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檔案出入庫登記制度(通用22篇)
在現在社會(huì ),越來(lái)越多人會(huì )去使用制度,制度是指一定的規格或法令禮俗。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢?以下是小編整理的檔案出入庫登記制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
檔案出入庫登記制度 篇1
第一條為了加強檔案的規范管理,確保館藏檔案資料安全完整,數量準確,質(zhì)量達標,做到入庫、出庫手續完備,管理、利用流程明確,制定本規定。
第二條檔案入庫管理
。ㄒ唬└黝(lèi)檔案入庫前,需由各科室業(yè)務(wù)人員相互檢查卷宗質(zhì)量,填寫(xiě)“檔案入庫登記表”,將歸檔卷宗交業(yè)務(wù)科室負責人抽檢;業(yè)務(wù)科室負責人應按歸檔要求和技術(shù)標準對預入庫卷宗的整理情況和管理系統中卷內條目著(zhù)錄情況進(jìn)行對應檢查,確保歸檔卷宗規范、達標;檔案館負責業(yè)務(wù)工作的.副館長(cháng)應核對抽查情況。各檢查環(huán)節經(jīng)手人在“檔案入庫登記表”上簽字后,方可向庫房管理人員辦理檔案入庫交接手續。
。ǘ⿴旆抗芾砣藛T應依據“檔案入庫登記表”中所列目錄,對入庫卷數和卷內文件條目逐一清點(diǎn)、檢查,保證100%準確無(wú)誤后,在“檔案入庫登記表”上簽字!皺n案入庫登記表”一式二份,交接人員各持一份留存。
。ㄈ┰跈n案入庫上架前,庫房管理人員應對案卷進(jìn)行殺蟲(chóng)滅菌、防塵、防霉處理。
。ㄋ模⿴旆抗芾砣藛T應按檔案排架規則,將入庫檔案依次上架,并做好密集架指示牌的更新或更換。
第三條檔案出庫管理
。ㄒ唬┮蛱厥馇闆r需要調出檔案,應由調檔人員持單位證明、介紹信或《調檔函》到檔案館庫房管理部門(mén)填寫(xiě)《檔案出庫使用單》,寫(xiě)明使用目的,由庫房管理科室負責人簽字,方可調出使用,但原則上不允許將檔案移出檔案館。其他任何人不得擅自將庫存檔案拿出庫
。ǘn案數字化掃描工作需要從庫房提檔時(shí),要嚴格按照檔案出庫手續,填寫(xiě)檔案出庫的時(shí)間、類(lèi)別、檔號和數量;庫房工作人員應進(jìn)行認真清點(diǎn),核對出庫檔案目錄無(wú)誤后,交接雙方在《檔案出庫使用單》上簽字并各留存一份。
。ㄈ┥婷軝n案出庫時(shí),調檔人員除持單位證明到檔案館保密庫房填寫(xiě)《檔案出庫使用單》外,還需經(jīng)檔案館負責人的同意并簽字,方可提檔。
第四條庫房管理人員有責任告之調檔人員按要求管理好檔案,不得出現任何違反國家檔案法規規定的行為。
第五條調檔人員歸還檔案時(shí)應履行登記手續,庫房管理人員需認真仔細清點(diǎn)歸檔數量,核對檔號和卷內檔案完整情況,檢查檔案實(shí)體有無(wú)損壞、涂改、污損、抽拆、增刪、丟失等,確認完整無(wú)誤后,方可歸入庫房。若發(fā)現問(wèn)題應立即報告檔案館負責人,以便采取相應措施,及時(shí)處理。
第六條庫房管理人員應建立完善的檔案出入庫登記臺帳,并長(cháng)期妥善保管,留館存查。
第七條若發(fā)現調檔人員有損壞、涂改、污損、抽拆、增刪、丟失檔案等違反國家檔法律法規的行為,應立即報告學(xué)校檔案委員會(huì )和上級部門(mén),依法依規予以處理。
第八條本制度自公布之日起實(shí)施。
檔案出入庫登記制度 篇2
第一章 總則
第一條、為了加強企登記檔案管理和收集、整理工作,維護檔案資料的完整與安全,有效地保護和利用檔案,為明確職責,更好地為領(lǐng)導決策和各項工作需要服務(wù),制定本制度。
第二條、檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、專(zhuān)人負責管理的原則,企業(yè)登記檔案的管理要接受同級檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)監督和指導。
第三條、檔案管理的任務(wù)是:接收、整理各類(lèi)檔案材料,保護檔案材料完整與安全,提高檔案管理水平和服務(wù)效率,積極開(kāi)發(fā)利用檔案資料,為本局各項工作提供基礎信息。
第二章 登記檔案的建立
第四條、按規定應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,定期組織、整理歸檔,任何個(gè)人不得據為已有。國家規定不得歸檔的材料,禁止擅自歸檔。
第五條、登記檔案包括企業(yè)和個(gè)體工商戶(hù)申請開(kāi)業(yè)、變更、注銷(xiāo)形成的材料、企業(yè)年檢報告書(shū)及日常監督管理材料和其他有關(guān)材料。
第六條、歸檔時(shí)間:登記檔案材料在登記程序完結,電子掃描、書(shū)式登記檔案裝訂后由登記人員移交給企業(yè)檔案專(zhuān)管員,專(zhuān)管員接管后及時(shí)編制檔案號歸檔。
第七條、歸檔要求:檔案室歸檔的案卷,要按規定的次序進(jìn)行系統排列,編寫(xiě)案卷順序號,以固定案卷的存放位置,同時(shí)要 1
編制案卷目錄、索引等檢索工具以便查找。
第三章 登記檔案的保管
第八條、登記檔案實(shí)行集中歸檔保管。
第九條、登記書(shū)式檔案由登記人員負責裝訂,移交給檔案管理人員填寫(xiě)《登記檔案移交登記簿》。
第十條、檔案的安全保護。
。ㄒ唬┐_保檔案的絕對安全;
。ǘ⿴旆?jì)葯n案設備排放布局合理,檔案存放整齊有序;
。ㄈ⿴旆?jì)纫龅健胺阑、防盜、防蟲(chóng)鼠、防高溫和強磁”,管好電源,嚴禁吸煙、存放易燃品和其它雜物。
第十一條、檔案室每季度檢查一次,發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)報告和處理,并作好檢查和處理結果記錄。
第十二條、對損壞和模糊不清檔案要及時(shí)修復和復制。
第十三條、對接收和借閱、移出的檔案要及時(shí)登記和統計。
第十四條、檔案工作者在調離時(shí),要對所保管的檔案進(jìn)行清點(diǎn),與接收人辦理好交接手續。
第四章 檔案資料的利用
第十五條、要發(fā)揮企業(yè)登記檔案管理工作的主觀(guān)能動(dòng)性,積極地開(kāi)展檔案利用工作,為機關(guān)各項工作服務(wù)。
第十六條、非本單位查檔人員須持有單位介紹信及本人身份證,并填寫(xiě)《登記檔案查詢(xún)登記簿》注明查檔人身份、查檔范圍和目的,方予接待。
第十七條、本單位人員借閱企業(yè)登記檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導批準后,并填寫(xiě)《登記檔案借閱登記簿》方可查閱。
第十八條、檔案資料不予外借使用,如特殊情況非借出不可,需按規定辦理借閱手續,借出的檔案不得超過(guò)三天,逾期需要重新辦理借閱手續。
第十九條、查閱檔案人員,要愛(ài)護檔案,不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉閱,不準圈劃、涂改、撕頁(yè)和拆卷。對損壞檔案者,要追究其責任。
第二十條、查檔者取證檔案須經(jīng)批準后,方可復制(手抄、打字、復印、拍照等),經(jīng)核對無(wú)誤后,蓋章生效。
條二十一條、查檔人員要嚴格遵守,在閱卷時(shí)不準喝水,以免損壞檔案;要注意檔案室內衛生,愛(ài)護公共財物。
第五章 檔案保密制度
第二十二條、維護黨和國家機密安全是檔案工作者的重要職責,登記檔案管理工作人員要嚴格保密紀律,遵守《保密原則》,增強保密觀(guān)念。
第二十三條、嚴格遵守《檔案法》和《保密法》的規定,做好檔案的安全、保衛、保密工作,做到不該說(shuō)的'不說(shuō),不該記的不記,不在任何地方和任何人員前談?wù)摍n案中涉及企業(yè)保密情況的有關(guān)內容。
第二十四條、嚴格執行登記檔案的查(借)閱制度,對不符合正當手續的利用者,不查檔不借檔。
第二十五條、登記檔案管理人員不準私自將檔案帶出檔案室外,不準帶領(lǐng)非本局檔案工作人員出入庫房。
第二十六條、登記管理人員借閱卷要堅持隨用隨提,下班時(shí)應及時(shí)入庫,未使用完畢的,可暫入柜或抽屜并上鎖,嚴禁堆放在桌面上。
第二十七條、接受本局及上級機關(guān)和保密局的監督。
第六章 登記檔案管理人員崗位責任制
第二十八條、認真貫徹執行《檔案法》和上級有關(guān)登記檔案管理的規定,加強業(yè)務(wù)學(xué)習,提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。
第二十九條、監督指導本部門(mén)形成的登記檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔。
第三十條、對登記管理中已形成的登記檔案在立卷的基礎上,進(jìn)行規范的科學(xué)分類(lèi)、加工、整理和保管。
第三十一條、嚴格遵守,搞好保密保衛工作,維護檔案的絕對安全。
第三十二條、積極主動(dòng)地開(kāi)展登記檔案的利用工作,編制檢索工具和各種參考資料,主動(dòng)為機關(guān)各項工作服務(wù)提供嚴密有序的便利條件。
第三十三條、嚴格執行黨和國家的保密制度,做好檔案工作中各個(gè)環(huán)節的保密。
第三十四條、辦理領(lǐng)導交辦的其他和有關(guān)的登記檔案業(yè)務(wù)工作。
檔案出入庫登記制度 篇3
