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簡(jiǎn)析商務(wù)會(huì )議接待禮儀的要點(diǎn)

時(shí)間:2021-01-15 18:39:56 職場(chǎng)禮儀 我要投稿

簡(jiǎn)析商務(wù)會(huì )議接待禮儀的要點(diǎn)

  相信沒(méi)有人愿意因為自己在社交場(chǎng)合上因為失禮而成為眾人關(guān)注的焦點(diǎn),因此給人們留下不良的印象。由此可見(jiàn)掌握禮儀在商業(yè)交往中就顯得非常必要了。下面有YJBYS小編整理的簡(jiǎn)析商務(wù)會(huì )議接待禮儀的要點(diǎn),歡迎閱讀!

簡(jiǎn)析商務(wù)會(huì )議接待禮儀的要點(diǎn)

  一、關(guān)于接待工作

  1、如何迎接客人?

  一是確定迎送規格。通常遵循身份相當的原則,即主要迎送人與主賓身份相當,當不可能完全對等時(shí),可靈活變通,由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過(guò)多。

  二是掌握到達和離開(kāi)的時(shí)間。準確掌握來(lái)賓到達和離開(kāi)的時(shí)間,及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化,應及時(shí)通知有關(guān)人員。迎接人員應提前到達迎接地點(diǎn),不能太早,更不能太遲,甚至遲到。送行人員則應在客人離開(kāi)之前到達送行地點(diǎn)。

  三是適時(shí)獻上鮮花。迎接普通來(lái)賓,一般不需要獻花。迎接十分重要的來(lái)賓,可以獻花。所獻之花要用鮮花,并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時(shí)間,通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導與主賓握手之后將花獻上?梢灾猾I給主賓,也可向所有來(lái)賓分別獻花。

  四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接,可事先準備特定的標志,讓客人從遠處即可看清;對首次前來(lái),又不認識的客人,應主動(dòng)打聽(tīng),并自我介紹;而對比較熟悉的客人,則不必介紹,僅向前握手,互致問(wèn)候即可。

  五是留下一定時(shí)間?腿说诌_住處后,不要馬上安排活動(dòng),要給對方留下一定的時(shí)間,然后再安排活動(dòng)。

  2、如何稱(chēng)呼、介紹和握手?

  關(guān)于稱(chēng)呼。國際上,對男子通常稱(chēng)先生,對女子通常稱(chēng)夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱(chēng)夫人,對未婚女子稱(chēng)小姐;而對不了解婚姻狀況的女子可稱(chēng)小姐,年紀稍大的可稱(chēng)女士。對地位高的官方人士,還可直接稱(chēng)其職務(wù)、閣下。

  迎接一批客人,如何介紹呢?是先介紹客人,還是先介紹主人?通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者,先將前來(lái)歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來(lái)賓。在介紹兩個(gè)人互相認識時(shí),怎么介紹呢?是先介紹男士,還是先介紹女士?是先介紹年幼者,還是先介紹年長(cháng)者?是先介紹身份低者,還是先介紹身份高者?是先介紹未婚女士,還是先介紹已婚女士?西方是先卑后尊,我國是先尊后卑,西方與我國正好相反。伴隨介紹客人,就是如何握手的問(wèn)題?伸手次序:由尊者決定。公務(wù)場(chǎng)合職務(wù)高、身份高者先伸手,非公務(wù)場(chǎng)合,年長(cháng)者、女姓先伸手。注意:握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟,等等。

  3、如何陪車(chē)和引導?

  客人抵達后,如果需要陪車(chē),賓主雙方如何上車(chē),如何就座呢?

