談?dòng)糜沿攧?wù)軟件的功能缺陷及其完善

摘要：針對用友ERP－U8.50軟件的缺陷，本文從購銷(xiāo)存模塊、數據安全、模塊接口及操作界面等四方面進(jìn)行了具體的分析，并在此基礎上提出了相應的解決方案。

關(guān)鍵詞：用友軟件 功能缺陷 解決方案
　　
　　來(lái)自權威研究機構賽迪顧問(wèn)(CCID)剛剛發(fā)布的最新調查數據顯示：中國最大的ERP（企業(yè)管理軟件）供應商用友軟件在2005年保持高速增長(cháng)，以近四分之一的市場(chǎng)份額在中國ERP市場(chǎng)中繼續保持第一并全面超越國際競爭對手，比擠入中國前10 大的兩家國外ERP供應商收入的總和還要高出3.4個(gè)百分點(diǎn)。這證明用友軟件已經(jīng)徹底改寫(xiě)中國ERP市場(chǎng)格局，用友ERP-U8、用友ERP-NC已經(jīng)成為中國企業(yè)應用的主流ERP軟件，用友軟件為代表的中國本土ERP廠(chǎng)商已經(jīng)崛起并成為市場(chǎng)主角。積極拓展市場(chǎng)的用友軟件，2005年已經(jīng)將ERP產(chǎn)品銷(xiāo)售到日本、泰國等亞洲國家 。
　　用友軟件書(shū)寫(xiě)了中國軟件企業(yè)在全面、激烈的國際競爭中的輝煌。從2002年開(kāi)始，用友軟件已經(jīng)連續4年成為中國ERP市場(chǎng)第一，打破了國際廠(chǎng)商在中國ERP市場(chǎng)的壟斷。而在之前國外廠(chǎng)商占有優(yōu)勢的高端ERP市場(chǎng)，因為用友ERP-NC的迅速成熟，已經(jīng)有600多家大型企業(yè)選擇并成為用友軟件客戶(hù)，用友ERP-NC已經(jīng)成為中國高端ERP市場(chǎng)的第一品牌。
　　用友軟件是目前國內應用得最為廣泛的財務(wù)及企業(yè)管理軟件，其國內用戶(hù)總量已達10萬(wàn)家以上，國內市場(chǎng)占有率超過(guò)40%，行業(yè)覆蓋率達100%，許多指標都高居國內同行業(yè)之首。但用戶(hù)在使用用友軟件過(guò)程中會(huì )產(chǎn)生不少問(wèn)題和困惑，其原因一方面是由于大多數用戶(hù)不熟悉軟件某些功能的原理和細節，另一方面則是軟件自身存在的一些缺陷和不足(包括其較早推出的集成賬務(wù)處理系統6.0和7.0等版本，以及近年推出的針對中小型企業(yè)的最新企業(yè)管理軟件U8。本文將對用友軟件使用過(guò)程中遇到的一些普遍性問(wèn)題中屬于軟件本身的缺陷問(wèn)題提出解決方法。
　　一、U8軟件購銷(xiāo)存模塊使用中存在的問(wèn)題及其解決方法
　　U8是用友近年推出的針對中小型企業(yè)的最新企業(yè)管理軟件，主要包括基礎設置、財務(wù)系統、購銷(xiāo)存、決策支持、行業(yè)一集團管理等五個(gè)模塊。在使用中我們發(fā)現其購銷(xiāo)存模塊中存在較多尚待改進(jìn)之處:
　　1.在銷(xiāo)售時(shí)如何處理單價(jià)及收入均為0的贈品業(yè)務(wù)
　　許多企業(yè)為了促銷(xiāo)或其他目的，在銷(xiāo)售產(chǎn)品或進(jìn)行廣告宣傳時(shí)經(jīng)常會(huì )向客戶(hù)提供一些贈品，這些贈在發(fā)送后需要修改庫存和結轉成本，故需要填制發(fā)貨單和出庫單，但單據中的單價(jià)應該為0,其銷(xiāo)售收入也為0，即不記收人。但在U8購銷(xiāo)存的銷(xiāo)售和庫存系統中不允許輸人單價(jià)為0的發(fā)票、發(fā)貨單及出庫單等單據，這樣這類(lèi)贈品業(yè)務(wù)在系統中就無(wú)法處理，這是該系統未考慮周全的一個(gè)問(wèn)題。在目前情況下，可以采用如下方法來(lái)處理這類(lèi)業(yè)務(wù):在填制發(fā)貨單、出庫單及發(fā)票時(shí)，將贈品的單價(jià)輸人為0.00 001元，對于單價(jià)小于0.01元的商品，開(kāi)發(fā)票后系統不會(huì )生成相應的記賬憑證，從而不會(huì )產(chǎn)生收人和應收賬款，但不影響其生成相應的發(fā)貨單和出庫單。
　　2.銷(xiāo)售訂單在開(kāi)發(fā)票或發(fā)貨單后不會(huì )自動(dòng)關(guān)閉所產(chǎn)生的問(wèn)題
