房地產(chǎn)的合同管理制度
為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根據《合同法》及其他有關(guān)法規的規定，結合公司的實(shí)際情況，制訂房地產(chǎn)的合同管理制度。
房地產(chǎn)的合同管理制度【1】
一、總則
1、為規范公司合同的訂立、履行和管理，有效防范風(fēng)險，維護公司的合法權益，根據《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律的規定，結合本公司的具體情況，制訂本管理制度。
2、公司對外的一切交易、合作行為，除須及時(shí)結清的事務(wù)外，必須訂立書(shū)面合同。合同依法成立即具有法律約束力，必須嚴格遵守，全面履行。
3、不得違法訂立合同，不得訂立有損國家、社會(huì )公共利益和本公司合法權益的合同，不得與資信不佳，不具備履約能力的單位訂立合同。
4、預算合同部為公司合同的歸口管理部門(mén)，具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)為合同的第一責任人。第一責任人具體負責合同的擬定、市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、商務(wù)談判、合同的簽訂以及合同的履行。具體分類(lèi)如下：
合同類(lèi)型 第一責任人
1)行政類(lèi)行政部負責人
2)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)業(yè)務(wù)部負責人
3)報建類(lèi)開(kāi)發(fā)部負責人
4)財務(wù)類(lèi)財務(wù)部負責人
5)工程設計類(lèi)技術(shù)總監
6)工程類(lèi)預算合同部負責人
5、公司法律顧問(wèn)負責合同的內容、形式的合法性、有利性的審查，并指導公司的合同管理工作。
二、合同訂立與履行的一般原則
1、訂立合同前，公司經(jīng)辦人員及所在部門(mén)應嚴格審查訂立合同對方的下列情況：
(1)是否領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執照，有無(wú)法人資格;
(2)經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)方式，是否取得相關(guān)資格證書(shū)或許可證;
(3)是否具備相應資質(zhì)等級、履約能力和信用。
經(jīng)辦人員應收集其營(yíng)業(yè)執照、當年工商年檢記錄、資質(zhì)證書(shū)或許可證復印件備查(如系個(gè)人應收集身份證復印件)。
2、訂立合同時(shí)，如對方委托其代理人訂立合同，必須出具由法定代表人親自簽發(fā)的授權委托書(shū)。公司經(jīng)辦人員應當認真審查授權委托書(shū)載明的授權事項和范圍并收集備案。
3、一般合同，經(jīng)辦人員應在做好市場(chǎng)、資信調查的基礎上，與合同對方充分協(xié)商。
4、對于有國家相關(guān)行業(yè)標準格式合同的，經(jīng)辦人員應當認真審查合同內容表述是否準確，涉及權利、義務(wù)關(guān)系的條款是否完備，充分考慮對公司是否有利，并具有可操作性。
4.1格式合同表述不準確、條款不完備，或者對公司不利的，經(jīng)辦人員應當對相關(guān)條款進(jìn)行修改或添附相關(guān)的內容，或者草擬補充協(xié)議予以完善。
4.2格式合同空白處不需填寫(xiě)內容的，應劃斜線(xiàn)予以填充，防止合同內容被偽造或篡改。
5、凡本公司作為一方的合同，除有行業(yè)標準格式的外，原則上由本公司經(jīng)辦人員草擬合同。重大或復雜的合同，可以同法律顧問(wèn)交換意見(jiàn)，由法律顧問(wèn)草擬。如對方起草的合同，本公司經(jīng)辦人員必須嚴格審查并提出意見(jiàn)。
6、合同必須具有標的、數量、質(zhì)量、價(jià)款或者酬金、履行的期限、地點(diǎn)和方式、違約責任、解決爭議的辦法等主要條款，盡可能訂立擔保條款(定金、保證或抵押等)。
7、建筑勘察、建筑設計、廣告、美術(shù)、雕塑設計制作合同中，應盡可能約定相關(guān)(含計算機軟件)的著(zhù)作權、專(zhuān)利權、商標權等知識產(chǎn)權歸本公司所有。涉及商業(yè)秘密的合同，應當訂立保密條款，約定保密責任。
8、合同必須由法定代表人或其授權的代理人簽字，加蓋合同專(zhuān)用章或公司公章。對合同進(jìn)行修改、增刪，應在修改、增刪處加蓋印章或由經(jīng)辦人簽名進(jìn)行確認。兩頁(yè)(含兩頁(yè))以上的自行裝訂的合同，應當加蓋騎縫章。
9、合同應當按約定程序全面、及時(shí)履行，禁止"先履行，后補簽"合同。
10、合同對方違約，應當及時(shí)按約定追究其違約責任。
11、合同變更或解除程序與合同簽訂審核程序相同。合同變更或解除
應當由合同雙方達成書(shū)面協(xié)議。按約定變更或解除合同的，應當及時(shí)通知對方。通知方式應當選擇易被證明的方式。
12、任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。
三、合同的審查
1、合同經(jīng)辦部門(mén)在正式訂立合同前，應當將合同草案送有關(guān)部門(mén)會(huì )
同審核，并填寫(xiě)《合同評審批準表格》�！逗贤u審批準表格》附后
2、《合同評審批準表格》是合同審批過(guò)程中各部門(mén)審核確認的依據。合同具體經(jīng)辦部門(mén)對合同金額、單價(jià)、結算及付款方式等條款負責;預算合同部對合同金額、單價(jià)、結算及付款方式條款進(jìn)行監督審核;財務(wù)部門(mén)負責對各部門(mén)合同中，收、付款方式、期限等財務(wù)約定進(jìn)行審查。律師對合同的合理合法性進(jìn)行審核。工程類(lèi)合同工程部對工程質(zhì)量、工期、安全等相關(guān)條款負責;技術(shù)總監對技術(shù)措施、施工方案及工期、質(zhì)量等相關(guān)條款進(jìn)行監督審核。