  乘坐轎車(chē)時(shí),通常有兩種情況:當有專(zhuān)職司機開(kāi)車(chē)時(shí),小轎車(chē)1號座位在司機的右后邊,2號座位在司機的正后邊,3號座位在司機的旁邊(如果后排乘坐三人,則3號座位在后排的中間)。

  如果是主人自己開(kāi)車(chē),則要請主賓坐到主人的右側,即前排右側的位置,也就是副駕駛的位置。

  中轎主座在司機后邊的第一排,1號座位在臨窗的位置。

  乘坐中大型面包車(chē)時(shí),則前座高于后座,右座高于左座;距離前門(mén)越近,座次越高。為客人關(guān)車(chē)門(mén)時(shí),要先看清客人是否已經(jīng)坐好,切忌過(guò)急關(guān)門(mén),損傷客人。

  當賓主雙方并排行進(jìn)時(shí),引領(lǐng)者走在外側,讓來(lái)賓走在內側。單行行進(jìn)時(shí),引導者應走在前,來(lái)賓走在其后,起到帶路的作用。出入房門(mén)時(shí),引領(lǐng)者主動(dòng)開(kāi)門(mén)、關(guān)門(mén)。出入無(wú)人控制的電梯時(shí),引領(lǐng)者先入后出,操縱電梯。

  4、如何會(huì )見(jiàn)和會(huì )談?

  會(huì )見(jiàn)座位的安排。通常將客人安排在主人的右側,譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面,其他人員按禮賓次序在主賓一側就座。主方陪見(jiàn)人員在主人一側就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個(gè)人的職務(wù)、地位、本次會(huì )見(jiàn)的內容等綜合排定。

  會(huì )談座位的安排。雙邊會(huì )談通常用長(cháng)方形、橢圓形或圓形桌子,賓主相對而坐,以正門(mén)為準,主人坐背門(mén)一側,客人坐面門(mén)一側。主談人居中。我國習慣把譯員安排在主談人右側。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面,當會(huì )談人員較少時(shí),記錄員也可安排在會(huì )談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個(gè)人的職務(wù)、地位、本次會(huì )見(jiàn)的內容等綜合排定。

  如會(huì )談長(cháng)桌一端向正門(mén),則以入門(mén)的方向為準,右為客方,左為主方。

  如果有合影,如何安排就座呢?

  一般由主人居中,按禮賓次序,以主人右手為上,主人的右手排第一位來(lái)賓,主人的左手排第二位來(lái)賓,主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份,也要考慮場(chǎng)地大小,即能否都攝入鏡頭。一般來(lái)說(shuō),兩端均由主方人員把邊。

  如果是上級領(lǐng)導來(lái)視察,安排合影時(shí),則要將所有合影人員排出次序,每排再按開(kāi)會(huì )時(shí)主席臺上的就座次序排列。為了突出主要領(lǐng)導,保證主要領(lǐng)導居中,通常排單數就座,1號人員即身份最高者居中,2號人員在1號人員左手位置,3號人員在1號人員右手位置,以此類(lèi)推。

  1.與外賓會(huì )談

  2.與上級領(lǐng)導座談

  5、如何宴請?

  主要有三個(gè)環(huán)節:排好菜單、定好形式、排定座次。

  排好菜單。要體現民族特色、地方風(fēng)味、節令時(shí)尚、飯店拿手和客人喜愛(ài)的菜肴,少上昂貴菜肴,不上禁忌菜。關(guān)于飲食禁忌,如回民不吃豬肉,猶太后裔不吃豬肉、兔子及禽類(lèi)等,印尼、馬來(lái)西亞人也不吃豬肉(信奉伊斯蘭教),阿拉伯人不吃豬、馬、騾、驢肉,有的還不吃兔肉。了解了這些習俗,安排時(shí)就要特別注意,千萬(wàn)不能上這些動(dòng)物的肉。伊斯蘭教還禁酒,但也有例外,就是伊拉克人可以喝酒。

  定好就餐形式。宴請總是通過(guò)一定的宴請形式來(lái)完成的。宴請形式有宴會(huì )、招待會(huì )、茶會(huì )(又稱(chēng)茶話(huà)會(huì ),是聯(lián)絡(luò )老朋友、結交新朋友的具有對外聯(lián)絡(luò )和進(jìn)行招待性質(zhì)的社交性集會(huì ),重點(diǎn)不在“茶”,而在“話(huà)”)、工作餐。宴會(huì )中的正式宴會(huì )和招待會(huì )中的冷餐(即自助餐)是目前接待來(lái)賓最常用的兩種宴請形式。

