- 相關(guān)推薦
撿起你的時(shí)間碎片
大部分人都是在別人荒廢的時(shí)間里嶄露頭角的。
每個(gè)職場(chǎng)人都會(huì )有這樣的感受：就算你把工作和生活安排得再怎么井然有序，但難免還是會(huì )在無(wú)意中多出一些預計之外的“時(shí)間碎片”——在工作或者生活中，經(jīng)常會(huì )出現因為某種原因使自己預定好的行動(dòng)或者計劃出現短暫的空白期。
由于時(shí)間段較短，看起來(lái)并不起眼，就像玻璃碎片一樣，很難被利用起來(lái)，也往往被人們毫不在乎地忽略過(guò)去。
事實(shí)上，時(shí)間碎片倘若一日、一月、一年地不斷積累起來(lái)，其總和將是相當可觀(guān)的。所以凡是在事業(yè)上有所成就的人，幾乎都是能有效地利用“時(shí)間碎片”的高手。據美國一項統計表明，能自覺(jué)地運用“時(shí)間碎片”的人只占3%～5％左右，若能成為這3%～5％中的一分子，你的職業(yè)發(fā)展很可能比周?chē)渌丝旌芏唷?/P>
時(shí)間碎片的N種情形
1.按照約定前去見(jiàn)客戶(hù)，對方卻表示：“不好意思，有急事需要處理，請稍等十分鐘�！�
2.因為多種原因，預定好的行動(dòng)延后一小段時(shí)間開(kāi)始。例如開(kāi)會(huì )時(shí)，等待部分尚未到的參會(huì )人員。
3.所乘坐的出行交通工具晚點(diǎn)或者遲到，但延遲的時(shí)間不長(cháng)。例如出差候機時(shí)，飛機晚點(diǎn)15分鐘到達。
4.因突發(fā)性原因，使原有的工作計劃或流程出現短時(shí)間的暫時(shí)中斷。例如正在處理郵件，辦公室網(wǎng)絡(luò )突然出現掉線(xiàn)情況。
5.不起眼的時(shí)間。例如午餐后到開(kāi)始下午工作之間的時(shí)間、下班前的十分鐘時(shí)間。
6.已有的短暫休息時(shí)間，例如會(huì )議期間的短暫休息期。
巧妙處理時(shí)間碎片
懂得了時(shí)間碎片的價(jià)值是一回事，但如何處理時(shí)間碎片用零碎時(shí)間又是一回事。利用零碎時(shí)間，有以下幾點(diǎn)方法可供參考。
1）填補法：即在空白的零碎時(shí)間里加進(jìn)充實(shí)的內容，主要用于處理“出其不意產(chǎn)生的零碎時(shí)間”。和其他原則相比較，填補法的處理方法最為簡(jiǎn)單、也較容易實(shí)現，但實(shí)施起來(lái)卻要求當事人要有較強的計劃性。
正因為時(shí)間碎片的散碎性，所以利用時(shí)間碎片的最佳方式，就是做些“原本就決定在零碎時(shí)間完成的事情”。在這一點(diǎn)上，“液晶之父”知名物理學(xué)家雷曼做出了一個(gè)非常好的榜樣，他每天都會(huì )有提前規劃“瑣碎事務(wù)”清單的習慣——隨身攜帶記事本在每天某個(gè)固定時(shí)段，也可以是隨時(shí)隨地，先寫(xiě)下可在碎片時(shí)間處理的事情，列成一份清單。而關(guān)于液晶的原理都是在一塊塊瑣碎的時(shí)間內，思考整理出來(lái)的。
在雷曼看來(lái)，之所以必須要寫(xiě)成文字的原因在于，很多事情都是“瑣碎的小事”，人的大腦很難將其一一記住——相比較而言，寫(xiě)下來(lái)的事情就不會(huì )被忘記。
對于我們而言，可以在隨身的記事本（其實(shí)我們的手機就完全可以替代記事本）上寫(xiě)下類(lèi)似當天需要打的一些“不是很重要但必須打”的電話(huà)、需要購買(mǎi)的小物品、“查詢(xún)相關(guān)資料”的記錄。
在規劃“瑣碎事務(wù)”清單時(shí)，需要注意的一點(diǎn)是，最好將瑣碎事務(wù)按照15分鐘、10分鐘及5分鐘可完成的工作量來(lái)劃分，一般來(lái)說(shuō)，超出20分鐘以上的時(shí)間段，就不再算是“時(shí)間碎片”。也許有人會(huì )問(wèn)，為什么不去設計1分鐘或者2分鐘的事務(wù)，這是因為不論事情如何重要，只要是一兩分鐘內可以解決的事情，就應該馬上動(dòng)手做，不要讓小事快速堆積。
15分鐘可以做完的事：草擬提案、做計劃、整理名片。
10分鐘可以做完的事：擬定明天的計劃、付幾張賬單、發(fā)快遞，閱讀一篇文章或者資料，發(fā)送或是回復郵件。
5分鐘可以做完的事：寫(xiě)采購列表、打電話(huà)、清架子、清理辦公桌面的檔案、放松伸展身體。
