檔案管理自查報告范文

　　省高校檔案工作檢查領(lǐng)導組：

　　按照山東省教育廳、山東省檔案局聯(lián)合下發(fā)的關(guān)于認真貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的意見(jiàn)，結合關(guān)于對《高等學(xué)校檔案管理辦法》貫徹落實(shí)情況進(jìn)行檢查的通知精神要求，我院對檔案工作進(jìn)行了認真檢查，現將自查情況匯報如下：

　　一、檔案工作概況

　　學(xué)院的前身是始建于XXXX年的******學(xué)校， 20XX年5月，列入國家統招計劃，成為獨立設置的全日制普通高校。目前，學(xué)院設兩校區，總占地****畝，建筑面積***萬(wàn)平方米，擁有教職工1025人，在校生1.5萬(wàn)余人。多年來(lái)，學(xué)院先后被授予“山東省高職院校先進(jìn)單位”、 “山東省職業(yè)院校就業(yè)先進(jìn)單位”等30余項榮譽(yù)稱(chēng)號。 20XX年，被省教育廳評為“山東省高校宿舍管理先進(jìn)單位”和“達標單位”;被禹城市委、市政府授予“文化建設先進(jìn)單位”;20XX年學(xué)院先后被山東省委講師團授予 “中國特色社會(huì )主義理論體系宣教基地”，被山東省精神文明建設委員會(huì )授予“省級文明單位”稱(chēng)號。

　　學(xué)院自XXXX年建校起便設立了檔案室。經(jīng)過(guò)不斷完善提升，學(xué)院檔案室保存自建立以來(lái)的黨群、行政、教學(xué)、科研、財會(huì )、出版、基建、外事、設備儀器、聲像十大門(mén)類(lèi)檔案，歸檔文件1162卷，照片3000余張，有專(zhuān)職檔案員2人、兼職檔案員17人。工作中，先后制定了《立卷歸檔制度》、《檔案收集制度》、《檔案整理制度》等八大制度，健全完善了檔案室管理人員、工作人員崗位職責。從而使檔案工作基本實(shí)現了科學(xué)化、規范化和制度化，為學(xué)院日常管理、教育教學(xué)、發(fā)展規劃等提供了有利的信息保障。20XX年10月，利用檔案資源編制了《學(xué)院內部管理制度匯編》。20XX年1月被德州市檔案局評為“全市20XX年度檔案工作先進(jìn)單位”;20XX年12月被山東省檔案局評為“全省檔案管理考核一級先進(jìn)單位”;20XX年12月被山東省檔案局評為“20XX年度檔案工作省一級先進(jìn)單位”;20XX年12月被山東省檔案局評為“20XX年度檔案工作省一級先進(jìn)單位”。

　　二、檔案自查總結

　　(一)領(lǐng)導重視，機構健全，切實(shí)加強檔案工作組織保障

　　檔案作為學(xué)院重要信息資源，是學(xué)院發(fā)展的寶貴財富。因此，歷年來(lái)學(xué)院黨政領(lǐng)導對檔案工作高度重視，成立了由分管副院長(cháng)任組長(cháng)、辦公室主任為副組長(cháng)、有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導為成員的院檔案工作領(lǐng)導小組，加強了對檔案工作的宏觀(guān)管理和具體指導。 同時(shí)，為把檔案工作任務(wù)落到實(shí)處，把檔案工作目標責任下達到基層，提高部門(mén)領(lǐng)導和兼職檔案員的工作責任感，學(xué)院制訂了《檔案室目標管理考評細則》，對檔案 管理工作進(jìn)行過(guò)程監督考核，納入年終綜合測評。工作中，完善了檔案管理工作職責，明確了部門(mén)、人員分工，從而形成了從收集、整理、保管、預立卷、移交歸檔等嚴格完整的工作體系，確保了檔案及時(shí)安全歸檔。此外，學(xué)院辦公室作為檔案工作管理部門(mén)，每年組織召開(kāi)年度檔案工作會(huì )議上，強調檔案工作的目標、性質(zhì)、特點(diǎn)以及重要性，并就年度工作要點(diǎn)進(jìn)行部署，對年度檔案工作進(jìn)行講評，表彰檔案工作先進(jìn)部門(mén)和先進(jìn)個(gè)人，使檔案工作正常有序開(kāi)展。目前，學(xué)院已建立了有17人組成的專(zhuān)兼職檔案員隊伍，形成了完善的院級檔案綜合管理體系。從而，促進(jìn)了學(xué)院檔案管理工作整體水平的提高，為進(jìn)一步搞好檔案工作打下了堅實(shí)的組織基礎。

