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3W式結構的英文簡(jiǎn)歷
3W式結構
一封商務(wù)信函的全文結構可以用3W 來(lái)表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分)。我們在上文中已經(jīng)提到過(guò)，商務(wù)信函寫(xiě)作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長(cháng)、拖沓、空洞、開(kāi)頭就不得要領(lǐng)的信函第一眼看到會(huì )讓人感到厭煩，從而對寫(xiě)信人的印象大打折扣。
1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一開(kāi)頭就要目的明確、簡(jiǎn)明扼要告訴讀信者為什么要寫(xiě)這封信，如：
例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
這樣的開(kāi)頭直接告訴對方寫(xiě)信是為了回復對方4月15日讓己方對三月份的訂貨付款的來(lái)信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫(xiě)信的意圖,在讀信的時(shí)候可以有充分的心理準備,或者把注意力集中在問(wèn)題的重點(diǎn)上。不會(huì )因為一些無(wú)關(guān)緊要的寒暄而分散注意力。
在這方面，我們最應該注意的就是避免中國式的寒暄和問(wèn)候，不要為了追求客氣而落入俗套。
例（２）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
這樣的信函開(kāi)頭不僅羅嗦、冗長(cháng)，而且會(huì )給收信人一種錯覺(jué)：這是一封朋友之間相互問(wèn)候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時(shí)再看，很可能會(huì )因為延遲閱讀而給雙方帶來(lái)無(wú)可彌補的損失。
2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商務(wù)信函的征文，敘述事實(shí)或者理由來(lái)支持信里的第一句。會(huì )顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實(shí)或者理由合并成最重要的一點(diǎn)或者兩點(diǎn)，在不影響清楚準確的基礎上越簡(jiǎn)潔越好。如：
例（３）：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
簡(jiǎn)明地告訴對方未按時(shí)付款的原因是因為會(huì )計生病了，沒(méi)有一句多余的話(huà)，既解釋了未按時(shí)付款的原因，又道了歉。沒(méi)有讓人感覺(jué)既討厭又煩人的羅嗦。要記�。耗悴皇窍虢o收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見(jiàn)，接受你的要求。所以，寫(xiě)商務(wù)英文信函的一個(gè)主要原則和技巧就是要寫(xiě)的簡(jiǎn)潔明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：結尾是提出要求或者提請注意。不要有任何多余的話(huà)，因為那樣可能會(huì )使寫(xiě)信人的要求不夠明確突出，簡(jiǎn)潔的表達更能突出重點(diǎn)，以便對方對你的來(lái)信及信中提到的內容做出及時(shí)迅速的處理。如：
例（４）:Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
短短的一句話(huà)就告訴了對方兩層意思：①隨信附上了100萬(wàn)美元的支票；②受到支票后請通知寫(xiě)信人。
以上例（１）、（３）、（４）構成了一封重點(diǎn)突出、清楚明白的商務(wù)回復信。簡(jiǎn)明扼要，沒(méi)有一句冗言、廢話(huà)，也沒(méi)有一句虛禮客套。套用一句稱(chēng)贊美女的話(huà)說(shuō)就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少。”，可謂商務(wù)英文信函中的上佳之作。
當然，我們還需要注意要求簡(jiǎn)潔并不是要使商務(wù)信函像電報一樣，沒(méi)有一個(gè)多余的詞。有時(shí)為了給書(shū)信增添幾分人情味，加上一些詞語(yǔ)和句子也屬于商務(wù)書(shū)信寫(xiě)作的一種策略和技巧。問(wèn)題是寫(xiě)作者如何把握好“簡(jiǎn)”和“繁”之間的這個(gè)“度”。刪繁就簡(jiǎn)是必須的，但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無(wú)實(shí)際意義的、重復和累贅的字、詞、短語(yǔ)和句子。
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