公司文件管理制度（精選18篇）
在現在的社會(huì )生活中，制度使用的情況越來(lái)越多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。大家知道制度的格式嗎？下面是小編為大家收集的公司文件管理制度（精選18篇），希望能夠幫助到大家。
公司文件管理制度 1
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件由部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責
4.3.1各部門(mén)負責制定部門(mén)職責范圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門(mén)和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門(mén)，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類(lèi)
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長(cháng)期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營(yíng)管理規范等。
5.1.2二級文件：規范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規范等具體實(shí)施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類(lèi)文件，凡記錄作業(yè)結果所用的`表格等。
6文件編號、標識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號+文件名稱(chēng)+文件順序號+時(shí)間
注：各部門(mén)代號
部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種，在管理體系運行的有關(guān)場(chǎng)所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件，以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件，不作標識;
長(cháng)期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過(guò)期版本。
7文件編制、審核、批準和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門(mén)依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門(mén)行政性文件：各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門(mén)負責編制。
(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內部業(yè)務(wù)便簽》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫(xiě)“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負責人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén);
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén);
(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規定范圍發(fā)放文件，并注明發(fā)放數量，填寫(xiě)發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門(mén)應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén)，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。
c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應的文件接收部門(mén)。
(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續，各部門(mén)文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進(jìn)行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門(mén)調動(dòng)或離職，應辦理文件交接、歸還手續。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時(shí)，由文件歸口部門(mén)提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協(xié)調性，必要時(shí)相關(guān)的文件應進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門(mén)/人員按負責填寫(xiě)《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過(guò)10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類(lèi)推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時(shí)到達文件使用場(chǎng)所，對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現文件的問(wèn)題，提出文件更改意見(jiàn)。
7.4文件的作廢與銷(xiāo)毀
(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí)，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀，并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來(lái)文件管理
7.5.1外來(lái)文件接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規定等外來(lái)文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來(lái)文件清單》。
(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。
(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門(mén)傳閱執行，履行完畢后，由執行部門(mén)記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負責”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導、絕對信息形成部門(mén)的負責人及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象
機密公司部門(mén)負責人以上人員，機密信息形成部門(mén)的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門(mén)主管級以上人員，秘密形成部門(mén)的相關(guān)人員及該部門(mén)認為需要讓其知悉的對象
公司文件管理制度 2
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關(guān)規定，結合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文、同級函、電、來(lái)文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。
第五條、文件的.傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書(shū)，切忌橫傳。
5、行政秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得秘書(shū)同意予以復印或摘抄，原件應及時(shí)周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第八條、各部門(mén)應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統一由行政秘書(shū)歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃、統計、季度、年度報表等。
2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄。
3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷(xiāo)毀
第十一條、對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書(shū)應定期清理造冊并按行政有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執行。
公司文件管理制度 3
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第一條爲減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我廠(chǎng)的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。
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第四條公文的簽收
1、凡來(lái)廠(chǎng)公啓文件（除廠(chǎng)領(lǐng)導訂啓的外）均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書(shū)對上級來(lái)文拆封後應及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類(lèi)登記編號、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導親啓文件，廠(chǎng)領(lǐng)導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交兩辦機要秘書(shū)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送廠(chǎng)領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。
3、爲加速文件運轉，機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書(shū)，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
