職場(chǎng)如何接聽(tīng)電話(huà)的禮儀技巧-職場(chǎng)禮儀
職場(chǎng)如何接聽(tīng)電話(huà)的禮儀技巧
一、及時(shí)接聽(tīng)
如果電話(huà)鈴聲一響起，就應立即放下收頭的事去接聽(tīng)。如果接聽(tīng)不及時(shí)，就會(huì )反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度，而且應該親自接聽(tīng)電話(huà)，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話(huà)時(shí)，我們提倡鈴響不過(guò)三：接聽(tīng)電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來(lái)遲。也不要鈴響過(guò)一次，就拿起聽(tīng)筒。這樣會(huì )讓打電話(huà)的人大吃一驚，如有持殊原因，致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話(huà)時(shí)向對方說(shuō)明情況，棱示歉意。
正常情況下，不允許不接聽(tīng)來(lái)電，特別是應約而來(lái)的電話(huà)。就像敲門(mén)一樣。如果剛敲第一聲門(mén)你就開(kāi)門(mén)，就會(huì )讓對方嚇一跳，而且還會(huì )認為你清閑得聚精會(huì )神地等著(zhù)別人來(lái)敲門(mén)。如果門(mén)被敲了很多省還沒(méi)有回答，又會(huì )被認為沒(méi)有人在，或者是不想理。
二、確認對方
一般情況下、對方打來(lái)電話(huà)后都會(huì )主動(dòng)介紹自己。如果對方打來(lái)電話(huà)，沒(méi)有主動(dòng)介紹自己或者自己沒(méi)有聽(tīng)清楚，你就應該主動(dòng)問(wèn)；請問(wèn)您是哪位價(jià)我能為您做什么？您找哪位？但是，人們習慣性的做法是，拿起電話(huà)聽(tīng)筒后便會(huì )向對方盤(pán)問(wèn)：喂：哪位這讓對方會(huì )感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。接起電話(huà)。拿起聽(tīng)筒后應首先自我介紹：：您好，我是某某某
三、非常規電話(huà)的處理
如果接到打錯的電話(huà)，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡(jiǎn)短向對方說(shuō)明情況后掛斷電話(huà)。有時(shí)候接起電話(huà)，問(wèn)候多聲卻聽(tīng)不見(jiàn)對方說(shuō)話(huà)，這時(shí)絕對不可以不外青紅皂白，認為是惡意騷擾電話(huà)而破門(mén)大罵。因為，這種情況極可能由電話(huà)線(xiàn)路問(wèn)題引起。使你聽(tīng)不見(jiàn)對方的聲音，但是對方能聽(tīng)見(jiàn)你聲音。萬(wàn)一對方是你的客戶(hù)或上級，聽(tīng)到你在這端破口大罵，會(huì )造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話(huà)，應簡(jiǎn)短而嚴歷地批評對方。不必長(cháng)篇大淪，更不應該說(shuō)臟話(huà)；如果問(wèn)題嚴重，可以考慮報警解決。
四、分清主次
1、接聽(tīng)電話(huà)要專(zhuān)心，與其他人交談，邊聽(tīng)電話(huà)邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。
2、如果在會(huì )晤貴賓或會(huì )議期間接到電話(huà)，可向其歉意地說(shuō)明不能立即通話(huà)的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。
3、接聽(tīng)電話(huà)時(shí)如果有別的電話(huà)打進(jìn)來(lái)，千萬(wàn)不要不理睬，因為很可能是急事�？烧埱笳谕ㄔ�(huà)的一方稍等片刻，并對其講明原因，然后立即去接另一個(gè)電話(huà)，問(wèn)清情況后先訪(fǎng)對方稍候，或晚會(huì )兒再打進(jìn)來(lái)，之后再繼續和前者通話(huà)。
4、不能因為圖清凈隨便撥下電話(huà)線(xiàn)。
五、規范地代接電話(huà)
代別人接電話(huà)時(shí)。要特別住意講話(huà)順序，首先要禮貌地告訴對方來(lái)歷才能問(wèn)對方是何人，所為何事，但不要詢(xún)問(wèn)對方和所找人的關(guān)系。
