員工檔案管理制度8篇

　　在日新月異的現代社會(huì )中，越來(lái)越多人會(huì )去使用制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準則和依據。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？下面是小編幫大家整理的員工檔案管理制度，歡迎大家分享。

員工檔案管理制度1

　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷

　　員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。

　　3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核資料按月歸類(lèi)整理。

　　4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案規定

　　1、基礎管理

　　1．1原則：分類(lèi)標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1．3對人事檔案按入職分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1．4當在職員工的`資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。

　　1．5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

　　1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1．9檔案應分類(lèi)編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

　　2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。

　　2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷(xiāo)毀

　　4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。

　　4．2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。

　　4．3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。

員工檔案管理制度2

　　第一條人事檔案的內容。

　　員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內容主要包括：

　　1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(cháng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；

　　2、員工以往工作或學(xué)習單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評價(jià)，對其學(xué)歷、專(zhuān)長(cháng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料；

　　3、對員工的有關(guān)歷史問(wèn)題進(jìn)行審查、甄別與復查的人事材料；

　　4、記錄關(guān)于員工在所工作或學(xué)習單位內加入黨派組織的材料；

　　5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類(lèi)表彰、獎勵的人事材料。

　　第二條人事檔案保密規定。

　　公司人事部對接收員工原單位轉遞而來(lái)的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　第三條員工個(gè)人情況變更規定。

　　1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫(xiě)《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、家庭情況、個(gè)人興趣愛(ài)好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(cháng)及專(zhuān)業(yè)技能、獎懲記錄等項目。

　　2、項目?jì)热萑缬凶兓�，員工應以書(shū)面方式及時(shí)準確地向人事部報告，以便使員工個(gè)人檔案內有關(guān)記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無(wú)誤的資料。

　　第四條員工人事檔案的使用。

　　員工人事檔案為公司管理的決策部門(mén)提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過(guò)對有效數據的分析，了解公司人員結構的`變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規范化管理奠定扎實(shí)的基礎。

員工檔案管理制度3

　　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、會(huì )計檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應積極配合與支持。

　　3、凡應該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負責及時(shí)歸檔。

　　4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類(lèi)與歸檔

　　1、公司檔案資料的分類(lèi)依據《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規定執行。

　　2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案的借閱

　　1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。

　　2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內容執行。

　　4、檔案借閱者必須做到：

　�、賽�(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　�、谧⒁獍踩�保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　八、檔案的銷(xiāo)毀

　　1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

　　2、當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。

　　3、凡屬于密級的.檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。

　　4、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。

　　第6篇：公司員工檔案管理制度

　　1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮戶(hù)口的員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。

　　2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮常住戶(hù)口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿(mǎn)后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動(dòng)合同。

　　3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

　　4、查閱原始人事檔案管理規定：

　�。�1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部統一辦理，其它任何部門(mén)無(wú)權查閱員工原始檔案。

　�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用后統一銷(xiāo)毀。

　�。�3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

　�。�4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調辦理。

　�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部辦理。

　　5、員工業(yè)績(jì)、培訓檔案：

　　員工業(yè)績(jì)、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價(jià)、考核等。

　�。�1）人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案的整理歸檔及日常管理。

　�。�2）員工培訓、業(yè)績(jì)檔案實(shí)行分級管理。部門(mén)主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長(cháng)或其指定負責人進(jìn)行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業(yè)績(jì)檔由人事文員管理。

　�。�3）部門(mén)部長(cháng)可以調閱本部門(mén)員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案。

　�。�4）員工培訓、業(yè)績(jì)檔案按國家有關(guān)檔案管理規定記入員工的人事檔案。

　�。�5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案由人資行政部留存作為備查。

員工檔案管理制度4

　　第一章總則

　　第一條為加強和規范員工檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和勞動(dòng)部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規定》，結合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。

　　第二條員工檔案建立范圍

　　凡被公司招聘并錄用的人員，均應同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì )檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。

　　第二章員工檔案種類(lèi)及運用

　　第三條個(gè)人社會(huì )檔案：本公司員工的個(gè)人社會(huì )檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關(guān)系予以轉接。

　　第四條員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個(gè)人社會(huì )檔案的補充，統一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì )檔案。

　　第五條公司員工內部檔案收集的內容：

　　1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶(hù)口本(或暫住證)復印件、最高學(xué)歷證書(shū)和職稱(chēng)證書(shū)及職業(yè)資格證書(shū)復印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書(shū)、文件復印件。