�。ㄈ┌l(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規定
1、全廠(chǎng)上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠(chǎng)部，各群衆團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群衆團體文件由黨委批轉。
3、對全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(cháng)批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用於：
�。�1）公布全廠(chǎng)規章制度；
�。�2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的'工廠(chǎng)文件；
�。�3）公布工廠(chǎng)體制機構變動(dòng)或干部任免事項；
�。�4）公布全廠(chǎng)性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項；
3、黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用於：
�。�1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠(chǎng)日常生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。
�。ㄋ模┌l(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規定：
1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請；
2、黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、廠(chǎng)部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿（對文稿內容、質(zhì)量負責）；
7、對審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；
8、需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付列印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；
9、文稿審核會(huì )簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書(shū)統一編號送打字室列��；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專(zhuān)人按數印刷，再由兩辦機要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書(shū)應拒絕蓋印分發(fā)。
�。ㄎ澹┪募慕栝喓颓逋�
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠(chǎng)文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
第十四條各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
�。┪募�。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
�。�1）上級機關(guān)來(lái)文，包括上級對工廠(chǎng)報告、申請的批復；
�。�2）黨委、廠(chǎng)部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；
�。�3）廠(chǎng)黨委會(huì )、廠(chǎng)長(cháng)辦公室、廠(chǎng)務(wù)會(huì )、工廠(chǎng)管理委員會(huì )、中層干部會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄；
�。�4）廠(chǎng)黨代會(huì )、職代工、工會(huì )會(huì )員代表大會(huì )、團代會(huì )等廠(chǎng)一級的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�。�5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；
�。�6）叁加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本廠(chǎng)在會(huì )上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠(chǎng)向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠(chǎng)生産、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠(chǎng)日志和大事記；
�。�10）工廠(chǎng)向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
�。ㄆ撸┪募匿N(xiāo)毀
第十七條對於多馀、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
第十八條經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機要秘書(shū)和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠(chǎng)監視銷(xiāo)毀。
公司文件管理制度 4
1 目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3 職責
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件有部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1 總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規程、檢驗作業(yè)指導書(shū)等文件。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術(shù)管理規范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。
3.4.7 工廠(chǎng)負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規程、生產(chǎn)作業(yè)指導書(shū)等文件（由打樣工廠(chǎng)負責）。
3.4.8 公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負責人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9 公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4.定義
4.1 文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的.重要依據和工具。
4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等）
5.工作程序
5.1 文件的分類(lèi)
5.1.1 文件屬性分類(lèi)
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過(guò)程中形成的文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
�。�3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)流程等。
�。�4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
�。�5） 外來(lái)文件：國家有關(guān)法律、法規、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶(hù)提供文件、設備文檔等。
5.1.2 文件階層分類(lèi)
�。�1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規劃/計劃、質(zhì)量手冊。
�。�2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
�。�3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術(shù)規程、作業(yè)指導書(shū)、外來(lái)文件等。
�。�4) 四階文件：各記錄表單、報表等。
公司文件管理制度 5
第一節 總則
一、為適應公司全方位規范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規范化和制度化，特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實(shí)際、實(shí)事求是和認真負責的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全，嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節 文件分類(lèi)
一、規定。
發(fā)布重要的行政規章制度，采取重大的強制性行政措施，用"規定"。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動(dòng)做出安排，用"決定"。
經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項，用"決議"。
三、通知。
轉發(fā)上級機關(guān)文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項，用"通知"。
四、通報。
表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要信息，用"通報"。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準，用"請示"。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用"報告"。
六、批復。
答復請示事項用"批復"。
七、函。
商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等，用"函"。
八、會(huì )議紀要。
傳達會(huì )議議定事項和主要精神，要求與會(huì )者共同遵守的，用"會(huì )議紀要"。
第三節文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、文件標題應準確簡(jiǎn)要概括文件的主要內容。
三、發(fā)文字號包括、年號、順序號。
四、公司發(fā)文分為四種:
�、�"發(fā)"、②"人發(fā)"、③"客發(fā)"。
