公司檔案室規章制度
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公司檔案室規章制度【1】
為提高公司的檔案管理水平，更有效地保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《上海市城市建設檔案管理暫行辦法》、《上海市建設工程竣工檔案編制驗收及報送規定》、《上海檔案條例》、《工程項目竣工后監理資料歸檔管理辦法(暫行)》的相關(guān)規定，結合公司的實(shí)際情況，制定本規章制度。
第一條：檔案接收制度
1、定期收集各項目監理部在工程施工過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值，經(jīng)過(guò)整理立卷的不同載體的文件資料;
2、檔案室要對各項目監理部的立卷歸檔工作加強監督、檢查和指導;
3、接收歸檔的案卷必須保證質(zhì)量，應符合下列要求：=548;
應歸檔的文件材料齊全、完整;
文件應按公司檔案管理的要求，并結合工程實(shí)際情況合理整理、立卷;=548;
歸檔的文件材料應按照工程建設程序以時(shí)間和專(zhuān)業(yè)等分類(lèi)整理、立卷，案卷標題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用;
4、接收檔案的時(shí)間和手續=548;
工程項目竣工后一個(gè)月內，監理項目部將竣工資料整理完畢后填寫(xiě)檔案移交清單(一式兩份)，寫(xiě)明案卷標題、案卷數量及移交時(shí)間，交所屬工程部檢查審核;=548;
工程部審核合格后在檔案移交清單上簽字，同竣工資料一齊交總師室檔案管理人員驗收。=548;
總師室檔案管理人員驗收合格后，在檔案移交清單上簽字，雙方各留一份，竣工資料留存公司庫房。
第二條檔案的管理制度
1、按照檔案形成的特點(diǎn)，保持檔案之間的連續性和完整性，使歸檔的檔案資料能真實(shí)的反映工程建設的全過(guò)程，如實(shí)體現項目監理部的工作情況，便于查閱和檢查。
2、對接收檔案進(jìn)一步系統化管理，主要是：=548;
對所接收的檔案進(jìn)行嚴格檢查，包括各案卷是否完整，分類(lèi)是否清晰明確，組卷是否合理，編目工作是否齊全;=548;
對歸檔的檔案進(jìn)行電子信息化管理，便于查詢(xún)和調閱;=548;
定期對歸檔檔案進(jìn)行清理，對超過(guò)10年的項目監理資料移交丹利庫房保存，對超過(guò)20年的項目監理資料在征得總師室領(lǐng)導同意后銷(xiāo)毀。
第三條檔案保管制度
1、檔案庫房需保持適宜的溫度，并配備滅火器。庫房?jì)葒澜鼰�，消除一切火災隱患。
2、對庫房照明線(xiàn)路定期檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)檢修，防止短路引起火災。
3、檔案入庫前要進(jìn)行檢查。被蟲(chóng)咬蝕的檔案不能入庫。庫房?jì)纫ㄆ谕斗欧老x(chóng)藥，并勤于檢查。
4、檔案管理人員進(jìn)出庫房時(shí)要關(guān)燈，鎖好庫房門(mén)。
5、檔案庫要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質(zhì)帶入庫房。
6、檔案資料以盒或卷為單位，按同一項目資料統一存放的要求入庫。
7、庫房柜要編制順序號，應有檔案資料存放的.示意圖。
第四條檔案的統計制度
1、認真做好檔案資料數量的統計。以原始記錄為依據，做到準確可靠。
2、建立健全歸檔資料的電子臺帳，掌握檔案的入庫、出庫、銷(xiāo)毀等相關(guān)信息，不斷提高檔案的管理水平。
第五條檔案的保密制度
1、檔案管理人員要認真做好庫房的安全保衛和保密工作，非本部門(mén)人員未經(jīng)同意，不得進(jìn)入庫房。
2、檔案資料一般不準外借，必要時(shí)可摘錄，必須復印時(shí)須經(jīng)總師室同意并登記備案。凡需復制保密檔案材料須經(jīng)總師室領(lǐng)導批準后方可復制。
3、如遇所借檔案丟失，須及時(shí)通知總師室，并寫(xiě)明情況以便及時(shí)處理。
4、檔案管理人員應維護檔案完整、準確、系統、安全為準則，做到不失密、不泄密。
第六條檔案的銷(xiāo)毀制度
1、對已期滿(mǎn)的檔案材料列出檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)公司及總師室領(lǐng)導確認后進(jìn)行銷(xiāo)毀。
2、執行銷(xiāo)毀時(shí)，指定專(zhuān)人負責，監督銷(xiāo)毀，并且銷(xiāo)毀記錄上至少有兩人以上的簽名。
公司檔案室規章制度【2】
一、非檔案管理人員未經(jīng)許可，不準擅自進(jìn)入檔案室，并禁止操作玩耍電腦。
二、查閱檔案資料時(shí)，必須經(jīng)礦長(cháng)、總工允許，憑準閱證履行登記手續，并在指定地點(diǎn)閱覽，閱覽完畢立即歸還。
三、檔案室內嚴禁吸煙、點(diǎn)火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
四、經(jīng)常檢查檔案資料的保存情況，如發(fā)現損壞、霉變、蟲(chóng)蛀，立即采取治理修復措施。
五、離開(kāi)檔案室時(shí)，必須檢查好門(mén)、窗，加強防范措施，妥善保管檔案室鑰匙，同時(shí)把電源關(guān)掉，以免把電腦、打印機、復印機損壞。
六、檔案室應保持清潔衛生，通風(fēng)干燥，擺放物品整齊有序，不得亂堆亂放。
檔案保管制度
一、為了充分發(fā)揮檔案的利用率，入檔時(shí)必須做到材料齊全、字跡清晰，裝訂結實(shí)、整齊、規范、排列有序。
二、對屬永久、長(cháng)期保存的檔案，發(fā)現有破損，做到反復修復，保證檔案的完好性。
三、嚴格執行檔案借閱、保密等制度，防止人為散失、泄密和損缺，確保檔案的完整安全。
四、為了便于查找和利用，做好檔案分門(mén)別類(lèi)、系統存放、集中統一管理工作，文件資料要有目錄、有索引，以方便查找。
五、落實(shí)各項措施，切實(shí)做好檔案的防潮、放火、防塵、防蛀工作。
檔案借閱制度
一、凡查閱檔案，必須辦理借閱登記手續，(必須經(jīng)礦長(cháng)或總工及辦公室主任批準)閱后直接面還保管人員。
二、外單位借閱檔案，一律憑單位介紹信并辦理登記手續，在檔案室查閱，不得借出室外。
三、查閱檔案資料時(shí)，不準在檔案資料上劃線(xiàn)、圈注、涂改、污損、拆頁(yè)和拆卷。
四、檔案材料原則上不借出室外，如特殊需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準，方可借閱復印檔案材料。
公司檔案室規章制度【3】
一、總則
1、為了規范公司檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。
二、檔案管理機構的設置及基本要求
(一)檔案劃分及管理部門(mén)
1、檔案是指本公司過(guò)去和現在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、公司設立檔案室，隸屬于辦公室，辦公室負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。
3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門(mén)級，公司級檔案應按標準規范進(jìn)行分類(lèi)，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。
(二)各部門(mén)資料管理
1、公司所屬各部門(mén)必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與公司檔案歸口管理。
2、各部門(mén)根據部門(mén)資料性質(zhì)結合公司級檔案管理辦法，實(shí)行統一的標準分類(lèi)管理。
3、檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀，必須按照公司管理規定執行。
三、檔案分類(lèi)
(一)檔案質(zhì)量
