工程師姓名漢字拼音的第一個(gè)字母)—XXXXX(項目名稱(chēng)的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母)—001

　　1)合同簽訂后，正本必須交公司采購部統一歸檔。

　　2)交工地財務(wù)復印件一份。

　　3)項目結束后，由采購工程師自行整理成卷報公司存檔。

　　3、采購工程師是項目采購合同執行人和監督人，對合同的履約負有完全的責任，由公司本部簽訂的合同也由現場(chǎng)采購工程師負責監督執行(合同由公司負責遞至工地)。在合同執行的過(guò)程中，要匯同現場(chǎng)專(zhuān)業(yè)工程師共同對產(chǎn)品的供貨質(zhì)量重點(diǎn)負責。發(fā)現問(wèn)題及時(shí)向公司主管領(lǐng)導匯報，及時(shí)做好換貨、退貨或終止合同的工作。

　　公司采購合同管理制度范本篇二

　　總則

　　1. 為規范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

　　2. 本制度適用于對采購合同管理的相關(guān)事宜。

　　采購合同的編寫(xiě)

　　1. 公司辦公室是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執行、控制等管理事項。

　　2. 公司一次性采購物品金額高于訂合同。

　　3. 采購合同的編寫(xiě)程序。

　　1) 選擇供應商。必須是公司認可合格供應商。

　　2) 進(jìn)行談判。采購部應與合適的供應商展開(kāi)談判，談判內容包括采購物料的價(jià)格、數量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應商。

　　3) 擬定草案并評審。采購部應根據談判所形成的方案擬定采購合同草案，報送財務(wù)審核及總經(jīng)理\分管副總進(jìn)行審批。

　　4) 擬寫(xiě)正式的采購合同。采購部應根據各相關(guān)部門(mén)、財務(wù)及總經(jīng)理\分管副總的意見(jiàn)對采購合同草案進(jìn)行修訂，并據此形成正式的采購合同。

　　4. 正式的采購合同必須包括以下九個(gè)方面的主要內容。

　　1) 合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。

　　2) 采購物品的單價(jià)、總價(jià)。

　　3) 采購物品的數量與規格型號。

　　4) 采購物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。

　　5) 采購物品的履約方式、期限、到貨地點(diǎn)。

　　6) 采購物品的驗收標準和方式。

　　7) 付款方式和期限。

　　8) 售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。

　　9) 違約責任和解決爭議的方法。

　　5. 采購合同的條款內容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。

　　采購合同的簽訂

　　1. 與公司簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，采購部應審驗其委托證明。

　　2. 公司與供應商簽訂的合同必須采用書(shū)面形式，其他任何形式的合同視為無(wú)效合同。

　　3. 對于金額在1萬(wàn)元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進(jìn)行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應商，供應商進(jìn)行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發(fā)給供應商回執，視為合同成立。

　　4. 簽訂后的合同由財務(wù)部保管。

　　采購合同的執行與控制

　　1. 合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應及時(shí)向供應商發(fā)送訂貨單，使供應商及時(shí)準備公司所需的物品。

　　2. 采購部應配合質(zhì)量管理部做好采購物料的進(jìn)廠(chǎng)驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要求時(shí)，采購部應積極聯(lián)系供應商進(jìn)行處理。

　　3. 采購部應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進(jìn)程逐次、詳細地進(jìn)行書(shū)

　　面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

　　4. 對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過(guò)程周期長(cháng)、變數多、監控過(guò)程比較復雜的現象，要求供應商提供進(jìn)度安排，采購部根據進(jìn)度安排與供應商進(jìn)行聯(lián)絡(luò )，進(jìn)行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時(shí)運送到公司。如果供應商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應減少在供應商處的采購數量并與其他供應商聯(lián)系，增加采購數量。

　　5. 在合同的執行過(guò)程中采購部要處理好與供應商的關(guān)系，將供應商視為公司的戰略發(fā)展伙伴，便于在生產(chǎn)旺季加大物料采購時(shí)能夠及時(shí)供應，在生產(chǎn)淡季時(shí)能夠縮減或取消物料采購的數量。

　　6. 采購部應本著(zhù)經(jīng)濟型的原則做好物料的采購進(jìn)度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時(shí)還能保證采購物料滿(mǎn)足生產(chǎn)的需求。