冠以上述發(fā)文的內發(fā)文件應對全公司具有效力，對外發(fā)文應代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡(jiǎn)報等形式流轉。力避隨意發(fā)文。
"發(fā)"用于公司及各部門(mén)的'對內對外發(fā)文，由總經(jīng)辦統一編號; "人發(fā)"、"客發(fā)"分別用于人力資源部的對內對外發(fā)文及客戶(hù)服務(wù)中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門(mén)自行編號，總經(jīng)辦統一認定。
(公司其他部門(mén)均以"發(fā)"的發(fā)文，以②、③發(fā)文，須在發(fā)文權限范圍內。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為"絕密"、"機密"、"秘密"。
七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。
八、文件內容要求事實(shí)清楚、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)。
十、多頁(yè)文件應標明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排，左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來(lái)文均由行政部指定專(zhuān)人收文，由總經(jīng)辦統一拆封、登記，根據文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。
第五節辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責，防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續，防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后，統一交由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。
第六節發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。 二、發(fā)文程序如下:公司內部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門(mén)，并由發(fā)文部門(mén)保存在保險柜內。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。
公司文件管理制度 6
1、病室護士長(cháng)負責管理，護士長(cháng)不在時(shí)由值班護士負責管理。各班護理人員均要按管理要求執行。
2、醫療文件必須保持整潔，各種記錄單應按病歷排列順序整理，不得撕毀、涂改或丟失。用后歸還原處。
3、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會(huì )診或轉院時(shí)，只許攜帶病歷摘要。
4、護士長(cháng)、科護士長(cháng)、護理部定時(shí)檢查醫療文件記錄，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)指出。
5、出院患者的病歷經(jīng)整理后由護士長(cháng)總檢查一次，凡進(jìn)入病案室后的'病歷不得再借出進(jìn)行重新修改。
6、患者出院或死亡后，其病歷須按規定裝訂，由病案室負責保管，保存期不得少于30年。
7、病室交班報告本，按要求記錄，用完后妥善保存1年，以備查閱。
8、標有醫療機構的病案本、單、冊以及處方，各種檢查申請報告單，證明文件等，只限于本單位使用，不得轉賣(mài)、轉讓和出借。其他醫療機構不得冒用。
公司文件管理制度 7
一、總則
1、為規范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關(guān)方函、電、來(lái)文。其中工程系統與甲方的往來(lái)函件按《檔案管理制度》執行。
3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。
一、文件的.分類(lèi)
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內行文：公司內部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件（指時(shí)效性較強的文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。
三、內行文的管理
1、內行文的范圍：
凡是以公司名義對內發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬內行文范圍。
2、內行文的編號
公司文件管理制度 8
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過(guò)去和現在的公司各部門(mén)及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統一管理，各部門(mén)除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門(mén)自行保管，以便于及時(shí)利用，維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門(mén)和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門(mén)，設專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，負責管理公司的各類(lèi)檔案，做好登記、歸類(lèi)、保管、索引、提供利用，并負責對各部門(mén)資料管理員進(jìn)行工作指導、監督和檢查;
各部門(mén)設有資料管理員，負責本部門(mén)資料管理，并接受公司檔案管理員的監督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等;
3.公司會(huì )議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的.通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);
4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;
5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標文件等;
6.公司的各類(lèi)申請、請求與相關(guān)部門(mén)的批復;
7.財務(wù)、會(huì )計及其管理方面的文件材料，公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類(lèi)載體，如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書(shū)檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結合歸檔要求和文件內容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》，并且按項目、內容或文件形成時(shí)間，系統的排列。
3.案卷標題要簡(jiǎn)明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長(cháng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案應永久保存;
�。�2）對公司在一定時(shí)期內有利用價(jià)值的檔案分別為長(cháng)期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(cháng)。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫(xiě)《卷內備考表》。
5.全部案卷組成后，要對案卷作統一排列并編寫(xiě)檔案號，然后逐卷登記，填寫(xiě)《案卷總目錄》。
第六條過(guò)程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門(mén)資料員做好平時(shí)文件的預立卷工作，并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據為已有。
第七條檔案銷(xiāo)毀規定
公司檔案文件銷(xiāo)毀:檔案在超出規定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員整理出庫進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷(xiāo)毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員一起將需要銷(xiāo)毀的資料列出銷(xiāo)毀清單，由資料所屬部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》進(jìn)行申請，報銷(xiāo)毀資料所屬部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執行銷(xiāo)毀程序，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監督。銷(xiāo)毀檔案要嚴格執行保密規定，銷(xiāo)毀清單由公司檔案員留存，以便備查。
部門(mén)檔案文件銷(xiāo)毀:部門(mén)形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí)，可由本部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》。提出銷(xiāo)毀申請，部門(mén)經(jīng)理審批同意后，兩人以上執行銷(xiāo)毀程序并簽字確認。銷(xiāo)毀清單由本部門(mén)資料員留存，以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應事先填寫(xiě)檔案借閱單，逐級審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時(shí)，需在填寫(xiě)檔案借閱單時(shí)注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線(xiàn)等，更不能隨意亂放，以免遺失。
4.部門(mén)檔案借閱由資料員填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。
第九條檔案備份規定
公司所有有價(jià)值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無(wú)法電子掃描文檔的，必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí)，必須認真驗收，填寫(xiě)《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時(shí)，須注明原因，保存依據。