　　(二)重視學(xué)習，加強指導，不斷提高檔案工作人員素質(zhì)

　　加強業(yè)務(wù)學(xué)習，不斷提高檔案員素質(zhì)，是促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步的必要條件。為此，學(xué)院采取多種措施提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，一是分批次選送檔案管理人員和專(zhuān)職檔案人員參加相關(guān)部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓和經(jīng)驗交流，如20XX年7月，組織檔案管理人員參加省高等學(xué)校檔案工作暨業(yè)務(wù)培訓會(huì )議，聽(tīng)取了相關(guān)專(zhuān)家對檔案管理工作的意見(jiàn)。二是積極選拔工作認真扎實(shí)、責任心強、文化層次高、業(yè)務(wù)水平強的人員選拔到檔案員隊伍中來(lái)，使檔案工作隊伍的整體素質(zhì)有了明顯提高。目前，全院專(zhuān)兼職檔案員全部具有大專(zhuān)以上學(xué)歷。三是專(zhuān)職檔案員按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規范》，結合學(xué)院每年檔案工作的現狀，對兼職檔案員進(jìn)行有針對性的業(yè)務(wù)培訓并定期到各部門(mén)對部門(mén)歸檔工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導。四是定期組織專(zhuān)兼職檔案員學(xué)習《檔案法》、《山東省檔案條例》等上級有關(guān)的規章制度和檔案管理相關(guān)知識，并要求專(zhuān)兼職檔案員撰寫(xiě)檔案工作方面的學(xué)習體會(huì )、經(jīng)驗總結，及時(shí)進(jìn)行交流。通過(guò)以上措施，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強責任感，提高檔案專(zhuān)業(yè)知識，拓寬知識面，改善知識結構，成為本職工作的行家里手。

　　(三)完善制度，規范管理，逐步完善檔案管理設施

　　為使學(xué)院檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學(xué)化，學(xué)院依據《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法規，按照高校標準，結合學(xué)院實(shí)際，重新制定了《檔案立卷歸檔制度》、《檔案收集制度》、《檔案整理制度》、《檔案復制制度》《底圖保管》、《檔案更改制度》、《檔案保密保衛》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等八項管理制度。下發(fā)《文件材料收集整理歸檔范圍和保管期限》條令，規定了黨委辦公室、紀律檢查委員會(huì )、各黨支部、工會(huì )、團委等十七部門(mén)產(chǎn)生的相關(guān)文件的歸檔類(lèi)目名稱(chēng)和保管期限，并嚴格規定學(xué)院各部門(mén)產(chǎn)生的檔案必須在次年6月底前歸檔;各院系在次學(xué)年寒假前歸檔;科研類(lèi)在項目完成后兩月內歸檔，基建類(lèi)檔案在項目完成后三個(gè)月歸檔。同時(shí)，在整理歸檔時(shí)，要求嚴格遵循文件材料形成規律、保持卷內文件材料系統聯(lián)系，卷內文件排列有序，并按要求編號，卷內文件目錄、備考表填寫(xiě)規范、清晰，標題簡(jiǎn)明、準確，卷內文件整齊。為防止紙張頁(yè)面多的文件用金屬裝訂物時(shí)久生銹，在檔案局購買(mǎi)了不銹鋼訂書(shū)釘，確保了檔案的保存安全。與此同時(shí)，按要求建立了全宗卷，建立了總目錄、分類(lèi)目錄等檢索工具，編訂了保管期限表。檔案裝具符合國檔家有關(guān)要求，案卷使用無(wú)酸卷皮卷盒。卷盒上統一打印卷內主要分類(lèi)目錄、時(shí)間、期限。此外，加大對檔案工作的經(jīng)費投入。多年來(lái)，學(xué)院領(lǐng)導對檔案工作非常重視，多次撥出專(zhuān)款對檔案室進(jìn)行裝修、維護，配備了綜合檔案室配電腦、打印機、掃描儀1臺、復印空調、干粉滅火器等設備，并安裝監控系統、樓道內派專(zhuān)人值班。20XX年新增加了電子歸檔軟件，初步實(shí)行檔案數字化管理，能及時(shí)根據檔案利用的需求，主動(dòng)為師生提供檔案信息服務(wù)。從而提高了檔案管理質(zhì)量和水平。