  正式宴會(huì )是僅次于國宴的一種宴會(huì ),可安排席間樂(lè ),賓主均按身份排位就座,用地產(chǎn)白酒和其他飲料。正式宴會(huì )的現場(chǎng),應布置得嚴肅莊重大方,不要用紅綠燈、霓虹燈裝飾,可以少量點(diǎn)綴鮮花。正式宴會(huì )通常要掛“歡迎宴會(huì )”大字橫幅,有時(shí)還配以標語(yǔ),標語(yǔ)的內容可以根據宴會(huì )的主題來(lái)擬定。

  排定座次。正式宴會(huì )桌次的排列:主桌位置,圓廳居中為上,橫排以右為上,縱排以遠(距離門(mén)的位置)為上,有講臺時(shí)臨臺為上。2、3、4······等其它桌的位置,以離主桌位置遠近而定,近高遠低,右高左低。桌數較多時(shí),要擺桌次牌。

  正式宴會(huì )座位的排列:通常安排每桌10人,來(lái)賓的位置以離主人座位的遠近而定。我國習慣按各人本身職務(wù)排列,以便于談話(huà)。當只有一位主人時(shí),1號來(lái)賓坐在主人右手的一側,2號來(lái)賓坐主人左手的一側,3、4、5、6、7、8、9號等來(lái)賓依次分別坐在兩側。當有兩位主人時(shí),即有第一主人和第二主人時(shí),1號來(lái)賓坐在第一主人右手的一側,2號來(lái)賓坐在第一主人左手的一側,3號來(lái)賓坐在第二主人右手的一側,4號來(lái)賓坐在第二主人左手的一側,5、6號來(lái)賓分別坐在 1、2號來(lái)賓的兩側,7、8號來(lái)賓分別坐在3、4號來(lái)賓的兩側,其他來(lái)賓依此排座。

  冷餐會(huì )(又叫自助餐),常用于宴請人數眾多的賓客。往往設主賓席座位,其余各席不固定座位,食品與飲料均事先放置桌上,招待會(huì )開(kāi)始后,自動(dòng)取食進(jìn)餐。這種進(jìn)餐形式越來(lái)越受到歡迎,賓主雙方感到輕松自由,便于交流。

  6、如何觀(guān)看節目?

  觀(guān)看文藝節目,一般以第七、八排座位為最佳。觀(guān)看電影則是第十五排前后為好。專(zhuān)場(chǎng)演出要把貴賓席留給主人和主要客人,其他客人可排座位,也可自由出入。

  如舉辦舞會(huì ),時(shí)間掌握在2小時(shí),即盡量在晚上8:00—10:00。參加舞會(huì )的男女人數要相當。注意歌舞相間。男士要主動(dòng)請女性跳舞,女性可以婉拒;女士請男士跳舞,男士不可拒絕。舞會(huì )快結束時(shí),結尾曲要能讓來(lái)賓感到舞會(huì )快要結束了。

  7、如何參觀(guān)游覽?

  一是項目選定。結合來(lái)訪(fǎng)目的、客人意愿和興趣、來(lái)賓是否參觀(guān)過(guò)進(jìn)行安排。

  二是安排布置。項目確定之后,應做出詳細計劃,先看什么、后看什么,在哪兒停車(chē)、在哪兒介紹、在哪兒上衛生間、在哪兒上車(chē),以及中間如何引導、如何銜接、由何人介紹情況,等等,都要向接待單位交待得清清楚楚。

  對于大型的、重要的、復雜的參觀(guān)活動(dòng),要特別注意以下幾點(diǎn):精心選擇參觀(guān)點(diǎn);反復預看路線(xiàn),計算好途中使用時(shí)間、參觀(guān)使用時(shí)間和介紹使用時(shí)間,確保用最少的時(shí)間,看最多的參觀(guān)點(diǎn);確定好聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)以及介紹人;安排好沿途解說(shuō)人和解說(shuō)詞;十分關(guān)注參觀(guān)過(guò)程,及時(shí)發(fā)現并解決問(wèn)題;適時(shí)根據臨時(shí)突然變化,做好適應性調整。

  8、如何簽約?