為進(jìn)一步推進(jìn)干部教育培訓工作的科學(xué)化、制度化、規范化,根據《干部教育培訓工作條例(試行)》的規定,結合實(shí)際,制定本制度。
一、根據干部管理權限,按照分工負責、分級管理的原則建立和完善干部教育培訓檔案登記制度,責任單位應如實(shí)記載干部參加教育培訓情況和考核情況。
二、干部教育培訓檔案一般包括干部參加教育培訓的基本情況和考核結果兩方面的內容,登記的主要內容為培訓類(lèi)別、培訓機構、培訓時(shí)間、培訓內容、培訓成績(jì)、培訓考核情況等。
三、干部參加教育培訓的情況應及時(shí)載入干部人事檔案,干部本人應主動(dòng)向單位和主管部門(mén)申報參加教育培訓的.情況。
四、干部教育培訓檔案登記的培訓記錄,作為干部任職和晉升職務(wù)的重要依據。
五、干部教育培訓檔案登記堅持實(shí)事求是的原則,做到真實(shí)、全面、客觀(guān)、公正、準確。對弄虛作假的將按有關(guān)規定嚴肅處理。
六、干部教育培訓檔案實(shí)行分級管理?h委組織部負責科級領(lǐng)導干部的教育培訓檔案的歸檔管理;縣人事勞動(dòng)和社會(huì )保障局負責科級以下干部的教育培訓檔案的歸檔管理;干部所在單位負責干部教育培訓檔案材料的收集、統計、填報、上報工作,并應建立干部教育培訓登記臺帳。
七、縣委組織部負責對全縣干部教育培訓檔案登記工作進(jìn)行考核和檢查。
八、本制度由中共烏蘭縣委組織部負責解釋。
九、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。
檔案出入庫登記制度 篇4
本辦法所稱(chēng)的檔案,包括文字、圖表、聲像、數碼等各種形式的歷史記錄。單位的具體范圍,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門(mén)根據國家和省的相關(guān)規定確定。
第一條為了加強檔案管理,保障檔案信息的真實(shí)、完整、有效,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等法律、法規規定,結合本省實(shí)際,制定本辦法。
第二條本省行政區域內檔案登記備份的實(shí)施及監督管理,適用本辦法。
第三條本辦法所稱(chēng)的檔案登記備份,是指檔案行政管理部門(mén)定期記錄機關(guān)、人民團體、有關(guān)企業(yè)事業(yè)單位和有關(guān)重點(diǎn)建設項目的建設單位(以下統稱(chēng)單位)的檔案管理情況并在此基礎上對單位重要檔案組織實(shí)施電子備份的活動(dòng)
第四條縣級以上人民政府應當加強檔案登記備份工作的領(lǐng)導,保障經(jīng)費投入,協(xié)調解決工作中的重大問(wèn)題?h級以上人民政府其他有關(guān)部門(mén)應當按照職責做好檔案登記備份相關(guān)工作。
第五條單位應當每年向本級檔案行政管理部門(mén)報送本單位的檔案管理情況,由檔案行政管理部門(mén)對下列事項進(jìn)行登記:
。ㄒ唬n案類(lèi)別、總量,數據庫名稱(chēng)及容量;
。ǘ┊斈暾、歸檔的情況;
。ㄈ┯蟹褡孕胁扇〉臋n案備份措施;
。ㄋ模┢渌马。
第六條檔案行政管理部門(mén)應當對單位報送的檔案管理情況予以核實(shí),并根據單位檔案的價(jià)值和國家檔案災害防治要求,提出實(shí)施檔案備份的意見(jiàn)和檔案安全管理的相關(guān)建議。
第七條屬于下列范圍之一的單位檔案應當進(jìn)行備份,國家另有規定的,從其規定:
。ㄒ唬┮婪☉敱930年以上的檔案;
。ǘ┝腥雵一緦(zhuān)業(yè)檔案目錄的檔案;
。ㄈ┯烧顿Y并具有典型性和代表性的重點(diǎn)建設項目的檔案;
。ㄋ模┢渌麘斶M(jìn)行備份的重要檔案。前款所列檔案,單位有專(zhuān)門(mén)檔案館等設施,已按相關(guān)標準規定的安全保障要求進(jìn)行管理的,經(jīng)辦理檔案登記的檔案行政管理部門(mén)同意,可以不再備份。檔案備份的周期,由辦理檔案登記的檔案行政管理部門(mén)根據檔案的價(jià)值和安全性、數據容量和變化頻率、相關(guān)標準以及備份成本等因素確定。省檔案行政管理部門(mén)應當按照安全、必要、效益的原則,制定檔案備份范圍和周期的具體規定。
第八條單位應當根據檔案行政管理部門(mén)確定的檔案備份范圍、周期,將相關(guān)檔案以電子形式復制,形成檔案備份數據后報送國家綜合檔案館。檔案備份數據應當符合檔案行政管理部門(mén)按相關(guān)標準確定的格式和質(zhì)量要求,其內容應當具有真實(shí)性和完整性。國家綜合檔案館接收檔案備份數據時(shí),應當對檔案備份數據進(jìn)行檢測。不符合要求的,國家綜合檔案館應當告知有關(guān)單位按規定要求重新報送。
第九條國家綜合檔案館應當按照國家和省檔案信息化建設要求,同步規劃、建設、運行檔案備份管理平臺及安全防護設施,加強安全管理,提高防范攻擊、篡改、病毒、癱瘓和竊密的能力。
第十條單位、檔案行政管理部門(mén)及國家綜合檔案館在檔案登記備份工作中,應當嚴格執行保密制度,落實(shí)保密措施,切實(shí)做好涉密檔案的保密工作。具體辦法由省檔案行政管理部門(mén)會(huì )同省保密工作部門(mén)根據國家、省有關(guān)規定制定。
第十一條單位、國家綜合檔案館可以委托中介服務(wù)機構從事非保密檔案的數字化加工等具體技術(shù)工作。中介服務(wù)機構及其工作人員應當保守工作秘密,并不得為完成受委托的工作事項以外的任何目的使用或者提供他人使用其工作中獲知的檔案信息。檔案行政管理部門(mén)應當加強對檔案中介服務(wù)活動(dòng)的監督和中介服務(wù)人員的指導培訓,提高檔案中介服務(wù)的質(zhì)量和水平。
第十二條檔案行政管理部門(mén)應當組織制定檔案信息突發(fā)事故與災害應急預案,明確應對職責和措施。發(fā)生檔案信息安全突發(fā)事件的,國家綜合檔案館應當立即啟動(dòng)應急預案,采取應急措施,提供數據恢復服務(wù)。
第十三條檔案備份數據依法受保護,非經(jīng)報送單位同意,國家綜合檔案館不得向社會(huì )提供查詢(xún)和利用,法律、法規另有規定的',從其規定。
第十四條國家綜合檔案館可以根據單位的要求,就單位有關(guān)檔案的內容與檔案備份數據是否具有一致性提供書(shū)面證明。
第十五條違反本辦法的行為,法律、法規、規章已有處罰規定的,從其規定。
第十六條不按照本辦法規定辦理檔案登記備份的,由檔案行政管理部門(mén)責令限期改正;拒不改正的,可以建議有權機關(guān)對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處理或者處分。向國家綜合檔案館報送偽造、篡改的數據用于檔案備份的,由檔案行政管理部門(mén)建議有權機關(guān)對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處理或者處分。
第十七條檔案行政管理部門(mén)、國家綜合檔案館工作人員有下列情形之一的,由有權機關(guān)依法給予處理或者處分:
。ㄒ唬┎话凑找幎ㄩ_(kāi)展檔案登記備份工作的;
。ǘ﹤卧、篡改、損毀檔案備份數據的;
。ㄈ┻`反規定,為他人提供利用檔案備份數據的;
。ㄋ模┯衅渌婧雎毷、濫用職權行為的。第十八條檔案中介服務(wù)機構及其從業(yè)人員有下列情形之一的,由檔案行政管理部門(mén)按照《中華人民共和國檔案法》。
第十八條第二款、第三款和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》。
第十九條規定給予處罰;造成損失的,責令賠償損失:
。ㄒ唬⿹p毀、丟失、篡改、偽造、竊取、倒賣(mài)檔案或者檔案備份數據的;
。ǘ┥米蕴峁、復制、公布、銷(xiāo)毀檔案或者檔案備份數據的。
第二十條本辦法規定的單位以外的組織和個(gè)人擁有對國家和社會(huì )具有重要保存價(jià)值的檔案的,鼓勵其參照本辦法規定自愿辦理檔案登記備份。
第二十一條本辦法自20xx年2月1日起施行。
檔案出入庫登記制度 篇5
一、認真學(xué)習貫徹國家檔案工作法律、法規,建立健全機關(guān)檔案工作制度。
二、收集、整理和保管本機關(guān)在工作中形成的各門(mén)類(lèi)檔案、資料,監督和指導機關(guān)各科室的立卷、歸檔工作。
三、熟悉所保管檔案情況,編制適用的檢索工具,及時(shí)準確的提供檔案、資料,為領(lǐng)導決策和審計工作服務(wù)。
四、維護檔案的.完整和安全,負責檔案資料的保護和修復工作。
五、對檔案的收集、移交、保管、利用情況進(jìn)行統計,準確編制檔案工作情況統計表,及時(shí)上報檔案部門(mén)。
六、按照有關(guān)規定對保管的檔案定期鑒定和銷(xiāo)毀,并向縣檔案館做好檔案移交工作。
檔案出入庫登記制度 篇6
一、檔案工作人員必須認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》及審計工作保密規定,帶頭遵紀守法、嚴守國家機密,確保檔案保密安全。
二、堅持原則,忠于職守,不隨意摘抄、傳播密級檔案內容,不私自復制檔案材料。
三、借閱檔案的人員要自覺(jué)遵守保密制度,不得向無(wú)關(guān)人員泄露查閱案卷的內容。
四、確應需要查閱機密檔案,必須由分管領(lǐng)導和主管領(lǐng)導批準,在檔案工作人員陪同下查閱。
五、機密檔案要妥善保管,加強保密措施,發(fā)現丟失、泄密等問(wèn)題,要立即報告,迅速采取補救措施。
檔案出入庫登記制度 篇7
一、根據檔案保管期限規定,對保存期滿(mǎn)的各類(lèi)檔案按時(shí)組織鑒定、銷(xiāo)毀。
