人事檔案怎么分類(lèi)整理

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據，與個(gè)人工資待遇、社會(huì )勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。下面是小編幫大家整理的人事檔案怎么分類(lèi)整理，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　第一步，確定文件檔案的分類(lèi)

　　大面上劃分為兩塊，也就是我上面說(shuō)的日常文件檔案記錄一類(lèi)，員工檔案一類(lèi)。

　　日常文件根據每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，

　　在實(shí)際操作中，要第二級文件要按照后勤和車(chē)間進(jìn)行分開(kāi)保存。分開(kāi)的原因在于：

　　車(chē)間人員流動(dòng)大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時(shí)以群面居多，面試資料無(wú)法細分到人。

　　如果之后有新的類(lèi)型文件，則根據已有的條目劃分為一級或者二級。

　　第二步，定出文件存放規格

　　1、本年度文件，以藍色文件盒進(jìn)行保存；

　　2、往年文件，以牛皮紙袋進(jìn)行保存；

　　3、文件盒或者牛皮紙袋內需分類(lèi)的，則以透明文件袋進(jìn)行裝側區分；

　　4、因無(wú)保密制度，文件不進(jìn)行加密管理，之后以實(shí)際保密制度進(jìn)行細分、標注。

　　第三步，臺帳

　　我相信絕大多數檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著(zhù)檔案越來(lái)越多，導致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個(gè)好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應運而出了。

　　初始為電子版，文件盒內有增加，或者文件有修改，則直接手寫(xiě)在臺帳上進(jìn)行修改。

　　每年年末，將臺帳轉化為電子版并打印，隨文件本身一起裝入牛皮紙袋、歸檔。

　　員工檔案：

　　員工檔案要便于查找，那么編號就是個(gè)不錯的選擇。

　　最早我考慮的方法是按照部門(mén)進(jìn)行大規劃，同時(shí)部門(mén)內部人員進(jìn)行編號、排序。但這樣又有一個(gè)問(wèn)題，那就是如果有員工離職，新員工補充后以原有編號還是新增編號呢？原有編號補充的話(huà)，無(wú)法簡(jiǎn)單比對兩名員工入職時(shí)間；新增編號，無(wú)法簡(jiǎn)單比對現有部門(mén)人員總數。

　　那就編制一個(gè)獨立的編號，以入職時(shí)間為基礎。索性公司還有一個(gè)人事系統，在職和離職人員的序號是不可更改的（只要不進(jìn)行人員刪除，離職人員序號就一直存在；即使刪除，新增人員也是默認后續序號，空出原有序號）。我就以人事系統的序號為員工序號，直接以序號的先后順序進(jìn)行排序。為了便于計算人數，我保留了EXCEL人員臺帳，套以三個(gè)序號

　　人事檔案管理制度

　　第一章總 則

　　第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì )實(shí)踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。

　　第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢(xún)、借用和轉遞，建立科學(xué)的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實(shí)現人事檔案管理的科學(xué)化和現代化。

　　第三條貫徹執行國家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規定，結合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規章制度，并負責組織、監督、指導和檢查執行情況。

　　第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定，嚴格執行保密制度，同時(shí)確保檔案的安全。

　　第二章 人事檔案歸檔范圍和要求

　　第五條歸檔范圍

　　(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

　　(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。

　　(三)審計工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。

　　(四)成人教育(大中專(zhuān))、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習成績(jì)表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書(shū)、學(xué)習鑒定、博士后研究人員工作期滿(mǎn)登記表等材料。

　　(五)評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)工作中形成的有關(guān)材料：專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)任職資格申報表、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。

　　(六)政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批復，本人對結論的意見(jiàn)，檢查交代或情況說(shuō)明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料：甄別、復查結論(意見(jiàn)、決定)、調查報告、批復及有關(guān)的主要依據材料。

　　(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批復等材料。

　　(八)黨、團組織建設工作中形成的有關(guān)材料：

　　1、中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)(已批準轉正的)、入黨申請書(shū)、預備黨員轉正申請書(shū)、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見(jiàn)及主要事實(shí)的.依據材料;取消預備黨員資格的組織意見(jiàn)，退黨材料。

　　2、中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書(shū)、申請書(shū)、團員登記表、退團材料。

　　3、加入民主黨派的有關(guān)材料。

　　(九)表彰獎勵活動(dòng)中形成的有關(guān)材料：

　　勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表?yè)P等以及在其他工作中形成的表彰材料。

　　(十)紀律檢查、監察、法律部門(mén)和行政管理部門(mén)工作中形成的有關(guān)材料;處分決定，免予處分的意見(jiàn)，上級批復，核實(shí)(調查)報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見(jiàn);撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書(shū);復查甄別報告，決定(結論)、上級批復等。

　　(十一)任免、調動(dòng)、軍隊干部轉業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料：任免審批表;考察材料;軍隊轉業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業(yè)鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。

　　(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書(shū)，政審結論和有關(guān)證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。

　　(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動(dòng)審批表，提職晉級和獎勵工資審批表;享受專(zhuān)家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問(wèn)題的審批表，批復材料等。

　　(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。

　　(十五)參加區縣級以上(包括區縣級)黨代會(huì )、人代會(huì )、政協(xié)會(huì )議和工、青、婦等群眾團體代表會(huì )，以及民主黨派代表會(huì )議的代表登記表等。

　　(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書(shū)，確定致殘等級的有關(guān)材料，新錄用人員體檢表等。

　　(十七)其它起重要依據作用的材料。

　　第六條收集方法

　　(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集員工任免、調動(dòng)、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jì)、廉的材料，充實(shí)檔案的內容。

　　(二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

　　(三)有計劃地布置填寫(xiě)員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時(shí)將這些材料補充進(jìn)員工檔案。

　　(四)人力資源部要嚴格執行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項規定，主動(dòng)和有關(guān)部門(mén)協(xié)調好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。

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