　　2、《勞動(dòng)合同》、《員工轉正申請表》、職務(wù)任免文件、公司內部調令、社會(huì )保險轉移繳納證明、年度績(jì)效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書(shū)及其他相關(guān)離職手續文件等材料

　　3、《培訓合同》、培訓結業(yè)證書(shū)、獎懲文件或記錄等其他資料。

　　4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。

　　第三章員工檔案收集程序和歸檔標準

　　第六條收集辦法：

　　1、個(gè)人社會(huì )檔案：個(gè)人社會(huì )檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會(huì )檔案的有效積累。移交社會(huì )檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內部檔案中留存備查。

　　2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類(lèi)資料，在職能部門(mén)內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。

　　第七條歸檔標準：

　　1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。

　　2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的，須加蓋行政人事部門(mén)專(zhuān)用章后方可入檔。

　　第四章員工檔案的借閱

　　第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，報公司領(lǐng)導審批。

　　第九條有關(guān)國家機關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證并填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，由公司領(lǐng)導簽字審批后方予查閱。

　　第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時(shí)，須嚴格履行登記審批手續。

　　第十一條查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關(guān)規定追究當事人責任。

　　第五章檔案的轉接

　　第十二條員工社會(huì )檔案的轉接由本人按照相關(guān)機構的規定自行辦理，原則要求社會(huì )檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉移。

　　第十三條員工調動(dòng)或離職，其內部檔案內需要移存至社會(huì )檔案的資料由行政人事部負責移存。

　　第六章員工檔案的存檔期限及銷(xiāo)毀要求

　　第十四條對于正常離職且離職手續齊備的員工內部檔案，在公司保存5年(一般員工)—20xx年(中高層管理人員)后酌情銷(xiāo)毀。

　　第十五條對非正常離職或離職手續不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得銷(xiāo)毀。

　　第十六條員工檔案編號管理，檔案編號為八位數且具有唯一性，其中檔案編號前四位數字為入職員工序號，包括前兩位公司部門(mén)編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來(lái)公司增設的.各項與員工信息有關(guān)的物品保持一致性，以便檢索。

　　第十七條員工檔案的銷(xiāo)毀由行政人事部門(mén)負責，在辦理檔案銷(xiāo)毀審批手續后按照國家相關(guān)規定安排專(zhuān)人到專(zhuān)業(yè)銷(xiāo)毀場(chǎng)所進(jìn)行銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準，任何人不得擅自銷(xiāo)毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷(xiāo)毀者，應視情節給予懲處。

　　第七章員工檔案管理人員的職責

　　1、忠于職守，嚴格執行檔案法規及企業(yè)相關(guān)制度，維護員工檔案的真實(shí)性。

　　2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規定辦理日常的查閱、借用和轉遞。

　　3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。

　　4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進(jìn)員工檔案管理工作的規范化和科學(xué)化。

　　第十八條本辦法自印發(fā)之日起執行。

行政人事部

　　20xx年1月5日

員工檔案管理制度5

　一、目的

　　為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

　　三、職責

　　3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

　　3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。

　　3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。

　　3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

　　四、人事檔案管理的內容

　　4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。相關(guān)手續《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。

　　4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的`人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

　　4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

　　4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。

　　4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

　　五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。

查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　六、相關(guān)支持文件及記錄

　　員工應聘申請表

　　轉遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統計表

　　公司員工人事檔案管理制度

　　第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

　　第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

　　第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表

　　2、聘用通知書(shū)

　　3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。

　　4、身份證復印件

　　5、照片

　　6、員工轉正申請表

　　7、聘用合同

　　8、獎懲材料

　　9、任免、升降、調薪等材料

　　10、其它材料

　　第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。

　　第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。

　　第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

　　第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

　　第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

　　第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

　　第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

　　第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

員工檔案管理制度6

　　一、目的

　　為更有效的對員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機密；同時(shí)為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　全體員工之個(gè)人檔案(入職檔案、培訓檔案、績(jì)效管理檔案、離職檔案)、統計資料、勞動(dòng)工資、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　三、檔案管理員的職責

　　由行政部專(zhuān)人負責保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　四、檔案管理內容

　　(一)員工入職檔案：

　　1)個(gè)人簡(jiǎn)歷；

　　2)員工入職登記表

　　3)應聘人員登記表；

　　4)面試記錄及待遇核定事項審批表；

　　5)筆試結果報告；

　　6)身份證復印件

　　7)學(xué)歷學(xué)位、資格證書(shū)復印件材料

　　8)離職證明；

　　9)試用期員工跟蹤表；

　　10)試用期考核表；

　　11)各類(lèi)合同及協(xié)議；

　　12)員工異動(dòng)履歷表.

