國際工程建設項目中的文檔控制管理

　　加強工程建設項目管理中的文檔控制，可有效避免一些工程索賠，減少工程經(jīng)濟的損失。那么，國際工程建設項目中如何進(jìn)一步優(yōu)化文檔控制管理呢?

　　國際工程建設項目的管控基礎是文檔控制，文檔控制水平是項目管理水平的重要體現�；�于國內傳統工程建設項目的背景下，文檔控制的重要地位已經(jīng)被忽視。隨著(zhù)中國企業(yè)對國際工程建設項目的承攬，文檔控制管理逐漸被重視。國際工程建設項目的文檔控制管理中存在諸多問(wèn)題，本文就對國際工程建設項目中的文檔控制管理進(jìn)行研究探討。

　　1文檔控制的特點(diǎn)

　　國際工程建設項目文檔控制的主要有來(lái)源多樣性、處理及時(shí)性、查詢(xún)反復性三個(gè)特點(diǎn)。工程項目文檔來(lái)源范圍的廣泛性，造成文檔形式的多樣性，導致文檔控制的復雜性。國際工程建設中對項目文檔的及時(shí)處理要求較為嚴格，不管是發(fā)出的文檔還是接受的文檔，都要及時(shí)進(jìn)行處理，因為如果不及時(shí)處理，可能導致工程的延期或者經(jīng)濟損失。由于工程文檔會(huì )經(jīng)常被借還、更新以及審計等，在工程竣工后，需要將資料移交給業(yè)主，所以建立簡(jiǎn)單的歸檔和索引是非常有必要的。

　　2文檔控制的重要性及職能作用

　　文檔控制是國際工程建設項目中質(zhì)量管理的依托工具、工程索賠的堅實(shí)后盾、項目移交的必備利器，是公司知識管理的基礎。作為質(zhì)量管理的依托工具，主要是在文檔更新時(shí)，通過(guò)對文檔的版本管理，了解各項工作的進(jìn)展和項目的實(shí)際情況，同時(shí)也是對項目進(jìn)行審計、管理以及改進(jìn)時(shí)的重要參考資料。

　　當出現國際工程索賠時(shí)，承包商最有力的證據就是簽有業(yè)主姓名的施工方案、變更指令等工程文檔資料，所以文檔管理者要及時(shí)對文檔進(jìn)行整理和保管，保證承包商的利益。工程竣工后移交的除了工程的實(shí)體，還有工程項目文檔的移交。因此，在工程建設過(guò)程中，文檔管理者要及時(shí)對文檔進(jìn)行整理保管，避免巨額索賠的現象。工程項目執行過(guò)程中文檔的有序管理，為公司日后的知識管理沉淀素材，公司可以定期整理項目文檔，總結項目各方面的知識經(jīng)驗，提供給后續執行項目，以免同類(lèi)型項目犯同樣的錯誤。

　　3文檔控制的實(shí)施過(guò)程

　　3.1承包商文檔進(jìn)出管理流程圖的建立

　　流程圖是最直觀(guān)表達工程實(shí)施過(guò)程中參與的部門(mén)及其所有的職責，同時(shí)文檔的管理也需要固定的處理程序來(lái)保證流程圖的規范性和標準。

　　3.2文檔編號系統的編制及序列號的控制

　　編號是為了更加快捷的儲存和查詢(xún)文檔信息，編號系統有四個(gè)層級，由高到低依次是公司名稱(chēng)、項目名稱(chēng)、文檔屬性、文檔序列號。前三個(gè)層級較為固定，文檔序列號的編制則較為靈活。

　　3.3嚴格的版本控制

　　國際工程項目中文檔反復修改情況多，因此做好版本管理工作一方面保證文檔的可追溯性;另一方面保證所有人使用文檔版本的正確性，不會(huì )出現信息錯誤的情況。為區分版本，可以在文檔編號的最后一級，文檔序列號中體現版本編號。

　　3.4固定格式文檔的梳理

　　每個(gè)工程項目都有自己的固定使用的表格或格式，文檔管理者要及時(shí)對該格式的文檔進(jìn)行整理、歸檔保管再分享，保證所有人使用的格式保持統一。同時(shí)文檔管理者還要對文檔進(jìn)行編號處理并及時(shí)對文檔的格式進(jìn)行更新，以確保所有人使用文檔的準確無(wú)誤。

　　3.5紙質(zhì)文檔和電子文檔

　　工程項目的文檔數量較多，為了確保文檔的完整性，一般有紙質(zhì)文檔和電子文檔兩種形式。紙質(zhì)文檔歸檔時(shí)按照索引、同一分支的順序存放。電子文檔則需要建立健全的電子文檔管理系統，設置查詢(xún)、保存系統，同時(shí)還要和紙質(zhì)文檔的查詢(xún)保持一致性。

