電算化會(huì )計檔案的管理

一、電算化檔案指存儲在機中的會(huì )計數據（以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據）和計算機打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì )計數據。　　會(huì )計數據是指記帳憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及會(huì )計軟件系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會(huì )計資料。電算化會(huì )計檔案管理的主要任務(wù)是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會(huì )計檔案的安全與保密，保證各種會(huì )計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存�！　∮嬎銠C內會(huì )計數據的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作。采用計算機打印輸出的會(huì )計憑證、帳簿、報表應當符合國家統一會(huì )計制度的要求，必須采用中文或中外文對照，字跡要清晰，保存期限按《會(huì )計檔案管理辦法》的規定執行。　　二、記帳憑證的生成與管理　　電算化后，記帳憑證的生成有兩種方式：　　1.根據原始憑證在計算機上直接編記帳憑證，由計算機打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應有錄入員、稽核人員和會(huì )計主管人員的簽名或蓋章。收付款記帳憑證還應由出納人員簽名或蓋章。打印生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《規范》、《會(huì )計檔案管理辦法》的有關(guān)規定立卷歸檔保管�！　�2.手工事先作好記帳憑證，向計算機錄入記帳憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記帳憑證與機制憑證皆可�！　≡诒ＷC記帳憑證清晰的條件下，計算機打印輸出憑證中的表格線(xiàn)可適當減少。　　三、會(huì )計帳簿和報表的生成與管理　　對電算化后的會(huì )計帳簿和會(huì )計報表的打印和保管《規范》有明文規定，即應當打印出書(shū)面形式，其保存期限按《會(huì )計檔案管理辦法》的規定辦理�？紤]到計算機打印的特殊情況，在《會(huì )計電算化工作規范》中對會(huì )計資料生成作了一些靈活規定，包括：　　1.現金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記并打印輸出，做到日清月結�，F金日記帳和銀行存款日記帳的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁(yè)帳頁(yè)裝訂成冊。如果每天業(yè)務(wù)較少、不能滿(mǎn)頁(yè)打印的，可按旬打印輸出�！　�2.一般帳簿可以根據實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打��；發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿，可滿(mǎn)頁(yè)打印�！　�3.在所有記帳憑證數據和明細分類(lèi)帳數據都存儲在計算機內的情況下，總分類(lèi)帳可用“總分類(lèi)帳本期發(fā)生額及余額對照表”替代�！　�4.在保證帳簿清晰的條件下，計算機汀印輸出的帳簿中表格線(xiàn)可適當減少。　　四、關(guān)于會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)的文檔資料的管理　　會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會(huì )計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大更改之后的1—3年。　　五、關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理　　存儲計算機中的會(huì )計數據（以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據），是在會(huì )計電算化情況下新的會(huì )計檔案形式。在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應妥善保管并留有副本�！　∫话阏f(shuō)來(lái)，為了便于利用計算機進(jìn)行查詢(xún)及在電算化系統出現故障時(shí)進(jìn)行恢復，這些介質(zhì)都應視同會(huì )計資料或檔案進(jìn)行保存�！　〔捎么艓�、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲會(huì )計帳簿、報表，具有磁性化和不可見(jiàn)的特點(diǎn)。因此，必須注意以下幾點(diǎn)：　　第一，采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲會(huì )計數據，不再定期打印輸出會(huì )計帳簿，應征得同級財政部門(mén)的同意�！　〉诙�，保存期限同打印輸出的書(shū)面形式的會(huì )計帳簿、報表�！　〉谌�，記帳憑證、總分類(lèi)帳、現金日記帳和銀行存款日記帳仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)帳簿、報表。　　六、安全和保密措施　　1.對電算化檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲(chóng)蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會(huì )計檔案應準備雙份，存放在兩個(gè)以上不同的地點(diǎn)，最好在兩個(gè)不同建筑物內�！　�2.采用磁性介質(zhì)存貯會(huì )計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì )計檔案丟失�！　�3.嚴格執行安全和保密制度，會(huì )計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密�！　�對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤(pán)等行為，都要進(jìn)行相應的處理�！　�4.各種會(huì )計資料包括打印出來(lái)的會(huì )計資料以及存儲會(huì )計資料的軟盤(pán)、硬盤(pán)、機設備、光盤(pán)、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導同意，不得外借和拿出單位�！　�5.借閱會(huì )計資料，應該履行相應的借閱手續，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會(huì )計資料借閱歸還時(shí)，還應該認真檢查，防止感染病毒。　　七、建立檔案管理制度　　檔案管理一般是通過(guò)制定與實(shí)施檔案管理制度來(lái)實(shí)現的。檔案管理制度一般包括以下：　　1.存檔的手續，主要是指各種審批手續，比如打印輸出的帳表，必須有會(huì )計主管、系統管理員的簽章才能存檔保管；　　2.各種安全和保密措施；　　3.檔案管理員的職責與權限；　　4.檔案的分類(lèi)管理辦法；　　5.檔案使用的各種審批手續；　　6.各類(lèi)文檔的保存期限及銷(xiāo)毀手續。

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