1、尊重別人隱私。代接電話(huà)時(shí)，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽(tīng)別人通話(huà)、更不要插嘴。不要隨意擴散對方托你轉達的事情。
2、記憶準確要點(diǎn)：如果對方要找的人不在，應先詢(xún)問(wèn)對方是否需要代為轉讓。如對方有此意愿，應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容，如對方姓名、單位、電話(huà)、通話(huà)要點(diǎn)等，以免事后忘記，對方講完后，應再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。
3、及時(shí)傳達內容。代接電話(huà)時(shí)，要先弄清對方要找誰(shuí)，如果對方不愿問(wèn)答自已是誰(shuí)，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實(shí)相告，然后再詢(xún)問(wèn)對方還有什么事情？這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時(shí)間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉達的內容，托他人轉告。
六、錄音電話(huà)
1、留言制作要規范。留言?xún)热菀话惆ㄟ@么幾項：?jiǎn)?wèn)候語(yǔ)、機主姓名和單位、致歉語(yǔ)、留言的原因、對來(lái)電者的要求以及道別語(yǔ)等。
2、如非很必要，盡量少使用錄音電話(huà)，要及時(shí)處理錄音電話(huà)上打進(jìn)來(lái)的電話(huà)。
職場(chǎng)接聽(tīng)電話(huà)的禮儀技巧
通話(huà)是現代社會(huì )最常見(jiàn)的一種交際方式。它是運用電話(huà)等現代通訊工具進(jìn)行交往，具有快捷、方便的特點(diǎn)。盡管不是面對面地交談，卻能讓人迅速獲得信息，及時(shí)進(jìn)行溝通。
在公務(wù)活動(dòng)中，使用通話(huà)交流情況、溝通信息、商洽問(wèn)題、答復事項，是一種最普遍的工作手段。通話(huà)包括打電話(huà)和接聽(tīng)電話(huà)。不論是使用普通電話(huà)還是移動(dòng)電話(huà)，都要遵守一定的禮儀規范。
學(xué)會(huì )通話(huà)可以樹(shù)立良好的電話(huà)形象。如果缺乏電話(huà)使用常識，沒(méi)有掌握通話(huà)的技巧和禮儀規范，就會(huì )影響公務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展，甚至損害機關(guān)單位的形象。
怎樣打電話(huà)？
誰(shuí)不會(huì )打電話(huà)？也許你會(huì )發(fā)出這樣的疑問(wèn)。打電話(huà)確實(shí)是一種最常見(jiàn)的交際方式。但是要正確掌握打電話(huà)的方法，還是需要注意一些問(wèn)題的。
時(shí)間選擇。公務(wù)通話(huà)一般要在辦公時(shí)間內進(jìn)行，不要在下班之后打，更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時(shí)間打，除非有特別緊急的事情。如果是撥打國際長(cháng)途電話(huà)，要注意時(shí)差，不要擾人清夢(mèng)。要掌握通話(huà)的時(shí)間，一般不宜過(guò)長(cháng)，以不超過(guò)五分鐘為好。如果要通話(huà)較長(cháng)時(shí)間，最好用面談的方式。如果只能通話(huà)，必須征詢(xún)對方是否方便，否則就要另約時(shí)間聯(lián)系。
表述得體。通話(huà)表述要符合禮儀規范，不能高調門(mén)，語(yǔ)驚四座；口氣謙恭有禮，熱情、溫和、親切、自然。語(yǔ)速適中，過(guò)快了容易讓人聽(tīng)不清楚，產(chǎn)生匆忙應付的感覺(jué)；慢條斯理，拿腔拿調，也容易引起人的反感。
舉止得當。打電話(huà)要輕拿輕放，不要急不可耐，一遇到無(wú)法接通的情況就表現得很不耐煩，甚至甩話(huà)機。電話(huà)接通后，要等鈴聲響過(guò)六遍后，確信對方無(wú)人接聽(tīng)，才掛斷話(huà)機。通話(huà)時(shí)不要抱著(zhù)電話(huà)四處走動(dòng)；仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話(huà)都是不適宜的。通話(huà)時(shí)也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報紙雜志，甚至與旁邊的人閑聊。