第十一條檔案保密規定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定，違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
公司文件管理制度 9
1.目的:
為完善公司文件收發(fā)管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責:
文件收發(fā)管理由行政辦公室統一負責。
工作內容
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種，文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件，核稿人應注明文件密級，并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規定，由專(zhuān)人印制、報送。
已簽發(fā)的'文件由核稿人登記，并按不同類(lèi)別編號后，按文印規定處理。
文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門(mén)、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。秘密以上文件由專(zhuān)人按核定的范圍報送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來(lái)文件由行政辦公室行政主管負責簽收，并于接件當日填寫(xiě)閱辦單，按領(lǐng)導批示的要求送達有關(guān)部門(mén)，辦好文件閱辦;屬急件的，應在接件后即時(shí)報送。
文件閱辦部門(mén)或個(gè)人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向行政辦公室說(shuō)明原因。
公司文件管理制度 10
一、總則：
為規范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術(shù)文件的編制、審核、批準：
1、技術(shù)文件由工程部負責編制，工程部應對技術(shù)文件的正確性、合理性負責。
2、工程部部長(cháng)負責技術(shù)文件的審核。
3、總經(jīng)理負責技術(shù)文件的批準。
4、技術(shù)文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規程；
c、設備操作規程；
d、產(chǎn)品內控標準；
e、產(chǎn)品檢驗規范；
f、采購技術(shù)要求等。
三、技術(shù)文件的更改：
1、技術(shù)文件更改的`前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開(kāi)發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術(shù)要求過(guò)高，生產(chǎn)設備無(wú)法達到而必須進(jìn)行更改等。
2、各部門(mén)如確需對技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門(mén)負責人填寫(xiě)技術(shù)文件更改申請單，報工程部審核，廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理批準；
3、技術(shù)文件更改申請單應包括以下內容：
a、更改原因；
b、更改前參數；
c、更改后參數。
4、技術(shù)文件更改申請單的審批：
a、廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理負責對技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；
b、必要時(shí)廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對技術(shù)文件的更改進(jìn)行評審或會(huì )簽；
c、廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理下達技術(shù)文件更改指令（書(shū)面文件）；
5、生產(chǎn)部根據指令實(shí)施更改。
a、更改不得降低規定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關(guān)標準和法律、法規；
c、工程部負責更改，其他人員未經(jīng)受權無(wú)權更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄；
d、更改時(shí)所有部門(mén)及所有文件應同步更改。
四、技術(shù)文件的管理：
1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責任部門(mén)，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應及時(shí)報工程部辦理補發(fā)手續；
c、工程部應建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來(lái)文件一覽表]；
d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進(jìn)行分類(lèi)并妥善保管；
e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對無(wú)使用及保存價(jià)值的文件，由工程部負責審批后及時(shí)收回銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)[文件及資料回收登記表]；
g、對有保存參考價(jià)值的作廢文件，應在該文件上進(jìn)行標識，并用專(zhuān)柜保存，以防誤用。
公司文件管理制度 11
第一章總則
第一條為了保守國家秘密和xxxx投資集團有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)集團公司)的企業(yè)秘密，維護國家利益和集團公司利益，保障集團公司投資、經(jīng)營(yíng)、管理工作的順利進(jìn)行，根據《中華人民共和國保密法》和有關(guān)規定，制定本辦法。
第二條國家秘密是關(guān)系國家的安全和利益，遵照法定程序確定在一定時(shí)間內只限一定范圍的人員知悉的事項；企業(yè)秘密是關(guān)系集團公司、所屬企業(yè)及其子企業(yè)的安全和利益，依照一定程序確定，在一定時(shí)間內只限一定范圍的人員知悉的事項和信息。
第三條集團公司所屬企業(yè)都有維護國家秘密和集團公司企業(yè)秘密的責任，集團公司全體員工都有保守國家秘密和企業(yè)秘密的義務(wù)。
第四條集團公司保密工作的主要任務(wù)是貫徹執行《中華人民共和國保密法》及省委、省政府有關(guān)保密工作的規定和要求，不斷加強保密工作，確保國家秘密和企業(yè)秘密的安全，維護集團公司的利益。
第五條集團公司保密工作貫徹突出重點(diǎn)、積極防范、內外有別，既確保國家秘密、企業(yè)秘密，又便于各項工作開(kāi)展的方針。
第六條集團公司綜合事務(wù)部在集團公司保密委員會(huì )統一領(lǐng)導下，具體負責集團公司保守國家秘密和企業(yè)秘密的工作，并指導所屬企業(yè)的保密工作。
第二章秘密的范圍和密級
第七條根據集團公司的企業(yè)性質(zhì)和日常工作的特點(diǎn)，集團公司企業(yè)秘密包括下列事項:
(一)集團公司的發(fā)展戰略和發(fā)展規劃，重大戰略部署和投資決策、經(jīng)營(yíng)中的秘密事項；
(二)集團公司年度計劃、未下達的考核及評價(jià)指標，未公開(kāi)的財務(wù)數據；
(三)集團公司未公開(kāi)的重大經(jīng)營(yíng)決策以及為決策所提供的資料、數據及其他秘密事項；
(四)有關(guān)集團公司及所屬企業(yè)重組、兼并、破產(chǎn)、關(guān)閉中涉及的秘密事項；
(五)集團公司重要投資項目的`可行性研究、財務(wù)分析及涉及投資項目的其他秘密事項；
(六)歷年投資、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的重點(diǎn)科技成果，發(fā)明創(chuàng )造的關(guān)鍵技術(shù)、工藝、參數，重大科研項目的開(kāi)發(fā)規劃等秘密事項；
(七)集團公司重要會(huì )議記錄、會(huì )議專(zhuān)題報告和重要會(huì )議召開(kāi)之前涉及的秘密事項；
(八)人事檔案、未公布的人事任免、工資分配、人員獎罰方案等事項；
(九)查處重大違紀、審計等案件所涉及的秘密事項；
(十)日常工作中形成的，根據省委、省政府的有關(guān)規定應當保守的秘密事項。
第八條在日常工作中涉及的國家秘密事項，根據有關(guān)法律、法規確定。
第九條國家秘密和企業(yè)秘密按其性質(zhì)分為絕密、機密、秘密三個(gè)等級。
第十條屬于集團公司企業(yè)秘密的文件、資料，應當按規定標明密級。秘密文件、資料密級和保密期限的確定，由經(jīng)辦部門(mén)或承辦人提出，報集團公司有關(guān)領(lǐng)導審批。在辦文結束后，交集團公司綜合事務(wù)部保密室存檔。
第十一條已歸檔保存的文件、資料的密級，由保密員根據其內容和保密期限，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后，定期進(jìn)行調整:
(一)凡已批準對外公開(kāi)或已超過(guò)保密期限，不再需要保密的文件、資料，予以解密；
(二)凡秘密程度已經(jīng)降低，但仍要在一定范圍或時(shí)間內保密的文件、資料，予以降密；
(三)凡隨時(shí)間推移，內容需加以保密或限制使用范圍、領(lǐng)域的文件、資料，予以重定密級。
第三章保密措施
第十二條屬于國家秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存和銷(xiāo)毀，應嚴格按國家保密工作的規定和程序處理:
(一)未經(jīng)原確定密級的單位確認或者上級機關(guān)批準，不得復制、摘轉；
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，必須按照國家規定程序辦理手續后由保密員或集團公司有關(guān)領(lǐng)導指定的人員負責，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設備或場(chǎng)地中保存。
集團公司及所屬企業(yè)在對外經(jīng)濟往來(lái)與合作中需提供的文件、資料，內容如涉及國家秘密的，應按有關(guān)法律和法規規定程序辦理。
第十三條屬于集團公司企業(yè)秘密范圍的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存和銷(xiāo)毀，應按國家保密工作有關(guān)規定和本辦法要求處理:
(一)未經(jīng)集團公司有關(guān)領(lǐng)導批準，不得復制、摘轉；
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由保密員或集團公司領(lǐng)導指定人員負責，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設備或場(chǎng)地中保存。
