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公務(wù)會(huì )議禮儀
在職場(chǎng)上班的人士每周每個(gè)月都會(huì )要參加大大小小很多的會(huì )議，那么參加公務(wù)會(huì )議時(shí)需要遵守怎樣的禮儀呢?下面小編帶大家了解一下。
會(huì )務(wù)性工作
但凡正規的會(huì )議，均須進(jìn)行縝密而細致的組織工作。具體而言，會(huì )議的組織工作，在其進(jìn)行前、進(jìn)行時(shí)與進(jìn)行后又各有不同的要求。凡此種種，均可稱(chēng)為會(huì )務(wù)工作。負責會(huì )務(wù)工作的工作人員，在其具體工作之中，一定要遵守常規，講究禮儀，細致嚴謹，作好準備。
會(huì )場(chǎng)的排座
舉行正式會(huì )議時(shí)，通常應事先排定與會(huì )者，尤其是其中重要身份者的具體座次。越是重要的會(huì )議，它的座次排定往往就越受到社會(huì )各界的關(guān)注。對有關(guān)會(huì )場(chǎng)排座的禮儀規范，不但需要有所了解，而且必須認真遵守。在實(shí)際操辦會(huì )議時(shí)，由于會(huì )議的具體規模多有不同，因此其具體的座次排定便存在一定的差異。
(一)小型會(huì )議
小型會(huì )議，一般指參加者較少、規模不大的會(huì )議。它的主要特征，是全體與會(huì )者均應排座，不設立專(zhuān)用的主席臺。小型會(huì )議的排座，目前主要有以下三種具體形式。
1.自由擇座。它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會(huì )者完全自由地選擇座位就座。
2.面門(mén)設座。它一般以面對會(huì )議室正門(mén)之位為會(huì )議主席之座。其他的與會(huì )者可在其兩側自左而右地依次就座
3.依景設座。所謂依景設座，是指會(huì )議主席的具體位置，不必面對會(huì )議室正門(mén)，而是應當背依會(huì )議室之內的主要景致之所在，如字畫(huà)、講臺等。其他與會(huì )者的排座，則略同于前者。
(二)大型會(huì )議
大型會(huì )議，一般是指與會(huì )者眾多、規模較大的會(huì )議。它的最大特點(diǎn)，是會(huì )場(chǎng)上應分設主席臺與群眾席。前者必須認真排座，后者的座次則可排可不排。
1.主席臺排座。大型會(huì )場(chǎng)的主席臺，一般應面對會(huì )場(chǎng)主入口。在主席臺上的就座之人，通常應當與在群眾席上的就座之人呈面對面之勢。在其每一名成員面前的桌上，均應放置雙向的桌簽。
主席臺排座，具體又可分作主席團排座、主持人座席、發(fā)言者席位等三個(gè)不同方面的問(wèn)題。
其一，主席團排座。主席團，在此是指在主席臺上正式就座的全體人員。國內目前排定主席團位次的基本規則有三：一是前排高于后排，二是中央高于兩側，三是左側高于右側。具體來(lái)講，主席團的排座又有單數。
會(huì )議之前
在會(huì )議的種種組織工作中，以會(huì )前的組織工作最為關(guān)鍵。它在大體上包括以下四個(gè)不同的方面。
1.會(huì )議的籌備。舉行任何會(huì )議，皆須先行確定其主題(包括會(huì )議名稱(chēng))。這是會(huì )前有關(guān)領(lǐng)導集體已經(jīng)確定了的。負責籌備會(huì )議的工作人員，則應圍繞會(huì )議主題，將領(lǐng)導議定的會(huì )議的規模、時(shí)間、議程等組織落實(shí)。通常要組成專(zhuān)門(mén)班子，明確分工，責任到人。
2.通知的擬發(fā)。按常規，舉行正式會(huì )議均應提前向與會(huì )者下發(fā)會(huì )議通知。它是指由會(huì )議的主辦單位發(fā)給所有與會(huì )單位或全體與會(huì )者的書(shū)面文件，同時(shí)還包括向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請函件。在這方面主要應做好兩件事。
其一，擬好通知。會(huì )議通知一般應由標題、主題、會(huì )期、出席對象、報到時(shí)間、報到地點(diǎn)以及與會(huì )要求等七項要點(diǎn)組成。擬寫(xiě)通知時(shí)，應保證其完整而規范。
其二，及時(shí)送達。下發(fā)會(huì )議通知，應設法保證其及時(shí)送達，不得耽擱延誤。
