員工出差管理辦法范本
第一章總則
第1條為規范公司員工出差流程、出差審批及差旅費報銷(xiāo),特制定本制度。
第2條本制度適用于集團公司、區域公司和子公司全體員工。
第二章出差審批程序和權限
第3條因公出差應填寫(xiě)《因公出差審批表》(附件1),并按權限審批。因會(huì )議、學(xué)習、培訓出差的須附相關(guān)會(huì )議、學(xué)習、培訓通知。
第4條集團總部人員出差的審批權限及流程:
1.董事會(huì )、監事會(huì )成員出差:董事會(huì )、監事會(huì )發(fā)起人→董事長(cháng)審批→行政管理中心傳閱→人力資源中心歸檔。
2.集團高層領(lǐng)導出差:高層發(fā)起人→總裁審批→董事長(cháng)審批→行政管理中心傳閱→人力資源中心歸檔。
3.中層及員工出差:集團部門(mén)發(fā)起人→集團部門(mén)負責人審批(出差時(shí)間超過(guò)2天:→集團業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導審批→總裁審批)→行政管理中心傳閱→人力資源中心歸檔
4.員工因公出差國外或港澳臺地區:集團部門(mén)發(fā)起人→集團部門(mén)負責人審批→集團業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導審批→總裁審批→董事長(cháng)審批→行政管理中心傳閱→人力資源中心歸檔。
區域公司、子公司出差審批流程參照集團總部出差流程自行制定。因公出國或出境由集團領(lǐng)導審批。
第5條出差人員憑《因公出差審批表》辦理差旅費預借審批、機票定購手續;除公司高層管理人員外,出差人員須到人力資源中心辦理備案手續,回來(lái)及時(shí)報到。
第6條出差中途改變路線(xiàn)和延長(cháng)時(shí)間的,需報分管領(lǐng)導同意,報銷(xiāo)審批時(shí)另附說(shuō)明。
第7條幾人協(xié)同出差的,由主辦業(yè)務(wù)部門(mén)或人員填寫(xiě)。因公務(wù)緊急,未能履行出差審批手續的,出差前可以電話(huà)請示,出差后補辦手續。
第三章差旅費構成、報銷(xiāo)標準
第8條出差費用包括:
1.交通費:長(cháng)途包括乘坐飛機、輪船、火車(chē)、長(cháng)途客車(chē)的費用。市內車(chē)費包括公共汽車(chē)、出租車(chē)、地鐵、輕軌列車(chē)的費用,不包括公司所在地機場(chǎng)大巴外的其它費用。
2.住宿費;
3.經(jīng)事前審批的餐飲費;
4.其它費用:公務(wù)發(fā)生的傳真、郵寄、托費、公共服務(wù)等費用。
第9條員工出差國內按照如下限額標準按實(shí)報銷(xiāo)差旅費。出差國外差旅費另行審批。
出差費用報銷(xiāo)標準
級別
交通費
住宿費
(元/夜)
飛機
火車(chē)
輪船
動(dòng)車(chē)
高鐵
普通
列車(chē)
董事長(cháng)
總裁
商務(wù)艙
頭等艙
一等座
軟臥
一等艙
按實(shí)報銷(xiāo)
高層管
理人員
經(jīng)濟艙
二等座
軟臥
二等艙
一類(lèi)消費區
500
二類(lèi)消費區
400
中層管
理人員
事前報準
經(jīng)濟艙
二等座
硬臥
三等艙
一類(lèi)消費區
400
二類(lèi)消費區
300
員工
事前報準
經(jīng)濟艙
二等座
硬臥
三等艙
一類(lèi)消費區(單人)
300
一類(lèi)消費區(雙人)
400
二類(lèi)消費區(單人)
200
二類(lèi)消費區(雙人)
300
備注
1、一類(lèi)消費區是指:省會(huì )城市、計劃單列市、經(jīng)濟特區;
2、二類(lèi)消費區是指:除一類(lèi)消費區外的地區和城市。
第四章差旅費用報銷(xiāo)審核程序
第10條出差住宿費報銷(xiāo)審核
1.住宿費審核以實(shí)際過(guò)夜天數和限額標準確定,并附與出差時(shí)間、出差地點(diǎn)一致的有效的住宿報銷(xiāo)憑證,超過(guò)限額標準的部分自理。
2.因接待或重要業(yè)務(wù)需要招待賓客住宿或需要提高賓客及隨同人員住宿費標準的,應事先向分管領(lǐng)導報告。經(jīng)審核同意后執行,報銷(xiāo)時(shí)須附注事由說(shuō)明。
3.集團中層及中層以上管理人員出差可住單人間。其他同性員工兩人一起出差的`,應同住一間房。