　　(二)員工培訓檔案：

　　1)培訓通知；

　　2)培訓簽到表；

　　3)培訓總結報告(或考評結果)；

　　4)派出培訓審批表；

　　5)員工外派培訓合同

　　6)外出培訓反饋表(證書(shū)原件)；

　　7)員工培訓統計表。

　　(三)績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。

　　(四)員工離崗檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

　　五、人事檔案管理相關(guān)規定

　　(一)基礎管理

　　1、原則：分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　2、員工入職前，人力資源部應對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

　　3、人事檔案按入司時(shí)間分類(lèi)存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登錄于《在職員工人事檔案目錄》(附件一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，并在檔案袋上填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對檔案袋進(jìn)行編號。人事檔案原則上為永久保存。

　　4、當在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等)，應及時(shí)將相關(guān)資料復印交人事部歸案，原件當場(chǎng)查驗。

　　5、調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報到一個(gè)月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

　　6、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、字后歸檔。

　　7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止)。

　　8、人力資源部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。

　　9、檔案應分類(lèi)編號后存放，編簽號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理的科學(xué)化。

　　(二)檔案的查、借閱

　　1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個(gè)級別，保密級檔案禁止調閱，只能在檔案室閱覽，不準外借；非保密級檔各部門(mén)因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案審批表》(附件三)，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準后方可辦理。

　　2、任何單位一般不得跨部門(mén)查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準后方可辦理。

　　3、公司級領(lǐng)導、人事行政部可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。

　　4、所有經(jīng)批準后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內歸還(特殊情況可延長(cháng)期限)，對借閱后到期未還者、歸還破損、私自復印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規定處理。

　　5、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的.單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。

　　6、檔案管理人員應做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件四)。

　　(三)查、借閱檔案注意事項

　　1、嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；2、不得擅自復制(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。

　　3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重，予以懲處。

　　4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。

　　六、檔案的銷(xiāo)毀

　　(一)公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

　　(二)當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。

　　(三)凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。

　　(四)經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　(五)在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。

　　七、制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施

　　本辦法經(jīng)核準后，由行政部公告實(shí)施；修訂或廢止亦同。

員工檔案管理制度7

　　1.目的

　　規范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。

　　2.適用范圍

　　適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

　　3.職責

　　公司管理部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。

　　4．程序

　　4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統一歸入每位員工的個(gè)人

　　檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統為平臺進(jìn)行統一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴格保密員工的信息資料。

　　4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：

　　身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、個(gè)人信息表、戶(hù)口本復印件、勞動(dòng)合同等。

　　4.3 員工個(gè)人檔案不經(jīng)過(guò)公司檔案管理人員歸檔，而是通過(guò)檔案代保管服務(wù)機構進(jìn)行代保管

　　本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應當符合國家法律法規、政策文件的規定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機構由檔案代保管服務(wù)機構工作人員放入員工的'檔案。

　　4.4 檔案資料收錄：?jiǎn)T工在職期間，管理部門(mén)應及時(shí)將員工的動(dòng)態(tài)變動(dòng)材料收錄入個(gè)人的紙

　　質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動(dòng)、任命、借用、離職申請、考核管理等。

　　4.5 本部門(mén)職工的人事檔案調閱需經(jīng)部門(mén)主管、管理部經(jīng)理批準。

　　4.6 調閱檔案原則上在管理部門(mén)內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出管理部門(mén)、需管理

　　部經(jīng)理批準。

　　4.7 所有調閱檔案，均需登記備案。

　　4.8 離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀，部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員

　　檔案應妥善保管三年以上銷(xiāo)毀。

員工檔案管理制度8

　　一、勞動(dòng)合同管理制度

　　勞動(dòng)合同：

　　1、簽訂勞動(dòng)合同的原則

　�。�1）本著(zhù)平等自愿和協(xié)商一致的原則。要求勞動(dòng)合同的內容必須公正、誠實(shí)、守信。

　�。�2）遵守國家法律、法規和政策。

　�。�3）以書(shū)面形式明確規定雙方的責任、權利和義務(wù)。

　�。�4）雙方嚴格執行。勞動(dòng)合同簽訂后，雙方都應嚴格按照合同規定的內容遵照執行，任何一方違約，都將

　　按規定追究違約責任。

　�。�5）以酒店經(jīng)營(yíng)目標為中心。

　　2、勞動(dòng)合同的訂立

　�。�1）原在冊的勞動(dòng)合同制員工以及新進(jìn)酒店的人員。

　�。�2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店與其他人員簽訂勞動(dòng)合同。

　�。�3）勞動(dòng)合同期限分為有固定期限、無(wú)固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動(dòng)合