3.文件的起草。會(huì )議上所用的各種文件材料，一般應在會(huì )前準備妥當。需要認真準備的會(huì )議文件，主要有會(huì )議的議程、開(kāi)幕詞、閉幕詞、主題報告、大會(huì )決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應在與會(huì )者報到時(shí)就要下發(fā)。
4.常規性準備。負責會(huì )務(wù)工作時(shí)，往往有必要對一些會(huì )議所涉及的具體細節問(wèn)題，做好充分的準備工作。
其一，做好會(huì )場(chǎng)的布置。對于會(huì )議舉行的場(chǎng)地要有所選擇，對于會(huì )場(chǎng)的桌椅要根據需要作好安排，對于開(kāi)會(huì )時(shí)所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調、通風(fēng)設備和多媒體設備等，應提前進(jìn)行調試檢查。
其二，根據會(huì )議的規定，與外界搞好溝通。比如向有關(guān)新聞部門(mén)、公安保衛部門(mén)進(jìn)行通報。
其三，會(huì )議用品的采辦。有時(shí)，一些會(huì )議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補充、采購。
會(huì )議期間
負責會(huì )議具體工作的人員，一絲不茍地做好下列工作。
1.例行服務(wù)。會(huì )議舉行期間，一般應安排專(zhuān)人在會(huì )場(chǎng)內外負責迎送、引導、陪同與會(huì )人員。對與會(huì )的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對于與會(huì )者的正當要求，應有求必應。
2.會(huì )議簽到。為掌握到會(huì )人數，嚴肅會(huì )議紀律，凡大型會(huì )議或重要會(huì )議，通常要求與會(huì )者在入場(chǎng)時(shí)簽名報到。會(huì )議簽到的通行方式有三：一是簽名報到，二是交券報到，三是刷卡報到。負責此項工作的人員，應及時(shí)向會(huì )議的負責人進(jìn)行通報。
3.餐飲安排。舉行較長(cháng)時(shí)間的會(huì )議，一般會(huì )為與會(huì )者安排會(huì )間的工作餐。與此同時(shí)，還應為與會(huì )者提供衛生可口的飲料。會(huì )上所提供的飲料，最好便于與會(huì )者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續水。那樣做往往既不衛生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來(lái)的與會(huì )者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規定的方便條件。
4.現場(chǎng)記錄。凡重要的會(huì )議，均應進(jìn)行現場(chǎng)記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等�？蓡斡媚骋环N，也可交叉使用。
負責手寫(xiě)筆記會(huì )議記錄時(shí)，對會(huì )議名稱(chēng)、
出席人數、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)言?xún)热�、討論事項、臨時(shí)動(dòng)議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、準確、清晰。
5.編寫(xiě)簡(jiǎn)報。有些重要會(huì )議，往往在會(huì )議期間要編寫(xiě)會(huì )議簡(jiǎn)報。編寫(xiě)會(huì )議簡(jiǎn)報的基本要求是快、準、簡(jiǎn)�？�，是要求其講究時(shí)效;準，是要求其準確無(wú)誤;簡(jiǎn)，則是要求文字精煉。
會(huì )議之后
會(huì )議結束，應做好必要的后續性工作，以便使之有始有終。后續性工作大致包括三項：
1.形成文件。這些文件包括會(huì )議決議、會(huì )議紀要等。一般要求盡快形成，會(huì )議一結束就要下發(fā)或公布。
2.處理材料。根據工作需要與有關(guān)保密制度的規定，在會(huì )議結束后應對與其有關(guān)的一切圖文、聲像材料進(jìn)行細致的收集、整理工作。收集、整理會(huì )議的材料時(shí)，應遵守規定與慣例，應該匯總的材料，一定要認真匯總;應該存檔的材料，要一律歸檔;應該回收的材料，一定要如數收回;應該銷(xiāo)毀的材料，則一定要仔細銷(xiāo)毀。
