高校檔案分類(lèi)方案范文
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一、體系結構
根據《規則》和《分類(lèi)法》的要求，結合我校原分類(lèi)方案以及學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇和檔案記述的內容性質(zhì)，采用“年度—問(wèn)題—保管期限”分類(lèi)法。即歸檔文件整理先按自然年度分開(kāi)，年度下按問(wèn)題分類(lèi)，問(wèn)題下再按保管期限區分。
(一)檔案類(lèi)目的劃分和標識
1、一級類(lèi)目的設置和標識
我校檔案確定為十三個(gè)一級類(lèi)目，類(lèi)目代號采用類(lèi)目名稱(chēng)主詞漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母標識，其名稱(chēng)、標識符號和主要內容如下：
DQ黨群檔案
主要是學(xué)校黨委各部、委、辦及群眾組織在工作中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
XZ行政檔案
主要包括學(xué)校行政職能部門(mén)(教學(xué)、科研、外事、基建、財務(wù)、資產(chǎn)管理、校辦產(chǎn)業(yè)除外)在工作中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
JX教學(xué)檔案
主要是教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)(含學(xué)院)以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
KY科研檔案
主要是學(xué)校在科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
WS外事檔案
主要是外事管理工作和外事活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
CB出版檔案
主要是出版管理和出版活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料及各種出版物。
JJ基建檔案
主要是基本建設管理和基建項目建設中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
CK財會(huì )檔案
主要是財務(wù)管理和會(huì )計核算活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
SB儀器設備檔案
主要是儀器設備管理和儀器設備申請購置、開(kāi)箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個(gè)環(huán)節中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
SX聲像檔案
主要是學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他重大活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種以聲音、圖像為記錄方式的專(zhuān)門(mén)載體及其與之相配套的材料。
DZ電子檔案
電子檔案，是指經(jīng)過(guò)鑒定，具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的，按一定格式存儲在磁帶、磁盤(pán)和光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò )上進(jìn)行傳遞的代碼序列及其相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。
RW人物檔案
人物檔案是經(jīng)學(xué)校確定為人物檔案收集范圍的.個(gè)人在國內外教學(xué)、科研以及社會(huì )活動(dòng)中形成的、有保存價(jià)值的各種載體的文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物材料，均屬人物檔案。
SW實(shí)物檔案
學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理、外事活動(dòng)中產(chǎn)生或獲得的紀念品、獎品、獎狀、禮品、贈品、證章等物品。
2、二級類(lèi)目的設置和標識
二級類(lèi)目是對一級類(lèi)目的細分，其標識采用“兩位”阿拉伯數字，依次標識為11、12……99，但不用帶“0”的數字，如10、20、……等。
3、三級類(lèi)目的標識、擴展和類(lèi)目的連接
三級類(lèi)目的標識采用“自然數序列”。即依次標識為1、2、3……，以區分不同的檔案內容。類(lèi)目之間：一級與二級類(lèi)目之間直接相連;二級與三級類(lèi)目之間用連接號“·”連接。
(二)檔號的編制
1、檔號的結構
檔號的編制采用阿拉伯數字和漢語(yǔ)拼音相結合進(jìn)行編碼，即由“全宗號、年度號、類(lèi)目號、保管期限、件號”五個(gè)部分組成。
(1)全宗號：由阿拉伯數字組成。我校檔案館現有2個(gè)全宗。一個(gè)是云南大學(xué)全宗(用“1”表示)，另一個(gè)是原云南政法高等專(zhuān)科學(xué)校全宗(用“2”表示)。