集團公司及所屬企業(yè)在對外經(jīng)濟往來(lái)與合作中需提供的文件、資料，內容如涉及集團公司企業(yè)秘密的，應按本辦法規定程序報請集團公司有關(guān)領(lǐng)導或所屬企業(yè)領(lǐng)導批準。
第十四條舉行涉及國家秘密或集團公司企業(yè)秘密的會(huì )議和進(jìn)行其它具有保密要求的活動(dòng)，應采取保密措施，并對參加人員進(jìn)行保密教育，提出具體要求，其正式會(huì )議記錄由集團公司保密室保存。
第十五條集團公司根據需要設專(zhuān)職保密員(機要秘書(shū))，負責保密的具體工作。所屬企業(yè)也必須按規定配置專(zhuān)職或兼職保密員。
第十六條專(zhuān)、兼職保密人員必須具備較強的政治責任感、思想水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，熱愛(ài)本職工作，有事業(yè)心和進(jìn)取心。
第四章保密委員會(huì )工作職責
第十七條集團公司設保密委員會(huì )，在省保密局和集團公司黨委的統一領(lǐng)導下，指導、部署和檢查集團公司及所屬企業(yè)的保密工作，其工作職責主要有：
(一)貫徹、執行黨和國家以及省委、省政府的有關(guān)保密工作的方針、政策和規章制度；
(二)依照《中華人民共和國保密法》，擬定集團公司保密工作的規章制度和細則，并貫徹落實(shí)；
(三)指導、監督集團公司及所屬企業(yè)的保密工作，確保保密工作有人管、管到位，責任落實(shí)；
(四)結合典型事例，定期開(kāi)展保密宣傳教育工作，增強全體員工的保密觀(guān)念；
(五)定期召開(kāi)集團公司保密工作會(huì )議，總結工作經(jīng)驗，制定工作計劃；
(六)嚴肅處理失、泄密事件，并根據情節輕重，提出處理意見(jiàn)；
(七)定期組織保密人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，提高保密工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)；
(八)規劃、指導、實(shí)施集團公司現代辦公設備的保密技術(shù)和保密措施，監督、檢查和落實(shí)集團公司本部及所屬企業(yè)計算機、辦公網(wǎng)絡(luò )及辦公自動(dòng)化系統的保密措施；
(九)加強對可能接觸或掌握重大秘密的工作人員的防泄密、保密教育，完善電話(huà)通訊和辦公自動(dòng)化系統管理的保密制度，努力提高保密技術(shù)防范能力；
(十)積極開(kāi)展調查、研究解決保密工作中出現的新問(wèn)題；
(十一)積極完成上級交辦的其它保密事項。
第五章獎勵與處罰
第十八條具有以下情形之一的，應當給予獎勵:
(一)長(cháng)期從事保密工作，維護國家和集團公司的利益，作出較大貢獻的；
(二)在改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績(jì)顯著(zhù)的；
(三)在緊急情況下，保護、搶救國家秘密或集團公司的秘密文件、資料的；
(四)同搶劫、盜竊、毀壞、出賣(mài)國家秘密或企業(yè)秘密文件、資料及其物品的行為進(jìn)行斗爭，以及對檢舉、揭發(fā)，破案有功的。
第十九條具有以下情形之一，根據情節輕重，給予紀律處分或依法追究刑事責任:
(一)違反保密紀律、玩忽職守、泄露或遺失國家秘密或企業(yè)秘密文件、資料的；
(二)對竊密或重大泄密行為不制止、不斗爭、不報告的；
(三)對揭發(fā)檢舉竊密、失密、泄密的人進(jìn)行報復的；
(四)利用國家秘密或企業(yè)秘密進(jìn)行非法活動(dòng)的。
第六章附則
第二十條集團公司所屬企業(yè)應根據法律有關(guān)規定和本管理辦法的要求，制定本企業(yè)的保密工作管理辦法，報經(jīng)集團公司批準后執行。
第二十一條本辦法經(jīng)集團公司總經(jīng)理辦公會(huì )議通過(guò)后執行，由集團公司保密委員會(huì )負責解釋。
公司文件管理制度 12
第一章總則
第一條為保守公司秘密，維護公司權益，根據國家相關(guān)法律法規和總公司相關(guān)規定，特制定本制度。
第二條公司秘密是關(guān)系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內只限一定范圍的人員知悉的事項。
第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務(wù)。
第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。
第二章保密范圍和密級確定
第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項：
1、公司重大決策中需保密的事項；
2、公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及經(jīng)營(yíng)決策；
3、公司所掌握的尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息；
4、公司內部掌握的合同、協(xié)議及重要會(huì )議記錄；
5、公司財務(wù)預決算報告及各類(lèi)財務(wù)報表、統計報表；
6、公司職員人事檔案、工資性勞務(wù)性收入及資料；
7、工藝技術(shù)中涉及重要工藝技術(shù)環(huán)節的內部資料；
8、生產(chǎn)運行過(guò)程中產(chǎn)生的需內部掌握的資料；
9、銷(xiāo)售活動(dòng)中涉及用戶(hù)的內部信息資料；
10、經(jīng)公司黨政聯(lián)席會(huì )和經(jīng)理辦公會(huì )確定的其他應當保密的事項。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。
第七條保密級別分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì )使公司的.權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會(huì )使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì )使公司的權益和利益遭受損害。
第八條保密級別的確定
1、公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；
2、公司的規劃、財務(wù)報表、統計資料、重要會(huì )議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機密級；
3、公司人事檔案、各類(lèi)合同及協(xié)議、職員工資性勞務(wù)性收入、工藝技術(shù)中涉及主要工藝技術(shù)環(huán)節的資料、生產(chǎn)運行中產(chǎn)生的需內部掌握的資料、尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息為秘密級。
第九條屬于公司秘密的文件及資料，應當明確文件的歸口管理部門(mén)，由相關(guān)歸口管理部門(mén)負責標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿(mǎn)，自行解密。
第十條公司絕密文件的歸口管理部門(mén)為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀均由綜合辦公室負責；公司機密文件和秘密文件由文件所在部門(mén)進(jìn)行歸口管理，一切涉及機密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀等相關(guān)工作均由文件所在部門(mén)負責。
第三章保密措施
第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀，根據文件的密級程度由相關(guān)歸口部門(mén)負責。
第十二條對于秘密文件、資料，相關(guān)歸口管理部門(mén)必須采取以下保密措施：
1、非經(jīng)總經(jīng)理批準，不得借閱、復制和摘抄；
2、經(jīng)總經(jīng)理批準收發(fā)、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門(mén)指定專(zhuān)人負責，并采取必要的安全措施。
第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門(mén)對情況進(jìn)行核實(shí)，報總經(jīng)理批準后方可提供。
第十四條召開(kāi)和舉辦屬于公司保密內容的會(huì )議和其他活動(dòng)，根據密級程度確定主辦部門(mén)，并應采取下列保密措施：
1、選擇具備保密條件的會(huì )議場(chǎng)所；
2、根據需要限定參加會(huì )議人員的范圍，或根據會(huì )議密級程度指定參會(huì )人員；
3、依照保密規定使用會(huì )議設備和管理會(huì )議文件；
4、確定會(huì )議內容的傳達范圍。
第十五條公司員工不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛�，不準通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。
第十六條公司員工發(fā)現公司秘密可能泄露或已經(jīng)泄露時(shí)，應當及時(shí)告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關(guān)情況后應第一時(shí)間報告總經(jīng)理，并及時(shí)采取相應措施進(jìn)行處理。
第四章責任與懲罰
第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經(jīng)綜合辦公室認定，需與公司簽訂保密協(xié)議，并根據協(xié)議要求嚴格遵守相關(guān)規定。
第十八條出現下列情況之一者，給予嚴重警告，并處以10元以上500元以下罰款：
1、違反保密協(xié)議相關(guān)規定，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；
2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規定內容的；
3、已泄露公司秘密但已采取補救措施且尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的。
第十九條出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟損失：
1、違反保密協(xié)議相關(guān)規定，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
2、故意或過(guò)失泄露公司秘密未采取補救措施，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
3、故意或過(guò)失泄露公司秘密雖已采取補救措施，但仍給公司造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
4、違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或違規提供公司秘密的；