二、檔案的鑒定工作應在分管局長(cháng)領(lǐng)導下,由主管領(lǐng)導負責組織辦公室主任、檔案工作人員和業(yè)務(wù)部門(mén)的`人員共同組成鑒定小組,按規定進(jìn)行。
三、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案許由鑒定小組提出意見(jiàn),登記造冊,寫(xiě)出書(shū)面報告,經(jīng)主管局長(cháng)批準后,由兩人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
四、銷(xiāo)毀的檔案須在案卷目錄中注明,銷(xiāo)毀清冊應永久保存。
檔案出入庫登記制度 篇8
一、對本單位各門(mén)類(lèi)、載體檔案均由本單位檔案室集中保管,案卷質(zhì)量必須符合規范要求,方予接收入室。全部檔案分別按不同門(mén)類(lèi)、載體、保管期限排列、編號、固定位置。
二、庫房管理應嚴格執行《檔案庫房技術(shù)管理暫行規定》做好防火、防高溫、防盜、防塵、防潮、防有害生物、防蛀、防有害氣體。庫房?jì)葒澜鼰熀褪褂妹骰,嚴禁存放易燃、易爆物品?/p>
三、堅持定期或不定期檢查、統計檔案,如有破損、字跡褪變、霉變生蟲(chóng)等情況,應及時(shí)采取補救措施,確保檔案的完整與安全。
四、經(jīng)常保持庫房、柜架整潔整齊,定期對庫房?jì)入娖、線(xiàn)路、消防設施進(jìn)行檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決,檔案人員離開(kāi)庫房時(shí),必須切斷電源,管好門(mén)窗。
五、堅持溫濕度側記和調節,檔案庫房的溫度應控制在14度至24度之間,相對濕度應控制在45%-60%之間。
六、檔案庫房由專(zhuān)人管理,非庫房工作人員未經(jīng)許可不得擅入,檔案交接應嚴格履行手續。
檔案出入庫登記制度 篇9
一、檔案保管制度
1、檔案實(shí)行專(zhuān)人管理,嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開(kāi)啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學(xué)管理檔案,檔案查閱完畢,隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類(lèi)別排列存放。
4、檔案箱、櫥進(jìn)行統一編號,自門(mén)口開(kāi)始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全,每個(gè)箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲(chóng)劑。
6、檔案人員調動(dòng)工作時(shí),應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度。
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度,健全手續,做到萬(wàn)無(wú)一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內容,不得私自將機密文件和檔案帶回家和公共場(chǎng)所查閱。
5、不在普通電話(huà)、明碼電報、通訊中涉及檔案機密。
三、檔案借閱制度:
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導批準后可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉及本單位機密的有關(guān)檔案,須經(jīng)領(lǐng)導批準后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫(xiě)借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛(ài)護檔案,不準在卷內涂改、溝畫(huà)、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領(lǐng)導批準,限十天內歸還,并辦理借閱登記手續。
6、檔案歸還時(shí),檔案工作人員應清點(diǎn)無(wú)誤后接收,發(fā)現問(wèn)題要查明原因,報領(lǐng)導處理。
四、檔案鑒定制度:
1、按期對檔案保管滿(mǎn)15年的短期檔案進(jìn)行鑒定工作。
2、鑒定工作要在分管領(lǐng)導的主持下,由分管領(lǐng)導、業(yè)務(wù)人員、檔案人員組成鑒定小組,逐卷進(jìn)行鑒定,鑒定后要寫(xiě)出鑒定報告并注明鑒定日期。
3、對鑒定后繼續保存的檔案要調整保管期限,并在備考表注明鑒定時(shí)間、意見(jiàn),由小組負責人簽字。
4、對鑒定后需要銷(xiāo)毀的檔案,必須辦理批準手續,寫(xiě)出書(shū)面報告,編制銷(xiāo)毀消冊,報有關(guān)領(lǐng)導批準。
5、銷(xiāo)毀檔案時(shí)要有2個(gè)監銷(xiāo),監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字蓋章,填上日期。
五、檔案移交制度:
1、檔案室應按有關(guān)規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、會(huì )議檔案等各門(mén)類(lèi)、載體的具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的全部檔案。
3、檔案移交時(shí)應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根移交目錄清點(diǎn)核對,并在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動(dòng)工作時(shí),也必須辦理上述移交手續,并經(jīng)分管領(lǐng)導簽字認證后方可離開(kāi)崗位。
六、檔案立卷歸檔制度:
1、本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其他有關(guān)材料、錄音錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門(mén)立卷歸檔分類(lèi)方案,將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價(jià)值的文件材料,按照"年度一機構一問(wèn)題"和文件形成規律和特點(diǎn),保持文件之間的有機聯(lián)系,分類(lèi)準確,合理組卷。
4、立卷要做到書(shū)面材料規范,排列順序正確,目錄、頁(yè)碼清楚,標題確切簡(jiǎn)單,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀(guān)。
5、文書(shū)檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門(mén)類(lèi)檔案按有關(guān)規定按期歸檔。文書(shū)檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門(mén)類(lèi)檔案的移交按有關(guān)規定執行。
6、各處室歸樓的.案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對,并履行簽字手續。檔案室對接收的案卷進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)登記,編目上架。
7、檔案室對文書(shū)檔案和其它門(mén)類(lèi)檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導幫助。
七、檔案統計制度:
1、建立、健全科學(xué)的檔案統計工作,準確地反映本單位檔案數量質(zhì)量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實(shí)物統計工作和登記臺賬,做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作,做好平時(shí)原始數據登記工作,注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進(jìn)行全面檢查,并做詳細記錄。
5、逐步實(shí)現統計工作完整性,統計分類(lèi)標準化,統計基礎工作規范化。
八、檔案的開(kāi)發(fā)利用
1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)
2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔、嚴禁涂改。
3、對檔案的利用要及時(shí)登記。
檔案出入庫登記制度 篇10
檔案資料是黨和國家的寶貴財富,為了做好檔案保管工作;防止檔案的損毀;延長(cháng)檔案的壽命;維護檔案的完整與安全,特制定以下制度:
一、庫房?jì)鹊臋n案資料,要按門(mén)類(lèi)載體進(jìn)行科學(xué)的`分類(lèi)、排列、編號,柜架排列有序。
