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辦公室管理制度

時(shí)間:2023-05-26 18:02:37 制度 我要投稿

辦公室管理制度模板

  在我們平凡的日常里,制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要,制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編精心整理的辦公室管理制度模板,歡迎閱讀與收藏。

辦公室管理制度模板

  為進(jìn)一步加強辦公室管理制度,確保各項工作的順利進(jìn)行,更好的提高辦公水平及效率,營(yíng)造一個(gè)良好的辦公環(huán)境,特制訂辦公室管理制度。管理過(guò)程中如遇本制度中未完善之處,請及時(shí)反映做以修改備注,以供以后執行使用。

  一、印章管理制度

  (一)公司行政印章、合同專(zhuān)用章、介紹信由辦公室負責保存管理,對印章、介紹信要妥善管理,確保安全。

  (二)嚴格履行審批手續。如有需要蓋章的文件資料或合同先由負責人簽署意見(jiàn),再由辦公室加蓋印章。

  (三)嚴格印章登記。使用印信經(jīng)領(lǐng)導批準后,用完后及時(shí)收存保管。(詳見(jiàn)附件表1)

  (四)嚴肅印信管理紀律。不得開(kāi)具空白介紹信或在白紙上蓋印。

  二、公文檔案管理制度

  為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

  (一)歸檔范圍:公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、會(huì )計檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

  (二)公司的檔案管理由辦公室負責。

  (三)檔案管理職責:保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

  (四)資料的分類(lèi)與歸檔:不同部門(mén)及分類(lèi)的文檔要區分開(kāi),分別用標簽寫(xiě)明歸檔。

  (五)檔案的銷(xiāo)毀:公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。

  三、員工著(zhù)裝管理規定

  為樹(shù)立和保持公司良好的社會(huì )形象,進(jìn)一步規范化管理,本公司員工應按本規定的要求著(zhù)裝:

  (一)員工在上班時(shí)間內,要注意儀容儀表,佩戴胸牌,胸牌應戴在左胸前適當位置。

  (二)公司制服、工作服和其它勞保用品由辦公室統一加工制作(購買(mǎi))和發(fā)放,任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意更改。

  (三)各部門(mén)負責人應認真配合、督促屬下員工遵守本規定。

  四、衛生管理準則

  (一)辦公室人員負責公司全面衛生工作,每天早上應提前30分鐘(8:00)到公司進(jìn)行衛生打掃工作,嚴格按照月排班表執行。

  (二)衛生分工:對辦公室劃分,合理安排專(zhuān)人打掃清潔。

  (三)衛生打掃范圍:辦公室桌、椅、地面保持干凈整潔,茶具、煙灰缸、垃圾桶及時(shí)清洗、清倒。飲水機、桶注意擦洗、更換,保持室內空氣流通、清新,及時(shí)做好門(mén)窗、燈的關(guān)閉。

  五、值班管理制度

  (一)日值日:辦公室人員每天值日生持鑰匙,值日生應做到早到晚歸,辦公室人員輪流排班。需注意對公司影墻燈的開(kāi)閉工作,做到早開(kāi)晚閉。

  (二)周值日:每周六、日各安排1人值日,值日生應做好當天衛生清潔工作(參照上條衛生管理準則)。值日生不得中途停歇或隨意外出,個(gè)人如有突發(fā)事項需及時(shí)聯(lián)絡(luò )好代值班人員。

  六、公司計算機管理制度

  (一)負責專(zhuān)人登記核實(shí)辦公計算機臺數,分配到哪些員工辦公,做好登記并存檔。

  (二)辦公如需繼續配置新機,專(zhuān)職人員負責設備的采購工作。

  (三)日常做好計算機的軟硬件維護工作,非辦公室人員嚴禁使用計算機,公司計算機只僅用于辦公,嚴禁辦公時(shí)間玩游戲看影片等。

  七、辦公用品管理制度

  (一)采購范圍

  辦公設備、辦公耗材(各種辦公用紙、計算機耗材、復印機耗材、衛生用具等)。

  (二)采購程序

  根據實(shí)際需求和庫存情況填寫(xiě)《物資申購表》(附件表3),報分管領(lǐng)導審批,財務(wù)部復核,領(lǐng)導審批后交由專(zhuān)人采購,特殊情況由領(lǐng)導臨時(shí)指定人員采購。

  (三)物資管理

  購回的物資由辦公室安排專(zhuān)人負責管理,建立辦公用品管理臺帳,切實(shí)做到實(shí)物與帳目一致。同時(shí),領(lǐng)用發(fā)放物資時(shí)必須嚴格履行領(lǐng)用手續,做好發(fā)放記錄。

  (四)紀律要求

  采購工作人員要嚴格遵守財經(jīng)紀律,自覺(jué)維護單位利益,嚴禁收取回扣、中介費、好處費等,一經(jīng)舉報查實(shí)將嚴肅處理。公司員工要厲行節約,杜絕浪費減少運行成本。

  八、保密制度

  (一)屬于公司秘密的文件、資料,應標明“秘密”字樣,由專(zhuān)人負責印制、收發(fā)、傳遞、保管,非經(jīng)批準,不準復印、摘抄秘密文件、資料。

  (二)公司秘密應根據需要,限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工,未經(jīng)批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工,不準打聽(tīng)公司秘密。

  (三)記載有公司秘密事項的工作筆記,持有人必須妥善保管。如有遺失,必須立即報告并采取補救措施。公司員工妥善保管好電腦和資料,防止外來(lái)人員查看電腦內容。

  九、來(lái)訪(fǎng)接待制度

  (一)熱情接待、禮貌待人,做到來(lái)有迎聲,問(wèn)有答聲,走有送聲,對來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)咨詢(xún)問(wèn)題不推諉,做到首問(wèn)首接。

  (二)接待來(lái)訪(fǎng)要耐心聽(tīng)、仔細問(wèn)、認真記、全面分析。

  (三)對來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)提出的問(wèn)題不輕易表態(tài)、許愿。

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