外來(lái)文件管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是國家機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。擬定制度的注意事項有許多，你確定會(huì )寫(xiě)嗎？以下是小編幫大家整理的外來(lái)文件管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
外來(lái)文件管理制度1
1目的
為了使本公司采用的外來(lái)文件處于受控狀態(tài)、不損壞、不丟失、保持其完整性、統一性和有效性，便于檢索、查找和及時(shí)更新，特制定本制度。
2適用范圍
國家有關(guān)法律法規；
壓力管道元件制造相關(guān)安全技術(shù)規范；
壓力管道元件的型式與參數、設計、制造、檢查和驗收、檢驗與試驗方法等國家標準和行業(yè)標準（含指導性技術(shù)條件）；
型式試驗報告、監督檢驗報告；
分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、資格證明文件。
3控制內容
3.1辦公室主任負責對本公司壓力管道元件產(chǎn)品相關(guān)法律法規、安全技術(shù)規范、標準的收集、購買(mǎi)、歸檔、登記造冊、貯存和管理工作。
3.1.1積極掌握壓力管道元件相關(guān)法律法規、安全技術(shù)規范、國家標準和行業(yè)標準的發(fā)展動(dòng)態(tài)；
3.1.2及時(shí)采用適合于本公司壓力管道元件產(chǎn)品的新的法律法規、安全技術(shù)規范國家標準和行業(yè)標準，淘汰舊法律法規、安全技術(shù)規范、標準；
3.1.3經(jīng)確認有效適用的法律法規、安全技術(shù)規范、標準均應加蓋“受控”章，記錄標準清單；
3.1.4每年定期對公司所有采用的法律法規、安全技術(shù)規范、標準進(jìn)行清理，過(guò)期淘汰的舊法律法規、安全技術(shù)規范、標準應加蓋“作廢”章，并注明新替代法律法規、安全技術(shù)規范、標準名稱(chēng)，存檔妥善保管；
3.1.5產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件所采用的標準均須由技術(shù)負責人負責簽字確認；
3.2外來(lái)文件的保管、發(fā)放和借閱。
3.2.1外來(lái)文件統一由辦公室負責保管；
3.2.2外來(lái)文件的發(fā)放范圍由技術(shù)科長(cháng)確認，質(zhì)保工程師審批；
3.2.3外來(lái)文件發(fā)放的文本一律是復印件，并加蓋“受控”章，由使用部門(mén)負責人簽字領(lǐng)用；
3.2.4本公司外來(lái)文件一律不得外借，內部借閱須由借閱部門(mén)負責人簽字借閱，定期歸還。
4本制度由辦公室負責實(shí)施。
外來(lái)文件管理制度2
1、目的:
對外來(lái)文件的接收、處理、歸檔管理實(shí)施控制,確保文件的正常管理和能及時(shí)處理、遵守和執行。
2、適用范圍:
適用于政府主管部門(mén)及上級公司、上級物業(yè)主管部門(mén)及其它管理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。
3、引用文件:
3、1質(zhì)量手冊第4、5章
3、2 iso9002標準第4、5章
4、職責:
4、1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責審批各類(lèi)外來(lái)文件、責成有關(guān)部門(mén)處理。
4、2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營(yíng)管理部的經(jīng)營(yíng)合同、協(xié)議書(shū)以外的外來(lái)文件,包括上級公司、政府主管部門(mén)傳來(lái)的文件及有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規、各類(lèi)規章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門(mén)傳來(lái)的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營(yíng)管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。
4、3各部門(mén)負責本部門(mén)業(yè)務(wù)往來(lái)中的外來(lái)文件及有關(guān)物業(yè)管理合同的法令、法規的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準后,負責根據領(lǐng)導的批示處理有關(guān)文件。
5、工作程序:
5、1外來(lái)文件的接收:
5、1、1上級公司文件由綜合辦公室派專(zhuān)人領(lǐng)取,政府主管部門(mén)下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫(xiě)《外來(lái)文件接收登記表》。
5、1、2公司各部門(mén)的.業(yè)務(wù)往來(lái)文件接收后,統一送交綜合辦公室進(jìn)行分類(lèi),登記在《外來(lái)文件接收登記表》上。
5、2外來(lái)文件的處理:
5、2、1上級公司、政府主管部門(mén)的文件由綜合辦公室填寫(xiě)《外來(lái)文件處理表》,綜合辦公室主任填寫(xiě)呈辦意見(jiàn)并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據批示轉相關(guān)部門(mén),并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執行。
5、2、2外來(lái)的有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規,經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營(yíng)管理部送交綜合辦公室并存檔,有關(guān)部門(mén)需要時(shí),綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專(zhuān)用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。
5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來(lái)文件接收登記表》上登記后,轉相關(guān)部門(mén),并由綜合辦公室存檔。
5、3外來(lái)文件的檔案管理:
5、3、1上級公司和政府主管部門(mén)的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷(xiāo)毀、立卷、歸檔意見(jiàn),報公司領(lǐng)導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫(xiě)《外來(lái)文件銷(xiāo)毀登記表》后進(jìn)行銷(xiāo)毀,對有價(jià)值的文件進(jìn)行裝訂成冊,并保存。
5、3、2日常業(yè)務(wù)文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)后,提出具體處理措施報有關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行相應處理,建立文件處理檔案。
5、3、3歸檔文件借閱時(shí)受綜合辦公室監督,并做好借閱登記。
6、支持性文件與質(zhì)量記錄:
6、1《外來(lái)文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01
6、2《外來(lái)文件處理表》ej-qr-qp6、3-02
6、3《外來(lái)文件銷(xiāo)毀登記表》ej-qr-qp6、3-03
6、4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01
6、5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6、1-04
外來(lái)文件管理制度3
物業(yè)公司外來(lái)文件管理規程
1、目的
通過(guò)對外來(lái)文件的有效管理,以保證分公司現場(chǎng)使用的外來(lái)文件都是最新版本的有效文件。
2、適用范圍
分公司收到的上級公司或政府部門(mén)頒發(fā)的各類(lèi)法律、法規、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶(hù)提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細的工作文件等。
3、職責
3、1行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規等行政性文件。
3、2工程部負責收集、整理國家標準、行業(yè)規范、操作規程等技術(shù)性文件。
3、3物業(yè)部負責收集、整理服務(wù)收費、城建管理等行業(yè)性文件。
3、4保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規文件。
3、5分公司總經(jīng)理負責批準外來(lái)文件在分公司的執行。
4、實(shí)施程序
4、1文件的識別
4、1、1根據文件的種類(lèi),分為國家法律法規文件、國家標準和行業(yè)規范、規程、標準等。
4、1、2相關(guān)部門(mén)分別負責將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規外來(lái)文件目錄。目錄應列明文件編號、名稱(chēng)、發(fā)布日期。
4、2文件的轉換
行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準。
行政部負責把批準轉換的外來(lái)文件原件收集歸檔,并編制《外來(lái)文件清單》。
4、3控制發(fā)放
行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負責發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當外來(lái)文件發(fā)生版本更替時(shí),行政部負責更新《外來(lái)文件清單》。及時(shí)發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷(xiāo)毀或處置。
5、相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5、1《外來(lái)文件清單》
5、2《公文處理辦法》
5、3《文稿簽發(fā)單》
5、4《文件閱辦單》
5、5《發(fā)放文件登記表》
5、6《文件借閱登記表》
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