無(wú)論是現實(shí)世界還是虛擬世界，工作空間能否促進(jìn)員工交流，主要取決于以下三個(gè)維度的平衡：鄰近性、私密性和許可權。工作空間一方面要移除障礙、讓人們相聚，另一方面又要有足夠的私密性，讓人不必擔心被偷聽(tīng)或受到打擾；此外，這種空間還應凸顯出人們擁有自由聚集、暢所欲言的權利�，F在我們知道，員工時(shí)不時(shí)地聚在一起相互交談?dòng)欣诤献骱蛣?chuàng )新。有些公司還特意為此設計了相應的辦公布局，希望以此促進(jìn)員工之間的交流，但結果事與愿違。
鄰近性麻省理工學(xué)院組織心理學(xué)教授托馬斯??艾倫有一個(gè)著(zhù)名發(fā)現：?jiǎn)T工的交流頻率隨著(zhù)辦公室之間相隔距離的增加而呈指數級下降。不過(guò)，影響非正式交流的并不僅僅是物理空間因素，還有社會(huì )和心理因素。事實(shí)上，物理空間的中心往往不如功能中心重要。比如，靠近出入口、洗手間、電梯、復印機、咖啡機、飲水機等都屬于功能中心，可以匯聚人流。要促進(jìn)思想的傳播和分享，公司就應當創(chuàng )建包含多種共享資源的空間。
對于虛擬空間里的員工來(lái)說(shuō)，隨時(shí)開(kāi)放的視頻連接和即時(shí)信息交流也能拉近彼此的距離。許多應用程序，如MSN、Skype、Twitter等，都能讓人們感受到周?chē)渌说拇嬖�，可以隨時(shí)保持聯(lián)系溝通，關(guān)鍵是這些程序要經(jīng)常保持開(kāi)啟狀態(tài)，并且做到一鍵連通。在虛擬環(huán)境中，你需要核心角色來(lái)挑頭擔綱、搖旗吶喊。與此同時(shí)還要有一群活躍的�？蛥⑴c其中，才能讓虛擬環(huán)境中的交流經(jīng)久不衰。
私密性為保護私密性，實(shí)體空間首先必須確保人們在交談時(shí)不會(huì )被第三方偷聽(tīng)。要做到這一點(diǎn)，在空間的設計上就必須考慮到可見(jiàn)性和聲學(xué)因素。如果別人看不見(jiàn)你在和誰(shuí)交談，而你又能看到有人接近或者處于耳力能及的范圍之內，私密性就會(huì )增強。真正的私密性在于你能夠控制他人接近你，能夠選擇是否與人交流。“角落”是非正式交流的理想場(chǎng)所：它屬于公共場(chǎng)所的一部分，人們可以在此邂逅；同時(shí)它又提供了足夠的私密性，適合私下交流。
在虛擬空間里，清晰界定誰(shuí)對哪個(gè)群的空間擁有訪(fǎng)問(wèn)權，有助于保護在線(xiàn)隱私。任何組織都不可能保證絕對的私密性。但是，明確告知公司政策，讓員工知道什么人在什么條件下可以查看網(wǎng)上交流內容，員工就會(huì )覺(jué)得心里更踏實(shí)。
許可權文化和習俗決定了我們會(huì )認為哪些行為在特定環(huán)境中是適當的。在辦公場(chǎng)所，如果員工普遍認為某個(gè)空間是舒適自然的交流場(chǎng)所，那么必然是這家公司的企業(yè)文化就是這么認為的。因此，企業(yè)文化必須傳達出鼓勵輕松交談的信息。除此之外，舒適的家具以及顯然與工作相關(guān)的設備（如復印機）等，都有助于傳達這種信號。員工們喝著(zhù)咖啡閑聊可能讓老板大皺眉頭，但是在等候復印時(shí)聊天就不會(huì )有任何問(wèn)題。此外，領(lǐng)導者應當身先士卒，讓大家看到公司期望和鼓勵什么樣的行為。
最后，特別要強調的是，真正重要的并不是現實(shí)空間或虛擬空間提供了多少鄰近性、私密性和許可權，而是三者之間的平衡。失衡的設計更有可能抑制而不是促進(jìn)員工之間有益的交流。技術(shù)可以幫助拉近世界各地同事之間的距離，但是彼此的聯(lián)系若無(wú)節制，則會(huì )削弱私密性，讓人覺(jué)得無(wú)法承受。
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