5、利用職權強制他人違反保密規定的。
第五章附則
第二十條本制度由綜合辦公室負責解釋。
第二十一條本制度自下發(fā)之日起執行。
公司文件管理制度 13
(一)總則
為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
(二)文件管理
內容主要包括:上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和辦公室文書(shū)要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書(shū)對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導親啟文件，公司領(lǐng)導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。文件閱完后，應送交辦公室辦公室文書(shū)，切忌橫傳。辦公室辦公室文書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規章制度;公布公司體制機構變動(dòng)或干部任免事項;公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的.決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;其他有關(guān)公司的重大事項。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在公司日常項目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執行，一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:
�、偕霞墮C關(guān)來(lái)文，包括上級對公司報告、申請的批復;
�、诠景l(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等;
�、劢�(jīng)理辦公室各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄;
�、芄疽患壗M織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
�、萦斜４鎯r(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果;
�、迏⒓由霞壵匍_(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等;
�、呱霞墮C關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷(xiāo)毀對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，公司辦公室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
公司文件管理制度 14
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專(zhuān)人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書(shū)辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門(mén)分工和職責，傳達部門(mén)負責人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的`文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復印件。
4、各部門(mén)收到的函件，應交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門(mén)起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統一編號、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門(mén)對公司所發(fā)的內部文件必須認真貫徹執行。
4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專(zhuān)人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監理項目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。
三、文件查詢(xún)
1、凡查詢(xún)、復印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機密及項目當事人有關(guān)機密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導同意后才能查詢(xún)。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。
公司文件管理制度 15
1.目的
及時(shí)糾正在服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的不合格，防止不合格服務(wù)的再發(fā)生，識別潛在的不合格原因，防止潛在不合格服務(wù)的產(chǎn)生，實(shí)現持續改進(jìn)，為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.適用范圍
適用于公司所有糾正預防措施活動(dòng)的實(shí)施。
3.職責
3.1管理者代表負責監督、協(xié)調改進(jìn)、糾正和預防措施的實(shí)施。
3.2質(zhì)主管負責在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現或存在潛在的質(zhì)量問(wèn)題時(shí)發(fā)出相應的通知，并跟進(jìn)驗證實(shí)施效果。
3.3部門(mén)相關(guān)主管負責落實(shí)糾正和預防措施的實(shí)施。
3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門(mén)主辦以上管理人員負責組織調查產(chǎn)生不合格的原因，制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預防措施的責任。
4.方法和過(guò)程控制
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析，確定不合格原因，采取糾正措施予以改善，消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對以下信息采用統計技術(shù)或試驗的方法進(jìn)行識別，對不合格項進(jìn)行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對各部門(mén)日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務(wù)的.評估
e.顧客滿(mǎn)意度調查的輸出
f.內、外審報告
g.管理評審的各項輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對于情況f，審核小組按《內部質(zhì)量審核程序》的要求執行。
4.1.4對于情況d，品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》，交責任部門(mén)通知分承包方，要求分承包方對原因進(jìn)行分析，提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責任部門(mén)跟進(jìn)落實(shí)情況，相關(guān)結果在《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄，并簽名確認，該表品質(zhì)主管和責任部門(mén)各存一份。
4.1.5對于情況g，由管理者代表負責監督執行。
4.1.6對于其他不合格，品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》，對不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責任部門(mén)，責任部門(mén)對不合格事實(shí)進(jìn)行確認后填寫(xiě)原因分析項目，制定糾正措施并實(shí)施，品質(zhì)主管負責對糾正措施進(jìn)行評估并跟蹤驗證實(shí)施效果，表格品質(zhì)主管和責任部門(mén)各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現的不合格，按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規范引起的不合格，由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，提出修改意見(jiàn)，呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā)，并保存與此有關(guān)的文件和記錄。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格，由人事行政主管會(huì )同責任部門(mén)主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施，總經(jīng)理負責監督實(shí)施。
4.1.10因服務(wù)設備或設施引起的不合格，采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等，由總經(jīng)理負責監督實(shí)施。
4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格，由品質(zhì)主管根據總經(jīng)理意見(jiàn)組織有關(guān)部門(mén)開(kāi)展專(zhuān)題討論，對質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，指定措施并組織實(shí)施，并總經(jīng)理負責監督。
4.2預防措施
4.2.1對公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識別，分析其原因并采取相應預防措施，以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對以下信息進(jìn)行分析，識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題
b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關(guān)建議
c.顧客滿(mǎn)意度調查結果
d.以往管理評審的情況
e.以往預防和糾正措施的實(shí)施情況
f.內、外審結果
4.2.3各部門(mén)應根據日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題識別潛在不合格，并根據其影響制定預防措施。