  一般在簽字廳內設置長(cháng)方桌一張,作為簽字桌。桌面覆蓋深綠色臺呢,桌后放兩把椅子,為雙方簽字人的座位,主左客右。座位前擺的是各自保存的文本,上端分別放置簽字文具,如是與外方簽字,桌子中間還要擺一旗架,分別懸掛簽字國的國旗。

  雙方參加人員進(jìn)入簽字廳。簽字人員入座時(shí),其他人員分主客各一方按身份順序排列于各自的簽字人員座位之后。雙方助簽人員分別站在各自簽字人員的外側,協(xié)助翻揭文本,指明簽字處。在主方保存的文本上簽畢后,由助簽人員互相傳遞文本,再在對方保存的文本上簽字,然后由雙方簽字人員交換文本,相互握手。有時(shí)簽字后,備有香檳或紅酒,共同舉杯慶賀。

  9、如何保持良好的儀表形象?

  這是做好接待工作的基礎和開(kāi)始,也是涉及到個(gè)人乃至一個(gè)單位、一個(gè)國家形象的事情。

  一是精神要飽滿(mǎn)自然,態(tài)度要和藹端莊。面、手、衣、履要潔凈。說(shuō)話(huà)客氣,注意身份。在公共場(chǎng)所應保持安靜,遵守秩序,不打攪、影響別人。遵時(shí)守約。

  二是多用禮貌有語(yǔ)。如您好、請、謝謝、對不起,再見(jiàn)。

  三是尊重隱私。與人交往時(shí)做到五不問(wèn),即不問(wèn)年齡、不問(wèn)婚否、不問(wèn)去向、不問(wèn)收入、不問(wèn)住址。但日常交往中,有的人最喜歡問(wèn)的卻是這些問(wèn)題。這是要引起注意的。

  四是體現女士第一。即時(shí)時(shí)處處做到女士?jì)?yōu)先、保護女士。男女同行時(shí),男士應走靠外的一側,不能并行時(shí),男士應讓女士先行一步。在開(kāi)門(mén)、下車(chē)、上樓或進(jìn)入無(wú)人領(lǐng)路的場(chǎng)所、遇到障礙和危險時(shí),男士應走在女士前面。就餐時(shí),進(jìn)入餐廳入座的順序是,服務(wù)員引導,女士隨后,男士“壓陣”。

  五是著(zhù)裝要得體。著(zhù)裝要體現整體性、個(gè)性、和諧性。男士衣著(zhù)的顏色不能超過(guò)3色,否則就會(huì )顯得雜亂,不夠莊重。襪子一般應穿與褲子、鞋子同類(lèi)顏色或較深色的`顏色。通常情況下男士均穿便服,便服包括外衣、夾克、襯衣、T恤衫和各式西裝。但出席正式、隆重、嚴肅的會(huì )議或特別意義的典禮,則應穿深色西裝或禮服。

  這里要提醒一下穿西裝的注意事項:

  西裝袖子長(cháng)度以達到手腕為宜,西裝襯衫的袖長(cháng)應比西裝袖子長(cháng)出1-2厘米。凡是正式場(chǎng)合,穿西裝都要系領(lǐng)帶,西裝要系扣。襯衫和領(lǐng)帶要精心選擇,襯衫的領(lǐng)子要挺括,領(lǐng)帶顏色要與衣服、場(chǎng)合協(xié)調和諧,不能太隨意。系領(lǐng)帶時(shí),襯衫的第一個(gè)紐扣要系好。襯衫的下擺要放在褲子里。襯衫里面一般不要穿棉衣,天冷時(shí),襯衫外面可穿一件羊毛衫。穿著(zhù)羊毛衫時(shí),領(lǐng)帶應放在羊毛衫內。穿西裝一定要穿皮鞋。一般是黑色或棕色皮鞋。皮鞋要上油擦亮,不能蒙滿(mǎn)灰塵。西裝在日常穿著(zhù)時(shí)可以敞開(kāi),也可以扣上第一粒紐扣。西裝的衣袋和褲袋里,不宜放太多的東西,以勉顯得鼓鼓囊囊。穿西裝不扎領(lǐng)帶時(shí),襯衫的第一粒紐扣不要扣上。

