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檔案移交手續文件一般包括哪些內容
檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會(huì )性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn),其中歷史再現性為其本質(zhì)屬性,其他特點(diǎn)為其一般屬性。因此,可將檔案的定義簡(jiǎn)要地表述為:檔案是再現歷史真實(shí)面貌的原始文獻。以下是小編為大家整理的檔案移交手續文件一般包括哪些內容相關(guān)內容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
檔案移交手續文件一般包括哪些內容
1、持《檔案移交、接收清冊》一式三份(公司留二份),辦理移交手續。
2、提交“檔案移交目錄和卷內目錄的電子版(EXCEL格式)、編制說(shuō)明”的電子版文件。注:檔案移交目錄:按照歸檔整理規程的順序進(jìn)行排列。卷內目錄:卷內目錄要設文件夾,將其每卷為一個(gè)獨立的EXCEL文件,并按其排列順序及案卷名稱(chēng)逐一標明。注:其排列順序并與工程檔案移交目錄、側封的內容要完全一致。
3、全套工檔案。移交檔案流程移交單位持工程檔案移交手續→管網(wǎng)公司工程部門(mén)審核、由項目經(jīng)理審核確認簽字后→到檔案室進(jìn)行驗收和辦理移交。檔案移交清冊編制的具體要求清冊封面的填寫(xiě):名稱(chēng):填寫(xiě)項目全稱(chēng)。案卷數量:使用阿拉伯數字填寫(xiě)移交檔案總卷數。移交人簽字:由移交移交人簽字。移交單位蓋章:由移交工程檔案的單位加蓋公章。項目負責人簽字:由建設單位工程部項目負責人審核后簽字。接收單位蓋章:由建設單位檔案室蓋章。本清冊共頁(yè):使用阿拉伯數字填寫(xiě)清冊總頁(yè)數(含封面、整編說(shuō)明、移交目錄)。移交時(shí)間:使用阿拉伯數字填寫(xiě)辦理移交檔案時(shí)間。
4、檔案整編說(shuō)明的編制:編寫(xiě)“檔案整編說(shuō)明”應具體說(shuō)明如下問(wèn)題:首行填寫(xiě)名稱(chēng),同移交清冊首頁(yè)。項目概況:建設單位名稱(chēng)、(地址、總建筑面積、廠(chǎng)區占地面積。工程項目情況:主要項目名稱(chēng)、面積、層數、結構造價(jià)、開(kāi)竣工時(shí)間、勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案整編單位、形成案卷數量。工程檔案中存在的問(wèn)題、原因及解決方法。其他需要說(shuō)明的問(wèn)題。移交單位加蓋單位公章。填表人蓋章或簽字,并填寫(xiě)填表日期。
5、檔案案卷移交目錄(城檔目表3)的編制:序號:使用阿拉伯數字“1”開(kāi)始連續編號。案卷編號:使用阿拉伯數字填寫(xiě)形成案卷的排列號。項目名稱(chēng):填寫(xiě)單項工程名稱(chēng)。案卷標題:按照規范逐卷填寫(xiě)卷內文件材料題名。案卷頁(yè)數:填寫(xiě)文字材料、圖紙、照片總頁(yè)數。卷內目錄頁(yè)數:填寫(xiě)每個(gè)案卷內卷內目錄總頁(yè)數。
案卷背脊的填寫(xiě)(側封)(僅供參考,可見(jiàn)實(shí)例)案卷題名:第一行:建設工程名稱(chēng)、單項工程名稱(chēng)(起點(diǎn)道路名稱(chēng)—終點(diǎn)道路名稱(chēng)或樁基點(diǎn))專(zhuān)業(yè)第二行:案卷題名第三行:卷內文件概要內容。
檔案移交流程
一、提交移交報告到當地的檔案管理部門(mén)
二、準備資料
1、移交檔案的案卷目錄(一本兩套)
2、全宗介紹
3、組織沿革
4、大事記
5、年鑒
6、說(shuō)明:關(guān)于公開(kāi)范圍和查閱方式
7、光盤(pán)刻錄數據:?jiǎn)挝幻Q(chēng),全宗號,起止年份,電子檔案數據(DBF格式),全總介紹,組織沿革,大事記,年鑒,全文掃描(自2003年開(kāi)始,需要全文掃描件備份)
三、接收檔案整理規范
1、裝訂整齊規范,脊背全宗號、目錄號、案卷號、年代等書(shū)寫(xiě)整齊規范;
2、封面題名、起止年代、保管期限、密級劃分書(shū)寫(xiě)完整清晰;
3、卷內目錄完整;
4、卷內有張頁(yè)號;
5、備考表填寫(xiě)完整。
四、辦理移交
持《檔案移交、接收清冊》一式三份(公司留二份),辦理移交手續。
檔案轉移手續:
1、在個(gè)人檔案轉移前,需要有接收單位,沒(méi)有工作單位的,到人才中心開(kāi)具接收證明,接收證明寄到原來(lái)的工作單位;
2、個(gè)人檔案資料在原工作單位的,原單位收到檔案接收證明后,把個(gè)人檔案資料和轉出證明同時(shí)寄給接收單位;
3、個(gè)人檔案寄回來(lái)之后,收到個(gè)人檔案的詳細資料和轉出證明與接收回執,接收回執由新單位蓋章,簽字,寫(xiě)明日期,郵寄給原工作單位,回執由原單位收到之后,整個(gè)檔案的轉移程序結束。
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