3、合同經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)起草、預審后，送相關(guān)顧問(wèn)單位(對送審的
合同進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審查)、財務(wù)部、律師及預算合同部、香港總部審查后方可報送總經(jīng)理審批。
3、合同經(jīng)辦部門(mén)須對合同的價(jià)格反復進(jìn)行市場(chǎng)詢(xún)價(jià)，價(jià)格比較和磋商，降低合同價(jià)格。對付款時(shí)間的約定應充分考慮到公司的履行程序，留有足夠的余地，避免公司違約。
4、法律顧問(wèn)負責對合同的內容、形式的合法性、有利性進(jìn)行審查，應當在要求的時(shí)限內完成合同的審查工作。 對合同中的一般問(wèn)題，法律顧問(wèn)可提出具有可操作性的修改建議;對有重大法律隱患或對公司嚴重不利的合同，法律顧問(wèn)可以直接進(jìn)行修改;對通過(guò)審查的合同，法律顧問(wèn)應當蓋章，注明審查日期。
5、預算合同部負責對合同主要條款和合同簽訂程序進(jìn)行審查。
6、公司總經(jīng)理或法定代表人對違反本規定送審的合同，應當拒絕審批，并責成有關(guān)責任人和責任部門(mén)予以糾正。
四、合同的管理
1、合同的編號管理由預算合同部統一負責。各部門(mén)應當確定一名合同管理員，負責本部門(mén)合同的'整理和保管工作。
2、合同業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)對合同的起草、審查、訂立、履行以及合同文本的管理負直接責任。
3、合同文本一式六份，兩份正本原件由行政部和預算合同部各執一份歸檔備案，副本由財務(wù)部、業(yè)務(wù)經(jīng)辦部各留存一份。對方單位存兩份正本原件。
4、財務(wù)部需按照成本核算的要求對合同按項目進(jìn)行分類(lèi)管理。
5、合同執行中如發(fā)生合同糾紛，經(jīng)辦人及所在部門(mén)除及時(shí)向公司和法律顧問(wèn)報告外，須配合法律顧問(wèn)做好處理工作，同時(shí)采取措施防止損失的擴大。
五、合同的履行
1、由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)跟進(jìn)合同的履行情況，確定合同約定的收、付款時(shí)間、金額及要求。
2、合同經(jīng)辦部門(mén)應當按照財務(wù)部門(mén)的要求編制應收、應付賬款的時(shí)間表，財務(wù)部門(mén)根據時(shí)間表提醒并督促主辦部門(mén)做好收、付賬款工作。
3、付款程序：業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)確認已經(jīng)達到合同付款條件 提出付款申請 預算合同部審查 財務(wù)部審查 成都公司總經(jīng)理審查
由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)報總部。(后附付款申請表)
4、憑付款申請單按財務(wù)制度付款。
5、需要結算的合同在合同項目完成后需辦理結算報告，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)簽字確認后，交預算合同部及財務(wù)部各一份。
六、責任事故的處理
1、因不了解對方資信、履約能力而輕率簽訂合同或者合同條款的約定存在明顯瑕疵，或者違反合同管理規定，給公司造成不良社會(huì )影響或經(jīng)濟損失的，公司有權追究相關(guān)人員的責任。
2、因故意、重大過(guò)失或違法訂立合同，給公司造成重大經(jīng)濟損失的，視情節追究責任人員行政、經(jīng)濟責任;構成犯罪的，移送司法機關(guān)處理。
七、合同的分類(lèi)編碼規則
第一位含義：項目名稱(chēng)
YB：迎賓大道項目、DD：東大街項目、
WH：文化宮項目、GL：管理合同
注：項目名稱(chēng)為該項目的中文名稱(chēng)頭兩位的拼音縮寫(xiě)
第二位含義：期數
00：無(wú)分期、01：1期、02：2期…以此類(lèi)推
第三位含義：科目
A：行政類(lèi)、B：營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)、C：報建類(lèi)、D：財務(wù)類(lèi)E：工程設計、咨詢(xún)類(lèi)、F：工程類(lèi)
第四位含義：序號
001、002、…
例：YB-01-E-001迎賓大道項目1期方案設計合同001號
八、合同簽訂的流程圖
九、附則
一、本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。
附件
一、付款申請表
二、《合同評審批準表格》
房地產(chǎn)的合同管理制度【2】
總則
為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根據《合同法》及其他有關(guān)法規的規定，結合公司的實(shí)際情況，制訂本制度。
一、公司對外簽訂的各類(lèi)合同一律適用本制度。
二、合同管理是企業(yè)管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極的意義。各級領(lǐng)導干部、法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴格遵守、切實(shí)執行本制度。各有關(guān)部門(mén)必須互相配合，共同努力，搞好公司以"重合同、守信譽(yù)"為核心的合同管理工作。
合同的簽訂
三、合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關(guān)部門(mén)負責人共同參加，不得一個(gè)人直接與對方談判合同。
四、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規定。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書(shū)的法人委托人，法人委托人必須對本企業(yè)負責。