  打領(lǐng)帶注意事項:

  系領(lǐng)帶不宜過(guò)長(cháng)或過(guò)短,領(lǐng)帶一般在第四、五個(gè)紐扣之間。站立時(shí)其下端觸及腰帶為宜。如內穿背心時(shí),領(lǐng)帶要放在背心內,領(lǐng)帶夾也不要露出背心。生活中有的人把領(lǐng)帶夾夾在襯衣的第二個(gè)紐扣處,顯得十分顯眼、難看。在宴會(huì )等喜慶的場(chǎng)合,領(lǐng)帶顏色可鮮艷一些;參加吊唁活動(dòng),一般系黑色或其它素色領(lǐng)帶。在日常生活中,只穿襯衣(包括短襯衣)也可系領(lǐng)帶,但襯衣下邊要放在褲子里。穿茄克衫等翻領(lǐng)衣服,內穿襯衫時(shí),也可系領(lǐng)帶。小臉型、高身材的人不要打太窄的領(lǐng)帶,胖者不要打太寬的領(lǐng)帶! ×遣惋嬕幏。要坐得端正,雙腿靠攏,兩足平放。雙手和手肘部要離開(kāi)桌子,不要放在、扒在桌上。主人示意開(kāi)始時(shí),客人才能開(kāi)始。進(jìn)餐時(shí)要細嚼慢咽,不要發(fā)出大的聲響,如喝湯時(shí)“咕嚕咕!,吃菜時(shí)嘴里“叭叭”作響,都是不文雅的表現。若控制不住要打噴嚏或咳嗽時(shí),要用手帕捂住口鼻,低頭轉向一旁,盡量避免發(fā)出聲響。敬酒時(shí),上身挺直,雙腿站穩。勸酒要適可而止,切忌飲酒過(guò)量,以控制在本人酒量的三分之一為宜。

  用筷子時(shí),一旦夾上食物,應立即放入口中,不要停留時(shí)間過(guò)長(cháng)。夾菜時(shí),筷子不要在盤(pán)子里亂攪,也不要把筷子伸到太遠的菜盤(pán)里。若偶爾掉下一些菜到菜外,也不可重新放回盤(pán)內。扒在桌子上就著(zhù)碗吃是被禁止的。(西餐時(shí),左手持叉,右手持刀。上一道菜,使用相對應的餐具。如臨時(shí)離座,刀叉在盤(pán)內擺成“八”字形,表示尚未用完。如用餐完畢,則將刀叉并排橫斜放在盤(pán)內,柄朝右。)

  自助餐時(shí),要按順序自動(dòng)取食,不要搶先;取食后可換適當位置坐下慢慢進(jìn)食;第一次取食不必太多,若需添食,可再次或多次去取;所取食物最好吃完,不要剩余,以免造成浪費。

  二、關(guān)于會(huì )務(wù)工作

  1、如何制發(fā)會(huì )議通知?

  通知發(fā)出后,一定要確認參會(huì )人員有沒(méi)有接到通知,參不參加會(huì )議。對那些兼任多個(gè)職務(wù)的特殊人員,一定要核實(shí)到人,是不是本人參加,以便正確擺放席卡。

  2、如何選定會(huì )場(chǎng)?

  主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經(jīng)濟實(shí)惠來(lái)選定。

  3、如何確定會(huì )標、回頭標和宣傳標語(yǔ)?

  會(huì )標可以根據會(huì )議通知來(lái)確定;仡^標和宣傳標語(yǔ),要緊扣會(huì )議主題,富有號召性、鼓動(dòng)性。

  4、如何排列席卡?

  主席臺的排列。當主席臺人數較多時(shí),可設立1排以上的主席臺,領(lǐng)導分排就座。以面向臺下來(lái)看,當主席臺人數為單數時(shí),1號人員居中,2 號人員在1號人員左手位置,3號人員在1號人員右手位置,以此類(lèi)推。當主席臺人數為雙數時(shí),1號人員在中心點(diǎn)偏右的位置,2號人員在中心點(diǎn)偏左的位置,即 1號、2號人員之間的中心點(diǎn)即為主席臺的中心點(diǎn),3號人員在1號人員右手位置,4號人員在2號人員左手位置,以此類(lèi)推。

  有發(fā)言的要準備“發(fā)言席”席卡,會(huì )前擺放到位。發(fā)言前5分鐘,要請發(fā)言人員到達主席臺后面靠近發(fā)言臺的一側,準備發(fā)言,發(fā)言后回到自己的座位上。

  5、如何保證話(huà)筒和音響良好?

