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檔案編研選材數據庫的合理開(kāi)發(fā)
在檔案編研工作的各個(gè)階段都會(huì )形成大量的原始信息，特別是在編研題目確定之后，編研人員要進(jìn)行廣泛的編研素材的查找、篩選和研究工作，這個(gè)階段會(huì )形成大量的原始信息，信息量豐富而且復雜，如果對其加以有效的分類(lèi)、整合、積累、保存，建立編研選材專(zhuān)題數據庫，就能為今后的編研工作提供參考和借鑒。
一、建立檔案編研選材數據庫的必要性
（一）檔案編研工作實(shí)際的需要。目前，各級檔案館在進(jìn)行編研選題的時(shí)候，普遍存在主觀(guān)隨意性較大的問(wèn)題，其中一個(gè)重要原因就是沒(méi)有充分了解館藏內容，致使編研選題與館藏內容相脫離，因而編出的編研材料價(jià)值不大、參考性不強、實(shí)用性不高。在館藏數量巨大而且逐年上升的形勢下，建立編研選材數據庫，可以幫助我們深入了解館藏檔案內容，更加科學(xué)合理地確定編研選題，真實(shí)準確、齊全完整、系統豐富地選擇材料進(jìn)行編輯加工等工作。
（二）開(kāi)展網(wǎng)絡(luò )檔案編研的前提。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，我們可以將編研選材數據庫發(fā)布在網(wǎng)上，為編者提供材料線(xiàn)索。部分網(wǎng)絡(luò )編輯系統還可提供“虛擬編輯室”，使得不同地域的編研人員共同完成同一個(gè)編研材料，這樣，異地聯(lián)合編研就可成為現實(shí)。同時(shí)，瀏覽者通過(guò)上網(wǎng)瀏覽得到所需的線(xiàn)索，也可以提高到檔案館進(jìn)行實(shí)地查檔的查檔率。
（三）檔案工作新形勢的要求。建立編研選材數據庫，為開(kāi)發(fā)檔案編研管理軟件提供了數據支持，是檔案編研工作向現代化、信息化、網(wǎng)絡(luò )化邁進(jìn)的基礎。
二、建立檔案編研選材數據庫的形式
�。ㄒ唬n案文件目錄數據庫。就是把有研究參考價(jià)值、編研價(jià)值以及用于辦展的檔案的目錄，按照一定的專(zhuān)題錄入數據庫，類(lèi)似于我們常用的檔案專(zhuān)題文件級目錄數據庫，比如我們檔案館的婚姻檔案、房基地批示檔案、招工檔案等專(zhuān)題目錄數據庫。
（二）檔案內容簡(jiǎn)介數據庫。就是在目錄數據庫的基礎上，增加檔案內容簡(jiǎn)介字段，把一份文件中有價(jià)值的信息，利用主題詞、關(guān)鍵詞或內容概要等形式全部反映出來(lái)。這樣不但可以檢索到所需文件的題名，還可以對文件的內容進(jìn)行全面的了解。
（三）檔案原文檢索數據庫。在數據庫中設置檔案原文字段，檔案原文的錄入可分為嵌入式和鏈接式兩種，嵌入式是直接在數據庫中輸入檔案原文；鏈接式則是利用已建好的檔案原文數據庫，把檔案原文鏈接到數據庫中。這樣當檢索到所需文件后，不但可以查看檔案內容概要，還可以直接打開(kāi)檔案原文，有用的內容可以直接下載、編輯加工利用，這樣，編研工作效率就會(huì )大大提高。
從以上編研選材數據庫的三種形式不難看出，建立文件目錄數據庫雖然簡(jiǎn)單，工作量也較少，但所含信息量也較少。比如北京市平谷區檔案館的文件級目錄數據庫中，一些早期形成的文件題名不很規范，不能準確全面地概括文件內容，檢索利用時(shí)有些內容重要的檔案就可能被遺漏。而檔案全文數據庫信息量大，如果沒(méi)有已建好的全文檢索數據庫，建立這種全文數據庫十分困難。隨著(zhù)文檔一體化進(jìn)程的加快，大量電子文件形成，為全文數據庫的建立提供了便利。比如，目前我館的文件目錄數據庫中已有條目近120萬(wàn)條，而且還會(huì )逐年增加，從實(shí)際出發(fā)，我覺(jué)得可以分階段進(jìn)行，首先建立文件目錄數據庫，然后逐漸擴充，添加內容，逐步形成檔案內容簡(jiǎn)介數據庫，乃至最終形成檔案原文檢索數據庫。
三、建立檔案編研選材數據庫的步驟和方法
（一）對數據庫的功能需求的調研。編研選材數據庫一般容量較大，因此要具有較快的檢索速度和較高的查全率、查準率，這樣才能真正提高編研效率。將來(lái)開(kāi)展網(wǎng)絡(luò )編研是編研工作的趨勢，不同的檔案館之間，檔案館、室之間，檔案館與社會(huì )有關(guān)部門(mén)之間都可以進(jìn)行廣泛的聯(lián)合編研，因此編研選材數據庫要適合在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下使用，要具備較高的檢索性能，便于實(shí)現數據庫資源的信息共享。