　　采購合同的修改與終止

　　1. 在合同執行過(guò)程中，因供應商的原因造成無(wú)法按量供應的采購物料，采購部經(jīng)調查核實(shí)，可與供應商簽訂新的采購物料的數量規定，作為采購合同的附件進(jìn)行執行。

　　2. 在合同執行過(guò)程中，若外部市場(chǎng)環(huán)境發(fā)生變化(例如原材料價(jià)格或工資出現上漲，供應商無(wú)法按合同規定的價(jià)格交貨)采購部可與供應商進(jìn)行協(xié)商，簽訂新的供貨價(jià)格的條款，作為采購合同的附件執行。

　　3. 在合同執行過(guò)程中，若因不可抗力導致供應商無(wú)法按時(shí)交貨，采購部經(jīng)過(guò)核實(shí)后，可與供應商進(jìn)行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規定，作為采購合同的附件執行。

　　4. 有下列情形之一者，視為合同終止。

　　1) 因不可抗力導致合同無(wú)法繼續執行，雙方同意取消合同。

　　2) 因市場(chǎng)環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。

　　3) 出現違背合同條款的狀況。

　　4) 逾期沒(méi)有履行合同約定的。

　　5) 發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。

　　公司采購合同管理制度范本篇三

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿(mǎn)足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規范物資采購流程，加強與各部門(mén)間的配合，特制定本制度。

　　一、請購及其規定

　　1. 請購的定義

　　請購是指某人或者某部門(mén)根據生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫(xiě)一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。

　　2. 請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

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　�、� 請購的部門(mén); 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量; 請購的物品規格; 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; 請購的物品的要求時(shí)間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫(xiě)人; 請購部門(mén)主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財務(wù)審核人; 公司總經(jīng)理。

　　3. 請購單及其提報規定

　�、� 請購單應按照要素填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導審核批準后報采購部門(mén); ⑵ 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報;

　�、� 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫(xiě)提報; ⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫(xiě)提報;

　�、� 請購部門(mén)在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門(mén)備份;

　�、� 涉及到請購數量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;

　�、� 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的情況，可以電話(huà)或其他形式請示，征得同意后提報采購部門(mén)，簽字確認手續后補。

　�、� 如果是單一來(lái)源采購或指定采購廠(chǎng)家及品牌的產(chǎn)品，請購部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明。

　�、驼堎弳蔚母�改和補充應以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部。

　　4. 公司物資請購單的提報部門(mén)

　�、� 公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門(mén)提報;

　�、� 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門(mén)專(zhuān)用的物資由各部門(mén)自行提報。

　　二. 請購單的接收及分發(fā)規定

　　1. 請購的接收要點(diǎn)

　�、� 采購部在接收請購單時(shí)應檢查請購單的填寫(xiě)是否按照規定填寫(xiě)完整、清晰，檢查請

　　購單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導審批;

　�、� 接收請購單時(shí)應遵循無(wú)計劃不采購，名稱(chēng)規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　�、� 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　�、� 對于不符合規定和撤銷(xiāo)的請購物資應及時(shí)通知請購部門(mén)。

　　2. 請購單的分發(fā)規定

　�、� 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進(jìn)行分工處理;

　�、� 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

　�、� 無(wú)法于請購部門(mén)需求日期辦妥的應通知請購部門(mén);

　�、� 重要的項目采購前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。

　　3. 采購周期的規定

　�、� 單次采購金額預算在1萬(wàn)元以下的零星采購項目或預算在1萬(wàn)元以下可市區采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過(guò)5天;

　�、� 單次采購金額預算在1萬(wàn)元以上的項目比價(jià)采購，采購周期不應超過(guò)15天; ⑶ 請購部門(mén)應按照以上規定的時(shí)間提前提報請購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)

　　時(shí)應向領(lǐng)導說(shuō)明原因;

　�、� 遇到緊急采購應匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略。

　　三. 詢(xún)價(jià)及其規定

　　1. 詢(xún)價(jià)前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱(chēng)，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應及時(shí)的與請購部門(mén)溝通;

　　2. 屬于相同類(lèi)型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類(lèi)集中打包采購;

　　3. 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

　　4. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠(chǎng)家或服務(wù)商直接詢(xún)價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中介結構詢(xún)價(jià);