二、檔案室的庫房要堅固,并有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防高溫等設施,要定期檢查檔案保管情況,對破損或字跡褪色的檔案要及時(shí)修補、復制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
三、要注意控制庫房?jì)鹊臏貪穸,不斷改善保管條件,努力達到溫濕度,不斷改善保管條件,努力達到標準的溫濕度,濕度一般保持在14度-20度之問(wèn);相對濕度45%-65%之間,庫房要清潔衛生,定期清掃整。
四、庫房?jì)雀鞣N電器閘門(mén)要牢固,下班時(shí)要關(guān)閉電閘。庫房周?chē)獪缃^火源現象,庫內嚴禁吸煙。
五、檔案管理人員調閱搬運檔案資料要輕拿輕放,嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料,以減少檔案機械磨損。
六、建立和完善全宗卷;并做好檔案的收進(jìn)、移出、利用等日常的登記、統計工作。
七、要提高警惕,做好保衛保密工作,防止發(fā)生任何盜竊破壞檔案資料的事件。
檔案出入庫登記制度 篇11
一、保密檔案的管理和利用,密級的變更和解密,必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規的規定辦理。
二、凡帶密級且尚未解密或內部使用不宜公開(kāi)的檔案不得在互聯(lián)網(wǎng)上登載、傳遞、運行。
三、對在網(wǎng)上運行的具有保密要求的歸檔電子文件提供利用時(shí),應設置使用權限認證系統或履行使用審批手續。
四、電子文件中的涉密信息在進(jìn)行物理歸檔時(shí)應單獨保存。涉密信息范圍按照有關(guān)規定執行。
五、在借閱檔案時(shí),應遵守保密規定,系統內各單位原則上只能借閱本單位的檔案,特殊情況須經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導批準。調閱檔案時(shí),應由檔案管理人員到庫房調取,非檔案管理人員不得進(jìn)入庫房。
六、借閱和復印帶密級且尚未解密的.檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導批準,不得私自摘抄、復印。
七、在檔案銷(xiāo)毀時(shí),應由二人以上負責監銷(xiāo),防止檔案遺失和泄密,有關(guān)人員應在銷(xiāo)毀清冊上簽字,以示負責。
八、不得攜帶尚未解密的密級檔案及其復制件外出。
九、檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度,不斷增強保密觀(guān)念,牢固樹(shù)立保密意識,忠于職守,遵紀守法,確保檔案和檔案機密的安全。工作中應做到:
。ㄒ唬┤嬲莆諑觳貦n案的密級情況,并準確標明,對帶密級的檔案按規定進(jìn)行提供利用。
。ǘ┎坏美寐殭嗌米蕴峁n案或不經(jīng)批準擴大利用檔案范圍。未經(jīng)領(lǐng)導批準,不得翻印、抄錄、復制密級檔。
。ㄈ┎粶蕦n案存放在不利于保密的地方和攜帶到公共場(chǎng)所及個(gè)人家中。
。ㄋ模┎粶试诠矆(chǎng)所和探親訪(fǎng)友中談?wù)摍C密,不在私自通信、電話(huà)中涉及檔案機密問(wèn)題。不該說(shuō)的機密絕對不說(shuō),不該看的機密絕對不看,做到知而不言,不知不問(wèn)。
。ㄎ澹n案人員要定期對庫藏檔案的保密情況進(jìn)行檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)報告領(lǐng)導和有關(guān)部門(mén),并及時(shí)采取有效措施解決。
檔案出入庫登記制度 篇12
一、凡借、查閱檔案者,必須嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》的規定,保證檔案的安全與完整。
二、外單位借閱檔案的人員必須持單位介紹信(行政或組織介紹信),經(jīng)單位領(lǐng)導批準后,方可查閱,嚴禁私人查閱檔案。
三、借、查閱檔案者,事先須提供查閱綱要,說(shuō)明目的與要求,辦理登記手續,方可查閱,但檔案資料不準個(gè)人借閱或帶出室外。
四、借、查閱檔案者,查閱時(shí)要切實(shí)保證檔案的`完整與完全,不準吸煙、飲水,不準在檔案上畫(huà)圈、劃線(xiàn),不準撕毀和涂改,不準折疊、折卷。經(jīng)單位領(lǐng)導批準后,方可復制和公布檔案資料及其內容。
五、查閱利用檔案人員,不準隨意翻閱與自己有關(guān)的檔案內容。
六、凡屬查閱、摘抄、復印的檔案資料須經(jīng)領(lǐng)導批準、核對、簽署意見(jiàn)、加蓋單位公章后方可生效。
檔案出入庫登記制度 篇13
1、根據保存檔案資料的數量,設置必要的檔案專(zhuān)用庫房和柜、櫥。
2、檔案庫房要落實(shí)各項安全保衛措施,添置溫濕度計、去濕機、吸塵器、消防等設備,做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)。庫房照明必須使用白熾燈。
3、檔案人員進(jìn)出庫房應隨手關(guān)門(mén),非檔案人員未經(jīng)許可不得隨意入內。
4、嚴格管理庫房鑰匙,不得轉借他人,不得帶出辦公室;下班前認真檢查庫房門(mén)窗、電燈是否關(guān)閉;定期檢查防火設備,經(jīng)常處于良好狀態(tài)。
5、定時(shí)做好每天一次的庫房?jì)韧鉁、濕度記錄,及時(shí)采取措施,力爭達到規定標準(溫度14~24度,濕度50~60)。
6、照片、底片應放入影集;錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、磁盤(pán)應放置密封盒里,放入干燥劑,有條件的應添置防磁柜。
7、庫房中檔案按不同門(mén)類(lèi)、載體和不同保管期限分別排列。庫房?jì)认涔駨淖蟮接,從上至下編號,并編制檔案存放索引和示意圖,
8、庫房?jì)葒澜鼰,不堆放雜物,并經(jīng)常保持清潔整齊,每周一次,每季大清掃一次。
9、建立全宗卷,積累和存儲本機關(guān)案卷的立卷說(shuō)明、分類(lèi)方案、鑒定報告、交接憑證、銷(xiāo)毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等七個(gè)方面的材料。
10、定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,對破損褪變的`檔案要進(jìn)行修裱和復制。錄音帶、錄像帶根據其特點(diǎn),每隔一段時(shí)間翻錄一次,如發(fā)現磁帶變形,斷裂等情況應及時(shí)進(jìn)行補救。發(fā)現照片、底片發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現象,及時(shí)進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。對檢查情況要認真做好書(shū)面記錄。
11、認真做好檔案的收進(jìn)、移出、借閱登記工作,調閱完畢的檔案應及時(shí)還原,調卷時(shí)要輕取輕放,減少對檔案磨損。
12、應配備必要的專(zhuān)用的計算機、光盤(pán)刻錄機、復印機等檔案工作設施,檔案設備應專(zhuān)人負責保管,不得隨意私自外借,確保設備處于良好狀態(tài)。
13、檔案人員調動(dòng)工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續后方能離開(kāi)崗位。
檔案出入庫登記制度 篇14
第一條 各級保密人員要相互協(xié)調配合,應主動(dòng)為公司和公司各業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù),公司各業(yè)務(wù)部門(mén)應自覺(jué)接受保密部門(mén)的指導、監督和檢查。
第二條 在對外交往與合作中,對方以正當理由和途徑要求提供屬于公司機密事項時(shí),將由公司保密委員會(huì )立會(huì )研究決定后,方可提供。保密委員會(huì )嚴格執行國家的保密規定,該提供的提供,不該提供的堅決不提供。
第三條 對公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì )議材料各單位進(jìn)行妥善保管,并進(jìn)行登記管理,不得亂扔亂放。
第四條 保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的`份數,不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復印。復制文件應按原文密級進(jìn)行管理,復制中形成的廢頁(yè)應作為密件銷(xiāo)毀。
第五條 絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經(jīng)公司領(lǐng)導批準,并履行登記手續。未經(jīng)同意,不得擅自復印、翻印和摘抄。
第六條 保密文件在發(fā)送裝封時(shí)應按批準份數認真清點(diǎn)、裝封,切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標明文件的密級。封口時(shí),不應用釘書(shū)釘封口的方式,應采用密封的方式。
第七條 涉及國家機密和公司商業(yè)秘密的文件,原則上不用傳真方式發(fā)送,確因緊急情況需要時(shí),要用密碼傳真傳送,不允許用普通傳真機和電子郵件傳送;絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸;不得以明碼電報拍發(fā)秘密文件,也不得明電密電混用。