4.參加會(huì )議人員,其住宿由召集會(huì )議部門(mén)統一安排的,住宿費憑票按實(shí)報銷(xiāo)。
5.隨同高職人員出行的低職人員,食宿可隨高職人員。
6.出差期間有下列情況之一者,不予報銷(xiāo)住宿費:
�、儆山哟龁挝�(含集團下屬分公司、項目部)免費接待安置的;
�、跁�(huì )議費、培訓費、資料服務(wù)費等綜合性費用中已包括了住宿費的。
�、蹎T工家在出差當地的。
7.特殊情況需事先報總裁或董事長(cháng)審批。
第11條公費招待的報銷(xiāo)審核
員工出差經(jīng)批準的對外業(yè)務(wù)招待費,應該履行事先報批程序,根據實(shí)際情況,由部門(mén)經(jīng)理、主管副總核準后按照審批流程報銷(xiāo)。
第12條交通費報銷(xiāo)審核
1.出差乘坐飛機、火車(chē)、輪船或長(cháng)途汽車(chē)應按不超過(guò)規定的等級執行,并憑出差地點(diǎn)、路線(xiàn)、時(shí)間一致的有效票據報銷(xiāo)。
2.市(縣、區)內交通費報銷(xiāo)時(shí)按規定附有效報銷(xiāo)憑證。
3.個(gè)人或者多人一起出差自帶(駕)私車(chē),根據核定的里程數,按照1.8元/公里的標準報銷(xiāo)燃油費和過(guò)路過(guò)橋費。里程數由行政管理中心、車(chē)輛科會(huì )同財務(wù)管理中心核定(參考附件2)。隨同人員不再報銷(xiāo)相關(guān)交通費。
4.出差期間有下列情況之一者,不予報銷(xiāo)交通費:
�、俳璩霾钪H順便辦理私人事務(wù)而發(fā)生的交通費增支部分;
�、诔霾钣泄拒�(chē)輛接送或搭乘公司員工車(chē)輛的;
�、畚唇�(jīng)審批,自帶私車(chē)發(fā)生費用超過(guò)乘坐公共交通工具費用的部分。
第13條出差期間雜費報銷(xiāo)審核
1.出差期間因業(yè)務(wù)所發(fā)生的電傳費、郵遞費、文件資料及公物托運費等,憑有效票據按實(shí)報銷(xiāo)。
2.員工異地調崗,產(chǎn)生的交通費、住宿費、雜費等憑有效憑證按以上規定報銷(xiāo)。
第14條差旅費報銷(xiāo)程序
1.出差返回后,應于一周內到財務(wù)管理中心辦理報銷(xiāo)手續。報銷(xiāo)差旅費用要填寫(xiě)《差旅費報銷(xiāo)單》(見(jiàn)附表3),《出差審批單》應作為報銷(xiāo)附件之一,否則財務(wù)管理中心可以不予辦理報銷(xiāo)手續。對無(wú)故未報銷(xiāo)者不予再次借款。超過(guò)報銷(xiāo)期,賬面有個(gè)人出差借款的,財務(wù)部有權從當月工資中先行扣回。
2.差旅費報銷(xiāo)審簽程序:
�、傧冉挥刹块T(mén)負責人對單據有效性及費用標準符合性進(jìn)行稽核,符合規定的簽名后交還出差人;
�、诎磳徟鷻嘞薹謩e送財務(wù)部門(mén)、總裁或董事長(cháng)簽字批準;
�、蹖徍炇掷m完備后到出納處報賬或沖抵借款。
�、芏嗳藚f(xié)同出差,出差費用報銷(xiāo)由出差申請人或者業(yè)務(wù)主辦人員統一辦理,其他出差人員簽字證明。
第五章違規與失職追究
第15條出差人員不得違反規定虛報差旅費;不得以非正式票據報銷(xiāo)費用。否則,財務(wù)管理中心有權拒絕受理,情節嚴重的由相關(guān)部門(mén)調查處理。經(jīng)查實(shí)為虛增報銷(xiāo)者,責令退回虛報金額,并按虛報額處以三至五倍的罰款。各級審簽人員因把關(guān)不嚴、故意包庇縱容違規行為,給公司造成經(jīng)濟損失的,由各級審簽人員承擔相應的連帶責任,視情節輕重給予行政處分和經(jīng)濟處罰。
第六章附則
第16條若司機駕車(chē)隨同出差,可隨出差人員食宿。
第17條參加本地區培訓或會(huì )議,除會(huì )務(wù)組特殊要求外,原則上不住宿。
第18條本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。
第19條本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì )議審議通過(guò),自下發(fā)之日起執行。
第20條附件:(1)因公出差審批表;(2)杭州周邊主要城市交通里程參考表(單程);(3)差旅費用報銷(xiāo)單。
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