五、簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。
六、簽訂合同必須貫徹"平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償"的原則和"價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約"的原則。
七、合同除即時(shí)清結者外，一律采用書(shū)面格式，并必須采用統一合同文本。
八、合同對各方當事～利、義務(wù)的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。
合同內容應注意的主要問(wèn)題是：
1、部首部分，要注意寫(xiě)明雙方的全稱(chēng)、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn);
2、正文部分：建設合同的內容包括工程范圍、建設工期，中間交工工程的開(kāi)工和竣工時(shí)間，工程質(zhì)量、工程造價(jià)、技術(shù)資料交付期間、材料和設備供應責任，撥款和結算、竣工驗收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款;產(chǎn)品合同應注明產(chǎn)品名稱(chēng)、技術(shù)標準和質(zhì)量、數量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點(diǎn)及驗收方法、價(jià)格、違約責任等;
3、結尾部分：注意雙方都必須使用合同專(zhuān)用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章，注明合同有效期限。
九、簽訂合同：除合同履行地在我方所在地外，簽約時(shí)應力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。
十、任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時(shí)假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。
合同的審查批準
十一、合同在正式簽訂前，必須按規定上報領(lǐng)導審查批準后，方能正式簽訂。
十二、合同審批權限如下：
1、一般情況下合同由董事長(cháng)授權總經(jīng)理審批。
2、下列合同由董事長(cháng)審批：
標的超過(guò)50萬(wàn)元的;投資10萬(wàn)元以上的聯(lián)營(yíng)、合資、合作、涉外合同。
3、標的超過(guò)公司資產(chǎn)1/3以上的合同由董事會(huì )審批。
十三、合同原則上由部門(mén)負責人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)分管副總經(jīng)理審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問(wèn)審查。合同審查的要點(diǎn)是：
1、合同的合法性。包括：當事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。
2、合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無(wú)誤。
3、合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風(fēng)險;合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟損失。
十四、根據法律規定或實(shí)際需要，合同還應當或可以呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準，或報工商行政管理部門(mén)鑒證，或請公證處公證。
合同的履行
十五、合同依法成立，既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門(mén)、人員都必須本著(zhù)"重合同、守信譽(yù)"的原則。嚴格執行合同所規定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行或全面履行。
十六、合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定為準。沒(méi)有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價(jià)款結清、無(wú)遺留交涉手續為準。
十七、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部門(mén)負責人應隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理或匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責任。
合同的變更、解除
十八、在合同履行過(guò)程中，碰到困難的，首先應盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更，解除合同時(shí)，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進(jìn)行協(xié)商。
十九、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發(fā)，從嚴控制。
二十、變更、解除合同，必須符合《合同法》的規定，并應在公司內辦理有關(guān)的手續。
二十一、變更、解除合同的手續，應按本制度規定的審批權限和程序執行。
二十二、變更、解除合同，一律必需采用書(shū)面形式(包括當事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無(wú)效。
二十三、變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