第八條 保密文件接收時(shí)應由公司保密人員拆封,其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號,要與一般文件分開(kāi)進(jìn)行。
第九條 傳閱保密文件時(shí),必須由指定的人員統一掌握。不經(jīng)過(guò)領(lǐng)導批準,不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應在辦公室閱讀秘密文件,公司領(lǐng)導確需在家中閱讀秘密文件時(shí),應按照有關(guān)規定,做好保密工作。傳閱或借閱文件,要嚴格堅持登記制度。
第十條 保密文件必須存放在有保密設施的辦公室及設備中保管,并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。
第十一條 建立公司保密文件清退制度,每逢重大節假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現遺失,要及時(shí)追查處理。
第十二條 如保密人員因工作調動(dòng)或其它原因而長(cháng)期離開(kāi)崗位前,必須把自己經(jīng)營(yíng)的秘密文件全部移交清楚。移交時(shí),要造冊、清點(diǎn)、核對,并且要履行簽收手續。
第十三條 保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全,對有查考價(jià)值的要整理立卷,其他文件可按有關(guān)規定處理。調閱公司的保密檔案,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準。
第十四條 保密文件銷(xiāo)毀前,必須逐一登記,并在報領(lǐng)導批準后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷(xiāo)盡。絕密文件應指定專(zhuān)人在公司內銷(xiāo)毀。
第十五條 以上保密文件擬制、處理、管理的各個(gè)環(huán)節,要建立嚴格的登記制度,在工作過(guò)程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C密事項,不讓無(wú)關(guān)人員隨意瀏覽,不得在無(wú)保密措施的無(wú)線(xiàn)電話(huà)中談?wù)摍C密事項等等。
第十六條 公司印制各類(lèi)簡(jiǎn)報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開(kāi)發(fā)表的稿件、信息,承辦人應經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批,不得涉及和泄露國家及公司秘密。
第十七條 公司工作人員在外出訪(fǎng)問(wèn)、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習交流展覽演示等公務(wù)活動(dòng)中,不準隨身攜帶密級文件、資料,要嚴格遵守保密紀律,在預案中應采取措施,防止泄露事件發(fā)生。
檔案出入庫登記制度 篇15
檔案是我校各項工作活動(dòng)的歷史記錄,是當前和今后工作查考的重要依據,也是學(xué)校寶貴的文化財富。因此,愛(ài)護檔案資料,人人有責,借閱檔案資料必須履行借閱手續,切實(shí)保證其完整與安全。
一、檔案員負責檔案資料管理和提供利用工作,經(jīng)手查找調卷,督促借閱者履行手續,無(wú)關(guān)人員非經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準,不準入檔案室開(kāi)箱取閱材料。
二、凡借閱檔案資料者,均要按照《查閱檔案資料登記卡》的欄目進(jìn)行登記,本校人員調閱其業(yè)務(wù)范圍的檔案材料,可直接由檔案員提供,借閱非隸屬業(yè)務(wù)范圍的.材料,需經(jīng)辦公室主任或校領(lǐng)導批準才能調閱。
三、外單位借閱檔案資料,必須持借閱單位的介紹信,經(jīng)本校有關(guān)領(lǐng)導批準,方可借閱,但一般不外借。
四、借閱者要確保檔案材料的機密與安全,不得折縐、污損、拆散、私取或裁剪檔案材料或在文件上劃線(xiàn)、圈點(diǎn)、打叉、涂改等,違者依法追究責任。
五、借閱者未經(jīng)本校領(lǐng)導或檔案室同意,不得摘錄翻印、復制或公布檔案材料。
六、借閱者均要在檔案室內閱讀,嚴禁帶到公共場(chǎng)所閱讀,如有違反或遺失,要追究責任。
檔案出入庫登記制度 篇16
根據《檔案法》有關(guān)規定,結合本單位的實(shí)際情況,制定本校檔案保管制度。
一、及時(shí)接收歸檔的檔案材料,辦理交接手續。發(fā)現檔案材料不完整時(shí),督促和協(xié)助有關(guān)人員收集齊全,確保檔案資料的完整性。
二、已進(jìn)庫的檔案資料,要及時(shí)按標準、規范進(jìn)行整理、分類(lèi),按編號順序進(jìn)行存放,達到整齊、美觀(guān)、查找方便。
三、檔案人員要經(jīng)常檢查庫房,落實(shí)“七防”措施,確保檔案安全。
四、檔案屬?lài)宜,是國家的寶貴財富,任何人不得故意損毀、丟失,嚴禁泄密、涂改、偽造、出賣(mài),如有違紀要追究責任。
五、熱情主動(dòng)為領(lǐng)導和各處室服務(wù),做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。
六、接收或歸還檔案,要當面點(diǎn)清,檢查有無(wú)缺頁(yè)、破損、污染等情況,對破損的'要及時(shí)進(jìn)行修補及技術(shù)處理后才歸卷入庫。
七、變動(dòng)保管期限,調整密級,銷(xiāo)毀過(guò)期檔案資料,都必須提出意見(jiàn)。經(jīng)檔案鑒定小組鑒定,報主管領(lǐng)導批準后實(shí)施。
八、檔案的管理逐步采用先進(jìn)的管理手段,提高科學(xué)管理水平。
九、對檔案工作做出顯著(zhù)成績(jì)得要給予表?yè)P和獎勵,對玩忽職守,違反有關(guān)規定造成損失者,視情節輕重給予懲處。
檔案出入庫登記制度 篇17
為了確保檔案的`機密安全,檔案管理人員應當忠于職守,時(shí)刻注意保護檔案的機密安全,嚴防失泄、竊密事故發(fā)生。
一、檔案管理人員嚴格遵守《保密守則》,不在家庭生活、親友聚談、通信、公共場(chǎng)所談話(huà)涉及機密事項,更不能擅自攜帶機密檔案出庫。
二、嚴格執行《檔案借閱利用制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》,按照審批權限和借閱范圍借閱檔案材料。機密檔案材料一般應在檔案室內閱看。
三、收回在密級檔案材料時(shí),要認真清點(diǎn)有無(wú)缺頁(yè),詢(xún)查有無(wú)復印和摘抄機密材料,是否抄錄在保密本上,應在借閱單上填寫(xiě)清楚。
四、不能擅自帶人進(jìn)入檔案庫房,更不能讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內檔案。
五、經(jīng)常檢查借出去的密級檔案的保密情況,督促有關(guān)人員做好保密工作,發(fā)現有泄密情況,應及時(shí)向領(lǐng)導匯報,采取必要的措施,對責任者依法追究責任。
檔案出入庫登記制度 篇18
(一)總則
第一條 根據郵電部《郵電文書(shū)立卷歸檔辦法》為加強本公司文書(shū)立卷工作,特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規定,分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
(二)文件材料的收集管理
第四條 堅持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應指定專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員,負責管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對穩定。人員變動(dòng)應及時(shí)通知檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第六條 一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì )議文件由會(huì )議主辦部門(mén)收集歸卷。
1.公司工作人員外出學(xué)習、考察、調查研究、參加上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報差旅費時(shí),必須將會(huì )議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務(wù)部門(mén)才給予核報差旅費。
2.本公司召開(kāi)會(huì )議,由會(huì )議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì )議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續,檔案室簽字認可后財務(wù)部門(mén)才給予報會(huì )議費用。
第七條 各部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)的職責:
1.了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。
2.認真執行平時(shí)歸檔制度,對本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續。
3.承辦人員借用文件材料時(shí),應積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續。
(三)歸檔范圍
第八條 重要的會(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。
第九條 上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復。
第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報告、總結。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
第十四條 信訪(fǎng)工作材料。
第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
(四)平時(shí)歸卷
第十九條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(zhuān)(兼)職文書(shū)集中統一保管。
第二十條 各部門(mén)應根據本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類(lèi)目"。"案卷類(lèi)目"的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)歸卷。
第二十二條 專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員應及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照"案卷類(lèi)目"條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內"對號入座",并在收發(fā)文登記薄上注明。
(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條 為統一立卷規范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負責組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點(diǎn),保持文件之間的有機聯(lián)系,區別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的'同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒(méi)有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規定執行。
第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn),應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
第二十九條 卷內文件材料應按非列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號。
第三十條 永久、長(cháng)期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十一條 有關(guān)卷內文件材料的情況說(shuō)明,都應逐項填寫(xiě)在備考表內。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條 案卷封面,應逐項按規定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:
案卷裝訂。裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線(xiàn)封底打活結的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
檔案出入庫登記制度 篇19
為了保證村民委員會(huì )工作連續性,依法維護村級經(jīng)濟及全體村民的權益,特制定村民委員會(huì )換屆工作移交制度。
一、移交時(shí)間:上一屆村民委員會(huì )應當在新一屆村民委員會(huì )產(chǎn)生之日起十日內完成移交。
二、移交的內容為:文書(shū)檔案、會(huì )計檔案、科技檔案(包括基建檔案、設備檔案)、婚姻檔案、特殊門(mén)類(lèi)載體檔案(包括照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案)。
三、移交工作由鎮人民政府主持。
四、檔案移交手續
1.各門(mén)類(lèi)檔案移交時(shí),均需填制一式兩份案卷目錄和移交登記簿,雙方簽定后各保留一份。
2.移交的各門(mén)類(lèi)檔案,必須符合標準。
3.移交時(shí),必須連同檔案檢索工具(案卷目錄、歸檔文件目錄等)一并移交。對拒絕移交或無(wú)故拖延移交的,由村黨組織、鎮黨委政府給予批評教育,并督促其加以改正。
五、對移交過(guò)程中發(fā)現有重大問(wèn)題的,按《村民委員會(huì )組織法》和《檔案法》的相關(guān)規定依法查處。
檔案保管制度
1、村級要有檔案室和檔案柜,檔案實(shí)行統一集中管理。
2、檔案管理做到防火、防盜、防塵、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防霉等工作。
3、對形成的檔案要分類(lèi)、編號、排列入柜。
4、定期檢查檔案保管狀況,室內嚴禁吸煙,不許堆放雜物。
5、檔案室應由專(zhuān)人管理,進(jìn)出檔案室應隨手關(guān)門(mén)。
6、檔案收進(jìn)和借出要及時(shí)登記,賬目要與實(shí)物檔案相符。
7、檔案人員變更,要嚴格交接手續。
檔案保密制度
1、非檔案工作人員未經(jīng)同意不得進(jìn)入檔案庫房和擅自抽取檔案、資料。
2、凡是在本村工作活動(dòng)中形成的各種會(huì )議記錄、干部考察材料均屬保密范圍。
3、凡查閱屬于保密的文件或涉及個(gè)人的文件材料,須經(jīng)村分管領(lǐng)導批準。
4、查閱利用者不得在翻閱與自己查閱內容無(wú)關(guān)的文件材料。
5、查閱利用者未經(jīng)允許不得擅自摘抄檔案。
6、查閱涉及有關(guān)個(gè)人內容的檔案材料,嚴禁傳播擴散。
7、查閱利用者必須自覺(jué)保密,防止泄密事件的發(fā)生。
檔案工作人員的工作職責
1、熱愛(ài)本職工作,遵守崗位紀律。
2、鉆研檔案業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平。
3、保障本村檔案的完整與安全。
4、按規定時(shí)間,收集、整理和管理檔案,做到分類(lèi)準確、裝訂整齊、書(shū)寫(xiě)規范、編號準確。
5、及時(shí)上架排列,編制檢索工具。
6、做好保衛、保密和“八防”工作,杜絕檔案資料丟失、損壞和其他意外事故的發(fā)生。
7、檔案人員因調整工作崗位,應辦理交接手續,編制移交清單。
檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度
1、根據國家有關(guān)檔案保管期限的.規定,制定本村檔案保管期限表,定期對檔案進(jìn)行鑒定,準確判定檔案的存毀。
2、對確無(wú)保存價(jià)值的檔案可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。
3、檔案鑒定工作應在分管負責人的領(lǐng)導下,和有關(guān)人員組成鑒定小組,進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。
4、檔案鑒定小組成員應根據本村的《檔案保管期限表》的規定,對保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行審查、鑒定,銷(xiāo)毀。
5、銷(xiāo)毀檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定,形成鑒定報告,編制銷(xiāo)毀清冊,并報村委會(huì )領(lǐng)導批準,方能銷(xiāo)毀。
6、銷(xiāo)毀時(shí)注意保密,指定專(zhuān)人監銷(xiāo),監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
檔案利用制度
1、查檔前必須填寫(xiě)檔案利用登記表。
2、檔案一般不能借出檔案室,確因工作需要必須借出檔案室,需經(jīng)村主任或分管領(lǐng)導批準。
3、凡查閱村黨組(支部)、村委會(huì )的會(huì )議記錄,必須經(jīng)村黨組(支部)書(shū)記、村主任批準。
4、查閱利用檔案時(shí),不許加減字,改變文件內容,更不得拆卷、抽頁(yè)、涂畫(huà)、撕扯。
5、本村檔案室一般不對外提供利用。確因工作需要,查閱利用人必須出具單位介紹信,說(shuō)明查閱目的、內容、經(jīng)村委會(huì )主任或分管領(lǐng)導同意、批準,方能提供利用。
檔案出入庫登記制度 篇20