  選擇好的話(huà)筒。反復查看檢修,確保穩定運行。會(huì )議開(kāi)始前10分鐘還要最后檢查一次話(huà)筒,確保使用良好。

  6、如何發(fā)獎?

  將領(lǐng)獎人員安排靠前相對集中就座,便于組織領(lǐng)獎。

  對禮儀小姐進(jìn)行彩排。禮儀小姐從主席臺一側手捧獎品依次上臺,前后兩人距離相等,走到第一排主席臺前,先自然轉向臺下,展示獎品,然后,轉向主席臺,將獎品交給發(fā)獎領(lǐng)導,自然轉身,從另一側離開(kāi)主席臺。

  對領(lǐng)獎人員進(jìn)行彩排。確定每批領(lǐng)獎人數。按照主席臺上第一排所坐發(fā)獎領(lǐng)導的人數,確定每批上臺領(lǐng)獎的人數,要注意領(lǐng)獎人數一般不要超過(guò)發(fā)獎領(lǐng)導人數,盡量避免一位領(lǐng)導同時(shí)頒發(fā)1個(gè)以上獎項,減少失誤的可能。

  將發(fā)獎人姓名與領(lǐng)獎人姓名一一對應排列打印,發(fā)到每一位領(lǐng)獎人員手中,讓其記住自己走到哪位領(lǐng)導面前領(lǐng)獎。

  正式上臺領(lǐng)獎前,由禮儀小姐引導領(lǐng)獎人員走上主席臺,走到對應的發(fā)獎領(lǐng)導面前后,所有領(lǐng)獎人先轉向臺下,約停頓5秒鐘,然后向后轉向主席臺,面帶微笑從對應的領(lǐng)導手中領(lǐng)獎,領(lǐng)獎后,再次向后轉向臺下,約停頓8秒鐘,展示獎品,讓攝影攝像記者攝影攝像。最后,從另一側回到座位上。

  7、如何簽訂責任狀?

  將簽狀人員安排靠前相對集中就座,便于組織簽狀。

  準備責任狀、簽狀桌椅、“簽狀席”卡、簽字筆。安排抬簽狀桌的人員,并要統一服裝。禮儀小姐要訓練有素。參加簽狀人員要事先通知。簽獎時(shí)樂(lè )曲配套,音量適中。事前要多次彩排。

  8、如何做好會(huì )議的后勤保障(主要是車(chē)輛、秩序、電力)?

  調配會(huì )議所需車(chē)輛,特別是接送參加會(huì )議領(lǐng)導的車(chē)輛,要座位充足,車(chē)內整潔,并準備1臺備用車(chē)輛。要有工作人員現場(chǎng)服務(wù)。

  安排人員維持會(huì )場(chǎng)內外秩序,保證車(chē)輛停放有序,環(huán)境安靜。開(kāi)會(huì )之前要檢查會(huì )場(chǎng)內外,開(kāi)會(huì )時(shí)也要關(guān)注會(huì )場(chǎng)內外,以便及時(shí)處置突發(fā)情況。

  準備電力保障車(chē),并有專(zhuān)業(yè)人員跟蹤服務(wù),確保停電之后立即供電。

  9、如何做好節儉工作?

  遵循必要、簡(jiǎn)單、方便的原則。

  一是會(huì )場(chǎng)大小適中、設施設備夠用,不要過(guò)份追求高檔豪華。會(huì )場(chǎng)距離較近,方便多數人來(lái)往。

  二是場(chǎng)內布置都有必要性,以烘托氣氛,不能太復雜、太花哨。

  三是會(huì )議材料要盡量減少。

  四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通標準間。

  五是車(chē)輛以自接為主,以借為主,盡量不租用。

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