制度優(yōu)化方案
個(gè)人特質(zhì)編輯
1、制度意識,制度優(yōu)化。對企業(yè)管理制度的功能、作用機制和結構有全面的認識和深刻的理解,有通過(guò)建立規范的制度來(lái)提高組織運作效率的意識。
2、制度知識。對國內外先進(jìn)企業(yè)的管理制度有廣泛地了解,探究各種管理制度的原理、作用及其優(yōu)劣所在。
3、組織分析。密切關(guān)注企業(yè)內外部各種因素對企業(yè)運作的影響,及時(shí)了解與掌握組織管理運作制度的缺口和不盡人意的地方。
4、制度完善。根據執行情況對制度進(jìn)行客觀(guān)的評估,對有缺陷或因工作任務(wù)的變化而需要改進(jìn)的制度,及時(shí)進(jìn)行修改、補充或重建,保持行政管理工作正常、高效地開(kāi)展。
等級描述編輯
A-1級:對于企業(yè)的制度認識不足,對于國內外先進(jìn)企業(yè)的制度很少了解;對于企業(yè)管理運作制度的缺陷不聞不問(wèn),沒(méi)有制度完善的責任感。
A-0級:對于企業(yè)的制度有一定的認識,學(xué)習過(guò)不少?lài)鴥韧庀冗M(jìn)企業(yè)的制度,并加以借鑒學(xué)習;能夠通過(guò)制定相關(guān)制度,規范制度,提高效率;對于公司制度中存在的問(wèn)題,積極地加以修改與完善。
A+1級:能夠通過(guò)制定相關(guān)制度,逐步規范工作與流程的方法,提高工作效率;能夠對其他企業(yè)的做法加以借鑒學(xué)習;能夠在工作中留意制度缺陷和漏洞,積極反饋,便于制度的及時(shí)完善;在實(shí)施某項制度時(shí),能都領(lǐng)會(huì )制度的主旨,根據本部門(mén)的實(shí)際情況,因地制宜的實(shí)行。
A+2級:敏銳的洞察力,卓越的分析能力,能夠分析和洞察組織內部管理制度中的.缺口和薄弱環(huán)節,并有針對性地通過(guò)制度的建設、補充,不斷優(yōu)化企業(yè)管理制度體系,提升和強化行政管理效力。
企業(yè)制度體系通常存在以下問(wèn)題:其一,制度未實(shí)現歸口管理,并建立相應的管理流程。其二,制度未建立統一的框架,層次不清,界面不明。由此,政出多門(mén),制度之間難免沖突,與業(yè)務(wù)實(shí)際不符,或難以對業(yè)務(wù)開(kāi)展提供指引。
明確制度歸口管理部門(mén)之后,制度體系梳理及優(yōu)化可從以下五個(gè)步驟展開(kāi):
1.制度資料收集與分析。
制度體系優(yōu)化之初,需要對企業(yè)現行制度運行情況進(jìn)行總結、分析,通過(guò)收集現行制度資料,包括管理制度、管理標準、程序文件、補充性管理規定、管理辦法、作業(yè)細則、紅頭文件、通知等文件,提煉制度主體所界定管理、業(yè)務(wù)活動(dòng),備注制度與業(yè)務(wù)實(shí)際的適用性,管理制度《制度優(yōu)化》。
2.制度體系框架設計。
制度是企業(yè)戰略目標、盈利模式落地的載體之一,通過(guò)制度授權,使流程效率得以發(fā)揮。因此,制度體系框架設計首先需要根據組織、部門(mén)職能或流程分解,形成制度框架的橫向分類(lèi);其次,根據制度對具體工作的作用,形成制度框架的縱向分級。
例如,關(guān)于制度的橫向分類(lèi),從企業(yè)領(lǐng)導決策管理、戰略管理、顧客與市場(chǎng)管理、資源管理、生產(chǎn)運營(yíng)管理、績(jì)效管理等六大管理系統出發(fā),項目組劃分了決策管理、組織治理、戰略管理、顧客關(guān)系管理、人力資源管理、財務(wù)管理、信息管理、科技管理、相關(guān)方關(guān)系管理、安全管理、環(huán)境保護管理、績(jì)效管理、知識管理等20個(gè)制度模塊。
關(guān)于制度的縱向分級,項目組確定了管理制度、管理辦法和實(shí)施細則三個(gè)層級,并根據制度規范管理事項的包含關(guān)系界定制度層級,明確了該制度在體系中的坐標,解決了僅僅以制度名稱(chēng)劃分制度層級,以及所謂制度、規定、辦法、細則等概念問(wèn)題。
3.制度優(yōu)化方案確定。
根據制度體系優(yōu)化建立統一制度的目標,制度優(yōu)化從制度結構、制度內容、格式規范、制度管理等方面展開(kāi)。
制度結構方面,在前期制度資料收集、分析的基礎上,將現行制度納入制度體系框架中,判斷各制度模塊下框架是否完整、內容是否獨立,確定制度新增、結構調整、制度廢止等方案。
制度內容方面,從現行制度與業(yè)務(wù)實(shí)際的適用性以及優(yōu)化空間大孝制度執行主體以及權責是否明確,確定制度內容修訂方案。
格式規范方面,需要通過(guò)標準格式界定制度的關(guān)鍵要素,因此不同性質(zhì)、各層級制度要素和表述規范都將明確界定。比如,項目組界定一級管理制度包含適用范圍、規范性引用文件、術(shù)語(yǔ)、職責、程序活動(dòng)、檢查與考核、報告和記錄、附錄等八個(gè)要素,并將流程圖與記錄表單作為制度附件。
制度管理方面,需明確制度建立、維護、檢查與考核等管理流程。
4.制度優(yōu)化編撰。
根據以上四個(gè)方面制度優(yōu)化方案,項目組制定了制度匯編目錄、制度修訂建議及制度格式模板,組織相關(guān)部門(mén)人員編撰相關(guān)制度,并提出“格式規范、內容完整、PDCA”十二字寫(xiě)作要訣。
格式規范指制度編寫(xiě)要素齊全、表述規范;內容完整指以差異性?xún)热莘謩e描述制度規范各管理事項;PDCA是以PDCA循環(huán)對各管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行描述的一種方法。
5.制度審定,統一編號,匯編成冊。
由此,根據以上五個(gè)步驟開(kāi)展制度體系梳理及優(yōu)化,保證了制度與公司業(yè)務(wù)的一致性,提高了制度的實(shí)操性與流程運行效率。
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