1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫(xiě)紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區分不同的價(jià)值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒(méi)有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。
5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。
(二)立檔
1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無(wú)批復的放在請示年立卷;跨年度會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年立卷;跨年度的規劃放在第一年立卷;跨年度總結放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙在前，收文在后;內部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
(三)分類(lèi)
1、檔案各級分類(lèi)應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。(如：證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目等)。
2、公司檔案大致分為以下幾類(lèi)：
(1)證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執照及各類(lèi)證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等;
(2)文件類(lèi)：分外來(lái)文件和內部文件;
(3)制度類(lèi)：管理制度匯編;
(4)合同類(lèi)：分內部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。
(5)計劃總結類(lèi)：分年度計劃及總結等;
(6)會(huì )議紀要類(lèi)：辦公例會(huì )紀要等
(五)檔案編號
1、檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號對照表，以免混淆。
3、公司檔案員負責對各部門(mén)文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門(mén)要積極配合公司檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
(一)歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統的排列并填寫(xiě)《卷內目錄》。
(二)歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。
1、永久保存：
(1)公司章程、合同
(2)股東名冊
(3)組織規程及辦事細則
(4)財務(wù)報表
(5)政府機關(guān)核準文件
(6)不動(dòng)產(chǎn)所有權及其他債權憑證
(7)工程設計圖
(8)公司規章制度
(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)
2、10年保存：
(1)預算、決算書(shū)類(lèi)
(2)會(huì )計憑證
(3)事業(yè)計劃資料
(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)
3、1年至5年保存：
(1)期滿(mǎn)或解除之合約
(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)
4、1年以下暫時(shí)保存：
(1)結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者。
(三)公司可根據實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。
(四)歸檔的文件資料種類(lèi)，份數以及每份的頁(yè)數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。
五)按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫(xiě)卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫(xiě)檔號。
五、檔案日常管理
(一)借閱
1、借閱手續：
(1)各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應由其部門(mén)負責人出示書(shū)面借閱條向辦公室借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
(2)辦公室接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。
檔案歸還時(shí)，經(jīng)辦公室核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄
2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門(mén)負責人書(shū)面請示，經(jīng)辦公室主任批準。
5、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應變更借閱登記，不得私自授受。
(二)銷(xiāo)毀
1、每年保管期限已滿(mǎn)的檔案由辦公室編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷(xiāo)毀清單》，報公司負責人審核批準，并指定其監銷(xiāo)人后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀�！稒n案銷(xiāo)毀清單》需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、公司負責人意見(jiàn)、檔案人簽字、監銷(xiāo)人簽字、銷(xiāo)毀時(shí)間。
2、銷(xiāo)前，按照清冊清點(diǎn);銷(xiāo)后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告本單位負責人�！稒n案銷(xiāo)毀清單》需永久保管。
3、保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務(wù);未了事項;正在項目建設期間的建設項目、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時(shí)為止。
(三)移交
1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進(jìn)行移交�！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見(jiàn)、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。
2、移交前，按照清冊清點(diǎn);移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
(四)保密
1、檔案室的任務(wù)是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內。
2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛(ài)護檔案室的一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。
六、附則
(一)在本制度框架下，公司各部門(mén)可根據實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。
(二)本制度自印發(fā)試行之日起執行。
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