4.2.4各部門(mén)未能識別的潛在不合格，根據潛在問(wèn)題的影響程度，由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門(mén)講明原因，制定預防措施，同時(shí)指定責任部門(mén)。品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄，責任部門(mén)分析原因后制定預防措施并付諸實(shí)施，品質(zhì)主管負責跟蹤并驗證實(shí)施效果，同時(shí)對有效性進(jìn)行評審。在《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認，表格品質(zhì)主管與責任部門(mén)各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負責對各部門(mén)所采取的預防措施、實(shí)施過(guò)程和結果予以記錄，整理后提交管理評審。
4.3在改進(jìn)、糾正和預防措施的實(shí)施過(guò)程中，管理者代表負責配置必要的資源，協(xié)助分析原因和確定責任部門(mén)，并監督措施實(shí)施過(guò)程。
4.4由改進(jìn)、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改，按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執行。
5.質(zhì)量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》
公司文件管理制度 16
第一節文件收發(fā)
1、公司文件由行政人事部負責起草和總經(jīng)理審核簽發(fā)；須部門(mén)起草簽發(fā)的文件由部門(mén)負責人審核簽發(fā)。
2、文件簽發(fā)后，送辦公或部門(mén)文秘工作人員統一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對，校對無(wú)誤方能復印、蓋章。
3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存備查。
4、屬于秘密的文件，核稿人應該注明秘密字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專(zhuān)人印制、報送。
5、文件統一由辦公負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門(mén)、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專(zhuān)人按核定的范圍報送。
6、外來(lái)的文件由辦公專(zhuān)人負責簽收，并分類(lèi)登記。由辦公主管提出處理意見(jiàn)后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時(shí)報送。
7、傳閱文件由辦公專(zhuān)人負責收回，對領(lǐng)導指示的文件，辦公應及時(shí)組織傳達和落實(shí)。
8、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統一辦理。
9、財務(wù)文書(shū)由財務(wù)管理人員按照財務(wù)管理制度統一辦理
第二節文書(shū)打印
1、服務(wù)中心的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內部遞傳的簡(jiǎn)單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權的領(lǐng)導簽字同意后方準打印。一般文件的`打印、復印、傳真，須經(jīng)所在部門(mén)負責人簽字同意后才予辦理；部門(mén)負責人不在時(shí)，可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
3、私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。
4、文印工作人員應認真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)，保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料，應及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來(lái)拿取回，不得延誤。
5、文印室人員應樹(shù)立嚴格的保密觀(guān)念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。
6、文印室對送來(lái)打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統計核算。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的，由各部門(mén)承擔費用；屬行政、管理部門(mén)的，統一歸列辦公開(kāi)支。
7、要節約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設施設備，保證使用效率。
第三節文件書(shū)寫(xiě)
一、行文類(lèi)別
�。�1）請示：請上級指示和批準，用請示。
�。�2）報告：向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，用報告。
公司管理制度體系文件文件編號：qms—wy—0203
文件名稱(chēng)：日常辦公管理制度
版本號：第1版
修改次數：0
章節內容：公文處理管理制度
�。�3）指示：對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導原則，用指示。
�。�4）布告、公告、通告：對公眾公布應當遵守或周知的事項，用布告；向國內外宣布重大事件，用公告；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用通告。
�。�5）批復：答復請示事項，用批復。
�。�6）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用通知。
�。�7）通報：表?yè)P好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用通報。
�。�8）決定、決議：對某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排，用決定；經(jīng)過(guò)會(huì )議討論通過(guò)，要求貫徹執行的事項，用決議。
�。�9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門(mén)請示批準等詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，用函。
�。�10）會(huì )議紀要：傳達會(huì )議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執行的，用會(huì )議紀要。
�。�11）合同：適用于各種合作關(guān)系，合作事項的訂立。
�。�12）其他：
1、司法文書(shū)：依據司法部門(mén)規定程序實(shí)施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡(jiǎn)報：主要用于小區宣傳。
3、簽呈：下級對上級有所請示或報告時(shí)使用。
4、工作記錄表格：在管理服務(wù)工作中使用。
二、書(shū)寫(xiě)格式
�。�1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
�。�2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm
�。�3）圖文顏色：未作特殊說(shuō)明公文中圖文顏色均為黑色。
�。�4）排版規格：標題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標題加粗，一般每面排38每行32個(gè)字。
�。�5）裝訂要求：左側裝訂，不掉頁(yè)。
�。�6）主要標題順序號：依次為一、，（一），1、，（1）。
�。�7）份數序號：在版面葉頁(yè)腳頁(yè)碼，多份多頁(yè)應注明份數和總頁(yè)數和順序編號。
�。�8）附件：有附件的應標注清楚
�。�9）落款成文時(shí)間：以全稱(chēng)落款，日期用漢字將年、月、日標全；零寫(xiě)為o，相互對稱(chēng)；加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間，如果落款頁(yè)沒(méi)有正文，應采取調整行距、字距的措施加以解決。
�。�10）正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書(shū)寫(xiě)。
�。�11）財務(wù)文書(shū)書(shū)寫(xiě)按照財務(wù)管理制度和規范執行。
三、內容要求：
�。�1）符合國家法律法規以及地方政策，按照公司各項管理制度。
�。�2）內部行文要求規范嚴謹，宣傳語(yǔ)言應當生動(dòng)活潑。
�。�3）內容應當符合主題思想要求，使用通俗語(yǔ)言，簡(jiǎn)明平實(shí)，準確反映信息。
公司文件管理制度 17
1.目的
防止在服務(wù)過(guò)程中因公用設施和服務(wù)過(guò)程無(wú)標識或標識不當導致各類(lèi)不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門(mén)的日常工作。
3.職責
3.1總經(jīng)理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務(wù)過(guò)程標識的監察。
3.2部門(mén)主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。
4.方法和過(guò)程控制
4.1公用設施的標識
4.1.1機電設備按各設備名稱(chēng)、設備責任人標識，標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監控中心、倉庫、辦公室、公共衛生間等部位在出入口上方或門(mén)上貼上有部門(mén)名稱(chēng)的標識。
4.1.4所有設備間出入門(mén)上應有機房重地，非請勿進(jìn)的標識。
4.1.5所有閥門(mén)上應作上標識以確認閥門(mén)開(kāi)閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內的物資名稱(chēng)和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫房門(mén)上貼嚴禁煙火的告示牌。
4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著(zhù)位置。
4.1.8在進(jìn)天臺的通道上應有天臺重地，非請勿進(jìn)的標識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險，請勿靠近告示牌。