　　同是指：簽訂一年以上有期限的勞動(dòng)合同；無(wú)固定期限的勞動(dòng)合同是指：在簽定勞動(dòng)合同時(shí)不明確終止期；完成一定的工作為期限的.勞動(dòng)合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動(dòng)合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時(shí)間為條件的。

　�。�4）新進(jìn)員工應根據簽訂勞動(dòng)合同的年限與有關(guān)規定，確定試用期，試用期最長(cháng)不得超過(guò)2個(gè)月。

　�。�5）勞動(dòng)合同的變更、續訂、終止和解除，均應按《勞動(dòng)法》的有關(guān)規定辦理。

　　3、簽訂后的勞動(dòng)合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書(shū)按部門(mén)、按序編號歸檔保存。

　　4、合同到期不續簽的或已解除的勞動(dòng)合同書(shū)均保存2年 。

　　二、員工檔案管理制度

　　根據《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規的規定，酒店的人事部做好有關(guān)檔案的管理工作。檔案管理實(shí)

　　行“統一領(lǐng)導，分節管理”的原則，維持檔案的真實(shí)、完善與安全，便于將來(lái)使用。

　　1、員工檔案

　　員工檔案由酒店的人事部統一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養使用工作提供重要的依據。員工檔案主要分以下二類(lèi)：

　�。�1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的、反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì )經(jīng)歷和德才表現的文件資料。主要包括以下基本內容：?jiǎn)T工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學(xué)歷和評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)及專(zhuān)業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。

　　a、 員工人事檔案的收集、整理和保管

　　員工人事檔案整理應按有關(guān)方面規定的十個(gè)大類(lèi)進(jìn)行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價(jià)值，還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場(chǎng)所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專(zhuān)人保管。

　　b、 員工人事檔案的查閱和借用

　　查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批準；查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續。

　　外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí)，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。

　　c、 員工人事檔案的傳遞

　　在員工錄用和離店時(shí)，人部部及時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續完備，材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

　�。�2）員工的工作檔案

　　從員工進(jìn)入飯店開(kāi)始，記錄員工在為酒店工作過(guò)程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷，思想品德；業(yè)務(wù)表現、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：?jiǎn)T工求職申請、招聘錄用、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料；教育培訓記錄、專(zhuān)業(yè)特長(cháng)與愛(ài)好的資料；工資福利資料；勞動(dòng)業(yè)績(jì)、服務(wù)工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動(dòng)等資料。

　　對員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類(lèi)和歸檔。

　　2、人事部工作檔案

　　人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分，分別記錄人事部的工作。

　�。�1）人力資源檔案

　　有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動(dòng)合同資料（包括簽訂、續簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料），崗位變更資料等。

　�。�2）工資福利檔案

　　有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

　�。�3）教育培訓檔案

　　有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的，經(jīng)整理并保存下來(lái)的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

　�。�4）行政人事檔案

　　有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。

　�。�5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。

　　3、檔案保存期

　　離職人員檔案保存2年。

　　檔案管理工作流程

　　酒店檔案工作的主要流程是：

　　1、 接 收：凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報告、規定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì )議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。

　　酒店檔案一年接收一次，酒店各部門(mén)應于次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。

　　2、 整 理：

　�。�1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。

　�。�2）、酒店各部門(mén)的檔案按其形成的各種門(mén)類(lèi)和體裁列為一個(gè)全宗。

　�。�3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統一的分類(lèi)檔案。

　�。�4）、按照案卷的'排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。

　　3、 保管及利用

　�。�1）、酒店檔案應由專(zhuān)人負責保管，并定期進(jìn)行檢查。

　�。�2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫(xiě)檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)總經(jīng)理批準。

　�。�3）、借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。

　　4、鑒定和移交

　�。�1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導的領(lǐng)導下，組成鑒定小組，按規定進(jìn)行。

　�。�2）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)

　�。�3）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導批準，由兩人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)。

　�。�4）、檔案移交要按國家有關(guān)規定執行。

　�。�5）、檔案員調動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續后方能離崗。

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