　　在購銷(xiāo)存的銷(xiāo)售系統中，提供了兩種銷(xiāo)售處理模式：一種是先發(fā)貨后開(kāi)銷(xiāo)售發(fā)票(指根據銷(xiāo)售訂單或其他銷(xiāo)售合同，向客戶(hù)開(kāi)出發(fā)貨單，發(fā)貨后根據發(fā)貨單開(kāi)發(fā)票并結算)；第二種處理模式是開(kāi)發(fā)票后直接發(fā)貨(指根據銷(xiāo)售訂單或其他銷(xiāo)售合同，向客戶(hù)開(kāi)發(fā)票，客戶(hù)根據發(fā)票到倉庫提貨，審核后的銷(xiāo)售發(fā)票由系統白動(dòng)生成相應的發(fā)貨單、出庫單及應收賬款憑證)。在第二種模式下，在根據銷(xiāo)售訂單開(kāi)發(fā)票時(shí)，需要打開(kāi)該訂單，但開(kāi)票后該訂單不會(huì )自動(dòng)關(guān)閉，而必須由人工進(jìn)行關(guān)閉操作。如果操作員沒(méi)有及時(shí)或忘記關(guān)閉已開(kāi)票的訂單，則以后就可能發(fā)生按該訂單重復開(kāi)票的問(wèn)題。由于增值稅發(fā)票的沖銷(xiāo)處理在會(huì )計上要求很?chē)栏�，�?huì )造成不必要的麻煩。同樣在第一種模式下，也會(huì )造成重復開(kāi)發(fā)貨單的問(wèn)題。如果系統在開(kāi)出發(fā)票或發(fā)貨單后能將訂單自動(dòng)關(guān)閉，就可避免上述問(wèn)題。
　　3.單據的刪除功能
　　在購銷(xiāo)存模塊中提供了對出、入庫單及發(fā)票的刪除功能，這雖然方便了用戶(hù)對錯誤出、人庫單及發(fā)票的處理，但同時(shí)也會(huì )出現一些問(wèn)題：錯誤的出、入庫單及發(fā)票被刪除后不留任何痕跡，且如果被刪除的出、人庫單及發(fā)票不是最后的單據，還將造成單據號不連續的問(wèn)題，這對整個(gè)系統的職責和內部控制非常不利。因此建議操作人員不要使用出、人庫單及發(fā)票的刪除功能，對錯誤的出、人庫單應做反向的單據沖銷(xiāo)處理，對錯誤的發(fā)票則可使用發(fā)票的作廢功能。
　　4.關(guān)于存貨編碼及其查找的問(wèn)題
　　在購銷(xiāo)存的采購系統中填制采購訂單時(shí)，對材料物資的查找只能按編碼進(jìn)行，不能按存貨名稱(chēng)查找，這樣就需要操作員記住存貨代碼。通常企業(yè)的存貨都非常繁雜，要記住所有代碼是極其困難的，因此在實(shí)際操作中很不方便。在目前情況下要解決這一問(wèn)題，可以在設置存貨代碼時(shí)，考慮把存貨名稱(chēng)的拼音首字符插入各存貨代碼之前，以達到增加助記性、便于查找的目的。
　　5.庫存系統使用中存在的主要問(wèn)題
　　(1)存貨的庫存短缺報表沒(méi)有提供按倉庫進(jìn)行統計的功能，只能按所有的倉庫進(jìn)行統計，這對企業(yè)生產(chǎn)或采購部門(mén)編制生產(chǎn)或采購計劃可能問(wèn)題不大，但對各倉庫的存貨管理就很不方便。企業(yè)的存貨大部分是按倉庫進(jìn)行管理的，顯然每個(gè)倉庫的管理人員需要隨時(shí)掌握其存貨庫存短缺的情況。
　　(2)無(wú)法以產(chǎn)品為條件在一張表上查詢(xún)某一產(chǎn)品在多個(gè)倉庫中的總庫存情況，只能按倉庫分別查找，這在實(shí)際使用中非常不便。在實(shí)務(wù)中，許多企業(yè)的一種產(chǎn)品往往會(huì )存放于多個(gè)不同倉庫中，銷(xiāo)售部門(mén)需要隨時(shí)了解各種產(chǎn)品的總庫存數據。在查詢(xún)那些存放于多個(gè)倉庫中的產(chǎn)品庫存時(shí)，就必須按各個(gè)倉庫分別查詢(xún)，然后手工進(jìn)行匯總，顯然非常麻煩其實(shí)在軟件中很容易實(shí)現按產(chǎn)品查詢(xún)總庫存數據這一功能。
　　6.關(guān)于業(yè)務(wù)員的輸入問(wèn)題
　　在采購和銷(xiāo)售系統中填制采購及銷(xiāo)售訂單時(shí)，系統允許不輸人業(yè)務(wù)員�？赡苡行┢髽I(yè)并不要求按業(yè)務(wù)員進(jìn)行訂單匯總，但多數企業(yè)有這方面的嚴格要求，軟件不強制輸人業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員就很容易被忽略輸人，這對日后的匯總管理將造成很大不便，也不便于經(jīng)濟責任制的落實(shí)。故建議用戶(hù)在操作中應注意輸人業(yè)務(wù)員，軟件也應有強制輸人業(yè)務(wù)員的要求。
　　二、安全漏洞及補救措施
　　目前，大多數的財務(wù)軟件開(kāi)發(fā)商都把注意力集中在如何擴充及完善軟件功能、如何適應不斷變化發(fā)展的財務(wù)制度等問(wèn)題上，很少去關(guān)注軟件用戶(hù)的財務(wù)數據的保密問(wèn)題。他們對財務(wù)軟件所做的加密處理，實(shí)際上是對軟件本身進(jìn)行加密，其目的是防止盜版；而對于用戶(hù)的“數據安全控制”問(wèn)題，大多數的軟件商都未予以足夠的重視，有些軟件甚至未設置任何保護措施。
　　1.危害
　　電算化系統的內部工作人員為了達到竊取或泄露商業(yè)秘密、非法轉移資金、掩蓋各種舞弊行為等非法目的，會(huì )千方百計尋找各種各樣的方法來(lái)實(shí)現。隨著(zhù)工作人員的計算機知識不斷積累和各種應用軟件的使用，注冊表的神秘面紗已被揭去，找到注冊表中Admin的密碼已經(jīng)不是件很難的事情了。這樣Admin和操作人員的密碼形

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