（二）準備數據庫材料。編研選材數據庫的數據來(lái)源主要是館藏檔案和資料，現行文件中心的現行文件資料，檔案室保存的檔案信息，其他檔案館保存的資料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、公開(kāi)出版物等途徑獲得的資料信息等。比如，目前我們已收集了檔案館的90多萬(wàn)條目錄的綜合數據庫，基層檔案室報送的30多萬(wàn)條的電子目錄，為建立選材數據庫做好了準備。
（三）數據庫選型。數據庫的類(lèi)型有很多，比如Access、Datebase、SQL server等，一般應選擇功能齊全、通用性強、兼容性能好的數據庫。比如根據我館的實(shí)際，可采用Access數據庫格式，一是編研人員使用操作比較熟練，二是區檔案館、各單位檔案室已建立的數據庫也是這種格式，我們可以直接在原數據庫上進(jìn)行操作。
（四）數據庫的設計。主要是設計字段和設置字段類(lèi)型。根據實(shí)際需要可以設置檔號、類(lèi)別、文件題名、內容簡(jiǎn)介、時(shí)間、保管單位、檔案原文等字段，其中要注意以下幾點(diǎn)：
1、類(lèi)別的設置是關(guān)鍵�？梢园磳�(zhuān)題設置類(lèi)別，如可以設置歷史、地理、人文、自然、政治、經(jīng)濟、科技、教育、文化、綜合類(lèi)等專(zhuān)題。專(zhuān)題的設置要以實(shí)用為主，如果專(zhuān)題分得太多，就不容易辨別區分，不容易歸類(lèi)；如果專(zhuān)題分得太少，檢索使用起來(lái)就不方便。因此，設計專(zhuān)題要做好廣泛的調研并通過(guò)實(shí)踐修改完善，也可以參考縣志、百科全書(shū)的類(lèi)目設置。由于類(lèi)別字段較多，可以用代字或代號表示，并編制字段設計說(shuō)明。
2、內容簡(jiǎn)介字段要設計成文本型。它是對文件內容進(jìn)行準確、簡(jiǎn)要的概括，內容較單一的文件可以用主題詞、關(guān)鍵詞進(jìn)行標注，內容較多的文件，可以編寫(xiě)摘要。標注內容簡(jiǎn)介是建立數據庫的難點(diǎn)，工作量巨大不說(shuō)，單就一份文件的內容來(lái)看，有的可能涉及政治、經(jīng)濟、文化、教育、體育等各個(gè)方面的重要信息，綜合性文件可能還包含著(zhù)歷史、地理、自然等社會(huì )各個(gè)方面的信息，標注起來(lái)非常復雜。這就要求編研人員具備較高的判斷、分析、研究能力，從一份文件材料中查找有利用價(jià)值信息，同時(shí)還要具備較好的總結、提煉、文字加工功底，全面細致準確地標注檔案內容。
3、檔案原文字段要設計成超級鏈接型。由于嵌入式檔案原文所占空間較大，影響檢索速度。檔案的載體、類(lèi)型又有文本、照片、聲像等多種形式，因此，應采用超級鏈接方式鏈接檔案原文。
（五）窗體界面的設計。設計窗體界面表文件，是為了方便輸入文件內容簡(jiǎn)介和檔案原文等字段的內容，主要設計類(lèi)別、文件題名、內容簡(jiǎn)介、時(shí)間、檔案原文等字段。
（六）數據庫的實(shí)施。從實(shí)際情況來(lái)看，數據庫的建立可以分步實(shí)施。
第一步是從原目錄數據庫中挑選出可用的條目，建立選材目錄數據庫。具體方法：可以在原數據庫中設置“是否存留”和“類(lèi)型”兩個(gè)新的字段，然后就需要從頭至尾瀏覽數據庫，從中找出可用的條目，并在是否存留字段中標注“1”，同時(shí)在類(lèi)型字段中標注應屬于哪個(gè)類(lèi)型，比如政治、經(jīng)濟、文化等類(lèi)或用代號表示。數據庫錄入完成后，為方便使用，可以用檢索工具，檢索出所有“是否存留”字段中是“1”的條目，另建新庫保存，也就是新建一個(gè)有用的數據庫。
第二步是在新建數據庫中，添加內容簡(jiǎn)介。由于填寫(xiě)檔案內容簡(jiǎn)介的工作量非常巨大，可以有針對性、有側重點(diǎn)地進(jìn)行文件內容簡(jiǎn)介錄入。從館藏來(lái)看，早年形成的檔案文件標題不很規范，比如革命歷史檔案，敵偽檔案，縣委、人委、革委、五大公社檔案，六大區委檔案、四清檔案等，而這些檔案又往往是編研或者辦展利用的重點(diǎn)，可以先從這些檔案入手，邊調研邊錄入內容簡(jiǎn)介。
第三步是錄入檔案原文。目前我館還沒(méi)有檔案原文數據庫，基層檔案室電子檔案還沒(méi)有接受進(jìn)館，只能靠我們日常積累。比如我們在編研或是辦展過(guò)程中要注意積累，對已形成的電子文件、數碼照片等隨時(shí)鏈接到數據庫中。
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