(2)年度號：采用公元紀年，由四位阿拉伯數字組成。
(3)類(lèi)目號：由一、二級(檔案內容多時(shí)擴展到三級)類(lèi)目標識符號組成。
(4)保管期限：采用兩種方式表示，第一種是在錄入計算機時(shí)，采用名稱(chēng)主詞漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母錄入，即永久為“Y”，長(cháng)期為“C”，短期為“D”;第二種是在手工填寫(xiě)檔案盒時(shí)，直接采用名稱(chēng)漢字主詞，即“永久”、“長(cháng)期”、“短期”。
(5)件號：采用阿拉伯數字標識，按“件”的順序編寫(xiě)流水號。各部分標識之間用連接號“—”連接。歸檔文件進(jìn)館以后，由檔案館統一對檔案盒編盒號。
2、檔案實(shí)體排列：編定盒號后，按永久、長(cháng)期、短期順序排列上架。
二、分類(lèi)主表
本分類(lèi)主表僅按現有歸檔單位列出，新成立的單位依次按類(lèi)編入。
DQ黨群
11黨務(wù)綜合
12紀檢
13組織
14宣傳教育
含學(xué)生思想政治工作
15統戰
含民主黨派材料
16工會(huì )
含婦女工作
17團委
含學(xué)生會(huì )、研究生會(huì )、學(xué)生社團工作
18新聞中心
XZ行政
11行政綜合
12人事
13監察審計
14公安(含武裝、保衛)
15后勤管理
16檔案管理
17離退休工作管理
18 “211”工程管理
19資產(chǎn)管理(科技文化開(kāi)發(fā)園區管理)
21北校區綜合管理
22圖書(shū)管理
23現代教育技術(shù)中心管理
24網(wǎng)絡(luò )與信息中心管理
25玉溪校區管理
26附中福保校區管理
27海埂校區管理
JX教學(xué)
11綜合[主要為教學(xué)管理性材料，各教學(xué)部門(mén)排列順序為：
(1)研究生部
(2)教務(wù)處
(3)學(xué)生處
(4)體教部
(5)人文學(xué)院
(6)法學(xué)院
(7)外國語(yǔ)學(xué)院
(8)公共管理學(xué)院
(9)職業(yè)技術(shù)學(xué)院
(10)成人教育學(xué)院
(11)數理學(xué)院
(12)經(jīng)濟學(xué)院
(13)工商與旅游管理學(xué)院
(14)信息學(xué)院
(15)化學(xué)與材料工程學(xué)院
(16)國際文化學(xué)院
(17)國際現代設計藝術(shù)學(xué)院
(18)滇池學(xué)院
(19)附屬外國語(yǔ)學(xué)校
(20)附屬中學(xué)
(21)軟件學(xué)院
(22)資源環(huán)境與地球科學(xué)學(xué)院
(23)生命科學(xué)學(xué)院
(24)藝術(shù)學(xué)院
(25)國際關(guān)系學(xué)院
(26)云南大學(xué)旅游文化學(xué)院(麗江)
(27)大學(xué)外語(yǔ)教學(xué)部
(28)網(wǎng)絡(luò )教育學(xué)院
(29)高等教育研究院]
12學(xué)科與實(shí)驗室建設、專(zhuān)業(yè)設置
13招生(博士、碩士、本專(zhuān)科、成人)
14學(xué)籍管理(含學(xué)生獎懲)
15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐
16學(xué)位(可擴展到三級類(lèi)目)
1博士學(xué)位
2碩士學(xué)位
3學(xué)士學(xué)位(排列順序與綜合類(lèi)相同)
17畢業(yè)生情況(就業(yè)指導、畢業(yè)跟蹤調查)
18教材
KY科研
11綜合
含科研經(jīng)費管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)材料
12科研項目[根據項目設置，可擴展到三級類(lèi)目，按科研機構排列順序為：
(1)社科處
(2)科技處
(3)科技開(kāi)發(fā)處
(4)重點(diǎn)實(shí)驗室
(5)微生物研究所
(6)實(shí)驗中心
(7)發(fā)展研究院
(8)藥學(xué)院
(9)云南澄江動(dòng)物群研究中心
(10)單克隆抗體研究中心
(11)西南邊疆少數民族研究中心]
WS外事
11綜合
12出國(境)
13來(lái)校(訪(fǎng)問(wèn)、講學(xué)、研究)
14國際合作與會(huì )議
15外國留學(xué)生工作
CB出版(含出版社、�？庉嫴�、《思想戰線(xiàn)》和學(xué)報編輯部)
11綜合
12校報
13刊物
JJ基本建設
11綜合
12基建工程項目(可根據項目擴展到三級類(lèi)目)
CK財會(huì )
11綜合
12會(huì )計報表
13會(huì )計帳簿
14會(huì )計憑證
15工資清冊
獎金、獎學(xué)金入此
SB儀器設備
11綜合
12儀器設備項目(可根據具體項目擴展到三級類(lèi)目)
SX聲像
11照片(含底片、文字說(shuō)明)
12錄音帶
13錄像帶
14縮微膠片
15影視膠片
16幻燈片
SW實(shí)物
11文物、校史
12禮品、贈品
13獎品(狀)
14其它
DZ電子
11磁盤(pán)
12光盤(pán)
13磁帶
RW人物
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