財務(wù)檔案管理制度

　　1 財務(wù)檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務(wù)報表、納稅申報表及稅務(wù)相關(guān)資料、各種票據領(lǐng)購使用登記薄、財務(wù)人員移交清單及交接登記薄、財務(wù)軟件計算機拷貝磁盤(pán)或光盤(pán)、各種經(jīng)濟合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據、已使用完的各種票據存根、各項內部審計報告等。

　　2 檔案管理職責：負責全部財務(wù)檔案的整理、編號、調閱、借閱、復印、查詢(xún)等，對財務(wù)會(huì )計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時(shí)入庫納入管理

　　3 每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務(wù)完成納稅申報后，由會(huì )計人員協(xié)同會(huì )計主管人員整理、裝訂，并登記編號入庫管理。對于財務(wù)報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務(wù)完后整理裝訂入庫;對于計算機拷貝磁盤(pán)或光盤(pán)在拷貝后即刻納入檔案管理;對于其他財務(wù)資料應該入庫保管的，但根據工作需要暫時(shí)保管在不同會(huì )計人員手中，但對于十分重要的資料也應先辦理入庫手續，然后由相關(guān)財務(wù)人員按照正常借閱手續借出，以明確責任，保證財務(wù)資料的安全。

　　4 建立“財務(wù)檔案登記薄”，每項財務(wù)檔案歸檔前，由主管人員確定檔案的分類(lèi)，按照不同的檔案類(lèi)別分別編號登記管理，由檔案管理人員和會(huì )計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。

　　5 建立“財務(wù)檔案調閱、借閱登記薄”，財務(wù)部門(mén)內部需要查閱檔案的，需由檔案管理人員陪同查閱;需要復印財務(wù)資料的，必須由財務(wù)負責人批準，由檔案管理人員負責復印;財務(wù)部門(mén)以外的人員原則上不能直接查閱財務(wù)檔案資料，如有特殊需要，確需查閱、復印財務(wù)資料的，必須經(jīng)財務(wù)負責人批準，并且在“財務(wù)檔案調閱、借閱登記薄”上登記

　　6 財務(wù)資料只能保留在公司范圍內，不能帶出公司。除了財務(wù)部門(mén)內部工作需要以外，不能借閱給其他人員。如有司法機關(guān)工作人員因執法需要調閱或借閱公司財務(wù)資料的，按照國家法律規定，必須出具正式的“協(xié)助執行通知書(shū)”或“判決書(shū)”等法律文件以及工作證件，并由財務(wù)負責人批準后，按照以上手續辦理借閱、調閱。

　　7 財務(wù)檔案的保管按照《檔案法》及《會(huì )計基礎工作規范》的規定執行。如果超過(guò)規定的保管時(shí)間需要銷(xiāo)毀的，應上報財務(wù)中心并建立“財務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊”，在保管人員、主辦會(huì )計及財務(wù)負責人共同監督下銷(xiāo)毀，“銷(xiāo)毀清冊”作為財務(wù)檔案保管;其中未清債權債務(wù)雖超過(guò)期限也不得銷(xiāo)毀。

　　8 財務(wù)檔案管理人員及其他財務(wù)人員不得擅自公布財務(wù)資料;不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造財務(wù)檔案;不得擅自提供、抄寫(xiě)、復制財務(wù)檔案;不得損毀、分散、丟失財務(wù)檔案;如發(fā)生以上情況，應對當事人進(jìn)行嚴肅處理，對公司造成損失的，應承擔經(jīng)濟賠償責任;情章嚴重，違反國家法律的，依法移送檢查機關(guān)追究法律責任。

　　9 行政部門(mén)應為財務(wù)檔案的管理提供必需的條件。

　　10 財務(wù)負責人應定期或不定期檢查財務(wù)檔案管理情況;集團財務(wù)中心定期對分支機構的財務(wù)檔案管理情況進(jìn)行檢查;內部審計財務(wù)檔案管理情況作為審計重點(diǎn)，確保財務(wù)檔案的科學(xué)管理。

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