科技成果檔案是科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是科技儲備的一種形式,是重要的信息資源。隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步與發(fā)展,各科技事業(yè)單位必須重視科技成果檔案的管理工作,充分認識到檔案程序化管理的重要性與必要性,發(fā)揮出信息資源對增加競爭籌碼的積極作用,以實(shí)現各項資源的優(yōu)化合理配置,進(jìn)一步提升科技成果檔案程序化管理的質(zhì)量與效率,為科技事業(yè)單位的持續化發(fā)展創(chuàng )造條件。
1.科技成果檔案管理要求及其程序化管理意義
1.1 科技成果檔案管理的要求
通常情況下,管理人員在對科技成果檔案進(jìn)行管理時(shí)應做到以下要求:其一真實(shí),檔案管理人員必須將客觀(guān)實(shí)踐成果真實(shí)、詳盡地記錄下來(lái),避免不盡、不實(shí)、不詳內容進(jìn)入信息數據庫;其二價(jià)值,管理者必須確保記錄在案的科技成果具備一定的價(jià)值性,能有效將生產(chǎn)資料轉化為客觀(guān)生產(chǎn)力,為科技事業(yè)單位乃至國家的進(jìn)步發(fā)展做出貢獻;其三應用,將靜態(tài)的資料投入實(shí)際使用是檔案管理的核心內容,管理者在實(shí)際管理過(guò)程中,應重視檔案的應用工作,使其與經(jīng)濟發(fā)展緊密結合,發(fā)揮其價(jià)值最大化;其四擴充,管理者要與時(shí)俱進(jìn),及時(shí)增加檔案儲備,擴充檔案積累量,為科技事業(yè)單位增設無(wú)形的財富,創(chuàng )造更大的經(jīng)濟效益及社會(huì )效益。
1.2 科技成果檔案程序化管理的意義
在科技事業(yè)單位科技成果檔案管理中使用程序化管理方法,能有效提升管理人員的管理效率與質(zhì)量,減輕其工作量,縮短工作時(shí)間,為進(jìn)一步實(shí)現各項資源的優(yōu)化合理配置做好鋪墊。不僅如此,程序化管理模式還能有效規范管理秩序,營(yíng)造和諧、有序、科學(xué)、合理的管理氛圍,為科技事業(yè)單位調動(dòng)、查詢(xún)、共享檔案信息數據提供便利。
2.科技成果檔案程序化管理的“三同步”原則
科技事業(yè)單位的科技工作應與歸檔工作同時(shí)進(jìn)行。要想落實(shí)科技成果檔案程序化管理,就必須遵循“三同步”原則,處理好科研與建檔兩者間的關(guān)系,為科技事業(yè)單位的健康長(cháng)遠發(fā)展奠定基礎。在實(shí)際操作過(guò)程中,管理人員要確?蒲腥蝿(wù)與科研材料歸檔要求同時(shí)提出,為后續工作的開(kāi)展創(chuàng )造條件。不僅如此,相關(guān)負責人還要對科技計劃的開(kāi)展情況與進(jìn)展程度進(jìn)行調查,觀(guān)察其是否與科技文件的記錄狀態(tài)一致,若進(jìn)度不同則需及時(shí)調整,做好記錄工作,保障科技材料具備一定的時(shí)效性;除此之外,科技成果通過(guò)驗收后,需立刻記錄于科技檔案中,配備驗收合格報告,詳細標注內容、時(shí)間及成果,為后續查閱、應用做好鋪墊。
3.科技成果檔案程序化管理思路的構建
3.1 收集階段的`檔案程序化管理
收集階段是科技事業(yè)單位科技成果檔案程序化管理的初始階段,也是檔案管理的重要組成部分。在該環(huán)節中,管理人員要判斷各科技成果數據信心的價(jià)值,選擇有價(jià)值的檔案收錄于信息管理庫中,確保檔案的完整、真實(shí)、有效,為程序化管理的后續工作奠定基礎。
3.1.1 建立相對健全的科技成果檔案收集管理制度
在收集階段,科技事業(yè)單位需要建立起相對健全的科技成果檔案收集管理制度,規范檔案收集程序,進(jìn)一步提升檔案管理人員的綜合技能水平,以此提高檔案收集效率與質(zhì)量,以便收集到更多有價(jià)值的科技材料。
3.1.2 建立完善的科技成果檔案保存制度
各科技事業(yè)單位也要分工合作,建立起較為完善的科技成果檔案保存制度,各部門(mén)要從細節著(zhù)手,做好本職工作,就方案設計、科技研發(fā)等環(huán)節進(jìn)行探討,制定出行之有效的應對措施,確?萍际聵I(yè)單位內有價(jià)值的科技創(chuàng )新、生產(chǎn)研發(fā)活動(dòng)能通過(guò)項目計劃書(shū)、可行性研究報告、專(zhuān)業(yè)審評建議報告、科技成果鑒定報告等形式完整、真實(shí)地記錄在案,為后續檔案程序化管理創(chuàng )造條件,為進(jìn)一步減輕管理人員工作量、實(shí)現資源的優(yōu)化合理配置奠定堅實(shí)的基礎。
3.1.3 建立科學(xué)合理的溝通機制
檔案收集工作不僅離不開(kāi)管理人員的辛勤勞動(dòng),還需要各部門(mén)的密切配合。因此,科技事業(yè)單位應建立起科學(xué)合理的溝通機制,為科技成果檔案管理人員資料收集工作的開(kāi)展做好鋪墊,使各部門(mén)認識到檔案管理的重要性與必要性,并積極投身于檔案收集工作中,主動(dòng)為科技事業(yè)單位“無(wú)形資產(chǎn)”的增加做出貢獻。
3.2 整理階段的檔案程序化管理
科技成果檔案管理人員在完成有價(jià)值的資料收集工作后,應即刻對其進(jìn)行篩選、分類(lèi)、整合,全面進(jìn)入檔案程序化管理的整理階段。在此過(guò)程中,管理者需將原始資料按照內容、種類(lèi)、特點(diǎn)進(jìn)行詳細分類(lèi),接著(zhù)采用系統排列的方式,把分類(lèi)完成后檔案資料歸入不同等級的數據庫中,便于檢索與查閱。除此之外,管理人員還應當準確、真實(shí)地標注檔案類(lèi)型、錄入時(shí)間、涉及內容與獲取渠道等基本信息,將科技成果檔案不斷具體化、系統化、規范化,由傳統的單一性分類(lèi)法逐漸向先進(jìn)的復合型分類(lèi)法過(guò)渡。
3.3 保管存儲階段的檔案程序化管理
保管與存儲階段是科技事業(yè)單位科技成果檔案管理的重中之重,管理人員要全面落實(shí)保管存儲職能,盡可能保證各項檔案資料的真實(shí)性、全面性、準確性、有效性,實(shí)現健康長(cháng)遠的科技成果檔案程序化管理目標。
3.3.1 制定規范化的檔案保存制度
科技事業(yè)單位要想在保管存儲階段實(shí)現程序化管理目標,就必須制定出規范化的檔案保存制度,幫助科技成果檔案管理人員對自身職能及工作范圍進(jìn)行準確定位,營(yíng)造出規范、合理、有序的檔案管理環(huán)境,將統計工作與檔案管理工作有機結合在一起,使其實(shí)時(shí)掌控檔案的增減與變動(dòng)情況,為其程序化管理創(chuàng )造條件。
3.3.2 實(shí)施監督管理人員職責落實(shí)情況
除了建立保存制度之外,科技事業(yè)單位相關(guān)負責人還要加強對科技成果檔案管理人員的管理及考核力度,監督其切實(shí)完成本職工作,通過(guò)較為健全的內控機制約束管理人員的言行,使其按照相關(guān)要求操作管理,全面落實(shí)科技成果檔案管理效率與質(zhì)量,為資源優(yōu)化配置的實(shí)現做好鋪墊。不僅如此,科技事業(yè)單位還應一改傳統的單一性檔案管理模式,逐漸向綜合化、立體化監管模式方向轉換。
3.3.3 將績(jì)效與檔案管理有機結合在一起
在檔案保管與存儲過(guò)程中,還應當建立完善的績(jì)效管理制度,實(shí)行獎懲制與追責制,充分調動(dòng)各級員工的工作積極性,將績(jì)效與檔案管理結合起來(lái),讓檔案管理效率及質(zhì)量與員工工資、績(jì)效工資、相關(guān)福利待遇、深造機會(huì )、升職等聯(lián)系在一起,提升員工的危機意識、責任意識與檔案管理意識,使其主動(dòng)投身于科技成果檔案管理工作中,為科技事業(yè)單位的科技成果檔案管理做出貢獻。
3.4 實(shí)際利用階段的檔案程序化管理
應用階段是科技成果檔案管理的核心階段,科技事業(yè)單位應當通過(guò)資源共享、咨詢(xún)答疑、閱覽交流等方法實(shí)現資源的優(yōu)化配置,將其回饋于社會(huì ),利用無(wú)形的資產(chǎn)創(chuàng )造出更多的經(jīng)濟效益與社會(huì )效益,實(shí)現“一加一大于二”的效果。
4.結束語(yǔ)
綜上所述,時(shí)代的發(fā)展與社會(huì )的進(jìn)步為科技事業(yè)單位的科技成果檔案管理提出了更高的要求。在實(shí)際管理操作過(guò)程中,檔案管理人員要時(shí)刻遵循“三同步”原則,確保檔案具備真實(shí)性、價(jià)值性、應用性與擴充性,并在檔案管理的各個(gè)階段充分發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性,通過(guò)全面落實(shí)管理職能,遵守相關(guān)規章制度的方法提升科技成果檔案系統化、程序化管理效率與質(zhì)量,為進(jìn)一步實(shí)現資源的優(yōu)化配置奠定堅實(shí)的基礎。
檔案出入庫登記制度 篇21
一、按照國家《保密法》的規定,嚴守黨和國家的機密,維護國家的安全和利益,保障檔案開(kāi)發(fā)利用順利進(jìn)行。
二、檔案室內嚴禁生火、吸煙,嚴守電器設備操作規程,做到人離電源斷,門(mén)、窗及時(shí)關(guān)閉落鎖。
三、檔案工作人員下班時(shí),必須將使用的檔案、文件、資料歸還原處妥善保管,防止失密泄密的'現象發(fā)生。