4.1.10游泳池必須標明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應掛貼高空拋物，手下留人等字樣的警示牌。
4.2服務(wù)過(guò)程的標識
4.2.1高空作業(yè)時(shí)，在危險區域周邊用警戒帶圈出警戒區域，對區域內的財產(chǎn)要做好防護措施，并放置有危險勿進(jìn)，高空作業(yè)，注意安全等字樣的告示牌。
4.2.2配電設備維修時(shí)，必須在開(kāi)關(guān)上掛有人工作，禁止合閘的.告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí)，應在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。
4.2.4在公共場(chǎng)所刷油漆時(shí)，如果油漆未干而現場(chǎng)又無(wú)工作人員時(shí)，應在顯眼位置放置油漆未干告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂(lè )設施、會(huì )所等設施暫停開(kāi)放期間，在顯眼部位掛放暫停使用告示牌，清潔時(shí)掛放清潔中字樣的標識。
4.2.6維修公共衛生間設施時(shí)，應放置維修中或停用字樣的告示牌。
4.2.7樓內保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí)，應在單元防盜門(mén)或明顯位置懸掛此區域在清潔中字樣的標識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過(guò)程(如一些清潔、保安、設備維護服務(wù))標識，應通過(guò)制定明確的服務(wù)規范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現。
4.3標識的管理
4.3.1各部門(mén)自行制作的標識，必須嚴格參照公司ci手冊標識所規范的樣式，所有ci手冊所規范的標識，部門(mén)必須嚴格執行。
4.3.2各部門(mén)如需設置中英文對照標識，需將中文及譯文內容報品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現標識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義，應及時(shí)更換、替補或撤消。
4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷(xiāo)標識時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理或授權品質(zhì)主管同意后方可執行。
5.相關(guān)文件
《ci標識手冊》
公司文件管理制度 18
一、檔案歸檔制度
�。ㄒ唬┪募牧系臍w檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應與其文字說(shuō)明一并歸檔。
10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。
�。ǘw檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
�。ㄈw檔時(shí)間：
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專(zhuān)項工程、專(zhuān)題項目、科研課題等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開(kāi)箱驗收或接收后即時(shí)登記，安裝調試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個(gè)月內接收歸檔。
5.每年形成的會(huì )計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門(mén)保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動(dòng)結束后整理歸檔。
9.相關(guān)會(huì )議(技術(shù)會(huì )議、專(zhuān)題會(huì )議、年度工作會(huì )議)，在會(huì )議結束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來(lái)后一個(gè)月內整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
12.公司內部機構變動(dòng)和職工調動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
13公司產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導簽字，同時(shí)做登記。
2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應愛(ài)護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時(shí)反映給主管領(lǐng)導。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門(mén)窗及箱柜應隨關(guān)鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業(yè)保密規定，不失密。否則應追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續。
5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務(wù)，違反規定造成后果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對庫藏檔案進(jìn)行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補和復制。
2.入庫底圖應批邊分類(lèi)裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專(zhuān)用檔案盒(袋)內。
3.定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。
2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀(guān)，便于調卷。
3.庫房門(mén)窗須安裝窗簾，庫房?jì)炔捎冒谉霟羟艺斩炔怀^(guò)100勒克期。
4.避免光線(xiàn)直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房?jì)葢锌諝庹{節和溫濕度計等設施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內及庫外應科學(xué)地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專(zhuān)門(mén)安裝空調設備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。
9.對庫藏檔案應經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度
1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規定，編制本企業(yè)的`檔案保管期限表。其中會(huì )計檔案見(jiàn)會(huì )計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(cháng)。
3.從檔案的內容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監別檔案的價(jià)值。
4.檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規定標準。如果鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)修改、補充。
5.銷(xiāo)毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊、提出銷(xiāo)毀報告、會(huì )同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔時(shí)要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會(huì )同保密、保衛人員銷(xiāo)毀或監銷(xiāo)，防止失密。
檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，并在清冊上簽字
六、檔案保管統計制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開(kāi)，并有防火、防光、防潮、防蟲(chóng)防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統計臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時(shí)、科學(xué)的統計工作。
七、綜合檔案室主任職責
1.認真學(xué)習《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì )上級檔案部門(mén)關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
2.、努力學(xué)習業(yè)務(wù)，鉆研各類(lèi)檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。
3.檢查督促專(zhuān)、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節應嚴格把關(guān)。
4.組織檔案網(wǎng)絡(luò )成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習，交流檔案管理經(jīng)驗與體會(huì )，開(kāi)展檔案工作的檢查評比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。
5.定期向分管領(lǐng)導匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實(shí)。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規劃。
7.負責綜合檔案與各部門(mén)分公司的工作協(xié)調。
八、檔案工作人員崗位職責
1.認真學(xué)習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門(mén)各項工作做好服務(wù)。
2.負責管理本部門(mén)的檔案，做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
6.負責對本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導。
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