如何寫(xiě)好辦公會(huì )議紀要
《辦公會(huì )議紀要》，有書(shū)記辦公會(huì )議紀要，常委辦公會(huì )議紀要，市(縣)長(cháng)辦公會(huì )議紀要，局長(cháng)辦公會(huì )議紀要，等等，現在都有印好的文頭，各級機關(guān)使用的頻率較高，它是機關(guān)的常用文種。辦公廳(室)工作人員，尤其是文秘人員，寫(xiě)好《辦公會(huì )議紀要》是一項必備的知識與技能。
《辦公會(huì )議紀要》的寫(xiě)法，大體分為兩個(gè)部分：
第一部分是開(kāi)頭，這部分主要寫(xiě)明六項：
1、時(shí)間，即開(kāi)會(huì )的日期;
2、地點(diǎn)，即召開(kāi)會(huì )議的所在地點(diǎn);
3、主持人，即主持召開(kāi)會(huì )議的領(lǐng)導人;
4、參加人員，包括正式參會(huì )人員和列席會(huì )議人員及其身份(職務(wù)或職稱(chēng));
5、記錄人;
6、事項，直寫(xiě)題目，如關(guān)于××事或××問(wèn)題，會(huì )議同時(shí)研究幾件事的，則寫(xiě)：①關(guān)于××事;②關(guān)于XX事等。開(kāi)頭部分一般應包括這六項，若有與會(huì )議事項有關(guān)的活動(dòng)，如會(huì )前看電視或察看現場(chǎng)，應在開(kāi)頭部分中作為增加的一項，并作簡(jiǎn)要說(shuō)明，因為這種活動(dòng)與會(huì )議的事項有關(guān)系。
第二部分是正文，是會(huì )議研究或決定某事項的內容。
一般地要寫(xiě)明三個(gè)層次或四個(gè)層次：
1、該事項的情況介紹;
2、對該事項需要會(huì )議研究的問(wèn)題;
3、這些問(wèn)題研究解決的辦法和措施，以及落實(shí)有關(guān)方面的要求與責任;
4、存在的分歧，或不同意見(jiàn)的保留，或有某些方面的爭議。其中四個(gè)層次有就寫(xiě)，沒(méi)有就不寫(xiě)。如果有兩件以上的事項，相互又沒(méi)有直接關(guān)系的，那就一件事項一件事項寫(xiě)。第一件事項寫(xiě)完再寫(xiě)第二件，接著(zhù)依次寫(xiě)，避免混淆不清。
寫(xiě)作《辦公會(huì )議紀要》應注意把握幾個(gè)問(wèn)題：
第一，要以會(huì )議記錄為基礎。紀要是由記錄產(chǎn)生的，記錄是紀要的原始材料。因此，在整理紀要前，記錄人要認真地聽(tīng)取每個(gè)人的發(fā)言，把發(fā)言的內容全部記下來(lái)，重要的部分要將原話(huà)一字一句記下來(lái)，必要時(shí)再問(wèn)發(fā)言人一下。也可征得領(lǐng)導同意，進(jìn)行錄音，防止漏記、錯記。但紀要又不是記錄的全部重復，而是記錄內容的概括和提要。所以，記錄既要認真記好，又要妥為保存。紀要的底稿要附上記錄，一并存入檔案。一旦紀要出了差錯，可以查對原始記錄。
第二，要以主持人的'最后發(fā)言為準。在會(huì )議研究過(guò)程中，各個(gè)人對事情的看法、所提解決措施不可能完全一致。但整理紀要時(shí)應“求同存異”，把共識的和一致的內容歸納起來(lái)，至于某些分歧和有爭議的內容可以保留。一般說(shuō)，主持人是領(lǐng)導人或是受領(lǐng)導人的委托者，他在最后發(fā)言時(shí)要歸納共同的和不同的意見(jiàn)，作為對某事項的結論。整理人應以他的最后結論性發(fā)言為準，記入紀要，成為紀要的主要內容。如果主持人認為某些爭議需要記入紀要，整理時(shí)可列為紀要正文的最后一段。
第三，要遵循公文制作的制度和程序。會(huì )議紀要是公文的一種，所以，寫(xiě)《辦公會(huì )議紀要》要按照公文制作的制度 和程序進(jìn)行。一般情況下，先由秘書(shū)人員(通常是記錄人)整理，經(jīng)辦公廳(室)主任或秘書(shū)長(cháng)審核，再經(jīng)領(lǐng)導人簽發(fā)。這里的簽發(fā)領(lǐng)導人是指主持會(huì )議者。如果主持會(huì )議領(lǐng)導人外出，則送主要領(lǐng)導人或常務(wù)副職，或領(lǐng)導人授權的秘書(shū)長(cháng)。其他都要依照公文運作程序辦理。
除此之外，因為《辦公會(huì )議紀要》的內容，特別是定下來(lái)的措施、要求，是要各有關(guān)方面執行的，為執行起來(lái)方便，不發(fā)生歧義，所以，使用語(yǔ)言要明白、準確，不能含混，一般采用直述的方法，不拐彎抹角，更不需要華麗的詞語(yǔ)。
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