3.協(xié)助返程。大型會(huì )議結束后，其主辦單位一般應為外來(lái)的與會(huì )者提供一切返程的便利。若有必要，應主動(dòng)為對方聯(lián)絡(luò )、提供交通工具，或是替對方訂購、確認返程的機票、船票、車(chē)票。當團隊與會(huì )者或與會(huì )的特殊人士離開(kāi)本地時(shí)，還可安排專(zhuān)人為其送行，并幫助其托運行李。
會(huì )風(fēng)的端正
端正會(huì )風(fēng)，工作人員也應盡到自己的責任。
(一)改進(jìn)會(huì )風(fēng)
端正會(huì )風(fēng)，一般應從改進(jìn)會(huì )風(fēng)做起。
1.反對形式主義。開(kāi)會(huì )絕不能搞形式主義，不能將會(huì )議的大小、次數的多少等同于自己的政績(jì)。要提倡少開(kāi)會(huì )、開(kāi)小會(huì )，不開(kāi)可有可無(wú)的會(huì )。
2.嚴格控制會(huì )議。從根本上來(lái)講，應在總體上改進(jìn)會(huì )議形式、提高會(huì )議質(zhì)量的同時(shí)，從總量上對會(huì )議加以嚴格而具體的控制。標準要清，執行要嚴，檢查要細，處罰要重，重在形成制度。
3.禁止鋪張浪費。對于開(kāi)會(huì )講排場(chǎng)、鋪張浪費、假公濟私者，尤其是借開(kāi)會(huì )之機大吃大喝、濫發(fā)禮品、公費旅游者，則應依照黨紀、政紀乃至法律，從嚴查處。
(二)提高效率
提高會(huì )議效率，意即召開(kāi)會(huì )議時(shí)，應努力節省時(shí)間、人力、物力和財力，并力爭取得較為圓滿(mǎn)的成果。一般認為，提高會(huì )議效率的行之有效的辦法有四條：
1.集中主題。一次會(huì )議，最好選定一個(gè)單一而明確的主題。萬(wàn)一有必要同時(shí)安排多項重要內容，也應力求有主有次，主題鮮明。
2.改進(jìn)形式。允許開(kāi)會(huì )的具體形式靈活多樣，重在看其有無(wú)收效，能否解決問(wèn)題。提倡利用電視、電話(huà)、廣播、互聯(lián)網(wǎng)等現代化媒體舉行會(huì )議。
3.壓縮內容。應刪除一切可有可無(wú)的會(huì )議內容。一般性質(zhì)的內容，可采用書(shū)面材料。盡量避免領(lǐng)導人“陪會(huì )”。
4.限定時(shí)間。對于會(huì )議的起止時(shí)間、休息時(shí)間、發(fā)言時(shí)間、討論時(shí)間，應有明確規定，并嚴格執行。力戒拖沓。
(三)嚴守會(huì )紀
出席會(huì )議時(shí)，每一位參會(huì )人員均應嚴守會(huì )議紀律，以“從我做起”來(lái)切實(shí)端正會(huì )風(fēng)。
1.遵守時(shí)間。參加會(huì )議時(shí)，一定要嚴格地、自覺(jué)地遵守有關(guān)會(huì )議時(shí)間的具體規定。
其一，準時(shí)到會(huì )，不得無(wú)故遲到、缺席。其二，正點(diǎn)開(kāi)會(huì )。規定的開(kāi)會(huì )時(shí)間一到，即應準點(diǎn)開(kāi)會(huì )。其三，限時(shí)發(fā)言。不僅要限定發(fā)言人數，還應規定其所用時(shí)間的長(cháng)短。其四，到點(diǎn)散會(huì )。規定的會(huì )議結束時(shí)間一到，如沒(méi)有特殊原因，即應宣布散會(huì )。
2.維持秩序。在會(huì )議舉行期間，工作人員應自覺(jué)地維護會(huì )場(chǎng)的正常秩序，確保其順利進(jìn)行。
其一，各就各位。出席正式會(huì )議時(shí)，應在指定之處就座。未獲許可時(shí)，不要自由擇座，爭座搶座;不得東游西逛，中途退場(chǎng)。
其二，保持安靜。會(huì )場(chǎng)的安靜，是會(huì )議順利進(jìn)行的基本條件。除正常的鼓掌發(fā)言外，嚴禁出現任何噪音。
其三，遵守規定。對有關(guān)禁止錄音、錄像、拍照、吸煙以及使用移動(dòng)電話(huà)等會(huì )議的具體規定，應認真予以遵守。
3.專(zhuān)心聽(tīng)講。參加會(huì )議時(shí)，參會(huì )者應認真而專(zhuān)注地聽(tīng)取一切發(fā)言。
其一，一心一意。當他人發(fā)言時(shí)，不允許心不在焉，更不得公然忙于他事。
其二，支持他人。當自己聽(tīng)取他人發(fā)言時(shí)，除適當地進(jìn)行筆記外，應注視對方，并在必要時(shí)以點(diǎn)頭、微笑或掌聲表達對對方的支持之意。
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