二十四、因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書(shū)中明確規定。
二十五、以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現，從嚴懲處。
合同糾紛的處理
二十六、合同在履行過(guò)程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《合同法》等有關(guān)法規和本《制度》規定妥善處理。
二十七、合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)與法律顧問(wèn)負責處理，經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。
二十八、處理合同糾紛的原則是：
1、堅持以事實(shí)為依據、以法律為準繩，法律沒(méi)規定的，以國家政策或合同條款為準。
2、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時(shí)與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本公司合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓?zhuān)_成協(xié)議，解決糾紛。
3、因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動(dòng)承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛，應實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。
二十九、在處理糾紛時(shí)，應加強聯(lián)系，及時(shí)通氣，積極主動(dòng)地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統一意見(jiàn)，統一行動(dòng)，一致對外。
三十、合同糾紛的提出，加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應在法律規定的時(shí)效內進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時(shí)間。
三十一、凡由法律顧問(wèn)處理的合同糾紛，有關(guān)部門(mén)必須主動(dòng)提供下列證據材料。
1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)，以及與合同有關(guān)的附件、文書(shū)、傳真、圖表等;
2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證;
3、貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務(wù)帳目;
4、產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告;
5、有關(guān)方違約的證據材料;
6、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。
三十二、對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見(jiàn)的，應簽訂書(shū)面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專(zhuān)用章。
三十三、對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書(shū)，上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調解書(shū)、仲裁書(shū)，在正式生效后，應復印若干份，分別送與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門(mén)收執，各部門(mén)應由專(zhuān)人負責該文書(shū)執行的了解或履行。
三十四、對于當事人在規定的期限屆滿(mǎn)時(shí)沒(méi)有執行上述文書(shū)中有關(guān)規定的，承辦人應及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報。
三十五、對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調解書(shū)、仲裁決定書(shū)或判決書(shū)的，可向人民法院申請執行。
三十六、在向人民法院提交申請執行書(shū)之前，有關(guān)部門(mén)應認真檢查對方的執行情況，防止差錯。執行中若達成和解協(xié)議的，應制作協(xié)議書(shū)并按協(xié)議書(shū)規定辦理。
三十七、合同糾紛處理或執行完畢的，應及時(shí)通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備考。
合同的管理
三十八、本公司對合同實(shí)行二級管理、專(zhuān)業(yè)歸口制度，法人委托書(shū)制度，基礎管理制度。
三十九、本公司合同管理具體是：
公司由董事長(cháng)授權總經(jīng)理總負責，歸口管理部門(mén)為財務(wù)部、辦公室;副總經(jīng)理歸口管理房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、建設合同;各部門(mén)具體負責各自授權范圍內的合同談判、擬稿及履行工作。
四十、公司所有合同均由辦公室統一登記編號、經(jīng)辦人簽名后，按審批權限分別由董事長(cháng)、總經(jīng)理或其他書(shū)面授權人簽署。
四十一、辦公室會(huì )同有關(guān)部門(mén)認真做好合同管理的基礎工作。具體如下：
1、建立合同檔案;
2、建立合同管理臺帳;
3、填寫(xiě)"合同情況月報表"。
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