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會(huì )議禮儀：完善的會(huì )議組織工作-會(huì )議禮儀
所謂會(huì )議，亦稱(chēng)聚會(huì )，是指將人們組織起來(lái)，在一起研究、討論有關(guān)問(wèn)題的一種社會(huì )活動(dòng)方式。會(huì )前準備階段，要進(jìn)行的組織準備工作大體上有如下四項。
�。�1）擬定會(huì )議主題。會(huì )議的主題，即會(huì )議的指導思想。會(huì )議的形式、內容、任務(wù)、議程、期限、出席人員等，都只有在會(huì )議的主題確定下來(lái)之后，才可以據此一一加以確定。
�。�2）擬發(fā)會(huì )議通知。它應包括以下六項：一是標題，它重點(diǎn)交待會(huì )議名稱(chēng)。二是主題與內容，這是對會(huì )議宗旨的介紹。三是會(huì )期，應明確會(huì )議的起止時(shí)間。四是報到的時(shí)間與地點(diǎn)，對交通路線(xiàn)，特別要交待清楚。五是會(huì )議的出席對象，如對象可選派，則應規定具體條件。六是會(huì )議要求，它指的是與會(huì )者材料的準備與生活用品的準備，以及差旅費報銷(xiāo)和其他費用問(wèn)題。
�。�3）起草會(huì )議文件。會(huì )議所用的各項文件材料，均應于會(huì )前準備完成。其中的主要材料，還應做到與會(huì )者人手一份。需要認真準備的會(huì )議文件材料，最主要的當數開(kāi)幕詞、閉幕詞和主題報告。要安排好與會(huì )者的招待工作。對于交通、膳宿、醫療、保衛等方面的具體工作，應精心、妥當地做好準備。要布置好會(huì )場(chǎng)。不應使其過(guò)大，顯得空曠無(wú)人；也不可使之過(guò)小，弄得擁擠不堪。對必用的音響、照明、空調、投影、攝像設備，事先要認真調試。需用的文具、飲料，亦應預備齊全。要安排好座次。
�。�4）排列主席臺上的座次，我國目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側，左座高于右座。凡屬重要會(huì )議，在主席臺上每位就座者身前的桌子上，應先擺放好寫(xiě)有其本人姓名的桌簽。排列聽(tīng)眾席的座次，目前主要有兩種方法。一是按指定區域統一就座。二是自由就座。在會(huì )議進(jìn)行階段，會(huì )議的組織準備者要做的主要工作，大體上可分為三項。進(jìn)行例行服務(wù)工作。在會(huì )場(chǎng)之外，應安排專(zhuān)人迎送、引導、陪同與會(huì )人員。對與會(huì )的年老體弱者，還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。此外，必要時(shí)還應為與會(huì )者安排一定的文體娛樂(lè )活動(dòng)。在會(huì )場(chǎng)之內，則應當對與會(huì )者應有求必應，聞過(guò)即改，盡可能地滿(mǎn)足其一切正當要求。精心編寫(xiě)會(huì )議簡(jiǎn)報，舉行會(huì )期較長(cháng)的大中型會(huì )議，依例應編寫(xiě)會(huì )議簡(jiǎn)報。認真做好會(huì )議記錄。凡重要會(huì )議，不論是全體大會(huì )，還是分組討論，都要進(jìn)行必要的會(huì )議記錄。會(huì )議記錄，是由專(zhuān)人負責記錄會(huì )議內容的一種書(shū)面材料。會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主持者、記錄在內。
在會(huì )議結束階段，一般的組織準備工作主要有以下三項。（1）形成可供傳達的會(huì )議文件。（2）處理有關(guān)會(huì )議的文件材料。（3）為與會(huì )者的返程提供方便。一般而言，與會(huì )人員在出席會(huì )議時(shí)應當嚴格遵守的會(huì )議紀律，主要有以下四項內容。1、規范著(zhù)裝；2、嚴守時(shí)間；3、維護秩序；4、專(zhuān)心聽(tīng)講。
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