四、借、查閱檔案資料,要嚴格執行領(lǐng)導審批和交接手續,方可查閱。
五、室內必須配置安全保護措施和消防器具,定期檢查更新,落實(shí)補救措施,以防事故發(fā)生。
六、檔案工作人員要忠于職守,不失密,不泄密,要切實(shí)保證檔案的安全無(wú)損,搞好本職工作。
七、涉外人員查閱檔案資料時(shí),由單位逐級向檔案專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)申請,經(jīng)批準后方可查閱。非經(jīng)批準而查閱檔案造成盜密、失密、泄密者,對當事人員追究法律責任。
八、任何查閱檔案的人員未經(jīng)本單位領(lǐng)導和檔案專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)共同批準,不準復制、翻印、攝影、錄音、錄像檔案材料。
檔案出入庫登記制度 篇22
1、目的
為了加強檔案的管理工作,確,F有檔案齊全、完整、準確、安全,更好地為各項工作服務(wù),充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用,根據《檔案法》有關(guān)檔案工作條例及公司經(jīng)營(yíng)管理工作需要,制訂本制度。
2、適用范圍
適用于公司各類(lèi)檔案資料的形成與歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷(xiāo)毀等工作管理?蛻(hù)及供方檔案管理不適用本制度。
3、管理職責
3.1綜合管理部負責公司檔案管理工作。
3.1.1制定公司檔案工作制度;
3.1.2對公司各部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導和監督;
3.1.3做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;
3.1.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構的移交工作;
3.1.5提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現檔案管理現代化、科學(xué)化。
3.2各部門(mén)、子公司負責職責范圍內的檔案管理工作。
3.2.1人力資源負責公司勞資人力資源資料檔案的收集歸檔、保管。
3.2.2財務(wù)審計部負責公司財務(wù)會(huì )計賬簿及各類(lèi)憑證的收集歸檔、保管。
3.3項目公司負責本公司檔案管理工作;項目公司因故解散,解散前負責將公司檔案移交公司辦公室。
4、收集歸檔范圍
4.1收集歸檔范圍包括下列紙質(zhì)和有電子版資料文件。
4.2法規性文件。包括上級頒發(fā),需公司執行的,或由公司發(fā)行的各種標準、規章制度等。
4.3公司的重大決議。包括由公司股東大會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )、總經(jīng)理辦公會(huì )及其相關(guān)行政會(huì )議等形成的文件和會(huì )議材料、會(huì )議記錄等。
4.4計劃性文件。包括公司總體計劃或規劃、開(kāi)發(fā)計劃、科研報告、項目質(zhì)量計劃、營(yíng)銷(xiāo)計劃、財務(wù)計劃等。
4.5 總結性文件。包括公司年度和月度工作總結、下屬部門(mén)、子公司的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
4.6批示性文件。包括公司各類(lèi)計劃指標、技術(shù)指標、營(yíng)銷(xiāo)指標等。以及公司各類(lèi)命令、工作指示等。
4.7憑證性文書(shū)材料。包括公司各部門(mén)上報的、在日;顒(dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。
4.8證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、公司和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達標證書(shū)和證明等。
4.9匯報性文書(shū)資料。包括公司上報各級主管部門(mén)、子公司的.文件資料和相關(guān)統計表,以及公司領(lǐng)導在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。
4.10勞資人力資源資料。包括公司各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
4.11財務(wù)資料。包括公司及子公司財務(wù)預決算、財務(wù)審計報告。
4.12聲像制品資料。包括公司及各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè )活動(dòng)中,以及在外學(xué)習、考察時(shí)或外部門(mén)、子公司提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
4.13題贈性資料。包括上級領(lǐng)導和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。
4.14技術(shù)性資料。包括開(kāi)發(fā)項目各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。
5、檔案移交
5.1文書(shū)檔案。工作辦結后,移交綜合管理部歸檔;
5.2開(kāi)發(fā)項目檔案,項目結束后移交綜合管理部歸檔;
5.2.1開(kāi)發(fā)項目前期資料,由經(jīng)營(yíng)發(fā)展部收集整理,交綜合管理部驗收、歸檔;
5.2.2開(kāi)發(fā)項目技術(shù)資料,由承辦單位(工程管理部或項目部)收集整理,交綜合管理部驗收、歸檔;
5.2.3工程竣工驗收備案資料,由項目部整理成冊,交綜合管理部驗收、歸檔;
5.2.4后期銷(xiāo)售資料,由市場(chǎng)研發(fā)部收集整理,交綜合管理部驗收、歸檔;
5.2.5其他需要歸檔的,由承辦單位收集整理,交綜合管理部驗收、歸檔。
6、程序
6.1檔案管理的基本程序。
6.2包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體。
6.3檔案的收集。
6.3.1各部門(mén)負責把分散的各類(lèi)檔案資料,按有關(guān)規定,有計劃地分別集中到綜合管理部,其收集的主要方式是歸檔。即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由各部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同綜合管理部進(jìn)行整理、立卷、歸檔。歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件不能以復印件歸檔,必要時(shí)存復印件須加蓋公章注明原件存放處。
6.3.2立卷歸檔的范圍:凡屬本制度第4條所函蓋的文件資料,均應立卷歸檔。
6.3.3立卷歸檔的時(shí)間。
6.3.3.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應在三日內遞交綜合管理部立卷歸檔;
6.3.3.2對于某些專(zhuān)門(mén)文件,或駐地分散在外的個(gè)別項目部門(mén)的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據實(shí)際情況適當延長(cháng);
6.3.4歸檔立卷的要求。
6.3.4.1歸檔立卷檔案要同時(shí)建立紙質(zhì)和電子檔案。
6.3.4.2各部門(mén)兼職檔案員在規定的歸檔時(shí)間內,把整理審定完畢的檔案資料,遞交綜合管理部立卷歸檔。同時(shí)遞交該部分電子文檔,電子文檔的內容和編排順序應與紙質(zhì)文件保持一致。
6.3.4.3移交檔案要填寫(xiě)移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執一份。
6.3.4.4歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。
6.3.4.5立卷時(shí)應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地擬寫(xiě)好案卷標題,把案卷內容表達出來(lái),裝訂整齊、牢固,無(wú)任何金屬物,填寫(xiě)備考表,注明保管期限。
6.3.4.6填寫(xiě)案卷一律用黑色鋼筆或中性筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
6.3.4.7立卷應以本部門(mén)形成的文件為主,根據文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
6.3.4.8立卷應以部門(mén)為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
6.3.4.9立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
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庫房出入庫管理制度04-20
食堂出入庫的管理制度06-13
公司出入庫管理制度01-06