當你把零碎清單填滿(mǎn)后，你就會(huì )發(fā)現自己面對突然冒出來(lái)的碎片時(shí)間，不至于茫然無(wú)措。比如會(huì )議推遲15分鐘開(kāi)始，你就可以先填寫(xiě)幾份需要發(fā)送快遞；在商業(yè)約會(huì )推遲時(shí)，可以去購買(mǎi)一些書(shū)籍……
2）合并法：即化零為整，通過(guò)調整不同事情的安排將可能會(huì )出現的多個(gè)時(shí)間碎片，集成為一段較長(cháng)的時(shí)間段。
該方法有些類(lèi)似于計算機硬盤(pán)存儲空間管理的方法，通過(guò)移動(dòng)、合并硬盤(pán)上不同區域文件，使空閑的小空間集中在一起形成一個(gè)大的存儲空間。和填補法相比，合并法更適合于對某個(gè)時(shí)間段也稱(chēng)之為時(shí)間窗口內（比如一天之內）的連續性幾項工作。
對于時(shí)間窗口內的工作流程，我們首先要對其可能產(chǎn)生時(shí)間碎片的環(huán)節做出一個(gè)基本預估，并根據具體情況對窗口內的工作內容進(jìn)行統籌安排，盡量減少碎片的產(chǎn)生。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，某經(jīng)理人需要在一天之內拜訪(fǎng)兩個(gè)客戶(hù)，并和下屬開(kāi)一次工作會(huì )議。最好的選擇顯然是先在公司開(kāi)完會(huì )議，然后外出連貫地拜訪(fǎng)客戶(hù)。在拜訪(fǎng)客戶(hù)的過(guò)程中，很容易因各種因素（例如堵車(chē)、對方時(shí)間有小幅調整）產(chǎn)生時(shí)間碎片，積累之后，會(huì )影響下一步的工作安排。
與此同時(shí)，對工作內容的連續性和相關(guān)性也要做出適當的預估，減少當事人在不同狀態(tài)中的頻繁切換。相關(guān)的研究資料表明，從一種狀態(tài)轉換至另外一種狀態(tài)的過(guò)程中，或是由某種活動(dòng)轉為另一種活動(dòng)時(shí)，或多或少都會(huì )產(chǎn)生一小段時(shí)間的空白地帶。舉例來(lái)說(shuō)，在電腦前處理郵件之后，最好進(jìn)行一些在網(wǎng)上查找資料的工作，然后再去做類(lèi)似開(kāi)會(huì )、打電話(huà)或者外出等不需要在電腦前處理的事宜。
有一點(diǎn)需要說(shuō)明的是，即使通過(guò)合并法減少了時(shí)間碎片，但在完成事務(wù)的過(guò)程中，由于事物的不確定性，并不能完全避免“某件事情完成過(guò)程中產(chǎn)生時(shí)間碎片”，面對這樣的問(wèn)題，就充分發(fā)揮填補法的作用。
3）并行法：在一段時(shí)間內根據時(shí)間碎片出現的狀況，同時(shí)穿插做兩件事。比如和客戶(hù)通過(guò)電話(huà)討論事情，需要頻繁地進(jìn)行往復溝通，在幾段等待對方回復電話(huà)的時(shí)間里，就抽空可以去寫(xiě)幾頁(yè)下午開(kāi)會(huì )可能要用到的PPT.
不過(guò)與前兩種方法相比，并行法對個(gè)人的邏輯能力要求比較高，對流程的統籌能力要求也比較高，在合并法中，我們也說(shuō)過(guò)最好減少狀態(tài)轉換的過(guò)程，如果你認為并行法實(shí)施起來(lái)對自己有難度，還是盡量先做好一件事情。
另外，在處理時(shí)間碎片上還有一點(diǎn)經(jīng)驗和大家分享。我們知道，計劃永遠趕不上變化，即使對時(shí)間碎片有了了解和認識，經(jīng)常還是會(huì )出現一些出乎自己預料之外的狀況，所以建議大家在條件允許的情況下還要做到隨身帶一些書(shū)籍和資料：一旦出現預料之外的時(shí)間碎片并且暫時(shí)沒(méi)有事務(wù)可以安排時(shí)，可以見(jiàn)縫插針地利用起來(lái)，總比無(wú)所事事要強很多。
出處：《新前程》
【撿起你的時(shí)間碎片】相關(guān)文章：
搶救你的黃金時(shí)間11-09
如何掌控你的時(shí)間和生活(上)02-18
你會(huì )“擠”出時(shí)間學(xué)習嗎02-20
把你的生命和時(shí)間價(jià)值算出來(lái)！11-11
短時(shí)間內讓你薪水翻番的技巧03-02
你希望在本公司工作多長(cháng)時(shí)間？11-11