　　(四)綜合利用，講求實(shí)效，提供優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)

　　學(xué)院檔案是一個(gè)集教學(xué)、行政、黨務(wù)、學(xué)生管理、教育研究、基建、聲像、儀器設備、財會(huì )等眾多門(mén)類(lèi)為一體的綜合性的檔案體系。檔案工作的本質(zhì)就是管理好檔案以供利用。多年來(lái)，學(xué)院檔案室為學(xué)院各部門(mén)及師生提供查借檔984卷次，在人才培養和應用方面發(fā)揮著(zhù)基礎性的作用。一是為領(lǐng)導決策提供信息服務(wù)。建校以來(lái)，學(xué)院檔案室為領(lǐng)導決策提供了及時(shí)、客觀(guān)、全面的信息，促進(jìn)了學(xué)院的科學(xué)、健康、快速發(fā)展。如學(xué)院在制定《學(xué)院十一〃五發(fā)展規劃》時(shí)，檔案室為領(lǐng)導提供了師資隊伍建設、設施設備建設等相關(guān)基礎數據。二是為教育教學(xué)提供服務(wù)。根據學(xué)院專(zhuān)業(yè)調整、學(xué)生培養目標、市場(chǎng)需求等實(shí)際情況需要，學(xué)院檔案室為教學(xué)部門(mén)提供了上級主管部門(mén)相關(guān)政策、法規文件以及歷年來(lái)學(xué)校相關(guān)教學(xué)方面的資料，從而為教學(xué)計劃、教學(xué)大綱的制定，提供參考依據。同時(shí)，檔案室還為學(xué)院迎接教育部人才培養水平評估工作等重大活動(dòng)提供了大量詳實(shí)的原始文字資料、圖片、音像等珍貴資料，確保了各項檢查評估的順利通過(guò)。三是為學(xué)院師生提供咨詢(xún)查檔服務(wù)。多年來(lái)，檔案室積極為各部門(mén)、師生提供檔案查閱工作，如為教職工住房改革，財務(wù)審計、學(xué)院房屋內部改造、裝修等提供原始資料;為畢業(yè)生提供咨詢(xún)查檔服務(wù)、學(xué)籍證明等工作。優(yōu)質(zhì)的服務(wù)滿(mǎn)足了有關(guān)人員的需要，得到校內外師生的廣泛好評。

　　三、自查存在問(wèn)題：

　　近年來(lái)學(xué)院檔案工作雖然取得了一定的成績(jì)，但也存在著(zhù)不少問(wèn)題，主要表現在幾個(gè)方面：

　　(一)由于校區、院系分散等原因，還未完全實(shí)現檔案的綜合集中管理。

　　(二)由于辦學(xué)條件所限，還未建立綜合檔案館。

　　(三)由于檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平所限，沒(méi)有實(shí)現通用性編研成果。

　　(四)在開(kāi)發(fā)檔案信息資源、檔案信息化建設上還有待學(xué)習和開(kāi)發(fā)。

　　四、今后努力方向

　　為進(jìn)一步做好今后的檔案工作，還應做好以下幾點(diǎn)，

　　(一)進(jìn)一步加強檔案意識，積極學(xué)習國家及省關(guān)于檔案工作的一系列法規、文件，深入貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，不斷加強對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的緊迫感和責任感。積極參加各類(lèi)檔案學(xué)習培訓，將其他高等院校檔案管理中寶貴的工作成效和管理經(jīng)驗積極的學(xué)習和運用。

　　(二)加大檔案信息開(kāi)發(fā)利用的力度，爭取院領(lǐng)導同意，在資金和人員上獲得更大支持;購置網(wǎng)絡(luò )版檔案管理軟件，短時(shí)間內把檔案信息全部錄入，進(jìn)入學(xué)校的局域網(wǎng)，以方便全院的檔案查詢(xún)、利用;爭取每年編研出版一本年鑒或檔案匯編材料。

　　(三)進(jìn)一步加強對檔案工作的領(lǐng)導和目標管理。完善檔案工作目標責任制，加強對檔案收集、整理、分類(lèi)、歸檔、銷(xiāo)毀等各環(huán)節的督促、檢查和指導，努力實(shí)現檔案工作的科學(xué)化、規范化、制度化和現代化，把我院的檔案工作提高到新的層次和水平，使檔案工作在為教學(xué)、科研、管理等各項工作服務(wù)和學(xué)院發(fā)展上發(fā)揮更大、更好的作用。

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