　　3.6保證項目文檔的安全性

　　主要體現在整個(gè)工程周期內不被任意修改、沒(méi)有丟失或者部分缺失、不被未經(jīng)允許的人員接觸或者復制。文檔安全管理的最有效手段是限制接觸人員，由專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行保管。對于查閱、借還需進(jìn)行嚴格的登記證明，確保文檔的安全性。

　　3.7做好工程項目執行過(guò)程中各方往來(lái)文檔的臺賬

　　臺賬內容包括文檔編號、文檔標題、收發(fā)文檔日期、時(shí)間、收發(fā)方、各方處理人、文檔之間的關(guān)系、文檔的狀態(tài)、回復情況。做好臺賬一方面方便檢索;另一方面利于對交互性文檔進(jìn)行管理。

　　4文檔控制常見(jiàn)問(wèn)題及解決對策

　　4.1接收文檔編號與項目編號系統不統一時(shí)的解決方法

　　對于這種情況有兩種解決方法：如果是發(fā)出文檔的回復文檔，則將接收的文檔作為發(fā)出文檔的附件存檔，登記時(shí)在發(fā)出文檔后面進(jìn)行備注即可;如果是單純接收對方的文檔，需要對對方的文檔編號進(jìn)行保留，并另外建立文檔夾進(jìn)行存檔，同時(shí)做好索引登記信息，確保查詢(xún)的便捷。

　　4.2存檔過(guò)程中文檔出現兩個(gè)編號時(shí)的解決策略

　　如業(yè)主從承包商得到的工程文檔一般都具有固定的格式傳送函。承包商給業(yè)主移交的施工方案就會(huì )出現兩個(gè)文檔編號：一個(gè)是施工方案的文檔編號;另一個(gè)是具有固定格式的傳送函。因此，文檔管理者對文檔進(jìn)行歸檔管理時(shí)就會(huì )發(fā)現文檔的歸屬矛盾。此時(shí)文檔管理者就要按照傳送函的編號進(jìn)行登記歸檔，而工程部就要以施工方案的文檔編號進(jìn)行登記歸檔。文檔歸檔過(guò)程中出現這類(lèi)情況較多，需要文檔管理者按照經(jīng)驗和習慣進(jìn)行歸檔管理，以便查詢(xún)。

　　4.3版本升級后文檔編號是否修改的解決對策

　　文檔在進(jìn)行分配編號時(shí)就已經(jīng)有了唯一的識別碼，無(wú)論版本升級與否，都要保持初始的編號不變。同時(shí)文檔管理者還可以通過(guò)版本號區別文檔的不同版本，一般版本號的編號從“0”開(kāi)始依次編號，版本每升級一次，版本號的數值就對應增加。

　　4.4印本與定稿內容不符的解決辦法

　　海外工程承包項目進(jìn)行文檔控制，要設定專(zhuān)職的文檔管理者，執行過(guò)程所有的往來(lái)文件都有文檔管理者作為唯一的接口人，文檔發(fā)出前負責確認終稿內容后發(fā)出。

　　4.5文檔復印件居多的解決方案

　　海外工程承包項目執行過(guò)程中文檔控制，應將原件進(jìn)行統一保存，一旦項目產(chǎn)生糾紛、索賠情況，復印件不具備法律效力，項目執行過(guò)程中原件分散存放，容易丟失、失去管控，給總承包公司造成巨大經(jīng)濟損失。因此項目文檔原件要統一、有序存放，完善借閱制度，嚴格管控文檔的接觸者。

　　4.6外來(lái)文檔不規范的解決方案

　　海外工程承包項目文檔來(lái)源多而負雜，因此在項目前期策劃階段就應制定項目的文檔控制管理辦法，規范、落實(shí)本文中文檔控制的實(shí)施過(guò)程章節中的各項內容，并與各合作方溝通文檔管理的方式、方法，以保證項目執行過(guò)程中的文檔規范、有序管理。

　　5結語(yǔ)

　　文檔控制是國際工程建設項目管理中必不可少的部分。加強工程建設項目管理中的文檔控制，可有效避免一些工程索賠，減少工程經(jīng)濟的損失。文檔控制的管理工作是一項長(cháng)期的較為繁雜的艱巨任務(wù)，需要文檔管理者在實(shí)際管理過(guò)程中不斷摸索和研究出有效的文檔控制模式，提高企業(yè)項目管理的綜合水平。

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