內蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法

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　　內蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法

　　為嚴格規范我校學(xué)生檔案管理，保證學(xué)生檔案管理的標準化、制度化，提高學(xué)生檔案工作管理水平，依據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規定，結合我校實(shí)際，制定本辦法。本辦法適用于學(xué)校本、專(zhuān)科(高職)畢業(yè)生。

　　一、學(xué)生檔案材料的整理、歸檔與管理

　　1、學(xué)生檔案實(shí)行集中統一管理原則，確保檔案材料的完整、準確。各有關(guān)單位對學(xué)生檔案管理工作要高度重視，明確人員、落實(shí)責任、嚴格程序。

　　2、學(xué)生檔案由各學(xué)院指定專(zhuān)人負責管理。各有關(guān)單位應在學(xué)生畢業(yè)前將相關(guān)檔案材料移交各學(xué)院歸入學(xué)生檔案。

　　3、歸檔材料包括普通高等學(xué)校招生考生檔案、普通高等學(xué)校全日制畢業(yè)生登記表、全國普通高等學(xué)校本專(zhuān)科畢業(yè)生就業(yè)通知書(shū)、國家學(xué)生體質(zhì)健康標準登記卡(大學(xué))、內蒙古工業(yè)大學(xué)錄取通知書(shū)、內蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)生成績(jì)單、內蒙古工業(yè)大學(xué)本科生畢業(yè)設計(論文)綜合成績(jì)評價(jià)表、內蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)生健康體檢表、獎懲材料等。

　　4、檔案保管要做到整潔衛生，并注意防盜、防火、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)和防高溫等。

　　5、檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行全面檢查和核對，做到帳物相符。有特殊情況要隨時(shí)匯報，查明原因，及時(shí)處理。

　　二、學(xué)生檔案的交接與轉遞

　　1、畢業(yè)生離校后，各學(xué)院應及時(shí)與招生就業(yè)處進(jìn)行檔案交接，并履行交接手續。畢業(yè)生檔案由招生就業(yè)處依據就業(yè)情況通過(guò)特快專(zhuān)遞(或機要件)、派人送達等方式轉遞。

　　2、畢業(yè)生檔案原則上不允許自帶。如遇特殊情況，須提供單位調檔信函及來(lái)人證件后，方可辦理相關(guān)手續。

　　3、檔案寄發(fā)、送達、領(lǐng)取前，需對檔案進(jìn)行密封處理，每份檔案的存根與回執對應存檔，以備核查。

　　4、升學(xué)畢業(yè)生的檔案依據錄取通知書(shū)或調檔函件轉遞。

　　5、申請派遣的結業(yè)生，如需轉檔，可由結業(yè)生本人向學(xué)校提出轉檔申請，檔案轉至申請地，檔案中不配入“普通高等學(xué)校全日制畢業(yè)生登記表”;未申請派遣及未提交轉檔申請的.結業(yè)生，檔案由所在學(xué)院統一管理，待取得畢業(yè)資格并換發(fā)畢業(yè)證后，根據本人申請轉遞。

　　6、大學(xué)生服務(wù)西部等基層就業(yè)服務(wù)項目按照政策要求轉遞或暫存檔案。

　　7、畢業(yè)后未就業(yè)的畢業(yè)生，其檔案原則上由學(xué)校轉至其生源所在地人才服務(wù)中心或相關(guān)部門(mén)。

　　8、因故被退回的學(xué)生檔案，需提供核實(shí)后的轉檔地址辦理轉檔手續;退檔后半年內畢業(yè)生未提供有效轉檔地址的，學(xué)校將重新轉檔到畢業(yè)生生源所在地人才服務(wù)中心或相關(guān)部門(mén)。

　　三、學(xué)生檔案的查詢(xún)和調閱

　　1、學(xué)生檔案作為機要文件保存，原則上不外借、不對外查閱。

　　2、如有關(guān)單位調閱學(xué)生檔案，須提供單位介紹信，經(jīng)核實(shí)無(wú)誤后，填寫(xiě)檔案查閱登記表后，可在指定地點(diǎn)、規定時(shí)間內調閱。

　　3、學(xué)生檔案的轉檔存根在學(xué)生畢業(yè)兩年后轉至校檔案館，如需查詢(xún)須提供介紹信及有效證件。

　　本辦法由內蒙古工業(yè)大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)工作領(lǐng)導小組辦公室負責解釋。

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