有關(guān)會(huì )計憑證的設計

會(huì )計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任，作為記賬依據的書(shū)面證明。作者根據多年的會(huì )計實(shí)際工作，對會(huì )計憑證的設計和使用談一下自己的體會(huì )。
　　一、會(huì )計憑證設計原則．清晰性原則。對于原始憑證是：①能全面反映經(jīng)濟活動(dòng)的真實(shí)情況，例如經(jīng)濟活動(dòng)的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、內容、責任等情況，使人們一看就會(huì )知道而不致產(chǎn)生疑問(wèn)；②憑證要素齊全，例如對外原始憑證中應設計憑證名稱(chēng)、填制日期、填制單位、接受單位、業(yè)務(wù)內容、數量、單價(jià)、計量單位、金額大寫(xiě)與小寫(xiě)、填制人簽章等內容；③中心內容或主要內容應排列在憑證的重要位置；④顏色鮮明、易于區分不同用途的聯(lián)次，如收款收據一般為三聯(lián)，第一聯(lián)給交款人，第二聯(lián)記賬，第三聯(lián)為存根，各聯(lián)顏色應有明顯區別并標明各聯(lián)的聯(lián)次。對于記賬憑證要求：科目對應關(guān)系要清楚，不僅要有總賬科目的位置，還要有明細科目的位置。
　　經(jīng)濟性原則。要求設計者做到：①盡量考慮一張憑證兩用或多用，以節約紙張和減少數字的轉抄，如借款憑證代付款憑證，銀行各種結算憑證既是原始憑證又是記賬憑證等；② 憑證面積以能充分反映業(yè)務(wù)內容為原則，不宜過(guò)大或過(guò)小，過(guò)大浪費紙張，增加了印刷成本，過(guò)小不便于保管；③專(zhuān)用憑證的常用項目應事先印刷在憑證上，以免手寫(xiě)耽誤時(shí)間且影響整潔和美觀(guān)。
　　統一性原則。要求憑證的內容和格式應盡量做到統一和標準化。全國性使用的憑證如：車(chē)船票、機票、增值稅專(zhuān)用發(fā)票等，有關(guān)部門(mén)設計時(shí)應做到全國統一，不能大小不一、內容不一。一個(gè)單位內部使用的憑證更應做到標準化，例如收款憑證中會(huì )計科目欄稱(chēng)總賬科目，而付款憑證中該欄又稱(chēng)一級科目，或者收款憑證面積大，付款憑證面積小，都是不活力2006．黃傳廣 張傳亮臨沂商校，山東臨沂符合統一性原則的。貫徹統一性原則不僅使憑證內容更清晰，同時(shí)也便于裝訂和歸檔保存，還有利于機械化操作和在全國范圍內傳遞及使用信息。
　　有利于加強經(jīng)濟核算和內部控制原則。自制的許多原始憑證是為加強經(jīng)濟核算和企業(yè)內部管理服務(wù)的，設計時(shí)應充分注意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產(chǎn)品加工單、工時(shí)記錄、停工記錄、產(chǎn)量記錄、管理費用分配卡等等的設計，都要便于各種核算、控制、分析和檢查，滿(mǎn)足管理需要和內部控制的需要。
　　二、原始憑證的設計原始憑證按其來(lái)源不同，分為自制原始憑證和外來(lái)原始憑證兩種。對于外來(lái)憑證，不在企業(yè)會(huì )計制度設計的范圍之內，因而原始憑證的設計側重于自制原始憑證的設計。
　　在設計自制原始憑證時(shí)，應著(zhù)重考慮下列幾個(gè)問(wèn)題：①每一類(lèi)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)需要記錄哪些方面的內容；②處理各類(lèi)經(jīng)濟業(yè)務(wù)分別需要經(jīng)由哪些手續；③據以編制記賬憑證或登記分類(lèi)賬、日記賬時(shí)各有哪些要求；④審核原始憑證應把握哪些要件等。據此規定原始憑證設計的種類(lèi)、內容、格式和聯(lián)次等。
　　原始憑證設計的基本內容包括：原始憑證的名稱(chēng)；接受憑證單位的名稱(chēng)；填制憑證的日期；經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內容摘要；經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的數量、單價(jià)和金額；填制憑證單位、人員的簽章；憑證的編號；憑證的聯(lián)次、附件等。
　　設計原始憑證的基本步驟包括以下五個(gè)方面：①確定所需原始憑證的種類(lèi)；② 明確各種原始憑證的用途；③擬定原始憑證的格式；④規定原始憑證的傳遞程序；⑤嚴格原始憑證的保管制度。
　　在原始憑證設計過(guò)程中，還應注意遵循下列要求：第一，要適應企業(yè)生產(chǎn)的特點(diǎn)，兼顧統計部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)以及其他有關(guān)部門(mén)對業(yè)務(wù)管理的具體要求；第二，要適應企業(yè)內部機構設置和人員分工情況，貫徹內部控制制度，加強各業(yè)務(wù)部門(mén)和經(jīng)辦人員的責任意識，防止錯誤及舞弊行為；第三，要保證會(huì )計憑證簡(jiǎn)便易行，促使會(huì )計信息及時(shí)、高效傳遞；第四，要正確處理好借鑒與改進(jìn)的關(guān)系，尤其對于有統一規范格式的原始憑證，應盡量采用，以簡(jiǎn)化設計工作，保證會(huì )計實(shí)務(wù)規范統一。
　　三、記賬憑證的設計記賬憑證的設計與記賬方法密切相關(guān)，根據《企業(yè)會(huì )計準則》，應在借貸記賬法的基礎上設計記賬憑證。
　　記賬憑證設計的基本內容包括：記賬憑證的名稱(chēng)；填制憑證的日期；經(jīng)濟業(yè)務(wù)內容摘要；會(huì )計科目的名稱(chēng)和方向；金額；憑證編號；憑證所附原始憑證的件數；有關(guān)經(jīng)辦人員和主管人員的簽章等。
　　記賬憑證設計的基本步驟。
　　需要確定使用記賬憑證的種類(lèi)。一個(gè)單位究竟設計什么樣的記賬憑證，不能一概而論，只能根據事前調查的內容和已設計的會(huì )計賬務(wù)處理程序以及企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)來(lái)決定。如果是小型企事業(yè)單位，且設計的賬務(wù)處理程序是記賬憑證賬務(wù)處理程序或日記總賬賬務(wù)處理程序，則可選擇通用記賬憑證格式；如果是大中型企業(yè)，且設計的賬務(wù)處理程序是憑證匯總的賬務(wù)處理程序(科目匯總表賬務(wù)處理程序和匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序)，則應選擇專(zhuān)用記賬憑證(收、付、轉憑證)和匯總記賬憑證兩種格式。
　　此外，有些特殊業(yè)務(wù)還可以以單代證，即以原始憑證代替憑證。顯然，只要確定了選用記賬憑證的種類(lèi)，記賬憑證的用途也就隨之確定下來(lái)了。緊接著(zhù)就是根據記賬憑證的種類(lèi)和用途，分別繪制憑證的樣式，以確定記賬憑證的內容、格式及規模大小。

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