最新企業(yè)資料檔案整理方式技巧

　　管檔人員應隨時(shí)拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。下面是小編為大家分享最新企業(yè)資料檔案整理方式技巧，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動(dòng)

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　二 、文件點(diǎn)收

　　文件結案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：

　　檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門(mén)補辦。與本案無(wú)關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門(mén)。

　　三、文件整理

　　1、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　4、宜三孔線(xiàn)裝(易拆開(kāi)復印)

　　四、檔案分類(lèi)

　　1、檔案分類(lèi)應視案件內容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級分類(lèi)。先以部門(mén)別區分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。

　　2、檔案分類(lèi)應力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時(shí)得于第三級之后另增第四級“細類(lèi)”。如案件不多，亦可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級。

　　3、同一“小類(lèi)”(或細類(lèi))之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi)(或細類(lèi))之后增設“卷次”編號，以便查考。

　　4、每一檔夾封面內頁(yè)應設“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號為原則。

　　5、檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號，B1B2為大類(lèi)號，C1C2為小類(lèi)號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　6、有的也可按照時(shí)間，如外來(lái)文件、公司內部文件，財務(wù)資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等

　　五、檔案名稱(chēng)及編號

　　1、檔案各級分類(lèi)應賦予一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。

　　2、各級分類(lèi)、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長(cháng)情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應編制“檔案分類(lèi)編號表”，即將所有分類(lèi)各級名 稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類(lèi)各級編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補之用。

　　5、檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類(lèi)編號對照表，以免混淆。

　　六、檔號編定

　　1、案件如系新案，應就“檔案分類(lèi)編號表”，查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次 順序編列檔號。

　　2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

　　3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類(lèi)者，應先確定其主 要類(lèi)別，編列檔號。

　　4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角;左方裝訂則填寫(xiě)于右上角。

　　七、歸檔與檔案清理

　　1、歸檔文件，應依目次號順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內，并視實(shí)際需要 使用“見(jiàn)出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

　　2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類(lèi)編號及名稱(chēng)，以便查檔。

　　八、保存期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規章特定者外，依下列規定辦理：

　　1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會(huì )及股東會(huì )紀錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機關(guān)核準文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

　　2、10年保存：(1)預算、決算書(shū)類(lèi);(2)會(huì )計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。

　　3、5年保存：(1)期滿(mǎn)或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。

　　4、1年保存：結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者。

　　5、規章由規章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。

　　九、檔卷清理

　　1.管檔人員應隨時(shí)拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必要時(shí)向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷(xiāo)毀日期。

　　2.保管期限屆滿(mǎn)的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀之日期。

　　十、電子文檔

　　企業(yè)管理最好把所有資料予以?huà)呙�，做成電子文檔，使用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行管理，檔案目錄與紙質(zhì)一致，查找方便。OA軟件雖然可以實(shí)現無(wú)紙化辦公，并且具備文件管理的功能(須注意文件管理與檔案管理是兩個(gè)不同的概念)，但是實(shí)現文件歸檔與歸檔后的檔案管理還需要聯(lián)合檔案管理軟件來(lái)操作，從而實(shí)現科學(xué)、方便和快捷。

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