注意環(huán)境。打電話(huà)要注意周?chē)h(huán)境。移動(dòng)電話(huà)不要在嘈雜的大街上、一些公共場(chǎng)所通話(huà)。辦公室打電話(huà)，要避免談話(huà)聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事，可以先整頓一下通話(huà)環(huán)境，待安靜下來(lái)再撥通電話(huà)。
怎樣接電話(huà)？
接電話(huà)要注意以下禮儀：
及時(shí)接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲一響，要及時(shí)接聽(tīng)，不要慢騰騰地任由鈴聲響個(gè)不停。一般在聽(tīng)到完整的鈴聲響后接起電話(huà)。同時(shí)響起電話(huà)，要先接起一個(gè)，詢(xún)問(wèn)對方是否介意接聽(tīng)另一個(gè)電話(huà)，征得同意后才能接聽(tīng)另一個(gè)電話(huà)。不要同時(shí)接聽(tīng)兩個(gè)電話(huà)。
文明應答。接聽(tīng)電話(huà)要做到有問(wèn)必答，依問(wèn)作答。鈴聲響起，要拿起話(huà)筒問(wèn)候對方，并自報家門(mén)：
你好！這里是（單位）或你好！我是，或者詢(xún)問(wèn)對方：你好！請問(wèn)找哪位？如果要找的人不在，最好告訴對方不在的原因，或告訴對方聯(lián)系方法。一般不宜用你是誰(shuí)、你找誰(shuí)、有什么事之類(lèi)的話(huà)發(fā)問(wèn)。與對方通話(huà)，要盡量每問(wèn)必答，但不要答非所問(wèn)，東拉西扯，大聊其天。對方交談內容結束要即時(shí)道別，說(shuō)聲再見(jiàn)。
做好記錄。公務(wù)電話(huà)通常需要做記錄。平時(shí)要做好通話(huà)記錄準備，電話(huà)記錄簿或記錄用紙、筆要準備好，不要通話(huà)后放下聽(tīng)筒，再找紙筆。遇到聽(tīng)不清楚時(shí)，可以請求對方重復一遍，特別是對一些重要內容和涉及時(shí)間、地點(diǎn)、數量等，最好加以核實(shí)，避免記錯。
一些特殊電話(huà)的接聽(tīng)。對打錯電話(huà)的，不要大聲斥責對方，要接受對方的道歉，說(shuō)聲沒(méi)關(guān)系后掛機。對一些難纏的`電話(huà)，要學(xué)會(huì )說(shuō)不，設法擺脫對方的糾纏，委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如你猜猜我是誰(shuí)、想知道我在干什么嗎之類(lèi)的謎語(yǔ)電話(huà)，可以用別讓我猜謎了、我正忙著(zhù)、我還有一些急事要做呢之類(lèi)的話(huà)加以應對。
職場(chǎng)禮儀的意義
一、職場(chǎng)禮儀是一種首德行為規范。
職場(chǎng)禮儀不同于法律，雖然都有規定該做與不該做的但是作為道德規范來(lái)說(shuō)他是沒(méi)有絕對的懲罰制度的，做的不當，最多是遭人唾棄，所以能規范道德行為的人也只有我們自身而已。
二、職場(chǎng)禮儀的直接目的是表示對他人的尊重。
人都有被尊重的高級精神需要，當在職場(chǎng)交往活動(dòng)過(guò)程中，按照職場(chǎng)禮儀的要求去做，就會(huì )使人獲得尊重的滿(mǎn)足，從而獲得愉悅，由此達到人與人之間關(guān)系的和諧。也就增進(jìn)了你與他人的溝通交流為你建立人脈打下了堅實(shí)的基礎。
三、禮儀的根本目的是為了維護社會(huì )正常的生活秩序。
例如隨地亂扔垃圾、吐痰、橫穿馬路等等不文明的行為都是需要通過(guò)道德去規范的。若是靠法律去限制那我們則需要多少警力去監督懲治？
四、禮儀要求全體成員共同遵守。
職場(chǎng)是一個(gè)大家庭，任何一個(gè)人都不能完全脫離職場(chǎng)而存在，同時(shí)職場(chǎng)也不是由一部分的人就可以組成的，職場(chǎng)道德、職場(chǎng)禮儀的建立于遵守是需要全體職場(chǎng)成員共同努力的。
五、禮儀要求在人際交往、社會(huì )交往活動(dòng)中遵守。
這是它的范圍，超出這個(gè)范圍，職場(chǎng)禮儀規范就不一定適用了。如在公共場(chǎng)所穿拖鞋是失禮的，而在家穿拖鞋則是正常的。就是在人與人的交往過(guò)程中禮儀才能得到的體現。
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