　　5. 對于請購部門(mén)需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6. 詢(xún)價(jià)時(shí)對于相同規格和技術(shù)要求應對不同品牌進(jìn)行詢(xún)價(jià);

　　7. 在詢(xún)價(jià)時(shí)遇到特殊情況應書(shū)面報請公司領(lǐng)導批示。

　　四. 比價(jià)、議價(jià)

　　1. 對廠(chǎng)商的`供應能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認;

　　2. 對于合格供應商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠(chǎng)商的價(jià)格最低，所報價(jià)格的綜合條件更加突出;

　　3. 收到供應單位第一次報價(jià)后應向公司領(lǐng)導匯報情況，設定議價(jià)目標或理想中標價(jià)格。

　　4. 重要項目應通過(guò)一定的方法對于目標單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應商的各方面的實(shí)力等;

　　5. 參考目標價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。

　　五. 比價(jià)、議價(jià)結果匯總

　　1. 比價(jià)、議價(jià)匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總;

　　2. 比價(jià)、議價(jià)結果匯總應按照附表六(比價(jià)/招標匯總表)的格式完整列出報價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3. 如比價(jià)、議價(jià)結果未通過(guò)公司領(lǐng)導審核應進(jìn)行修改或重新處理。

　　六. 合同的簽訂及其規定

　　1. 合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門(mén)中確定權利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

　�、� 合同正文應包含的要素

　　1) 合同名稱(chēng)、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);

　　2) 采購物品/項目的名稱(chēng)、規格、數量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是不可分割的部分;

　　3) 包裝要求;

　　4) 合同總額應含稅，特殊情況應注明;

　　5) 付款方式;

　　6) 工期;

　　7) 質(zhì)量保證期;

　　8) 質(zhì)量要求及規范;

　　9) 違約責任和解決糾紛的辦法;

　　10) 雙方的公司信息;

　　11) 其他約定。

　�、� 合同簽訂及其規定

　　1) 如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機密的，注意保密責任;

　　2) 擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險降低到最低;

　　3) 為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項報價(jià)清單;

　　4) 遇貨物訂購數量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠(chǎng)商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn);

　　5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應盡量要求廠(chǎng)商延長(cháng)產(chǎn)品保質(zhì)期;

　　6) 詳細約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;

　　7) 與初次合作的單位合作時(shí)，應少付預付款或不付預付款;

　　8) 違約責任一定要詳細、具體;

　　9) 比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;

　　10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查;

　　11) 合同巡簽審查通過(guò)后應由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司合同章方可生效;

　　12) 簽訂的所有合同應及時(shí)報送財務(wù)部門(mén)。

　　七. 付款及合同執行

　　1. 付款規定

　�、� 按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;

　�、� 按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時(shí)應填寫(xiě)附表八(資金支出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務(wù)部付款;

　�、� 財務(wù)部門(mén)在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應及時(shí)通知采購部并匯報公司領(lǐng)導。

　　2. 合同執行

　�、� 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進(jìn)，由采購部負責人進(jìn)行監督，如出現問(wèn)題，采購部應及時(shí)提出建議或補救措施，并及時(shí)通知請購部門(mén)及公司領(lǐng)導;

　�、� 已簽訂的合同在執行期間，應及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約;

　�、� 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時(shí)協(xié)商并簽訂補充合同。

　　八. 報驗與入庫

　　1. 報驗

　�、� 供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時(shí)的通知質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行驗收; ⑵ 對于不同類(lèi)型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門(mén)的相關(guān)規定執行; ⑶ 達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應在第一時(shí)間報請質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)檢、驗收; ⑷ 質(zhì)檢部門(mén)在接到采購部報驗通知后應及時(shí)報驗，并出具報驗結果證明書(shū)，對于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門(mén)使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門(mén)應負主要責任;

　�、� 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內。

　　2. 入庫

　�、� 公司所有的生產(chǎn)材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過(guò)質(zhì)檢部門(mén)的檢驗或驗收; ⑵ 合同標的物在運達公司后采購部應及時(shí)通知請購部門(mén)，由請購部門(mén)及時(shí)安排卸貨與搬運;

　�、� 質(zhì)檢部門(mén)未及時(shí)驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受;

　�、� 質(zhì)檢部門(mén)已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應及時(shí)的入庫，并及時(shí)出具入庫清單;

　�、� 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規定入庫。

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