最新資料檔案整理及分類(lèi)

　　以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實(shí)現檔案分類(lèi)、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。下面是小編為大家分享最新資料檔案整理及分類(lèi)，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一、檔案的分類(lèi)原則：

　　以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實(shí)現檔案分類(lèi)、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

　　二、檔案的分類(lèi)和大類(lèi)設置辦法

　　(一)大類(lèi)的設置原則上每各單位設置八個(gè)大類(lèi)，即文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會(huì )計檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書(shū)資料。

　　(二)各類(lèi)內檔案的分類(lèi)辦法

　　1、文書(shū)檔案分類(lèi)有4種方法

　　(1)保管期限---年度分類(lèi)法，即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)，我縣以“件”整理的檔案多數單位采用這種方法，采用這種分類(lèi)比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說(shuō)不用份問(wèn)題，但為了查找方便，還是要遵照傳統立卷方法和歸檔無(wú)奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門(mén)及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問(wèn)題、同一案件、同一會(huì )議、同一項目、同一地區、同一事物等內容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區、同一文種、同一載體、同一規格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開(kāi)，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類(lèi)法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號。這種分類(lèi)法檔案盒背脊排列如圖：

　　(2)保管期限---年度---問(wèn)題分類(lèi)法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)。再在年度下按按問(wèn)題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類(lèi)，此種分類(lèi)法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門(mén)有文件這樣規定的單位(如縣農業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問(wèn)題整理檔案前，先要按級別分類(lèi)，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個(gè)問(wèn)題類(lèi)目中。此種分類(lèi)法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問(wèn)題內從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號。

　　(3)問(wèn)題---年度----保管期限分類(lèi)法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類(lèi)，每各問(wèn)題下按年度分類(lèi)，再在年度下按保管期限分類(lèi)。此種分類(lèi)法只適合于按十大類(lèi)分類(lèi)的企業(yè)單位(如自來(lái)水公司)，此種分類(lèi)法盒號編制方法是同一問(wèn)題內，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號。

　　(4)年度---保管期限分類(lèi)法。即先將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下按保管期限分類(lèi)，此種分類(lèi)法我縣只有中國銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)的規定辦的，此種分類(lèi)法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號。

　　2、業(yè)務(wù)檔案按種類(lèi)----保管期限---年度分類(lèi)法。

　　3、科技檔案采用種類(lèi)--保管期限—年度分類(lèi)法。

　　4、會(huì )計類(lèi)檔案分類(lèi)有2種方法

　　(1)采用種類(lèi)--保管期限—年度分類(lèi)法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開(kāi)，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會(huì )計檔案數量少的單位。

　　(2)年度---類(lèi)別---保管期限的分類(lèi)方法，首先應分開(kāi)會(huì )計年度，再按形式分為幾類(lèi)(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類(lèi)內按保管期限的長(cháng)短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會(huì )計檔案數量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類(lèi)法，按載體形式設置三級類(lèi)目時(shí)，音像類(lèi)可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類(lèi)法。電子類(lèi)可分為磁帶、光盤(pán);

　　7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類(lèi)法-，實(shí)物類(lèi)可分為榮譽(yù)類(lèi)、紀念品(禮品)類(lèi)、印信類(lèi)，也可以分為可折疊類(lèi)和不可折疊類(lèi)等。

　　8、圖書(shū)資料按照類(lèi)別---年度分類(lèi)法。圖書(shū)資料類(lèi)別一般分為政治、法規、業(yè)務(wù)、其他。

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