關(guān)于開(kāi)展現場(chǎng)監督類(lèi)公證質(zhì)量自查自糾的報告
xx市司法局公證管理處：
根據司法部5月31日召開(kāi)的開(kāi)展現場(chǎng)監督公證專(zhuān)項整頓規范活動(dòng)電視電話(huà)會(huì )議、省廳貫徹落實(shí)會(huì )議的精神及市局“關(guān)于開(kāi)展現場(chǎng)監督類(lèi)公證質(zhì)量專(zhuān)項檢查的通知精神”，我處于200x年x月x日組織全處同志對200x年至200x年x月期間辦結的現場(chǎng)監督類(lèi)公證進(jìn)行了自查自糾。我處總共自查了x本卷宗,其中招投標公證x件,有獎銷(xiāo)售x件,拍賣(mài)公證x件,證據保全公證x件,發(fā)信函公證xx件。
通過(guò)這次自查自糾活動(dòng)的開(kāi)展，對照《中華人民共和國公證暫行條例》、《公證程序規則》、《開(kāi)獎公證細則》的`規定，沒(méi)有發(fā)現錯假證，但發(fā)現我處公證員在辦理現場(chǎng)監督類(lèi)公證還存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：
一、資料的收集審查不夠仔細。
如有的招投標公證缺少招標文件和投標單位的營(yíng)業(yè)執照資質(zhì)證明等材料未及時(shí)補齊，有的發(fā)信函公證缺少原始的債權依據。
二、談話(huà)筆錄做得過(guò)于簡(jiǎn)單。
如有的證據保全公證中的現場(chǎng)工作記錄只有很簡(jiǎn)單的幾句話(huà)，沒(méi)有將保全行為的全部過(guò)程寫(xiě)清楚;有的發(fā)信函公證的談話(huà)筆錄形同虛設，沒(méi)有寫(xiě)明發(fā)信的理由。
三、發(fā)信函公證沒(méi)有做到由兩名公證員或公證工作人員共同辦理，往往只由公證員一人辦理。
四、表格資料填寫(xiě)不完備。有的公證卷宗中申請表、送達回證等材料填寫(xiě)不全。
針對我處ban證過(guò)程中存在的問(wèn)題，同時(shí)為了更好地貫徹落實(shí)〈開(kāi)獎公證細則〉及規范現場(chǎng)監督類(lèi)公證的ban證程序，經(jīng)全處處務(wù)會(huì )討論商量，我處提出如下整改意見(jiàn)：
1、及時(shí)匯報請示
一旦有當事人提出大型開(kāi)獎活動(dòng)公證及其他群體性的現場(chǎng)監督公證,應在正式受理前及時(shí)向上級公證管理部門(mén)匯報請示,在得到答復以后方能受理,并在辦理過(guò)程中及時(shí)匯報請示ban證細節。
2、嚴格ban證程序
我處在今后辦理現場(chǎng)監督公證時(shí)，將按照〈中華人民共和國公證暫行條例〉、《公證程序規則》、〈開(kāi)獎公證細則〉的規定，包括發(fā)信函公證在內的所有現場(chǎng)監督公證，從人員要求到管轄規定均應按照程序認真執行。
3、加強實(shí)體審查
今后我處在ban證中還將著(zhù)重對申請人資質(zhì)的審查，尤其是開(kāi)獎公證、招投標公證、證據保全公證，對主辦方的資格應作全面審查，要求公證員從申請人提供的營(yíng)業(yè)執照、文件批復以及其他相關(guān)證據資料綜合審查;對抽獎活動(dòng)規則、拍賣(mài)規則、招標文件等資料應事先作合法性、合理性、公平性的審查;對整個(gè)現場(chǎng)活動(dòng)作好監督檢查工作，把握好每一個(gè)活動(dòng)細節。
4、細化談話(huà)筆錄
要求每位公證員不忽視談話(huà)筆錄作為證據的重要性，將申辦理由、當事人的具體情況、申辦事項的具體情況作為談話(huà)筆錄的必要要素。
5、健全卷宗制作
對公證卷宗中的每一份程序性表格均應按規定認真填寫(xiě)，嚴禁形式主義，以備隨時(shí)自查和上級領(lǐng)導的檢查。
xx市第x公證處
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